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Cómo configurar los precios

Esta guía cubre todas las funciones de precios en HandyCafe. Aprenderás a establecer tarifas base, configurar impuestos, crear presets de selección rápida y construir un calendario de precios con multiplicadores para horas pico y horas valle.

Lo que necesitarás

  • Acceso de administrador al servidor HandyCafe.
  • Tu tarifa por hora, moneda y tasa de impuestos definidas de antemano.
  • Un plan para las horas pico y valle si deseas precios variables (opcional).

Cómo establecer tu tarifa por hora base

La tarifa por hora base es el precio predeterminado por hora que se aplica a todas las sesiones de pago posterior y se usa como base para los cálculos de sesiones prepagadas.

  1. Abre la aplicación del servidor HandyCafe.
  2. Haz clic en el icono de engranaje en la barra lateral izquierda para abrir Ajustes.
  3. Selecciona la pestaña Precios.
  4. Localiza el campo Tarifa por hora.
  5. Ingresa tu precio por hora en tu moneda base. Por ejemplo, ingresa 10.00 para diez unidades por hora.
  6. Haz clic en Guardar en la parte inferior de la página.

Resultado esperado: La tarifa por hora se actualiza de inmediato. Todas las sesiones nuevas usarán esta tarifa. Las sesiones ya en progreso no se ven afectadas.

Cómo configurar el IVA

El IVA (Impuesto al Valor Agregado) se aplica como un porcentaje sobre el costo base de la sesión.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Localiza el campo Tasa de IVA.
  3. Ingresa el porcentaje como un número entre 0 y 100. Por ejemplo, ingresa 18 para un 18% de IVA.
  4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Todos los cargos de sesiones futuras incluirán IVA a la tasa especificada. El diálogo de desglose de costos que se muestra al detener una sesión mostrará el monto del IVA como una línea separada.

Nota: Establecer el IVA en 0 desactiva el IVA por completo. No aparecerá ninguna línea de IVA en los desgloses de costos ni en los registros de transacciones.

Cómo establecer una tarifa de inicio

La tarifa de inicio es un cargo mínimo que se aplica a cada sesión sin importar la duración. Si el costo calculado de una sesión es menor que la tarifa de inicio, se cobra la tarifa de inicio en su lugar.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Localiza el campo Tarifa de inicio.
  3. Ingresa el monto del cargo mínimo. Por ejemplo, ingresa 2.00 para asegurar que cada sesión cueste al menos 2.00.
  4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Cuando se detiene una sesión, el sistema compara el costo calculado contra la tarifa de inicio. Si el costo calculado es menor, se cobra la tarifa de inicio. El diálogo de desglose de costos indicará cuando aplica la tarifa de inicio.

Consejo: Establece la tarifa de inicio en 0 si no deseas un cargo mínimo. Las sesiones muy cortas (ej. 1-2 minutos) se facturarán entonces a la tarifa por hora prorrateada.

Cómo crear presets de precios

Los presets de precios son botones de selección rápida que aparecen al iniciar una sesión prepagada. Permiten a los cajeros iniciar sesiones comunes con un solo clic en lugar de ingresar los minutos manualmente.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Desplázate hacia abajo hasta la sección de Presets.
  3. Haz clic en Agregar Preset.
  4. Ingresa un nombre para el preset (ej. "30 Minutos").
  5. Ingresa la duración en minutos (ej. 30).
  6. El precio se calculará automáticamente a partir de tu tarifa por hora. Puedes sobreescribirlo con un precio fijo si lo deseas.
  7. Haz clic en Guardar para agregar el preset.
  8. Repite los pasos 3-7 para cada preset que desees. Las configuraciones comunes incluyen:
    • 30 Minutos
    • 1 Hora (60 minutos)
    • 2 Horas (120 minutos)
    • 3 Horas (180 minutos)
  9. Haz clic en Guardar en la parte inferior de la página para aplicar todos los cambios.

Resultado esperado: Al iniciar una sesión prepagada, el diálogo de sesión muestra tus presets como botones seleccionables. Seleccionar un preset llena automáticamente los campos de duración y monto.

Cómo configurar precios de hora pico y hora valle

El calendario de precios te permite definir multiplicadores basados en horarios. Un multiplicador de 1.5x durante horas pico significa que los clientes pagan 50% más por hora. Un multiplicador de 0.7x durante horas valle significa que pagan 30% menos.

HandyCafe usa un sistema de franjas con código de colores. Cada franja tiene un nombre, color y multiplicador. Pintas bloques de tiempo en una cuadrícula semanal para asignar franjas a horas específicas.

