Proveedores

La pagina de Proveedores mantiene una base de datos de vendedores y proveedores de los cuales su cafe compra bienes y servicios. Cada registro de proveedor almacena datos de contacto, terminos de pago e informacion fiscal, proporcionando una referencia central para gestionar sus relaciones con proveedores.

Campos del registro de proveedor

Cada registro de proveedor contiene la siguiente informacion:

Campo	Descripcion
`name`	El nombre del proveedor o empresa. Este es el identificador principal mostrado en las listas y referenciado desde las entradas de inventario.
`contact_person`	El nombre de su contacto principal en el proveedor (por ejemplo, un representante de ventas o gerente de cuenta).
`phone`	El numero de telefono del proveedor para realizar pedidos o resolver problemas.
`email`	La direccion de correo electronico del proveedor para confirmaciones de pedidos, facturas o comunicacion general.
`address`	La direccion fisica del proveedor, util para coordinar entregas o visitas al local.
`payment_term_days`	La cantidad de dias permitidos para el pago despues de recibir una factura (por ejemplo, 30 para terminos neto-30). Esto ayuda a rastrear cuando vencen los pagos.
`tax_authority`	La autoridad fiscal u oficina de impuestos donde esta registrado el proveedor, si aplica.
`tax_identity`	El numero de identificacion fiscal del proveedor (NIF, numero de IVA o equivalente). Requerido para la facturacion formal en muchas jurisdicciones.
`notes`	Un campo de texto libre para cualquier informacion adicional sobre el proveedor (por ejemplo, horarios de entrega, cantidades minimas de pedido, acuerdos especiales).

Gestion activo / inactivo

Los proveedores tienen una marca de active que controla su visibilidad:

Los proveedores activos aparecen en la lista de proveedores y se sugieren al registrar entradas de inventario.
Los proveedores inactivos se ocultan de la lista activa y sugerencias pero permanecen en la base de datos. Las entradas de inventario anteriores que referencian al proveedor no se ven afectadas.

Desactivar un proveedor es util cuando deja de ordenar de un vendedor pero desea preservar el historial de compras para reportes. Puede reactivar un proveedor en cualquier momento alternando la marca.

Vincular proveedores a entradas de inventario

La conexion principal entre los proveedores y el resto del sistema es a traves de las entradas de inventario. Cuando registra una compra en la pagina de Inventario, el campo supplier_name referencia un proveedor de esta base de datos.

Aunque el vinculo es por nombre (no una clave foranea estricta), el sistema proporciona sugerencias de autocompletado de su lista de proveedores activos al escribir un nombre de proveedor en el formulario de inventario. Esto fomenta la consistencia y facilita filtrar el historial de inventario por proveedor.

Crear un nuevo proveedor

Para agregar un nuevo proveedor:

Navegue a la pagina de Proveedores desde la barra lateral.
Haga clic en el boton Agregar proveedor.
Ingrese el nombre (obligatorio). Asi aparecera el proveedor en todo el sistema.
Complete la persona de contacto, telefono, correo electronico y direccion segun esten disponibles.
Establezca los terminos de pago (en dias) para rastrear las fechas de vencimiento de las facturas.
Ingrese la autoridad fiscal e identidad fiscal si son requeridas para su contabilidad.
Agregue cualquier nota sobre la relacion con el proveedor.
Haga clic en Guardar.

Editar un proveedor

Seleccione un proveedor de la lista para abrir su vista de detalle. Puede actualizar cualquier campo en cualquier momento. Si cambia el nombre del proveedor, tenga en cuenta que las entradas de inventario existentes seguiran referenciando el nombre anterior (ya que el vinculo es por texto, no por ID). Para mejores resultados, actualice el nombre en las entradas de inventario existentes tambien, o use el campo de notas para documentar el cambio de nombre.

Casos de uso de proveedores

Rastreo del historial de compras

Al usar consistentemente el mismo nombre de proveedor en las entradas de inventario, puede filtrar la lista de inventario por proveedor para ver:

Todos los articulos comprados de un vendedor especifico.
El gasto total con cada proveedor en un periodo dado.
Que productos provienen de que proveedores.

Gestion de terminos de pago

El campo payment_term_days le ayuda a planificar el flujo de caja. Combinado con las fechas de las entradas de inventario, puede calcular cuando vencen los pagos y priorizar en consecuencia. Esto es especialmente util para cafes que compran a credito de multiples proveedores con diferentes terminos.

Cumplimiento fiscal

Registrar la tax_authority y tax_identity de cada proveedor asegura que tenga la informacion necesaria para:

Generar reportes de compras para declaraciones de impuestos.
Verificar que las facturas de los proveedores incluyan numeros de identificacion fiscal validos.
Responder a auditorias de la autoridad fiscal con documentacion completa del proveedor.