Cómo gestionar licencias de software

El servidor HandyCafe rastrea licencias de software en todos tus PCs cliente. Tú defines cuántos usuarios concurrentes están permitidos para cada aplicación con licencia. El sistema monitorea qué PCs tienen una licencia en uso, aplica los límites y recupera licencias de máquinas que dejan de responder. Esta guía cubre la adición de licencias, el monitoreo de uso, el manejo de límites, la configuración del monitoreo por heartbeat, el seguimiento de vencimientos y un ejemplo práctico.

Cómo agregar una licencia de software

Agregar una licencia le informa al sistema sobre un software, cuántas copias concurrentes están permitidas y cómo detectar cuando se está ejecutando.

Lo que necesitarás

Servidor HandyCafe funcionando con acceso de administrador.
El nombre exacto del proceso de la aplicación como aparece en el Administrador de Tareas de Windows (por ejemplo: photoshop.exe, steam.exe, chrome.exe).
La clave de licencia o número de serie (para tus registros).
El número de puestos concurrentes que permite tu acuerdo de licencia.

Pasos

Haz clic en Licencias en la barra lateral izquierda de la aplicación del servidor HandyCafe.
Haz clic en el botón Agregar para crear una nueva entrada de licencia.
Ingresa el Nombre de Licencia. Usa un nombre claro y reconocible como "Adobe Photoshop" o "Biblioteca de Juegos Steam". Este nombre es para tu referencia en la interfaz de gestión.
Ingresa el nombre del Proveedor. Por ejemplo: "Adobe", "Valve", "Microsoft". Esto te ayuda a agrupar e identificar licencias por vendedor.
Ingresa la Clave de Licencia o número de serie. Este campo almacena la clave para tus registros. No se transmite a los clientes ni se usa para la activación.
Establece el Tipo en "app" para aplicaciones estándar.
Ingresa el Nombre del Proceso exactamente como aparece en el Administrador de Tareas de Windows. Por ejemplo: photoshop.exe. Así es como el sistema detecta si la aplicación está ejecutándose en un PC cliente. La coincidencia no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Establece la Cantidad en el número total de puestos de licencia que posees. Establece Usuarios Simultáneos en el número de PCs que pueden ejecutar la aplicación al mismo tiempo. En la mayoría de los casos estos dos números son iguales. Por ejemplo, si compraste 5 licencias concurrentes, establece ambos en 5.
Establece el Intervalo de Verificación en segundos. Este valor determina cuánto tiempo espera el sistema una respuesta de un cliente antes de recuperar su licencia. El valor predeterminado de 300 segundos (5 minutos) funciona para la mayoría de las situaciones. Consulta la sección de heartbeat abajo para más detalles.
Opcionalmente establece una Fecha de Vencimiento si tu licencia tiene una fecha límite de renovación. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

La licencia aparece en la lista de Licencias con su límite de concurrencia mostrado. El sistema comienza a rastrear el proceso en todos los PCs cliente conectados. Cuando un cliente lanza la aplicación, se hace checkout automático de una licencia.

Errores comunes

Ingresar el nombre de proceso incorrecto. Si el nombre del proceso no coincide con lo que realmente se ejecuta en el cliente, el sistema no puede detectar la aplicación. Abre el Administrador de Tareas en un PC cliente, lanza la aplicación y anota el nombre exacto del proceso que se muestra en la pestaña Detalles.
Confundir el nombre de visualización de la aplicación con el nombre del proceso. "Adobe Photoshop 2026" es el nombre de visualización. El nombre del proceso es photoshop.exe. Siempre usa el nombre del proceso.
Establecer el límite de usuarios simultáneos más alto de lo que permite tu acuerdo de licencia real. El sistema permitirá más usuarios de lo que tu licencia permite, lo que puede violar los términos del proveedor de software.

Cómo monitorear el uso activo de licencias

Consulta qué PCs tienen actualmente una licencia en uso y cuántos puestos quedan disponibles.

Lo que necesitarás

Al menos una licencia configurada en el sistema.
PCs cliente ejecutando la aplicación con licencia.

Pasos

Navega a la página de Licencias.
Selecciona una licencia de la lista. El panel de detalles muestra el estado de uso actual.
Revisa la sección de Checkouts Activos. Cada entrada muestra el nombre del PC que tiene la aplicación ejecutándose, la hora en que se hizo el checkout de la licencia y la marca de tiempo del último heartbeat.
El conteo de Disponibles muestra cuántos puestos quedan abiertos. Por ejemplo, si permites 5 usuarios simultáneos y 3 PCs están ejecutando la aplicación, 2 puestos están disponibles.

Resultado esperado

Una vista en tiempo real de qué PCs están usando cada aplicación con licencia y cuántos puestos quedan. Esta vista se actualiza a medida que las aplicaciones se lanzan y cierran en los PCs cliente.

Cómo manejar el límite de licencias alcanzado

Cuando todos los puestos de usuarios simultáneos están en uso, el sistema impide que PCs adicionales lancen la aplicación.

Lo que sucede automáticamente

Cuando un PC cliente intenta lanzar una aplicación y todos los puestos concurrentes ya están en uso, el sistema bloquea el lanzamiento. El cliente ve una notificación indicando que se ha alcanzado el número máximo de usuarios.

Cómo recuperar una licencia manualmente

Si una licencia está trabada (por ejemplo, un PC se bloqueó sin cerrar correctamente la aplicación), puedes recuperarla manualmente.

Navega a la página de Licencias y selecciona la licencia.
En la lista de Checkouts Activos, busca el checkout que parece trabado. Típicamente mostrará una marca de tiempo de heartbeat obsoleta.
Haz clic en el botón Recuperar junto a ese checkout.
El puesto de licencia se libera de inmediato y queda disponible para otro PC.

