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Como configurar los precios

Esta guia cubre todas las funciones de precios en HandyCafe. Aprenderas a establecer tarifas base, configurar impuestos, crear presets de seleccion rapida y construir un calendario de precios con multiplicadores para horas pico y horas valle.

Lo que necesitaras

  • Acceso de administrador al servidor HandyCafe.
  • Tu tarifa por hora, moneda y tasa de impuestos definidas de antemano.
  • Un plan para las horas pico y valle si deseas precios variables (opcional).

Como establecer tu tarifa por hora base

La tarifa por hora base es el precio predeterminado por hora que se aplica a todas las sesiones de pago posterior y se usa como base para los calculos de sesiones prepagadas.

  1. Abre la aplicacion del servidor HandyCafe.
  2. Haz clic en el icono de engranaje en la barra lateral izquierda para abrir Ajustes.
  3. Selecciona la pestana Precios.
  4. Localiza el campo Tarifa por hora.
  5. Ingresa tu precio por hora en tu moneda base. Por ejemplo, ingresa 10.00 para diez unidades por hora.
  6. Haz clic en Guardar en la parte inferior de la pagina.

Resultado esperado: La tarifa por hora se actualiza de inmediato. Todas las sesiones nuevas usaran esta tarifa. Las sesiones ya en progreso no se ven afectadas.

Como configurar el IVA

El IVA (Impuesto al Valor Agregado) se aplica como un porcentaje sobre el costo base de la sesion.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Localiza el campo Tasa de IVA.
  3. Ingresa el porcentaje como un numero entre 0 y 100. Por ejemplo, ingresa 18 para un 18% de IVA.
  4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Todos los cargos de sesiones futuras incluiran IVA a la tasa especificada. El dialogo de desglose de costos que se muestra al detener una sesion mostrara el monto del IVA como una linea separada.

Nota: Establecer el IVA en 0 desactiva el IVA por completo. No aparecera ninguna linea de IVA en los desgloses de costos ni en los registros de transacciones.

Como establecer una tarifa de inicio

La tarifa de inicio es un cargo minimo que se aplica a cada sesion sin importar la duracion. Si el costo calculado de una sesion es menor que la tarifa de inicio, se cobra la tarifa de inicio en su lugar.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Localiza el campo Tarifa de inicio.
  3. Ingresa el monto del cargo minimo. Por ejemplo, ingresa 2.00 para asegurar que cada sesion cueste al menos 2.00.
  4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Cuando se detiene una sesion, el sistema compara el costo calculado contra la tarifa de inicio. Si el costo calculado es menor, se cobra la tarifa de inicio. El dialogo de desglose de costos indicara cuando aplica la tarifa de inicio.

Consejo: Establece la tarifa de inicio en 0 si no deseas un cargo minimo. Las sesiones muy cortas (ej. 1-2 minutos) se facturaran entonces a la tarifa por hora prorrateada.

Como crear presets de precios

Los presets de precios son botones de seleccion rapida que aparecen al iniciar una sesion prepagada. Permiten a los cajeros iniciar sesiones comunes con un solo clic en lugar de ingresar los minutos manualmente.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Desplazate hacia abajo hasta la seccion de Presets.
  3. Haz clic en Agregar Preset.
  4. Ingresa un nombre para el preset (ej. "30 Minutos").
  5. Ingresa la duracion en minutos (ej. 30).
  6. El precio se calculara automaticamente a partir de tu tarifa por hora. Puedes sobreescribirlo con un precio fijo si lo deseas.
  7. Haz clic en Guardar para agregar el preset.
  8. Repite los pasos 3-7 para cada preset que desees. Las configuraciones comunes incluyen:
    • 30 Minutos
    • 1 Hora (60 minutos)
    • 2 Horas (120 minutos)
    • 3 Horas (180 minutos)
  9. Haz clic en Guardar en la parte inferior de la pagina para aplicar todos los cambios.

Resultado esperado: Al iniciar una sesion prepagada, el dialogo de sesion muestra tus presets como botones seleccionables. Seleccionar un preset llena automaticamente los campos de duracion y monto.

Como configurar precios de hora pico y hora valle

El calendario de precios te permite definir multiplicadores basados en horarios. Un multiplicador de 1.5x durante horas pico significa que los clientes pagan 50% mas por hora. Un multiplicador de 0.7x durante horas valle significa que pagan 30% menos.

HandyCafe usa un sistema de franjas con codigo de colores. Cada franja tiene un nombre, color y multiplicador. Pintas bloques de tiempo en una cuadricula semanal para asignar franjas a horas especificas.

