Cómo rastrear gastos e inventario

El servidor HandyCafe incluye herramientas para registrar gastos del negocio, gestionar tu directorio de proveedores y rastrear compras de inventario. Esta guía cubre cada uno de estos flujos de trabajo paso a paso.

Cómo registrar un gasto del negocio

Los gastos representan cualquier costo que incurre tu negocio. Rastrea alquiler, servicios públicos, compras de equipo, suscripciones de software y cualquier otro pago saliente.

Lo que necesitarás

Servidor HandyCafe funcionando.
Acceso de administrador o propietario.
Los detalles del gasto: título, monto, nombre del proveedor y fecha de vencimiento.

Pasos

Haz clic en Gastos en la barra lateral izquierda de la aplicación del servidor HandyCafe.
Haz clic en el botón Agregar para crear un nuevo registro de gasto.
Ingresa un Título que describa claramente el gasto. Por ejemplo: "Factura de Electricidad - Abril 2026".
Ingresa el Monto en tu moneda local.
Ingresa el nombre del Proveedor. Por ejemplo: "Compañía Eléctrica de la Ciudad". Este es el negocio o persona a quien debes el pago.
Establece la Fecha de Vencimiento para cuando el pago debe realizarse. Opcionalmente, si el gasto ya está pagado, activa el interruptor de Pagado e ingresa la Fecha de Pago. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

El gasto aparece en la lista de gastos. Los gastos no pagados están resaltados para que puedas ver rápidamente lo que está pendiente. El monto total del gasto se incluye en tus reportes financieros.

Errores comunes

No ingresar un título claro y descriptivo. "Varios" no te dice nada cuando revisas gastos meses después. Sé específico.
Olvidar actualizar el estado de pago después de realizar un pago. Tu saldo pendiente aparecerá más alto de lo que realmente es.

Cómo ver los gastos no pagados

Filtra rápidamente para ver solo los gastos que no han sido pagados.

Lo que necesitarás

Al menos un gasto registrado en el sistema.

Pasos

Navega a la página de Gastos.
Haz clic en la pestaña de filtro No Pagados en la parte superior de la lista de gastos.
La lista ahora muestra solo gastos donde el estado de pago no está marcado.

Resultado esperado

Una vista filtrada que muestra exclusivamente gastos no pagados. Usa esto para priorizar pagos próximos y asegurarte de que nada se pase por alto.

Cómo marcar un gasto como pagado

Cuando realizas un pago, actualiza el registro para reflejarlo.

Lo que necesitarás

Un gasto no pagado existente en el sistema.

Pasos

Navega a la página de Gastos.
Localiza el gasto que has pagado. Haz clic en él para abrir la vista de detalle.
Haz clic en el botón Marcar como Pagado o alterna el estado de pago a activado.
La fecha de pago se establece automáticamente en hoy. Ajústala si el pago real se hizo en una fecha diferente.
Guarda los cambios.

Resultado esperado

El gasto pasa del filtro No Pagados al filtro Pagados. Tu saldo pendiente disminuye por el monto marcado.

Cómo agregar un proveedor

Los proveedores son los negocios de los que compras bienes y servicios. Mantener un directorio de proveedores te permite asociar rápidamente las compras con el vendedor correcto.

Lo que necesitarás

Información de contacto del proveedor: nombre, teléfono, correo, dirección.
Opcional: condiciones de pago, número de identificación fiscal.

Pasos

Haz clic en Proveedores en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el botón Agregar para crear un nuevo registro de proveedor.
Ingresa el Nombre del proveedor. Por ejemplo: "Distribuidora TechParts".
Ingresa el nombre de la Persona de Contacto si tienes un punto de contacto específico en el proveedor.
Completa el Número de Teléfono y la Dirección de Correo.
Ingresa la Dirección de la ubicación comercial del proveedor.
Opcionalmente ingresa las Condiciones de Pago (como "Neto 30" o "Pago contra entrega") y el Número de Identificación Fiscal del proveedor para tus registros contables.
Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

El proveedor aparece en tu directorio de proveedores. Ahora puedes referenciar este proveedor al registrar compras de inventario.

