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Como gestionar licencias de software

El servidor HandyCafe rastrea licencias de software en todos tus PCs cliente. Tu defines cuantos usuarios concurrentes estan permitidos para cada aplicacion con licencia. El sistema monitorea que PCs tienen una licencia en uso, aplica los limites y recupera licencias de maquinas que dejan de responder. Esta guia cubre la adicion de licencias, el monitoreo de uso, el manejo de limites, la configuracion del monitoreo por heartbeat, el seguimiento de vencimientos y un ejemplo practico.

Como agregar una licencia de software

Agregar una licencia le informa al sistema sobre un software, cuantas copias concurrentes estan permitidas y como detectar cuando se esta ejecutando.

Lo que necesitaras

  • Servidor HandyCafe funcionando con acceso de administrador.
  • El nombre exacto del proceso de la aplicacion como aparece en el Administrador de Tareas de Windows (por ejemplo: photoshop.exe, steam.exe, chrome.exe).
  • La clave de licencia o numero de serie (para tus registros).
  • El numero de puestos concurrentes que permite tu acuerdo de licencia.

Pasos

  1. Haz clic en Licencias en la barra lateral izquierda de la aplicacion del servidor HandyCafe.
  2. Haz clic en el boton Agregar para crear una nueva entrada de licencia.
  3. Ingresa el Nombre de Licencia. Usa un nombre claro y reconocible como "Adobe Photoshop" o "Biblioteca de Juegos Steam". Este nombre es para tu referencia en la interfaz de gestion.
  4. Ingresa el nombre del Proveedor. Por ejemplo: "Adobe", "Valve", "Microsoft". Esto te ayuda a agrupar e identificar licencias por vendedor.
  5. Ingresa la Clave de Licencia o numero de serie. Este campo almacena la clave para tus registros. No se transmite a los clientes ni se usa para la activacion.
  6. Establece el Tipo en "app" para aplicaciones estandar.
  7. Ingresa el Nombre del Proceso exactamente como aparece en el Administrador de Tareas de Windows. Por ejemplo: photoshop.exe. Asi es como el sistema detecta si la aplicacion esta ejecutandose en un PC cliente. La coincidencia no distingue entre mayusculas y minusculas.
  8. Establece la Cantidad en el numero total de puestos de licencia que posees. Establece Usuarios Simultaneos en el numero de PCs que pueden ejecutar la aplicacion al mismo tiempo. En la mayoria de los casos estos dos numeros son iguales. Por ejemplo, si compraste 5 licencias concurrentes, establece ambos en 5.
  9. Establece el Intervalo de Verificacion en segundos. Este valor determina cuanto tiempo espera el sistema una respuesta de un cliente antes de recuperar su licencia. El valor predeterminado de 300 segundos (5 minutos) funciona para la mayoria de las situaciones. Consulta la seccion de heartbeat abajo para mas detalles.
  10. Opcionalmente establece una Fecha de Vencimiento si tu licencia tiene una fecha limite de renovacion. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

La licencia aparece en la lista de Licencias con su limite de concurrencia mostrado. El sistema comienza a rastrear el proceso en todos los PCs cliente conectados. Cuando un cliente lanza la aplicacion, se hace checkout automatico de una licencia.

Errores comunes

  • Ingresar el nombre de proceso incorrecto. Si el nombre del proceso no coincide con lo que realmente se ejecuta en el cliente, el sistema no puede detectar la aplicacion. Abre el Administrador de Tareas en un PC cliente, lanza la aplicacion y anota el nombre exacto del proceso que se muestra en la pestana Detalles.
  • Confundir el nombre de visualizacion de la aplicacion con el nombre del proceso. "Adobe Photoshop 2026" es el nombre de visualizacion. El nombre del proceso es photoshop.exe. Siempre usa el nombre del proceso.
  • Establecer el limite de usuarios simultaneos mas alto de lo que permite tu acuerdo de licencia real. El sistema permitira mas usuarios de lo que tu licencia permite, lo que puede violar los terminos del proveedor de software.

