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Como gestionar sesiones

Esta guia cubre todas las operaciones de sesion que un cajero o propietario realiza durante un turno tipico. Las sesiones son la unidad de facturacion principal en HandyCafe. Cada seccion a continuacion describe una sola operacion con pasos numerados y el resultado esperado.

Lo que necesitaras

  • Un servidor HandyCafe funcionando con al menos un PC cliente conectado (mostrando una tarjeta azul "Inactivo").
  • Una cuenta de cajero o administrador con sesion iniciada en el servidor.
  • Precios configurados (tarifa por hora, IVA y al menos un metodo de pago). Consulta la guia de configuracion de precios si aun no lo has hecho.

Como iniciar una sesion de pago posterior

Una sesion de pago posterior cobra al cliente cuando la sesion termina. El cronometro cuenta hacia arriba sin limite preestablecido.

  1. Localiza el PC cliente inactivo en el Panel de Administracion. Mostrara una tarjeta azul con estado "Inactivo".
  2. Haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente.
  3. En el dialogo de sesion, asegurate de que el tipo de sesion este configurado como Pago posterior. Este es el valor predeterminado.
  4. Opcionalmente, asigna un miembro escribiendo un nombre de usuario en el campo de busqueda de miembros. Si el cliente es un invitado, deja este campo vacio.
  5. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve verde y muestra un cronometro contando hacia arriba desde 00:00:00. El PC cliente pasa de la pantalla de bloqueo al escritorio de la pagina en linea. La sesion ahora esta registrando tiempo facturable.

Como iniciar una sesion prepagada

Una sesion prepagada tiene una duracion fija. El cronometro cuenta hacia abajo y la sesion termina automaticamente cuando se agota el tiempo.

  1. Localiza el PC cliente inactivo en el Panel de Administracion.
  2. Haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente.
  3. En el dialogo de sesion, cambia el tipo de sesion a Prepagada.
  4. Ingresa la duracion de la sesion. Puedes escribir un numero de minutos directamente o hacer clic en uno de los presets de precios (ej. 30 Minutos, 1 Hora, 2 Horas) si los configuraste.
  5. Selecciona el metodo de pago que el cliente esta usando (Efectivo, Tarjeta o cualquier metodo personalizado que hayas creado).
  6. Opcionalmente asigna un miembro.
  7. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve verde y muestra un cronometro de cuenta regresiva comenzando desde la duracion comprada. El PC cliente muestra la pagina en linea. Cuando el cronometro llegue a cero, la sesion terminara automaticamente y el PC regresara a inactivo.

Como pausar una sesion

Pausar detiene el cronometro de facturacion mientras mantiene la sesion abierta. Usa esto cuando un cliente necesita ausentarse temporalmente.

  1. Haz clic en Pausar en la tarjeta verde (activa) del cliente en el Panel de Administracion.
  2. Confirma la pausa en el dialogo que aparece.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve naranja y el cronometro deja de incrementar. El PC cliente muestra un estado de pausa. No se factura tiempo mientras la sesion esta pausada. Se registra un nuevo limite de segmento de precios en el punto de pausa.

Como reanudar una sesion pausada

Reanudar reinicia el cronometro de facturacion desde donde fue pausado.

  1. Haz clic en Reanudar en la tarjeta naranja (pausada) del cliente en el Panel de Administracion.
  2. Confirma la reanudacion en el dialogo.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente regresa a verde y el cronometro reanuda el conteo. Un nuevo segmento de precios comienza en el punto de reanudacion. Si el calendario de precios activo ha cambiado desde que la sesion fue pausada (por ejemplo, la sesion fue pausada en hora valle y se reanuda en hora pico), el nuevo segmento usara el multiplicador actual.

Como agregar tiempo a una sesion activa

Puedes extender o acortar una sesion activa agregando minutos positivos o negativos. Esto funciona tanto para sesiones prepagadas como de pago posterior.

  1. Haz clic en Agregar Tiempo en la tarjeta verde (activa) del cliente en el Panel de Administracion.
  2. Ingresa el numero de minutos a agregar. Usa un numero positivo para extender (ej. 30) o un numero negativo para acortar (ej. -15).
  3. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: Para sesiones prepagadas, el cronometro de cuenta regresiva se actualiza para reflejar el tiempo agregado o eliminado. Para sesiones de pago posterior, el ajuste de duracion se registra y se reflejara en el calculo de facturacion final. Se registra una entrada en el log con el ajuste de tiempo.

