Como rastrear gastos e inventario

El servidor HandyCafe incluye herramientas para registrar gastos del negocio, gestionar tu directorio de proveedores y rastrear compras de inventario. Esta guia cubre cada uno de estos flujos de trabajo paso a paso.

Como registrar un gasto del negocio

Los gastos representan cualquier costo que incurre tu negocio. Rastrea alquiler, servicios publicos, compras de equipo, suscripciones de software y cualquier otro pago saliente.

Lo que necesitaras

Servidor HandyCafe funcionando.
Acceso de administrador o propietario.
Los detalles del gasto: titulo, monto, nombre del proveedor y fecha de vencimiento.

Pasos

Haz clic en Gastos en la barra lateral izquierda de la aplicacion del servidor HandyCafe.
Haz clic en el boton Agregar para crear un nuevo registro de gasto.
Ingresa un Titulo que describa claramente el gasto. Por ejemplo: "Factura de Electricidad - Abril 2026".
Ingresa el Monto en tu moneda local.
Ingresa el nombre del Proveedor. Por ejemplo: "Compania Electrica de la Ciudad". Este es el negocio o persona a quien debes el pago.
Establece la Fecha de Vencimiento para cuando el pago debe realizarse. Opcionalmente, si el gasto ya esta pagado, activa el interruptor de Pagado e ingresa la Fecha de Pago. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

El gasto aparece en la lista de gastos. Los gastos no pagados estan resaltados para que puedas ver rapidamente lo que esta pendiente. El monto total del gasto se incluye en tus reportes financieros.

Errores comunes

No ingresar un titulo claro y descriptivo. "Varios" no te dice nada cuando revisas gastos meses despues. Se especifico.
Olvidar actualizar el estado de pago despues de realizar un pago. Tu saldo pendiente aparecera mas alto de lo que realmente es.

Como ver los gastos no pagados

Filtra rapidamente para ver solo los gastos que no han sido pagados.

Lo que necesitaras

Al menos un gasto registrado en el sistema.

Pasos

Navega a la pagina de Gastos.
Haz clic en la pestana de filtro No Pagados en la parte superior de la lista de gastos.
La lista ahora muestra solo gastos donde el estado de pago no esta marcado.

Resultado esperado

Una vista filtrada que muestra exclusivamente gastos no pagados. Usa esto para priorizar pagos proximos y asegurarte de que nada se pase por alto.

Como marcar un gasto como pagado

Cuando realizas un pago, actualiza el registro para reflejarlo.

Lo que necesitaras

Un gasto no pagado existente en el sistema.

Pasos

Navega a la pagina de Gastos.
Localiza el gasto que has pagado. Haz clic en el para abrir la vista de detalle.
Haz clic en el boton Marcar como Pagado o alterna el estado de pago a activado.
La fecha de pago se establece automaticamente en hoy. Ajustala si el pago real se hizo en una fecha diferente.
Guarda los cambios.

Resultado esperado

El gasto pasa del filtro No Pagados al filtro Pagados. Tu saldo pendiente disminuye por el monto marcado.

Como agregar un proveedor

Los proveedores son los negocios de los que compras bienes y servicios. Mantener un directorio de proveedores te permite asociar rapidamente las compras con el vendedor correcto.

Lo que necesitaras

Informacion de contacto del proveedor: nombre, telefono, correo, direccion.
Opcional: condiciones de pago, numero de identificacion fiscal.

Pasos

Haz clic en Proveedores en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el boton Agregar para crear un nuevo registro de proveedor.
Ingresa el Nombre del proveedor. Por ejemplo: "Distribuidora TechParts".
Ingresa el nombre de la Persona de Contacto si tienes un punto de contacto especifico en el proveedor.
Completa el Numero de Telefono y la Direccion de Correo.
Ingresa la Direccion de la ubicacion comercial del proveedor.
Opcionalmente ingresa las Condiciones de Pago (como "Neto 30" o "Pago contra entrega") y el Numero de Identificacion Fiscal del proveedor para tus registros contables.
Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

El proveedor aparece en tu directorio de proveedores. Ahora puedes referenciar este proveedor al registrar compras de inventario.