Como monitorear el uso activo de licencias

Consulta que PCs tienen actualmente una licencia en uso y cuantos puestos quedan disponibles.

Lo que necesitaras

  • Al menos una licencia configurada en el sistema.
  • PCs cliente ejecutando la aplicacion con licencia.

Pasos

  1. Navega a la pagina de Licencias.
  2. Selecciona una licencia de la lista. El panel de detalles muestra el estado de uso actual.
  3. Revisa la seccion de Checkouts Activos. Cada entrada muestra el nombre del PC que tiene la aplicacion ejecutandose, la hora en que se hizo el checkout de la licencia y la marca de tiempo del ultimo heartbeat.
  4. El conteo de Disponibles muestra cuantos puestos quedan abiertos. Por ejemplo, si permites 5 usuarios simultaneos y 3 PCs estan ejecutando la aplicacion, 2 puestos estan disponibles.

Resultado esperado

Una vista en tiempo real de que PCs estan usando cada aplicacion con licencia y cuantos puestos quedan. Esta vista se actualiza a medida que las aplicaciones se lanzan y cierran en los PCs cliente.

Como manejar el limite de licencias alcanzado

Cuando todos los puestos de usuarios simultaneos estan en uso, el sistema impide que PCs adicionales lancen la aplicacion.

Lo que sucede automaticamente

Cuando un PC cliente intenta lanzar una aplicacion y todos los puestos concurrentes ya estan en uso, el sistema bloquea el lanzamiento. El cliente ve una notificacion indicando que se ha alcanzado el numero maximo de usuarios.

Como recuperar una licencia manualmente

Si una licencia esta trabada (por ejemplo, un PC se bloqueo sin cerrar correctamente la aplicacion), puedes recuperarla manualmente.

  1. Navega a la pagina de Licencias y selecciona la licencia.
  2. En la lista de Checkouts Activos, busca el checkout que parece trabado. Tipicamente mostrara una marca de tiempo de heartbeat obsoleta.
  3. Haz clic en el boton Recuperar junto a ese checkout.
  4. El puesto de licencia se libera de inmediato y queda disponible para otro PC.

Cuando usar la recuperacion manual

  • Un PC se bloqueo o perdio conectividad de red. El intervalo de verificacion eventualmente recuperara la licencia automaticamente. Usa la recuperacion manual si necesitas el puesto liberado antes.
  • Un PC cliente fue apagado sin cerrar la aplicacion correctamente.

Errores comunes

  • Recuperar una licencia que esta realmente en uso. El cliente en ese PC puede perder acceso a la aplicacion. Siempre verifica el estado del PC antes de recuperar.

Como configurar el monitoreo por heartbeat

El sistema de heartbeat asegura que las licencias no queden permanentemente bloqueadas por PCs que dejan de responder. Asi es como funciona el ciclo de vida y como configurarlo.

El ciclo de vida de la licencia

  1. Checkout: Un PC cliente lanza una aplicacion monitoreada. El sistema hace checkout automatico de un puesto de licencia para ese PC.
  2. Heartbeat: Mientras la aplicacion esta ejecutandose, el cliente envia senales periodicas de heartbeat al servidor confirmando que la aplicacion sigue activa.
  3. Checkin: Cuando la aplicacion se cierra normalmente, el cliente envia una senal de checkin y el puesto de licencia se libera.
  4. Recuperacion Automatica: Si el servidor deja de recibir heartbeats por mas tiempo que el intervalo de verificacion configurado, asume que la aplicacion ya no esta ejecutandose (el PC puede haberse bloqueado, perdido conectividad o apagado). El servidor recupera el puesto de licencia automaticamente.

Configurar el tiempo limite

  1. Navega a la pagina de Licencias y selecciona la licencia que deseas configurar.
  2. Edita el campo Intervalo de Verificacion. El valor esta en segundos.
  3. Establece un valor apropiado para tu entorno:
    • 120-180 segundos para entornos donde necesitas licencias liberadas rapidamente despues de un problema.
    • 300 segundos (5 minutos) es el valor predeterminado y funciona bien para la mayoria de las configuraciones.
    • 600 segundos (10 minutos) para entornos con inestabilidad de red ocasional donde deseas evitar recuperaciones falsas.
  4. Guarda los cambios.

