Gestión de sesiones

Las sesiones son la unidad de facturación principal en HandyCafe. Cada vez que un cliente en su cibercafé o centro de gaming usa un PC o consola de juego, una sesión registra su tiempo de uso y calcula el costo. Esta página explica el ciclo de vida completo de la sesión, desde iniciar una sesión hasta cobrar el pago.

Tipos de sesión

HandyCafe admite dos tipos de sesiones:

• Sesiones de PC. Sesiones en PCs cliente gestionadas a través del Panel de administración. El software cliente bloquea el PC cuando está inactivo y lo desbloquea cuando comienza una sesión.
• Sesiones de consola. Sesiones en consolas de juego (PlayStation, Xbox, etc.) gestionadas a través de la página de Consolas. Estas son registradas solo por el servidor; no hay software cliente en la consola misma.

Ambos tipos de sesión siguen el mismo motor de precios y ciclo de vida pero se gestionan desde páginas diferentes en el panel de control.

Ciclo de vida de la sesión

Cada sesión sigue un ciclo de vida definido con transiciones de estado claras:

Inicio --> En ejecucion --> (Pausa <--> Reanudacion) --> Agregar tiempo --> Fin

Los estados en detalle:

1. Inicio. Un cajero inicia la sesión. El PC cliente se desbloquea o el temporizador de la consola comienza.
2. En ejecución. La sesión está activa. El tiempo corre y la facturación se acumula.
3. Pausa. El cajero detiene temporalmente la sesión. La facturación se detiene. El cliente muestra un estado pausado.
4. Reanudación. El cajero continúa una sesión pausada. La facturación se reanuda desde un nuevo segmento de precios.
5. Agregar tiempo. El cajero agrega (o quita) minutos a una sesión activa.
6. Fin. La sesión termina. El sistema calcula el costo final y solicita el pago.

Iniciar una sesión

Para iniciar una nueva sesión en un PC cliente:

1. Seleccione el cliente. En el Panel de administración, haga clic en un PC que esté en estado Inactivo (cian) para revelar los botones de acción.
2. Elija el tipo de facturación. Seleccione Pospago (paga al final) o Prepago (paga por adelantado).
3. Asigne un miembro (opcional). Si el cliente es un miembro registrado, busque su cuenta usando el campo de búsqueda con autocompletado. Asignar un miembro habilita los pagos con monedero y registra la sesión en su historial.
4. Establezca duración o monto (solo prepago). Para sesiones prepago, ingrese la cantidad de minutos que el cliente está comprando o el monto monetario que está pagando. El sistema calcula el tiempo correspondiente basándose en la franja de precios actual.
5. Seleccione el método de pago. Elija el método de pago (Efectivo, Tarjeta de crédito o cualquier método personalizado que haya configurado).
6. Confirme. Revise los detalles y confirme. El PC cliente se desbloquea inmediatamente y el temporizador de sesión comienza.

Para sesiones de consola, el proceso es similar pero se inicia desde la página de Consolas.

Sesiones pospago

En una sesión pospago, el cliente usa el PC primero y paga cuando termina. Este es el modo de facturación más común en cibercafés y centros de gaming.

Cómo funciona:

• La sesión comienza sin pago por adelantado.
• El temporizador corre y el costo se acumula en tiempo real basándose en la franja de precios activa.
• Cuando la sesión se detiene, el sistema presenta el costo final calculado.
• El cajero cobra el pago y confirma la transacción.

Las sesiones pospago no tienen límite de tiempo. Se ejecutan hasta que el cajero las detiene o el cliente solicita irse.

Sesiones prepago

En una sesión prepago, el cliente paga por adelantado por una cantidad específica de tiempo. La sesión termina automáticamente cuando el tiempo comprado expira.

Hay dos modos de precios prepago, configurados en Configuración > Precios:

Bloquear al comprar

El costo se congela en el momento en que comienza la sesión. La franja de precios y el multiplicador activos al momento de la compra se usan para toda la duración de la sesión, sin importar los cambios de horario que ocurran mientras la sesión está en curso.

Ejemplo: Un cliente compra 60 minutos a las 10:00 AM durante una franja de tarifa estándar. Aunque el horario de precios cambie a una franja de mitad de precio a las 11:00 AM, el tiempo restante del cliente no se ve afectado. Recibió exactamente lo que pagó a la tarifa original.

Horario en vivo

El costo se ajusta en tiempo real a medida que la sesión pasa por diferentes franjas de precios. Si la sesión del cliente abarca un cambio de franja, el tiempo restante se recalcula basándose en los nuevos precios.

Ejemplo: Un cliente compra 60 minutos a las 10:00 AM durante una franja de tarifa estándar. A las 11:00 AM, el horario cambia a una franja de mitad de precio. Ya que cada minuto ahora cuesta la mitad, el tiempo restante del cliente se extiende efectivamente. Puede terminar con más minutos totales que los originalmente comprados.

Pausar una sesión

Pausar detiene temporalmente la facturación sin finalizar la sesión. Esto es útil cuando un cliente necesita ausentarse brevemente.

Para pausar una sesión:

1. Seleccione el PC activo en el Panel de administración y haga clic en el botón Pausar en la tarjeta.

Qué sucede cuando se pausa una sesión:

• La facturación se detiene inmediatamente. No se acumula costo durante la pausa.
• El segmento de precios actual se cierra con un límite de "pausa".
• El PC cliente muestra un estado pausado con un indicador naranja.
• El temporizador de sesión se congela.

