HandyCafe Docs
owner

Como configurar tu cafe desde cero

Esta guia te lleva paso a paso por toda la instalacion de HandyCafe para tu cibercafe, centro de juegos o arena de esports. Al finalizar tendras un servidor funcionando, al menos un PC cliente conectado, precios configurados y una sesion de prueba completada con el pago registrado en tu reporte de caja.

Lo que necesitaras

  • Un PC con Windows para funcionar como tu servidor HandyCafe (Windows 10 o posterior, minimo 4 GB de RAM).
  • Al menos un PC adicional con Windows para funcionar como estacion cliente.
  • Una red local que conecte todos los PCs (se recomienda Ethernet por cable para mayor fiabilidad).
  • Una clave de licencia beta de HandyCafe valida. La ingresaras durante la configuracion inicial.
  • Tu tarifa por hora y moneda definidas de antemano.

Fase 1: Instalar y configurar el servidor

  1. Descarga el instalador mas reciente del servidor HandyCafe desde tu panel de control de HandyCafe.
  2. Ejecuta el instalador en el PC que designaste como servidor. Sigue las indicaciones en pantalla y acepta el directorio de instalacion predeterminado.
  3. Inicia el servidor HandyCafe. El asistente de primera configuracion aparecera automaticamente en la primera ejecucion.
  4. Ingresa tu clave de licencia beta cuando se te solicite. El servidor validara la clave en linea y mostrara el nombre de tu cafe y el limite de PCs.
  5. Crea tu cuenta de administrador. Ingresa un nombre de usuario y una contrasena segura. Esta cuenta tiene acceso sin restricciones a todas las funciones.
  6. Establece el nombre de tu cafe. Este nombre aparecera en las pantallas de espera de los clientes y en los reportes.
  7. Haz clic en Finalizar para completar el asistente.

Resultado esperado: Se abre la ventana principal del servidor mostrando el Panel de Administracion con cero clientes conectados. El nombre de tu cafe aparece en la barra de titulo.

Fase 2: Configurar los precios

  1. Abre la pagina de Ajustes haciendo clic en el icono de engranaje en la barra lateral izquierda.
  2. Navega a la pestana de Precios.
  3. Establece tu moneda base. Seleccionala del menu desplegable. Todos los precios, transacciones y reportes usaran esta moneda.
  4. Ingresa tu tarifa por hora. Este es el precio base por hora para sesiones de pago posterior. Por ejemplo, ingresa 10.00 para diez unidades de tu moneda por hora.
  5. Establece la tasa de IVA. Ingresa el porcentaje (de 0 a 100) que aplique a los cargos de sesion. Ingresa 0 si el IVA no aplica.
  6. Establece la tarifa de inicio. Este es el cargo minimo por sesion sin importar la duracion. Ingresa 0 si no deseas un cargo minimo.
  7. Crea presets de precios para duraciones comunes. Desplazate hacia abajo hasta la seccion de Presets. Haz clic en Agregar Preset. Crea presets como:
    • "30 Minutos" con 30 minutos de duracion.
    • "1 Hora" con 60 minutos de duracion.
    • "2 Horas" con 120 minutos de duracion.
  8. Haz clic en Guardar para aplicar la configuracion de precios.

Resultado esperado: La pestana de Precios muestra tu tarifa por hora, tasa de IVA, tarifa de inicio y todos los presets listados abajo. Estos presets apareceran como botones de seleccion rapida al iniciar sesiones prepagadas.

Fase 3: Verificar los ajustes de red

  1. Aun en Ajustes, navega a la pestana de Red.
  2. Verifica el puerto de escucha. El predeterminado es 7842. Cambialo solo si otro servicio en tu red usa ese puerto.
  3. Establece o anota la clave de conexion. Esta clave autentica las conexiones de los clientes. Todos los PCs cliente deben usar la misma clave para conectarse.
  4. Asegurate de que el firewall del PC servidor permita conexiones TCP entrantes en el puerto configurado. En Windows, HandyCafe tipicamente agrega esta regla durante la instalacion. Si cambiaste el puerto, agrega una nueva regla de firewall manualmente.
  5. Anota la direccion IP del PC servidor que se muestra en la pestana de Red. La necesitaras si los clientes no pueden encontrar el servidor mediante descubrimiento automatico.

Resultado esperado: La pestana de Red muestra el puerto de escucha y la clave de conexion. El indicador de estado del servidor muestra "Escuchando" en verde.

Fase 4: Desplegar el primer cliente

  1. Descarga el instalador del cliente HandyCafe desde tu panel de control.
  2. Instalalo en tu primer PC cliente. Ejecuta el instalador y sigue las indicaciones.
  3. Inicia el cliente HandyCafe. El cliente intentara descubrir el servidor automaticamente via mDNS en la red local.
  4. Si el descubrimiento automatico falla, ingresa la direccion IP del servidor y el puerto manualmente en el dialogo de conexion del cliente.
  5. Ingresa la clave de conexion que anotaste en la Fase 3.
  6. Espera a que se establezca la conexion. La pantalla del cliente cambiara a la pagina de espera mostrando una pantalla de bloqueo con un reloj.

