Cómo gestionar sesiones

Esta guía cubre todas las operaciones de sesión que un cajero o propietario realiza durante un turno típico. Las sesiones son la unidad de facturación principal en HandyCafe. Cada sección a continuación describe una sola operación con pasos numerados y el resultado esperado.

Lo que necesitarás

• Un servidor HandyCafe funcionando con al menos un PC cliente conectado (mostrando una tarjeta azul "Inactivo").
• Una cuenta de cajero o administrador con sesión iniciada en el servidor.
• Precios configurados (tarifa por hora, IVA y al menos un método de pago). Consulta la guía de configuración de precios si aún no lo has hecho.

Cómo iniciar una sesión de pago posterior

Una sesión de pago posterior cobra al cliente cuando la sesión termina. El cronómetro cuenta hacia arriba sin límite preestablecido.

1. Localiza el PC cliente inactivo en el Panel de Administración. Mostrará una tarjeta azul con estado "Inactivo".
2. Haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente.
3. En el diálogo de sesión, asegúrate de que el tipo de sesión esté configurado como Pago posterior. Este es el valor predeterminado.
4. Opcionalmente, asigna un miembro escribiendo un nombre de usuario en el campo de búsqueda de miembros. Si el cliente es un invitado, deja este campo vacío.
5. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve verde y muestra un cronómetro contando hacia arriba desde 00:00:00. El PC cliente pasa de la pantalla de bloqueo al escritorio de la página en línea. La sesión ahora está registrando tiempo facturable.

Cómo iniciar una sesión prepagada

Una sesión prepagada tiene una duración fija. El cronómetro cuenta hacia abajo y la sesión termina automáticamente cuando se agota el tiempo.

1. Localiza el PC cliente inactivo en el Panel de Administración.
2. Haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente.
3. En el diálogo de sesión, cambia el tipo de sesión a Prepagada.
4. Ingresa la duración de la sesión. Puedes escribir un número de minutos directamente o hacer clic en uno de los presets de precios (ej. 30 Minutos, 1 Hora, 2 Horas) si los configuraste.
5. Selecciona el método de pago que el cliente está usando (Efectivo, Tarjeta o cualquier método personalizado que hayas creado).
6. Opcionalmente asigna un miembro.
7. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve verde y muestra un cronómetro de cuenta regresiva comenzando desde la duración comprada. El PC cliente muestra la página en línea. Cuando el cronómetro llegue a cero, la sesión terminará automáticamente y el PC regresará a inactivo.

Cómo pausar una sesión

Pausar detiene el cronómetro de facturación mientras mantiene la sesión abierta. Usa esto cuando un cliente necesita ausentarse temporalmente.

1. Haz clic en Pausar en la tarjeta verde (activa) del cliente en el Panel de Administración.
2. Confirma la pausa en el diálogo que aparece.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente se vuelve naranja y el cronómetro deja de incrementar. El PC cliente muestra un estado de pausa. No se factura tiempo mientras la sesión está pausada. Se registra un nuevo límite de segmento de precios en el punto de pausa.

Cómo reanudar una sesión pausada

Reanudar reinicia el cronómetro de facturación desde donde fue pausado.

1. Haz clic en Reanudar en la tarjeta naranja (pausada) del cliente en el Panel de Administración.
2. Confirma la reanudación en el diálogo.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente regresa a verde y el cronómetro reanuda el conteo. Un nuevo segmento de precios comienza en el punto de reanudación. Si el calendario de precios activo ha cambiado desde que la sesión fue pausada (por ejemplo, la sesión fue pausada en hora valle y se reanuda en hora pico), el nuevo segmento usará el multiplicador actual.

Cómo agregar tiempo a una sesión activa

Puedes extender o acortar una sesión activa agregando minutos positivos o negativos. Esto funciona tanto para sesiones prepagadas como de pago posterior.

1. Haz clic en Agregar Tiempo en la tarjeta verde (activa) del cliente en el Panel de Administración.
2. Ingresa el número de minutos a agregar. Usa un número positivo para extender (ej. 30) o un número negativo para acortar (ej. -15).
3. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: Para sesiones prepagadas, el cronómetro de cuenta regresiva se actualiza para reflejar el tiempo agregado o eliminado. Para sesiones de pago posterior, el ajuste de duración se registra y se reflejará en el cálculo de facturación final. Se registra una entrada en el log con el ajuste de tiempo.