Errores comunes

Crear entradas duplicadas de proveedor con nombres ligeramente diferentes (por ejemplo "TechParts" y "Distribuidora Tech Parts"). Busca en la lista existente antes de agregar un nuevo proveedor.
Dejar los campos de contacto vacíos. Cuando necesites reordenar o disputar una factura, necesitarás esta información.

Cómo registrar una compra de inventario

Las compras de inventario rastrean lo que compras para el café. Esto incluye alimentos y bebidas para el bar de snacks, periféricos de computadora, suministros de limpieza y cualquier bien físico.

Lo que necesitarás

Un proveedor ya agregado al sistema (o puedes agregar uno durante este proceso).
La factura o recibo de la compra.

Pasos

Haz clic en Inventario en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el botón Agregar para crear un nuevo registro de inventario.
Ingresa el Número de Factura de la factura del proveedor. Esto vincula el registro a un documento de compra específico.
Selecciona el Proveedor de la lista desplegable. Si el proveedor no está en la lista, necesitarás agregarlo primero (consulta la sección de proveedores arriba).
Ingresa el Nombre del Artículo. Por ejemplo: "Bebida Energética - 500ml" o "Mouse USB".
Ingresa la Unidad de medida (como "unidad", "paquete", "caja" o "kg").
Ingresa la Cantidad comprada y el Precio Unitario por una sola unidad.
Selecciona la Moneda si tu sistema soporta múltiples monedas.
Selecciona una Categoría para organizar la compra (como "Bebidas", "Hardware" o "Suministros").
Agrega cualquier Nota para números de lote, nombres de marca, fechas de vencimiento u otros detalles relevantes a esta compra. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

La compra de inventario se registra con el costo total calculado automáticamente (cantidad multiplicada por precio unitario). El registro está vinculado al proveedor y categorizado para reportes.

Errores comunes

Ingresar el costo total en el campo de precio unitario en lugar del precio por unidad. Si compraste 24 latas por $36 en total, el precio unitario debería ser $1.50, no $36.
Omitir el número de factura. Sin él, no puedes rastrear un registro hasta el documento de compra original para devoluciones o disputas.

Cómo rastrear los niveles de stock de productos

Los niveles de stock cambian a medida que vendes artículos a través del sistema de pedidos y agregas nuevo inventario.

Lo que necesitarás

Productos configurados en la página de Productos.
Pedidos siendo procesados a través del sistema.

Cómo funcionan los cambios de stock

Decremento automático en venta: Cuando un cajero procesa un pedido que incluye un producto, el sistema reduce automáticamente el conteo de stock de ese producto por la cantidad vendida.
Ajuste manual: Para productos dañados, rotura, devoluciones o correcciones, edita el conteo de stock del producto directamente en la página de Productos. Navega a Productos, busca el artículo y actualiza el campo de cantidad.
Reabastecimiento desde compras de inventario: Después de registrar una compra de inventario, actualiza el conteo de stock del producto correspondiente en la página de Productos para reflejar el nuevo suministro.

Pasos para verificar los niveles de stock actuales

Navega a la página de Productos en la barra lateral izquierda.
Revisa la lista de productos. Cada producto muestra su cantidad de stock actual.
Los productos con stock bajo están resaltados para llamar tu atención.
Haz clic en cualquier producto para ver sus detalles, incluyendo el conteo actual y la actividad de ventas reciente.

Resultado esperado

Una vista clara de lo que hay en stock y lo que necesita reposición. Los productos que se han vendido hasta niveles bajos son fáciles de detectar.

Errores comunes

No registrar desperdicios o roturas. Si una lata de refresco se cae y no se puede vender, el conteo de stock debería reducirse manualmente. De lo contrario, tu conteo real no coincidirá con el conteo del sistema.
Olvidar actualizar el stock después de recibir un envío. El sistema solo sabe del inventario que se ingresa. El stock físico en tu estante que no está registrado en el sistema crea una discrepancia.
Depender únicamente del decremento automático sin conteos físicos periódicos. Incluso el mejor sistema de seguimiento se desvian con el tiempo. Haz un conteo físico semanalmente y reconcilia con los números del sistema.