Cuándo usar la recuperación manual

Un PC se bloqueó o perdió conectividad de red. El intervalo de verificación eventualmente recuperará la licencia automáticamente. Usa la recuperación manual si necesitas el puesto liberado antes.
Un PC cliente fue apagado sin cerrar la aplicación correctamente.

Errores comunes

Recuperar una licencia que está realmente en uso. El cliente en ese PC puede perder acceso a la aplicación. Siempre verifica el estado del PC antes de recuperar.

Cómo configurar el monitoreo por heartbeat

El sistema de heartbeat asegura que las licencias no queden permanentemente bloqueadas por PCs que dejan de responder. Así es como funciona el ciclo de vida y cómo configurarlo.

El ciclo de vida de la licencia

Checkout: Un PC cliente lanza una aplicación monitoreada. El sistema hace checkout automático de un puesto de licencia para ese PC.
Heartbeat: Mientras la aplicación está ejecutándose, el cliente envía señales periódicas de heartbeat al servidor confirmando que la aplicación sigue activa.
Checkin: Cuando la aplicación se cierra normalmente, el cliente envía una señal de checkin y el puesto de licencia se libera.
Recuperación Automática: Si el servidor deja de recibir heartbeats por más tiempo que el intervalo de verificación configurado, asume que la aplicación ya no está ejecutándose (el PC puede haberse bloqueado, perdido conectividad o apagado). El servidor recupera el puesto de licencia automáticamente.

Configurar el tiempo límite

Navega a la página de Licencias y selecciona la licencia que deseas configurar.
Edita el campo Intervalo de Verificación. El valor está en segundos.
Establece un valor apropiado para tu entorno:
- 120-180 segundos para entornos donde necesitas licencias liberadas rápidamente después de un problema.
- 300 segundos (5 minutos) es el valor predeterminado y funciona bien para la mayoría de las configuraciones.
- 600 segundos (10 minutos) para entornos con inestabilidad de red ocasional donde deseas evitar recuperaciones falsas.
Guarda los cambios.

Resultado esperado

Las licencias se recuperan automáticamente de PCs que no responden después de que expira el intervalo de verificación. Esto evita que "checkouts fantasma" consuman puestos de licencia permanentemente.

Errores comunes

Establecer el intervalo de verificación demasiado corto (menos de 60 segundos). Las interrupciones breves de red o la alta carga del servidor pueden hacer que los heartbeats lleguen ligeramente tarde. Un intervalo muy corto puede recuperar licencias de PCs que realmente siguen ejecutando la aplicación.
Establecer el intervalo de verificación demasiado largo (más de 15 minutos). Un PC bloqueado mantendrá su licencia durante todo el intervalo, impidiendo que otros clientes la usen.

Cómo rastrear el vencimiento de licencias

Establece fechas de vencimiento para recibir alertas antes de que una licencia caduque.

Lo que necesitarás

La fecha de renovación de cada una de tus licencias de software.

Pasos

Navega a la página de Licencias y selecciona la licencia.
Establece la Fecha de Vencimiento a la fecha en que tu acuerdo de licencia expira o debe renovarse.
Guarda los cambios.
El sistema muestra una advertencia a medida que se acerca la fecha de vencimiento. Las licencias que han vencido se marcan en la lista.
Cuando una licencia vence, decide si renovarla con el proveedor y actualizar la fecha de vencimiento, o eliminar la entrada de licencia si no vas a renovar.

Resultado esperado

Los vencimientos próximos son visibles en la página de Licencias, dándote aviso anticipado para renovar. Las licencias vencidas están claramente marcadas para que no permitas inadvertidamente que los clientes usen software para el que ya no tienes licencia.

Errores comunes

No establecer una fecha de vencimiento en absoluto. Sin ella, no hay advertencia. La licencia puede caducar sin que nadie lo note.
Renovar la licencia con el proveedor pero olvidar actualizar la fecha en HandyCafe. El sistema continuará marcándola como vencida.

Ejemplo: Gestionar 10 licencias concurrentes de juegos de Steam en 30 PCs

Este ejemplo ilustra una configuración típica para un cibercafé de gaming.

Escenario

Tienes 30 PCs cliente en tu café. Compraste una licencia de sitio comercial de Steam que permite 10 usuarios concurrentes.

Configuración

Navega a Licencias y haz clic en Agregar.
Ingresa el nombre: "Biblioteca de Juegos Steam".
Ingresa el proveedor: "Valve".
Ingresa tu clave de licencia de sitio de Steam.
Establece tipo en "app".
Establece nombre del proceso en steam.exe.
Establece cantidad en 10 y usuarios simultáneos en 10.
Establece intervalo de verificación en 300 segundos.
Establece la fecha de vencimiento a tu fecha de renovación de licencia.
Guarda.

Cómo funciona en la práctica

Los primeros 10 clientes que lanzan Steam en sus PCs hacen checkout de un puesto de licencia cada uno.
El cliente número 11 intenta lanzar Steam. El sistema bloquea el lanzamiento y notifica al cliente que todos los puestos de Steam están actualmente en uso.
El cliente 3 termina su sesión y cierra Steam. El sistema hace checkin de la licencia, liberando un puesto.
El cliente 11 intenta de nuevo y ahora hace checkout exitoso del puesto recién liberado.
Si el PC-07 se bloquea mientras ejecuta Steam, el heartbeat se detiene. Después de 300 segundos, el servidor recupera ese puesto. Ahora está disponible para otro cliente.

Monitoreo

Revisa la página de Licencias periódicamente para ver patrones de uso. Si los 10 puestos están consistentemente llenos durante las horas pico, considera comprar licencias concurrentes adicionales. Si los puestos rara vez se llenan todos, es posible que tengas más licencias de las necesarias.