Cómo detener una sesión y cobrar el pago

Detener una sesión finaliza la facturación, calcula el cargo total y registra una transacción.

1. Haz clic en Detener en la tarjeta verde (activa) del cliente en el Panel de Administración.
2. Revisa el diálogo de desglose de costos. Muestra:
   • Duración total de la sesión.
   • Tarifa por hora aplicada.
   • Segmentos de precios (si la sesión abarcaba múltiples franjas del calendario de precios).
   • Tarifa de inicio (si está configurada).
   • Monto de IVA.
   • Cargo total.
3. Selecciona el método de pago (Efectivo, Tarjeta o un método personalizado).
4. Haz clic en Confirmar para finalizar la sesión.

Resultado esperado: La tarjeta del cliente regresa al estado azul "Inactivo". El PC cliente muestra la pantalla de bloqueo. Se crea una transacción con el desglose completo de costos. La transacción aparece en el Reporte de Caja y en la página de Registros.

Cómo iniciar una sesión de miembro con deducción de billetera

Si un miembro tiene saldo en su billetera, el costo de la sesión se puede deducir de su billetera en lugar de requerir un pago en efectivo al final.

1. Haz clic en Iniciar en la tarjeta del cliente inactivo.
2. En el campo de búsqueda de miembros, escribe el nombre de usuario o nombre de visualización del miembro y selecciónalo de los resultados.
3. El diálogo mostrará el saldo actual de la billetera del miembro.
4. Selecciona el tipo de sesión (Pago posterior o Prepagada).
5. Para Prepagada, ingresa la duración o selecciona un preset. Para Pago posterior, procede directamente.
6. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La sesión inicia con el miembro asignado. Para pago posterior, cuando se detiene la sesión, el sistema ofrecerá la opción de deducir el cargo de la billetera del miembro. Para prepagada, el monto se deduce de la billetera al inicio de la sesión. Se crean registros de consumo de billetera en el historial de transacciones del miembro.

Cómo iniciar una sesión de consola

Las sesiones de consola funcionan igual que las sesiones de PC pero para consolas de juegos (PlayStation, Xbox, etc.) que no ejecutan el software cliente de HandyCafe.

1. Navega a la página de Consolas en la barra lateral izquierda.
2. Localiza la consola en la que deseas iniciar una sesión.
3. Haz clic en Iniciar en la tarjeta de la consola.
4. Selecciona Pago posterior o Prepagada. Los precios de consola usan el multiplicador configurado para esa consola específica.
5. Opcionalmente asigna un miembro.
6. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La tarjeta de la consola se vuelve verde con un cronómetro en marcha. Las sesiones de consola usan el multiplicador de precios individual de la consola aplicado sobre la tarifa por hora base.

Cómo transferir una sesión entre PCs

Si un cliente necesita moverse a un PC diferente, puedes transferir su sesión sin detenerla y reiniciarla.

1. Haz clic en Transferir en la tarjeta activa (verde) del cliente para el PC que actualmente ejecuta la sesión.
2. En el diálogo, selecciona el PC de destino de la lista de clientes inactivos.
3. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: La sesión se transfiere al nuevo PC. El PC original regresa a inactivo y el PC de destino se activa con el mismo cronómetro de sesión, asignación de miembro y estado de facturación. No se crean brechas de precios.

Errores comunes a evitar

• Olvidar detener sesiones al final del día. Cualquier sesión dejada activa durante la noche seguirá acumulando cargos. Siempre verifica que todas las sesiones estén cerradas antes de cerrar la caja.
• Pausar en lugar de detener. Pausar mantiene la sesión abierta. Si el cliente se fue definitivamente, detiene la sesión para registrar el pago.
• Restar tiempo pasado el cero. Si restas más minutos de los que quedan en una sesión prepagada, la sesión terminará de inmediato. Verifica el tiempo restante antes de ingresar un valor negativo.
• Detener una sesión antes de que el cliente termine. Una vez detenida, el cliente pierde acceso al PC. Siempre confirma con el cliente antes de detener.
• No asignar un miembro. Si un miembro está presente pero no está asignado, su saldo de billetera no estará disponible para el pago y la sesión no aparecerá en su historial. Asigna el miembro al inicio de la sesión para un seguimiento preciso.
• Ignorar el desglose de costos. Siempre revisa el diálogo de desglose de costos antes de confirmar el pago. Esta es tu última oportunidad para detectar cargos incorrectos o aplicar ajustes manuales.