Inventario
El Inventario registra las compras de bienes para su café. Cada vez que recibe un envío de un proveedor (ya sean bebidas enlatadas, cajas de bocadillos, artículos de limpieza o cualquier otro artículo) registra la entrega como un recibo de stock. Esto crea un registro permanente de lo que se compró, cuánto se pagó y de dónde provino.
La entrada de inventario se movió de Configuración a la navegación principal. Los recibos se introducen en la pestaña Recibo de Stock de la página de Stock. Esta página describe los datos que almacena cada línea de recibo.
Campos del recibo
Un recibo se introduce una vez por entrega y comparte estos campos entre sus líneas:
| Campo | Descripción |
|---|---|
invoice_no |
El número de factura o recibo del documento del proveedor. Todas las líneas de la misma entrega lo comparten. |
invoice_date |
La fecha impresa en la factura del proveedor. |
supplier |
El proveedor del que llegó la entrega, seleccionado del directorio de proveedores. El recibo almacena un vínculo directo al registro del proveedor. |
cashier |
El miembro del personal que introdujo el recibo. Se registra automáticamente. |
Campos de la línea de recibo
Cada línea de un recibo representa un artículo comprado individual:
| Campo | Descripción |
|---|---|
product |
El producto del catálogo que la línea reabastece. La línea almacena un vínculo directo al registro del producto para que el stock y el historial de movimientos se actualicen automáticamente. |
name |
El nombre o descripción del artículo comprado (por ejemplo, "Cola 330ml", "Pan para sándwich", "Vasos de papel"). |
unit |
La unidad de medida para la cantidad (por ejemplo, "pieza", "kg", "litro", "caja", "paquete"). |
quantity |
La cantidad de unidades compradas. Es un campo decimal que admite cantidades fraccionarias (por ejemplo, 2.5 kg). |
unit_price |
El precio de compra por unidad en unidades menores de moneda (por ejemplo, centavos). |
discount_rate |
Un porcentaje de descuento opcional aplicado a la línea. |
vat_rate |
El porcentaje de IVA de la línea, tomado de la factura. |
currency |
La moneda de la compra. Está fijada a la moneda del sistema configurada en Configuración > Precios. |
category |
Una etiqueta de categoría opcional para agrupar (por ejemplo, "Bebidas", "Alimentos", "Limpieza", "Equipos"). |
notes |
Un campo de texto libre para información adicional como números de lote, nombres de marca, notas de calidad o fechas de expiración. |
Vinculación con proveedores
Cada recibo almacena una referencia directa a un registro de proveedor del directorio de Proveedores. Al introducir un recibo, selecciona un proveedor existente o escribe un nombre nuevo. Los registros de proveedor consistentes le permiten filtrar el historial de recibos por vendedor y comprender sus patrones de gasto con cada proveedor.
Registrar una nueva compra
Para registrar una entrega:
- Abra la página de Stock desde la barra lateral y cambie a la pestaña Recibo de Stock.
- Seleccione o escriba el proveedor.
- Ingrese el número de factura y la fecha de factura del documento del proveedor.
- Agregue una línea por artículo: escanee o escriba el código de barras, elija el producto y luego ingrese la cantidad, el precio de compra, el descuento opcional y la tasa de IVA. Un artículo desconocido puede agregarse como un nuevo producto directamente desde la línea.
- Revise el subtotal, el descuento, el IVA y el total general.
- Haga clic en Guardar.
El recibo en progreso se guarda automáticamente como un borrador. Puede salir de la página y continuar más tarde. Consulte Stock para el flujo completo del recibo, incluidas las reglas de validación y el historial de recibos.
Integración de inventario y stock de productos
Guardar un recibo aumenta el stock de cada producto incluido en él por la cantidad recibida y registra un movimiento de compra en el registro de stock del producto. Cada movimiento se vincula de vuelta al recibo para trazabilidad. Los niveles de stock y el historial de movimientos son visibles en la pestaña Estado del Stock de la página de Stock.
Ver el historial de recibos
El botón Historial de recibos en la pestaña de Recibo de Stock enumera todos los recibos guardados, los más recientes primero, con el número de factura, el proveedor, la fecha, el conteo de líneas y el total. Seleccionar un recibo muestra sus líneas individuales.
Uso del campo de notas
El campo de notas en las líneas de recibo sirve como un área de anotación flexible. Los usos comunes incluyen:
- Números de lote o batch: Registre el número de lote del fabricante para trazabilidad, especialmente para artículos alimenticios.
- Información de marca: Anote la marca específica cuando el nombre del artículo es genérico (por ejemplo, "Cola" podría ser de diferentes marcas en diferentes compras).
- Observaciones de calidad: Señale cualquier problema detectado durante la recepción (por ejemplo, "2 latas abolladas", "cerca de fecha de vencimiento").
- Fechas de expiración: Registre la fecha de consumo preferente para productos perecederos.