Cómo configurar tu café desde cero

Esta guía te lleva paso a paso por toda la instalación de HandyCafe para tu cibercafé, centro de juegos o arena de esports. Al finalizar tendrás un servidor funcionando, al menos un PC cliente conectado, precios configurados y una sesión de prueba completada con el pago registrado en tu reporte de caja.

Lo que necesitarás

• Un PC con Windows para funcionar como tu servidor HandyCafe (Windows 10 o posterior, mínimo 4 GB de RAM).
• Al menos un PC adicional con Windows para funcionar como estación cliente.
• Una red local que conecte todos los PCs (se recomienda Ethernet por cable para mayor fiabilidad).
• Una clave de licencia beta de HandyCafe válida. La ingresarás durante la configuración inicial.
• Tu tarifa por hora y moneda definidas de antemano.

Fase 1: Instalar y configurar el servidor

1. Descarga el instalador más reciente del servidor HandyCafe desde tu panel de control de HandyCafe.
2. Ejecuta el instalador en el PC que designaste como servidor. Sigue las indicaciones en pantalla y acepta el directorio de instalación predeterminado.
3. Inicia el servidor HandyCafe. El asistente de primera configuración aparecerá automáticamente en la primera ejecución.
4. Ingresa tu clave de licencia beta cuando se te solicite. El servidor validará la clave en línea y mostrará el nombre de tu café y el límite de PCs.
5. Crea tu cuenta de administrador. Ingresa un nombre de usuario y una contraseña segura. Esta cuenta tiene acceso sin restricciones a todas las funciones.
6. Establece el nombre de tu café. Este nombre aparecerá en las pantallas de espera de los clientes y en los reportes.
7. Haz clic en Finalizar para completar el asistente.

Resultado esperado: Se abre la ventana principal del servidor mostrando el Panel de Administración con cero clientes conectados. El nombre de tu café aparece en la barra de título.

Fase 2: Configurar los precios

1. Abre la página de Ajustes haciendo clic en el icono de engranaje en la barra lateral izquierda.
2. Navega a la pestaña de Precios.
3. Establece tu moneda base. Selecciónala del menú desplegable. Todos los precios, transacciones y reportes usarán esta moneda.
4. Ingresa tu tarifa por hora. Este es el precio base por hora para sesiones de pago posterior. Por ejemplo, ingresa 10.00 para diez unidades de tu moneda por hora.
5. Establece la tasa de IVA. Ingresa el porcentaje (de 0 a 100) que aplique a los cargos de sesión. Ingresa 0 si el IVA no aplica.
6. Establece la tarifa de inicio. Este es el cargo mínimo por sesión sin importar la duración. Ingresa 0 si no deseas un cargo mínimo.
7. Crea presets de precios para duraciones comunes. Desplázate hacia abajo hasta la sección de Presets. Haz clic en Agregar Preset. Crea presets como:
   • "30 Minutos" con 30 minutos de duración.
   • "1 Hora" con 60 minutos de duración.
   • "2 Horas" con 120 minutos de duración.
8. Haz clic en Guardar para aplicar la configuración de precios.

Resultado esperado: La pestaña de Precios muestra tu tarifa por hora, tasa de IVA, tarifa de inicio y todos los presets listados abajo. Estos presets aparecerán como botones de selección rápida al iniciar sesiones prepagadas.

Fase 3: Verificar los ajustes de red

1. Aún en Ajustes, navega a la pestaña de Red.
2. Verifica el puerto de escucha. El predeterminado es 7842. Cámbialo solo si otro servicio en tu red usa ese puerto.
3. Establece o anota la clave de conexión. Esta clave autentica las conexiones de los clientes. Todos los PCs cliente deben usar la misma clave para conectarse.
4. Asegúrate de que el firewall del PC servidor permita conexiones TCP entrantes en el puerto configurado. En Windows, HandyCafe típicamente agrega esta regla durante la instalación. Si cambiaste el puerto, agrega una nueva regla de firewall manualmente.
5. Anota la dirección IP del PC servidor que se muestra en la pestaña de Red. La necesitarás si los clientes no pueden encontrar el servidor mediante descubrimiento automático.

Resultado esperado: La pestaña de Red muestra el puerto de escucha y la clave de conexión. El indicador de estado del servidor muestra "Escuchando" en verde.

Fase 4: Desplegar el primer cliente

1. Descarga el instalador del cliente HandyCafe desde tu panel de control.
2. Instálalo en tu primer PC cliente. Ejecuta el instalador y sigue las indicaciones.
3. Inicia el cliente HandyCafe. El cliente intentará descubrir el servidor automáticamente vía mDNS en la red local.
4. Si el descubrimiento automático falla, ingresa la dirección IP del servidor y el puerto manualmente en el diálogo de conexión del cliente.
5. Ingresa la clave de conexión que anotaste en la Fase 3.
6. Espera a que se establezca la conexión. La pantalla del cliente cambiará a la página de espera mostrando una pantalla de bloqueo con un reloj.