Las sesiones pausadas permanecen pausadas indefinidamente hasta que un cajero las reanude o detenga.

Reanudar una sesión

Reanudar continúa una sesión pausada desde donde se detuvo.

Para reanudar una sesión:

1. Seleccione el PC pausado en el Panel de administración y haga clic en el botón Reanudar en la tarjeta.

Qué sucede cuando se reanuda una sesión:

• Un nuevo segmento de precios comienza en la hora actual, usando la franja de precios activa.
• La facturación se reanuda.
• El PC cliente regresa al estado activo (verde).

Tenga en cuenta que la franja de precios al momento de reanudar puede diferir de la franja cuando se pausó la sesión. El nuevo segmento usa cualquier tarifa que esté actualmente vigente en el horario de precios.

Agregar tiempo

Puede agregar o quitar minutos de una sesión activa en cualquier momento.

Para agregar tiempo:

1. Seleccione el PC activo en el Panel de administración y haga clic en el botón Agregar tiempo en la tarjeta.
2. Ingrese la cantidad de minutos a agregar. Use un valor positivo para extender la sesión o un valor negativo para reducirla.
3. Confirme.

Qué sucede cuando se agrega tiempo:

• Se crea un registro de transacción en el historial de la sesión.
• Para sesiones prepago, la hora de fin se ajusta hacia adelante (o atrás) por la cantidad de minutos especificada.
• Para sesiones pospago, el evento de agregar tiempo se registra pero no establece una hora de fin fija.

Detener una sesión

Detener una sesión finaliza toda la facturación, bloquea el PC cliente y activa el proceso de pago.

Para detener una sesión:

1. Seleccione el PC activo o pausado en el Panel de administración y haga clic en el botón Detener en la tarjeta.
2. Aparece el Diálogo de pago mostrando un resumen de la sesión.

Diálogo de pago

El diálogo de pago muestra la siguiente información:

Anulación del cajero: El cajero puede ajustar manualmente el monto cobrado. Por ejemplo, un cajero podría redondear hacia abajo como cortesía o aplicar un descuento manual. El monto calculado original siempre se preserva en los registros para auditoría.

4. Seleccione un método de pago y confirme. La sesión se registra, el PC cliente se bloquea y la transacción se guarda.

Proceso de liquidación

Cuando una sesión se detiene, el motor de liquidación ejecuta estos pasos:

1. Cierra el último segmento de precios abierto.
2. Suma todos los montos de segmentos cerrados.
3. Aplica reglas de redondeo (siempre redondea hacia arriba al paso de redondeo configurado).
4. Aplica el mínimo de tarifa de inicio (el total nunca es menor que la tarifa de inicio).
5. Calcula la comisión del método de pago (basada en BPS) y la tarifa fija.
6. Presenta los montos finales en el diálogo de pago.

Para una explicación detallada de cómo funcionan los segmentos de precios y los cálculos de liquidación, consulte Precios de sesiones.

Sesiones de miembros

Cuando un miembro se asigna a una sesión, opciones de facturación adicionales están disponibles:

• Pago con monedero. El costo de la sesión puede deducirse del saldo del monedero del miembro.
• Deducción de paquete de tiempo. Si el miembro ha comprado un paquete de tiempo, los minutos se deducen de su saldo de paquete en lugar de cobrar un monto monetario.
• Descuento de miembro. Si el miembro tiene un descuento configurado (en puntos base), se aplica al costo de la sesión.
• Historial de sesiones. La sesión se vincula a la cuenta del miembro y aparece en su historial de sesiones.

Los miembros también pueden iniciar sus propias sesiones desde la pantalla de espera del cliente iniciando sesión con su nombre de usuario y contraseña o a través de OAuth (si está configurado).

Valores de estado de sesión

Cada PC cliente muestra un indicador de estado codificado por color:

Estos colores de estado aparecen en las tarjetas de cliente en el Panel de administración, facilitando ver el estado de cada PC de un vistazo.

Segmentos de precios de sesión

Cada sesión se divide en uno o más segmentos de precios. Se crea un nuevo segmento cada vez que ocurre un evento relevante para la facturación:

• Inicio de sesión
• Pausa
• Reanudación
• Cambio de franja de precios (cuando el reloj cruza a una franja horaria diferente del horario)
• Cambio de precio base (si el administrador cambia la tarifa por hora durante la sesión)
• Desconexión o reconexión

Cada segmento registra la franja de precios, multiplicador, precio base, hora de inicio, hora de fin y monto calculado. El total de la sesión es la suma de todos los segmentos, sujeto a reglas de redondeo y cargo mínimo.

Para detalles completos sobre cómo se calculan los segmentos, consulte Precios de sesiones.

Cargo mínimo y tarifa de inicio

Incluso sesiones muy cortas se cobran al menos el monto de la tarifa de inicio. Esto se configura en Configuración > Precios y asegura que cada sesión genere un nivel mínimo de ingresos, sin importar lo breve que haya sido el uso.

Ejemplo: Si su tarifa de inicio está en $1.00 y un cliente usa un PC por solo 30 segundos, el monto cobrado es $1.00, no la fracción de centavo que 30 segundos costarían a la tarifa por hora.

Siguientes pasos

• Precios de sesiones: Profundice en el motor de precios, segmentos y matemáticas de liquidación
• Panel de administración: Monitoree y controle PCs cliente
• Miembros: Gestione cuentas y monederos de miembros
• Reporte de caja: Revise los ingresos de sesiones y resúmenes de turnos