Como configurar roles y permisos de cajero

Esta guia cubre la creacion de cuentas de cajero, la definicion de roles personalizados con permisos granulares y la asignacion de esos roles a tu personal. Los roles correctamente configurados aseguran que cada empleado solo pueda acceder a las funciones que necesita para su trabajo.

Lo que necesitaras

• Acceso de administrador al servidor HandyCafe (solo los administradores pueden gestionar cuentas de cajero y roles).
• Un plan de que empleados necesitan que nivel de acceso.
• Al menos un rol definido antes de crear cuentas de cajero (los roles deben existir para poder ser asignados).

Como crear un rol personalizado

Los roles definen lo que un cajero puede y no puede hacer. HandyCafe usa seis categorias de permisos, cada una con configuraciones de permisos individuales. Crea tus roles primero y luego asignalos a las cuentas de cajero.

1. Navega a la seccion de Gestion usando la barra lateral izquierda.
2. Abre la pestana de Roles de Cajero.
3. Haz clic en Agregar Rol.
4. Ingresa un nombre para el rol (ej. "Cajero Turno Dia"). Los nombres de roles deben ser unicos.
5. Establece el nivel. Los niveles mas altos indican mayor autoridad. Un cajero con un rol de nivel inferior no puede modificar a un cajero con un rol de nivel superior.
6. Configura los permisos de Autenticacion. Estos controlan las acciones relacionadas con el inicio de sesion:
   • Capacidad de iniciar y cerrar sesion.
   • Capacidad de restablecer contrasena.
7. Configura los permisos de Miembros. Estos controlan lo que el cajero puede hacer con las cuentas de miembros:
   • Ver miembros.
   • Crear miembros.
   • Editar miembros.
   • Eliminar miembros.
   • Recargar billeteras.
   • Ver historial de transacciones.
8. Configura los permisos de Consola. Estos controlan las acciones de sesion y consola:
   • Iniciar y detener sesiones.
   • Pausar y reanudar sesiones.
   • Agregar tiempo.
   • Ver lista de consolas.
9. Configura los permisos de Registros. Estos controlan el acceso a los registros del sistema:
   • Ver registros (solo hoy o todas las fechas).
   • Exportar registros.
10. Configura los permisos de Reportes. Estos controlan el acceso a los reportes financieros:
    • Ver reportes de caja (solo hoy o todas las fechas).
    • Ver estadisticas.
    • Exportar reportes.
11. Configura los permisos de Pagos. Estos controlan las acciones relacionadas con pagos:
    • Aceptar pagos.
    • Procesar reembolsos.
    • Modificar metodos de pago.
    • Ver historial de pagos.
12. Haz clic en Guardar para crear el rol.

Resultado esperado: El nuevo rol aparece en la lista de Roles de Cajero con todos los permisos configurados. Ahora esta disponible para asignar a cuentas de cajero.

Ejemplo practico: Rol de cajero turno dia

Este ejemplo crea un rol restringido adecuado para un cajero regular que trabaja un turno diurno.

1. Navega a Gestion > Roles de Cajero.
2. Haz clic en Agregar Rol.
3. Nombre: "Cajero Turno Dia".
4. Nivel: 1 (nivel mas bajo).
5. Permisos de autenticacion: Habilitar inicio de sesion. Deshabilitar restablecimiento de contrasena.
6. Permisos de miembros:
   • Habilitar: Ver miembros, Crear miembros, Recargar billeteras, Ver historial de transacciones.
   • Deshabilitar: Editar miembros, Eliminar miembros.
7. Permisos de consola:
   • Habilitar: Iniciar sesiones, Detener sesiones, Pausar sesiones, Reanudar sesiones, Agregar tiempo.
   • Deshabilitar: (ninguno; los cajeros de turno dia necesitan control total de sesiones).
8. Permisos de registros:
   • Habilitar: Ver registros (solo hoy).
   • Deshabilitar: Ver todos los registros, Exportar registros.
9. Permisos de reportes:
   • Habilitar: Ver reporte de caja (solo hoy).
   • Deshabilitar: Ver todos los reportes, Ver estadisticas, Exportar reportes.
10. Permisos de pagos:
    • Habilitar: Aceptar pagos, Ver historial de pagos.
    • Deshabilitar: Procesar reembolsos, Modificar metodos de pago.
11. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: El rol "Cajero Turno Dia" puede iniciar y gestionar sesiones, crear miembros, recargar billeteras, ver los registros y reportes de hoy y aceptar pagos. No puede eliminar miembros, modificar metodos de pago, procesar reembolsos ni ver reportes historicos mas alla de hoy.

Ejemplo practico: Rol de gerente

Este ejemplo crea un rol con acceso mas amplio para un gerente de turno de confianza.