Como detener una sesion y cobrar el pago

Detener una sesion finaliza la facturacion, calcula el cargo total y registra una transaccion.

  1. Haz clic en Detener en la tarjeta verde (activa) del cliente en el Panel de Administracion.
  2. Revisa el dialogo de desglose de costos. Muestra:
    • Duracion total de la sesion.
    • Tarifa por hora aplicada.
    • Segmentos de precios (si la sesion abarcaba multiples franjas del calendario de precios).
    • Tarifa de inicio (si esta configurada).
    • Monto de IVA.
    • Cargo total.
  3. Selecciona el metodo de pago (Efectivo, Tarjeta o un metodo personalizado).
  4. Haz clic en Confirmar para finalizar la sesion.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente regresa al estado azul "Inactivo". El PC cliente muestra la pantalla de bloqueo. Se crea una transaccion con el desglose completo de costos. La transaccion aparece en el Reporte de Caja y en la pagina de Registros.

Como iniciar una sesion de miembro con deduccion de billetera

Si un miembro tiene saldo en su billetera, el costo de la sesion se puede deducir de su billetera en lugar de requerir un pago en efectivo al final.

  1. Haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente inactivo.
  2. En el campo de busqueda de miembros, escribe el nombre de usuario o nombre de visualizacion del miembro y seleccionalo de los resultados.
  3. El dialogo mostrara el saldo actual de la billetera del miembro.
  4. Selecciona el tipo de sesion (Pago posterior o Prepagada).
  5. Para Prepagada, ingresa la duracion o selecciona un preset. Para Pago posterior, procede directamente.
  6. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La sesion inicia con el miembro asignado. Para pago posterior, cuando se detiene la sesion, el sistema ofrecera la opcion de deducir el cargo de la billetera del miembro. Para prepagada, el monto se deduce de la billetera al inicio de la sesion. Se crean registros de consumo de billetera en el historial de transacciones del miembro.

Como iniciar una sesion de consola

Las sesiones de consola funcionan igual que las sesiones de PC pero para consolas de juegos (PlayStation, Xbox, etc.) que no ejecutan el software cliente de HandyCafe.

  1. Navega a la pagina de Consolas en la barra lateral izquierda.
  2. Localiza la consola en la que deseas iniciar una sesion.
  3. Haz clic en Iniciar en la tarjeta de la consola.
  4. Selecciona Pago posterior o Prepagada. Los precios de consola usan el multiplicador configurado para esa consola especifica.
  5. Opcionalmente asigna un miembro.
  6. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La tarjeta de la consola se vuelve verde con un cronometro en marcha. Las sesiones de consola usan el multiplicador de precios individual de la consola aplicado sobre la tarifa por hora base.

Como transferir una sesion entre PCs

Si un cliente necesita moverse a un PC diferente, puedes transferir su sesion sin detenerla y reiniciarla.

  1. Haz clic en Transferir en la tarjeta activa (verde) del cliente para el PC que actualmente ejecuta la sesion.
  2. En el dialogo, selecciona el PC de destino de la lista de clientes inactivos.
  3. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La sesion se transfiere al nuevo PC. El PC original regresa a inactivo y el PC de destino se activa con el mismo cronometro de sesion, asignacion de miembro y estado de facturacion. No se crean brechas de precios.

Errores comunes a evitar

  • Olvidar detener sesiones al final del dia. Cualquier sesion dejada activa durante la noche seguira acumulando cargos. Siempre verifica que todas las sesiones esten cerradas antes de cerrar la caja.
  • Pausar en lugar de detener. Pausar mantiene la sesion abierta. Si el cliente se fue definitivamente, detiene la sesion para registrar el pago.
  • Restar tiempo pasado el cero. Si restas mas minutos de los que quedan en una sesion prepagada, la sesion terminara de inmediato. Verifica el tiempo restante antes de ingresar un valor negativo.
  • Detener una sesion antes de que el cliente termine. Una vez detenida, el cliente pierde acceso al PC. Siempre confirma con el cliente antes de detener.
  • No asignar un miembro. Si un miembro esta presente pero no esta asignado, su saldo de billetera no estara disponible para el pago y la sesion no aparecera en su historial. Asigna el miembro al inicio de la sesion para un seguimiento preciso.
  • Ignorar el desglose de costos. Siempre revisa el dialogo de desglose de costos antes de confirmar el pago. Esta es tu ultima oportunidad para detectar cargos incorrectos o aplicar ajustes manuales.