Paso a paso: Crear una franja de horas pico

  1. Navega a Ajustes > Calendario de Precios.
  2. Activa el interruptor del calendario de precios si aún no está encendido.
  3. Haz clic en Agregar Franja para crear una nueva franja de precios.
  4. Nombra la franja "Pico" (o cualquier nombre descriptivo).
  5. Establece el multiplicador en 1.5. Esto significa que la tarifa por hora base se multiplica por 1.5 durante estas horas.
  6. La franja recibirá un color automáticamente (ej. naranja). Puedes cambiarlo si lo deseas.
  7. Haz clic en Guardar para la franja.

Paso a paso: Crear una franja de hora valle

  1. Haz clic en Agregar Franja de nuevo.
  2. Nómbrala "Valle".
  3. Establece el multiplicador en 0.7.
  4. Haz clic en Guardar para la franja.

Paso a paso: Pintar la cuadrícula semanal

  1. La cuadrícula muestra una fila para cada día de la semana y una columna para cada hora (0-23).
  2. Selecciona la franja "Pico" de la lista de franjas.
  3. Haz clic y arrastra sobre las horas de la tarde (6:00 PM a 11:00 PM) para cada fila de día laborable (lunes a viernes). Las celdas pintadas tomarán el color de la franja.
  4. Selecciona la franja "Valle" de la lista de franjas.
  5. Haz clic y arrastra sobre las horas de la mañana (6:00 AM a 12:00 PM) para cada fila de día laborable.
  6. Deja las horas sin pintar con la tarifa predeterminada (multiplicador 1.0x).
  7. Haz clic en Guardar para aplicar el calendario.

Resultado esperado: La cuadrícula semanal muestra bloques de colores para horas pico y valle. Las horas predeterminadas permanecen sin color. El calendario entra en vigor de inmediato para sesiones nuevas y para nuevos segmentos de precios de sesiones ya en progreso.

Ejemplo de cálculo de precios

Supongamos que tu tarifa por hora base es $10.00 y un cliente juega de 5:00 PM a 7:00 PM un miércoles.

  • 5:00 PM a 6:00 PM (1 hora): Franja predeterminada con multiplicador 1.0x. Costo = $10.00 x 1.0 = $10.00.
  • 6:00 PM a 7:00 PM (1 hora): Franja pico con multiplicador 1.5x. Costo = $10.00 x 1.5 = $15.00.
  • Total antes de IVA: $25.00.
  • Si el IVA es 18%: IVA = $4.50. Total final: $29.50.

El diálogo de desglose de costos mostrará ambos segmentos de precios por separado para que el cajero y el cliente puedan ver exactamente cómo se calculó el cargo.

Nota: HandyCafe crea un nuevo segmento de precios cada vez que cambia la franja activa. Las sesiones que cruzan la medianoche también crearán un nuevo segmento en el límite del día si el calendario difiere entre días.

Cómo configurar doble moneda

Si tu café acepta pagos en una moneda secundaria (por ejemplo, una zona turística que acepta moneda local y USD), puedes habilitar la visualización de doble moneda.

  1. Navega a Ajustes > Precios.
  2. Localiza la sección de Moneda Secundaria.
  3. Activa el interruptor de doble moneda.
  4. Selecciona la moneda secundaria del menú desplegable.
  5. Ingresa el tipo de cambio (cuántas unidades de la moneda secundaria equivalen a una unidad de tu moneda base).
  6. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Los desgloses de costos de sesiones y los reportes mostrarán montos en ambas monedas. La moneda base sigue siendo el registro oficial del sistema. Los montos en moneda secundaria se calculan al tipo de cambio configurado solo para fines de visualización.

Errores comunes a evitar

  • Olvidar activar el calendario de precios. Crear franjas y pintar la cuadrícula no tiene efecto si el interruptor del calendario está apagado. Siempre verifica que el interruptor esté activo.
  • Establecer un multiplicador de 0. Un multiplicador cero significa que esa franja horaria es gratuita. Esto casi nunca es intencional. El multiplicador práctico mínimo es 0.1.
  • Superponer la misma hora con dos franjas. Cada celda de hora solo puede pertenecer a una franja. Pintar sobre una celda reemplaza la asignación de franja anterior.
  • No guardar después de hacer cambios. Los cambios en franjas o en la cuadrícula no entran en vigor hasta que hagas clic en Guardar. Si navegas a otra página sin guardar, todos los cambios se pierden.
  • Confundir la tarifa de inicio con un precio fijo de sesión. La tarifa de inicio es un umbral mínimo. Si el costo calculado de la sesión supera la tarifa de inicio, el cliente paga el costo calculado más alto.
  • Cambiar la tarifa por hora a mitad del día sin entender el impacto. Las sesiones activas solo tomarán la nueva tarifa para nuevos segmentos de precios. Los segmentos ya calculados conservan la tarifa que estaba activa cuando fueron creados.