Resultado esperado

Las licencias se recuperan automaticamente de PCs que no responden despues de que expira el intervalo de verificacion. Esto evita que "checkouts fantasma" consuman puestos de licencia permanentemente.

Errores comunes

  • Establecer el intervalo de verificacion demasiado corto (menos de 60 segundos). Las interrupciones breves de red o la alta carga del servidor pueden hacer que los heartbeats lleguen ligeramente tarde. Un intervalo muy corto puede recuperar licencias de PCs que realmente siguen ejecutando la aplicacion.
  • Establecer el intervalo de verificacion demasiado largo (mas de 15 minutos). Un PC bloqueado mantendra su licencia durante todo el intervalo, impidiendo que otros clientes la usen.

Como rastrear el vencimiento de licencias

Establece fechas de vencimiento para recibir alertas antes de que una licencia caduque.

Lo que necesitaras

  • La fecha de renovacion de cada una de tus licencias de software.

Pasos

  1. Navega a la pagina de Licencias y selecciona la licencia.
  2. Establece la Fecha de Vencimiento a la fecha en que tu acuerdo de licencia expira o debe renovarse.
  3. Guarda los cambios.
  4. El sistema muestra una advertencia a medida que se acerca la fecha de vencimiento. Las licencias que han vencido se marcan en la lista.
  5. Cuando una licencia vence, decide si renovarla con el proveedor y actualizar la fecha de vencimiento, o eliminar la entrada de licencia si no vas a renovar.

Resultado esperado

Los vencimientos proximos son visibles en la pagina de Licencias, dandote aviso anticipado para renovar. Las licencias vencidas estan claramente marcadas para que no permitas inadvertidamente que los clientes usen software para el que ya no tienes licencia.

Errores comunes

  • No establecer una fecha de vencimiento en absoluto. Sin ella, no hay advertencia. La licencia puede caducar sin que nadie lo note.
  • Renovar la licencia con el proveedor pero olvidar actualizar la fecha en HandyCafe. El sistema continuara marcandola como vencida.

Ejemplo: Gestionar 10 licencias concurrentes de juegos de Steam en 30 PCs

Este ejemplo ilustra una configuracion tipica para un cibercafe de gaming.

Escenario

Tienes 30 PCs cliente en tu cafe. Compraste una licencia de sitio comercial de Steam que permite 10 usuarios concurrentes.

Configuracion

  1. Navega a Licencias y haz clic en Agregar.
  2. Ingresa el nombre: "Biblioteca de Juegos Steam".
  3. Ingresa el proveedor: "Valve".
  4. Ingresa tu clave de licencia de sitio de Steam.
  5. Establece tipo en "app".
  6. Establece nombre del proceso en steam.exe.
  7. Establece cantidad en 10 y usuarios simultaneos en 10.
  8. Establece intervalo de verificacion en 300 segundos.
  9. Establece la fecha de vencimiento a tu fecha de renovacion de licencia.
  10. Guarda.

Como funciona en la practica

  • Los primeros 10 clientes que lanzan Steam en sus PCs hacen checkout de un puesto de licencia cada uno.
  • El cliente numero 11 intenta lanzar Steam. El sistema bloquea el lanzamiento y notifica al cliente que todos los puestos de Steam estan actualmente en uso.
  • El cliente 3 termina su sesion y cierra Steam. El sistema hace checkin de la licencia, liberando un puesto.
  • El cliente 11 intenta de nuevo y ahora hace checkout exitoso del puesto recien liberado.
  • Si el PC-07 se bloquea mientras ejecuta Steam, el heartbeat se detiene. Despues de 300 segundos, el servidor recupera ese puesto. Ahora esta disponible para otro cliente.

Monitoreo

Revisa la pagina de Licencias periodicamente para ver patrones de uso. Si los 10 puestos estan consistentemente llenos durante las horas pico, considera comprar licencias concurrentes adicionales. Si los puestos rara vez se llenan todos, es posible que tengas mas licencias de las necesarias.