Resultado esperado: En el servidor, el Panel de Administración ahora muestra un cliente conectado. La tarjeta del cliente muestra el nombre del equipo y un estado "Inactivo" en azul. El PC cliente muestra la pantalla de bloqueo.

7. El servidor asignará automáticamente un nombre de visualización al cliente basado en su nombre de equipo. Para renombrarlo, selecciona la tarjeta del cliente en el servidor y haz clic en Renombrar.

Fase 5: Ejecutar tu primera sesión de prueba

1. En el Panel de Administración del servidor, haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente inactivo.
2. En el diálogo de sesión, selecciona Pago posterior. Deja el campo de miembro vacío para una sesión de invitado.
3. Haz clic en Confirmar para iniciar la sesión.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve verde y muestra un cronómetro contando hacia arriba. En el PC cliente, la pantalla de bloqueo desaparece y aparece el escritorio de la página en línea.

5. Deja la sesión correr por al menos 5 minutos para poder verificar los cálculos de precios.
6. Haz clic en Detener en la tarjeta verde del cliente en el servidor.
7. Revisa el diálogo de desglose de costos. Mostrará:
   • Duración (ej. 5 minutos).
   • Tarifa por hora aplicada.
   • Monto de IVA.
   • Cargo total.
8. Selecciona un método de pago (Efectivo es el predeterminado).
9. Haz clic en Confirmar para cerrar la sesión y registrar el pago.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente regresa al estado "Inactivo" en azul. El PC cliente muestra la pantalla de bloqueo nuevamente. Se registra una transacción en el sistema.

Fase 6: Verificar en el reporte de caja

1. Navega a la página de Reporte de Caja usando la barra lateral izquierda.
2. Confirma que el reporte de hoy muestra una transacción de sesión.
3. Verifica que el monto de la transacción coincida con el desglose de costos que viste al detener la sesión.
4. Comprueba que la columna de método de pago muestre "Efectivo" (o el método que hayas seleccionado).

Resultado esperado: El reporte de caja lista una sesión completada con el monto, duración y método de pago correctos. Tu café ya está operativo.

Fase 7: Próximos pasos opcionales

Una vez que tu configuración básica esté funcionando, considera configurar estas funciones:

1. Agregar miembros. Navega a la página de Miembros. Haz clic en Agregar para crear cuentas de miembro con nombres de usuario y saldos de billetera opcionales. Los miembros pueden iniciar sesión desde los PCs cliente.
2. Configurar productos. Navega a la página de Productos. Agrega alimentos y bebidas con precios para que los cajeros puedan crear pedidos.
3. Configurar el menú del cliente. Navega a Ajustes > Menú del Cliente. Agrega categorías de aplicaciones y apps para que los clientes vean una cuadrícula de lanzador en la página en línea.
4. Desplegar clientes adicionales. Instala el cliente HandyCafe en cada PC de estación de tu café. Cada uno aparecerá automáticamente en el servidor.
5. Crear cuentas de cajero. Navega a la página de Gestión. Agrega cuentas de cajero con los roles apropiados para que el personal pueda iniciar sesión y gestionar sesiones.
6. Configurar precios de hora pico/valle. Navega a Ajustes > Calendario de Precios. Crea multiplicadores basados en horarios para cobrar más durante las horas de mayor demanda.
7. Habilitar inicio de sesión OAuth. Navega a Ajustes > OAuth. Configura Google u otros proveedores para que los clientes puedan iniciar sesión con sus cuentas sociales.

Errores comunes a evitar

• Omitir la regla de firewall. Si los clientes no pueden conectarse, la causa más común es una regla del Firewall de Windows que bloquea el puerto de escucha. Verifica que la regla exista antes de investigar otros problemas.
• Claves de conexión que no coinciden. La clave en cada cliente debe coincidir exactamente con la del servidor. Cópiala y pégala para evitar errores de escritura.
• Establecer la tarifa por hora en 0. Si dejas la tarifa por hora en cero, todas las sesiones de pago posterior serán gratuitas. Siempre verifica tus precios antes de abrir al público.
• Olvidar guardar los ajustes. Los cambios en la página de Ajustes no se aplican hasta que hagas clic en Guardar. Si los ajustes parecen sin cambios después de reiniciar, probablemente olvidaste guardar.
• Ejecutar servidor y cliente en el mismo PC. Aunque es técnicamente posible para pruebas, no se recomienda para producción. El PC servidor debería ser una estación dedicada.