Paso a paso: Crear una franja de horas pico

  1. Navega a Ajustes > Calendario de Precios.
  2. Activa el interruptor del calendario de precios si aun no esta encendido.
  3. Haz clic en Agregar Franja para crear una nueva franja de precios.
  4. Nombra la franja "Pico" (o cualquier nombre descriptivo).
  5. Establece el multiplicador en 1.5. Esto significa que la tarifa por hora base se multiplica por 1.5 durante estas horas.
  6. La franja recibira un color automaticamente (ej. naranja). Puedes cambiarlo si lo deseas.
  7. Haz clic en Guardar para la franja.

Paso a paso: Crear una franja de hora valle

  1. Haz clic en Agregar Franja de nuevo.
  2. Nombrala "Valle".
  3. Establece el multiplicador en 0.7.
  4. Haz clic en Guardar para la franja.

Paso a paso: Pintar la cuadricula semanal

  1. La cuadricula muestra una fila para cada dia de la semana y una columna para cada hora (0-23).
  2. Selecciona la franja "Pico" de la lista de franjas.
  3. Haz clic y arrastra sobre las horas de la tarde (6:00 PM a 11:00 PM) para cada fila de dia laborable (lunes a viernes). Las celdas pintadas tomaran el color de la franja.
  4. Selecciona la franja "Valle" de la lista de franjas.
  5. Haz clic y arrastra sobre las horas de la manana (6:00 AM a 12:00 PM) para cada fila de dia laborable.
  6. Deja las horas sin pintar con la tarifa predeterminada (multiplicador 1.0x).
  7. Haz clic en Guardar para aplicar el calendario.

Resultado esperado: La cuadricula semanal muestra bloques de colores para horas pico y valle. Las horas predeterminadas permanecen sin color. El calendario entra en vigor de inmediato para sesiones nuevas y para nuevos segmentos de precios de sesiones ya en progreso.

Ejemplo de calculo de precios

Supongamos que tu tarifa por hora base es $10.00 y un cliente juega de 5:00 PM a 7:00 PM un miercoles.

  • 5:00 PM a 6:00 PM (1 hora): Franja predeterminada con multiplicador 1.0x. Costo = $10.00 x 1.0 = $10.00.
  • 6:00 PM a 7:00 PM (1 hora): Franja pico con multiplicador 1.5x. Costo = $10.00 x 1.5 = $15.00.
  • Total antes de IVA: $25.00.
  • Si el IVA es 18%: IVA = $4.50. Total final: $29.50.

El dialogo de desglose de costos mostrara ambos segmentos de precios por separado para que el cajero y el cliente puedan ver exactamente como se calculo el cargo.

Nota: HandyCafe crea un nuevo segmento de precios cada vez que cambia la franja activa. Las sesiones que cruzan la medianoche tambien crearan un nuevo segmento en el limite del dia si el calendario difiere entre dias.

Como configurar doble moneda

Si tu cafe acepta pagos en una moneda secundaria (por ejemplo, una zona turistica que acepta moneda local y USD), puedes habilitar la visualizacion de doble moneda.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Localiza la seccion de Moneda Secundaria.
  3. Activa el interruptor de doble moneda.
  4. Selecciona la moneda secundaria del menu desplegable.
  5. Ingresa el tipo de cambio (cuantas unidades de la moneda secundaria equivalen a una unidad de tu moneda base).
  6. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Los desgloses de costos de sesiones y los reportes mostraran montos en ambas monedas. La moneda base sigue siendo el registro oficial del sistema. Los montos en moneda secundaria se calculan al tipo de cambio configurado solo para fines de visualizacion.

Errores comunes a evitar

  • Olvidar activar el calendario de precios. Crear franjas y pintar la cuadricula no tiene efecto si el interruptor del calendario esta apagado. Siempre verifica que el interruptor este activo.
  • Establecer un multiplicador de 0. Un multiplicador cero significa que esa franja horaria es gratuita. Esto casi nunca es intencional. El multiplicador practico minimo es 0.1.
  • Superponer la misma hora con dos franjas. Cada celda de hora solo puede pertenecer a una franja. Pintar sobre una celda reemplaza la asignacion de franja anterior.
  • No guardar despues de hacer cambios. Los cambios en franjas o en la cuadricula no entran en vigor hasta que hagas clic en Guardar. Si navegas a otra pagina sin guardar, todos los cambios se pierden.
  • Confundir la tarifa de inicio con un precio fijo de sesion. La tarifa de inicio es un umbral minimo. Si el costo calculado de la sesion supera la tarifa de inicio, el cliente paga el costo calculado mas alto.
  • Cambiar la tarifa por hora a mitad del dia sin entender el impacto. Las sesiones activas solo tomaran la nueva tarifa para nuevos segmentos de precios. Los segmentos ya calculados conservan la tarifa que estaba activa cuando fueron creados.