Proveedores

El directorio de proveedores mantiene una base de datos de vendedores y proveedores de los cuales su café compra bienes y servicios. Cada registro de proveedor almacena datos de contacto, términos de pago e información fiscal, proporcionando una referencia central para gestionar sus relaciones con proveedores.

Los proveedores se gestionan en la pestaña Proveedores de la página de Stock en la navegación principal. Anteriormente se encontraban dentro de Configuración.

Campos del registro de proveedor

Cada registro de proveedor contiene la siguiente información:

Campo	Descripción
`name`	El nombre del proveedor o empresa. Este es el identificador principal mostrado en las listas y en los recibos de stock.
`contact_person`	El nombre de su contacto principal en el proveedor (por ejemplo, un representante de ventas o gerente de cuenta).
`phone`	El número de teléfono del proveedor para realizar pedidos o resolver problemas.
`email`	La dirección de correo electrónico del proveedor para confirmaciones de pedidos, facturas o comunicación general.
`address`	La dirección física del proveedor, útil para coordinar entregas o visitas al local.
`payment_term_days`	La cantidad de días permitidos para el pago después de recibir una factura (por ejemplo, 30 para términos neto-30). Esto ayuda a rastrear cuándo vencen los pagos.
`tax_authority`	La autoridad fiscal u oficina de impuestos donde está registrado el proveedor, si aplica.
`tax_identity`	El número de identificación fiscal del proveedor (NIF, número de IVA o equivalente). Requerido para la facturación formal en muchas jurisdicciones.
`notes`	Un campo de texto libre para cualquier información adicional sobre el proveedor (por ejemplo, horarios de entrega, cantidades mínimas de pedido, acuerdos especiales).

Gestión activo / inactivo

Los proveedores tienen una marca de active que controla su visibilidad:

Los proveedores activos aparecen en la lista de proveedores y se sugieren al registrar recibos de stock.
Los proveedores inactivos se ocultan de la lista activa y sugerencias pero permanecen en la base de datos. Los recibos anteriores que referencian al proveedor no se ven afectados.

Desactivar un proveedor es útil cuando deja de ordenar de un vendedor pero desea preservar el historial de compras para reportes. Puede reactivar un proveedor en cualquier momento alternando la marca.

Vincular proveedores a recibos de stock

La conexión principal entre los proveedores y el resto del sistema es a través de los recibos de stock. Cuando registra una entrega en la pestaña Recibo de Stock de la página de Stock, selecciona el proveedor de este directorio y el recibo almacena una referencia directa al registro del proveedor.

Como el vínculo es una referencia real en lugar de texto libre, el historial de recibos permanece asociado al proveedor incluso si el proveedor se renombra más adelante.

Crear un nuevo proveedor

Para agregar un nuevo proveedor:

Abra la página de Stock desde la barra lateral y cambie a la pestaña Proveedores.
Haga clic en el botón Nuevo Proveedor.
Ingrese el nombre (obligatorio). Así aparecerá el proveedor en todo el sistema.
Complete la persona de contacto, teléfono, correo electrónico y dirección según estén disponibles.
Establezca los términos de pago (en días) para rastrear las fechas de vencimiento de las facturas.
Ingrese la autoridad fiscal e identidad fiscal si son requeridas para su contabilidad.
Agregue cualquier nota sobre la relación con el proveedor.
Haga clic en Guardar.

Editar un proveedor

Seleccione un proveedor de la lista para abrir el editor. Puede actualizar cualquier campo en cualquier momento. Renombrar un proveedor no rompe el historial de recibos porque los recibos referencian el registro del proveedor directamente. Use Activar y Desactivar en la tarjeta del proveedor para controlar si el proveedor se ofrece al introducir nuevos recibos.

Casos de uso de proveedores

Rastreo del historial de compras

Al registrar cada entrega con el proveedor correcto, puede revisar el historial de recibos por vendedor para ver:

Todos los artículos comprados de un vendedor específico.
El gasto total con cada proveedor en un período dado.
Qué productos provienen de qué proveedores.

Gestión de términos de pago

El campo payment_term_days le ayuda a planificar el flujo de caja. Combinado con las fechas de factura de los recibos, puede calcular cuándo vencen los pagos y priorizar en consecuencia. Esto es especialmente útil para cafés que compran a crédito de múltiples proveedores con diferentes términos.

Cumplimiento fiscal

Registrar la tax_authority y tax_identity de cada proveedor asegura que tenga la información necesaria para:

Generar reportes de compras para declaraciones de impuestos.
Verificar que las facturas de los proveedores incluyan números de identificación fiscal válidos.
Responder a auditorías de la autoridad fiscal con documentación completa del proveedor.