Errores comunes

Crear entradas duplicadas de proveedor con nombres ligeramente diferentes (por ejemplo "TechParts" y "Distribuidora Tech Parts"). Busca en la lista existente antes de agregar un nuevo proveedor.
Dejar los campos de contacto vacios. Cuando necesites reordenar o disputar una factura, necesitaras esta informacion.

Como registrar una compra de inventario

Las compras de inventario rastrean lo que compras para el cafe. Esto incluye alimentos y bebidas para el bar de snacks, perifericos de computadora, suministros de limpieza y cualquier bien fisico.

Lo que necesitaras

Un proveedor ya agregado al sistema (o puedes agregar uno durante este proceso).
La factura o recibo de la compra.

Pasos

Haz clic en Inventario en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el boton Agregar para crear un nuevo registro de inventario.
Ingresa el Numero de Factura de la factura del proveedor. Esto vincula el registro a un documento de compra especifico.
Selecciona el Proveedor de la lista desplegable. Si el proveedor no esta en la lista, necesitaras agregarlo primero (consulta la seccion de proveedores arriba).
Ingresa el Nombre del Articulo. Por ejemplo: "Bebida Energetica - 500ml" o "Mouse USB".
Ingresa la Unidad de medida (como "unidad", "paquete", "caja" o "kg").
Ingresa la Cantidad comprada y el Precio Unitario por una sola unidad.
Selecciona la Moneda si tu sistema soporta multiples monedas.
Selecciona una Categoria para organizar la compra (como "Bebidas", "Hardware" o "Suministros").
Agrega cualquier Nota para numeros de lote, nombres de marca, fechas de vencimiento u otros detalles relevantes a esta compra. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

La compra de inventario se registra con el costo total calculado automaticamente (cantidad multiplicada por precio unitario). El registro esta vinculado al proveedor y categorizado para reportes.

Errores comunes

Ingresar el costo total en el campo de precio unitario en lugar del precio por unidad. Si compraste 24 latas por $36 en total, el precio unitario deberia ser $1.50, no $36.
Omitir el numero de factura. Sin el, no puedes rastrear un registro hasta el documento de compra original para devoluciones o disputas.

Como rastrear los niveles de stock de productos

Los niveles de stock cambian a medida que vendes articulos a traves del sistema de pedidos y agregas nuevo inventario.

Lo que necesitaras

Productos configurados en la pagina de Productos.
Pedidos siendo procesados a traves del sistema.

Como funcionan los cambios de stock

Decremento automatico en venta: Cuando un cajero procesa un pedido que incluye un producto, el sistema reduce automaticamente el conteo de stock de ese producto por la cantidad vendida.
Ajuste manual: Para productos danados, rotura, devoluciones o correcciones, edita el conteo de stock del producto directamente en la pagina de Productos. Navega a Productos, busca el articulo y actualiza el campo de cantidad.
Reabastecimiento desde compras de inventario: Despues de registrar una compra de inventario, actualiza el conteo de stock del producto correspondiente en la pagina de Productos para reflejar el nuevo suministro.

Pasos para verificar los niveles de stock actuales

Navega a la pagina de Productos en la barra lateral izquierda.
Revisa la lista de productos. Cada producto muestra su cantidad de stock actual.
Los productos con stock bajo estan resaltados para llamar tu atencion.
Haz clic en cualquier producto para ver sus detalles, incluyendo el conteo actual y la actividad de ventas reciente.

Resultado esperado

Una vista clara de lo que hay en stock y lo que necesita reposicion. Los productos que se han vendido hasta niveles bajos son faciles de detectar.

Errores comunes

No registrar desperdicios o roturas. Si una lata de refresco se cae y no se puede vender, el conteo de stock deberia reducirse manualmente. De lo contrario, tu conteo real no coincidira con el conteo del sistema.
Olvidar actualizar el stock despues de recibir un envio. El sistema solo sabe del inventario que se ingresa. El stock fisico en tu estante que no esta registrado en el sistema crea una discrepancia.
Depender unicamente del decremento automatico sin conteos fisicos periodicos. Incluso el mejor sistema de seguimiento se desvian con el tiempo. Haz un conteo fisico semanalmente y reconcilia con los numeros del sistema.