Resultado esperado: En el servidor, el Panel de Administracion ahora muestra un cliente conectado. La tarjeta del cliente muestra el nombre del equipo y un estado "Inactivo" en azul. El PC cliente muestra la pantalla de bloqueo.

  1. El servidor asignara automaticamente un nombre de visualizacion al cliente basado en su nombre de equipo. Para renombrarlo, selecciona la tarjeta del cliente en el servidor y haz clic en Renombrar.

Fase 5: Ejecutar tu primera sesion de prueba

  1. En el Panel de Administracion del servidor, haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente inactivo.
  2. En el dialogo de sesion, selecciona Pago posterior. Deja el campo de miembro vacio para una sesion de invitado.
  3. Haz clic en Confirmar para iniciar la sesion.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve verde y muestra un cronometro contando hacia arriba. En el PC cliente, la pantalla de bloqueo desaparece y aparece el escritorio de la pagina en linea.

  1. Deja la sesion correr por al menos 5 minutos para poder verificar los calculos de precios.
  2. Haz clic en Detener en la tarjeta verde del cliente en el servidor.
  3. Revisa el dialogo de desglose de costos. Mostrara:
    • Duracion (ej. 5 minutos).
    • Tarifa por hora aplicada.
    • Monto de IVA.
    • Cargo total.
  4. Selecciona un metodo de pago (Efectivo es el predeterminado).
  5. Haz clic en Confirmar para cerrar la sesion y registrar el pago.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente regresa al estado "Inactivo" en azul. El PC cliente muestra la pantalla de bloqueo nuevamente. Se registra una transaccion en el sistema.

Fase 6: Verificar en el reporte de caja

  1. Navega a la pagina de Reporte de Caja usando la barra lateral izquierda.
  2. Confirma que el reporte de hoy muestra una transaccion de sesion.
  3. Verifica que el monto de la transaccion coincida con el desglose de costos que viste al detener la sesion.
  4. Comprueba que la columna de metodo de pago muestre "Efectivo" (o el metodo que hayas seleccionado).

Resultado esperado: El reporte de caja lista una sesion completada con el monto, duracion y metodo de pago correctos. Tu cafe ya esta operativo.

Fase 7: Proximos pasos opcionales

Una vez que tu configuracion basica este funcionando, considera configurar estas funciones:

  1. Agregar miembros. Navega a la pagina de Miembros. Haz clic en Agregar para crear cuentas de miembro con nombres de usuario y saldos de billetera opcionales. Los miembros pueden iniciar sesion desde los PCs cliente.
  2. Configurar productos. Navega a la pagina de Productos. Agrega alimentos y bebidas con precios para que los cajeros puedan crear pedidos.
  3. Configurar el menu del cliente. Navega a Ajustes > Menu del Cliente. Agrega categorias de aplicaciones y apps para que los clientes vean una cuadricula de lanzador en la pagina en linea.
  4. Desplegar clientes adicionales. Instala el cliente HandyCafe en cada PC de estacion de tu cafe. Cada uno aparecera automaticamente en el servidor.
  5. Crear cuentas de cajero. Navega a la pagina de Gestion. Agrega cuentas de cajero con los roles apropiados para que el personal pueda iniciar sesion y gestionar sesiones.
  6. Configurar precios de hora pico/valle. Navega a Ajustes > Calendario de Precios. Crea multiplicadores basados en horarios para cobrar mas durante las horas de mayor demanda.
  7. Habilitar inicio de sesion OAuth. Navega a Ajustes > OAuth. Configura Google u otros proveedores para que los clientes puedan iniciar sesion con sus cuentas sociales.

Errores comunes a evitar

  • Omitir la regla de firewall. Si los clientes no pueden conectarse, la causa mas comun es una regla del Firewall de Windows que bloquea el puerto de escucha. Verifica que la regla exista antes de investigar otros problemas.
  • Claves de conexion que no coinciden. La clave en cada cliente debe coincidir exactamente con la del servidor. Copiala y pegala para evitar errores de escritura.
  • Establecer la tarifa por hora en 0. Si dejas la tarifa por hora en cero, todas las sesiones de pago posterior seran gratuitas. Siempre verifica tus precios antes de abrir al publico.
  • Olvidar guardar los ajustes. Los cambios en la pagina de Ajustes no se aplican hasta que hagas clic en Guardar. Si los ajustes parecen sin cambios despues de reiniciar, probablemente olvidaste guardar.
  • Ejecutar servidor y cliente en el mismo PC. Aunque es tecnicamente posible para pruebas, no se recomienda para produccion. El PC servidor deberia ser una estacion dedicada.