1. Navega a Gestion > Roles de Cajero.
2. Haz clic en Agregar Rol.
3. Nombre: "Gerente de Turno".
4. Nivel: 5 (superior al Cajero Turno Dia).
5. Permisos de autenticacion: Habilitar todos.
6. Permisos de miembros: Habilitar todos (Ver, Crear, Editar, Eliminar, Recargar, Historial).
7. Permisos de consola: Habilitar todos.
8. Permisos de registros: Habilitar todos (Ver todos los registros, Exportar registros).
9. Permisos de reportes: Habilitar todos (Ver todos los reportes, Estadisticas, Exportar).
10. Permisos de pagos:
    • Habilitar: Aceptar pagos, Procesar reembolsos, Ver historial de pagos.
    • Deshabilitar: Modificar metodos de pago (reservar esto para el administrador/propietario).
11. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: El rol "Gerente de Turno" tiene acceso casi completo. La unica restriccion es que no puede modificar metodos de pago, que tipicamente es un cambio de configuracion a nivel de propietario.

Como crear una cuenta de cajero

1. Navega a la seccion de Gestion.
2. Abre la pestana de Cajeros.
3. Haz clic en Agregar para crear un nuevo cajero.
4. Ingresa un nombre de usuario. Esto es lo que el cajero escribira para iniciar sesion. Debe ser unico.
5. Ingresa una contrasena. Usa una contrasena segura. El cajero puede cambiarla despues.
6. Selecciona un rol del menu desplegable. Solo apareceran los roles que ya hayas creado.
7. Opcionalmente completa el nombre completo, correo electronico y telefono movil para el registro.
8. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: La nueva cuenta de cajero aparece en la lista de Cajeros. El cajero ahora puede iniciar sesion en el servidor HandyCafe usando su nombre de usuario y contrasena. Su acceso esta restringido a los permisos definidos por su rol asignado.

Como cambiar el rol de un cajero

1. Navega a Gestion > Cajeros.
2. Selecciona el cajero cuyo rol deseas cambiar.
3. En el panel de detalles del cajero, haz clic en el menu desplegable de Rol y selecciona un rol diferente.
4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Los permisos del cajero cambian de inmediato. La proxima vez que realice una accion, el sistema verificara contra su nuevo rol. No necesita cerrar sesion e iniciar de nuevo para que el cambio surta efecto.

Como restringir a un cajero a los reportes de hoy solamente

Este es un requisito comun: quieres que los cajeros vean los numeros del turno actual pero no datos historicos.

1. Abre el rol asignado al cajero (Gestion > Roles de Cajero).
2. En la seccion de permisos de Reportes:
   • Habilitar "Ver reporte de caja (solo hoy)".
   • Deshabilitar "Ver todos los reportes".
   • Deshabilitar "Ver estadisticas".
   • Deshabilitar "Exportar reportes".
3. En la seccion de permisos de Registros:
   • Habilitar "Ver registros (solo hoy)".
   • Deshabilitar "Ver todos los registros".
   • Deshabilitar "Exportar registros".
4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: El cajero puede ver la pagina de Reporte de Caja pero solo ve datos del dia actual. El selector de fecha (si es visible) esta bloqueado en hoy. La pagina de Estadisticas y los botones de exportacion estan ocultos o deshabilitados para este cajero.

Como desactivar una cuenta de cajero

Cuando un empleado deja el cargo, desactiva su cuenta en lugar de eliminarla. Esto preserva el registro de auditoria.

1. Navega a Gestion > Cajeros.
2. Selecciona el cajero a desactivar.
3. Alterna el interruptor de Activo a apagado (o haz clic en Desactivar).
4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: El cajero ya no puede iniciar sesion. Todas sus acciones historicas (sesiones iniciadas, transacciones registradas, registros) permanecen en el sistema. La cuenta puede reactivarse despues si es necesario.

Errores comunes a evitar

• Asignar el rol incorrecto. Siempre verifica el menu desplegable del rol al crear un cajero. Un cajero con un rol de Gerente tiene mucho mas acceso del previsto para un trabajador de turno regular.
• No probar el rol despues de crearlo. Inicia sesion como el cajero (o usa una cuenta de prueba con ese rol) y verifica que las funciones restringidas esten realmente ocultas o deshabilitadas. No confies solo en las casillas de permisos.
• Olvidar que los roles se aplican en el backend. Incluso si un elemento de la interfaz es visible, el backend rechazara acciones no autorizadas segun la configuracion de permisos del rol. Sin embargo, para una buena experiencia de usuario, la interfaz tambien deberia ocultar las funciones no autorizadas.
• Establecer todos los roles en nivel 0. El nivel determina la jerarquia. Si el nivel de un rol es inferior al de otro, el cajero de nivel inferior no puede editar al cajero de nivel superior. Planifica tus niveles: 1 para cajeros basicos, 5 para gerentes, 10 para gerentes senior.
• Compartir cuentas de cajero. Cada empleado deberia tener su propia cuenta. Las cuentas compartidas hacen imposible rastrear quien realizo una accion especifica en los registros.
• Eliminar una cuenta de cajero en lugar de desactivarla. La eliminacion borra la referencia del cajero de las transacciones y registros (se establece en NULL). Siempre desactiva para preservar el registro de auditoria.
• Dejar habilitados los permisos predeterminados de metodos de pago. La mayoria de los cajeros no deberian poder agregar o eliminar metodos de pago. Este es un cambio de configuracion que deberia restringirse a propietarios o administradores.