Proveedores

La página de Proveedores mantiene una base de datos de vendedores y proveedores de los cuales su café compra bienes y servicios. Cada registro de proveedor almacena datos de contacto, términos de pago e información fiscal, proporcionando una referencia central para gestionar sus relaciones con proveedores.

Campos del registro de proveedor

Cada registro de proveedor contiene la siguiente información:

Campo	Descripción
`name`	El nombre del proveedor o empresa. Este es el identificador principal mostrado en las listas y referenciado desde las entradas de inventario.
`contact_person`	El nombre de su contacto principal en el proveedor (por ejemplo, un representante de ventas o gerente de cuenta).
`phone`	El número de teléfono del proveedor para realizar pedidos o resolver problemas.
`email`	La dirección de correo electrónico del proveedor para confirmaciones de pedidos, facturas o comunicación general.
`address`	La dirección física del proveedor, útil para coordinar entregas o visitas al local.
`payment_term_days`	La cantidad de días permitidos para el pago después de recibir una factura (por ejemplo, 30 para términos neto-30). Esto ayuda a rastrear cuándo vencen los pagos.
`tax_authority`	La autoridad fiscal u oficina de impuestos donde está registrado el proveedor, si aplica.
`tax_identity`	El número de identificación fiscal del proveedor (NIF, número de IVA o equivalente). Requerido para la facturación formal en muchas jurisdicciones.
`notes`	Un campo de texto libre para cualquier información adicional sobre el proveedor (por ejemplo, horarios de entrega, cantidades mínimas de pedido, acuerdos especiales).

Gestión activo / inactivo

Los proveedores tienen una marca de active que controla su visibilidad:

Los proveedores activos aparecen en la lista de proveedores y se sugieren al registrar entradas de inventario.
Los proveedores inactivos se ocultan de la lista activa y sugerencias pero permanecen en la base de datos. Las entradas de inventario anteriores que referencian al proveedor no se ven afectadas.

Desactivar un proveedor es útil cuando deja de ordenar de un vendedor pero desea preservar el historial de compras para reportes. Puede reactivar un proveedor en cualquier momento alternando la marca.

Vincular proveedores a entradas de inventario

La conexión principal entre los proveedores y el resto del sistema es a través de las entradas de inventario. Cuando registra una compra en la página de Inventario, el campo supplier_name referencia un proveedor de esta base de datos.

Aunque el vínculo es por nombre (no una clave foránea estricta), el sistema proporciona sugerencias de autocompletado de su lista de proveedores activos al escribir un nombre de proveedor en el formulario de inventario. Esto fomenta la consistencia y facilita filtrar el historial de inventario por proveedor.

Crear un nuevo proveedor

Para agregar un nuevo proveedor:

Navegue a la página de Proveedores desde la barra lateral.
Haga clic en el botón Agregar proveedor.
Ingrese el nombre (obligatorio). Así aparecerá el proveedor en todo el sistema.
Complete la persona de contacto, teléfono, correo electrónico y dirección según estén disponibles.
Establezca los términos de pago (en días) para rastrear las fechas de vencimiento de las facturas.
Ingrese la autoridad fiscal e identidad fiscal si son requeridas para su contabilidad.
Agregue cualquier nota sobre la relación con el proveedor.
Haga clic en Guardar.

Editar un proveedor

Seleccione un proveedor de la lista para abrir su vista de detalle. Puede actualizar cualquier campo en cualquier momento. Si cambia el nombre del proveedor, tenga en cuenta que las entradas de inventario existentes seguirán referenciando el nombre anterior (ya que el vínculo es por texto, no por ID). Para mejores resultados, actualice el nombre en las entradas de inventario existentes también, o use el campo de notas para documentar el cambio de nombre.

Casos de uso de proveedores

Rastreo del historial de compras

Al usar consistentemente el mismo nombre de proveedor en las entradas de inventario, puede filtrar la lista de inventario por proveedor para ver:

Todos los artículos comprados de un vendedor específico.
El gasto total con cada proveedor en un período dado.
Qué productos provienen de qué proveedores.

Gestión de términos de pago

El campo payment_term_days le ayuda a planificar el flujo de caja. Combinado con las fechas de las entradas de inventario, puede calcular cuándo vencen los pagos y priorizar en consecuencia. Esto es especialmente útil para cafés que compran a crédito de múltiples proveedores con diferentes términos.

Cumplimiento fiscal

Registrar la tax_authority y tax_identity de cada proveedor asegura que tenga la información necesaria para:

Generar reportes de compras para declaraciones de impuestos.
Verificar que las facturas de los proveedores incluyan números de identificación fiscal válidos.
Responder a auditorías de la autoridad fiscal con documentación completa del proveedor.