Preguntas frecuentes

Configuracion e instalacion

Que tipos de negocios admite HandyCafe

HandyCafe esta disenado para cibercafes, centros de gaming, arenas de esports, cybercafes y PC bangs. Cualquier negocio que proporcione acceso temporal a PCs o consolas de juego puede usar HandyCafe para gestionar sesiones, facturacion y membresias.

Cuales son los requisitos del sistema para HandyCafe Server

El servidor requiere Windows 10 o posterior (64 bits), al menos 4 GB de RAM, 500 MB de espacio en disco y una conexion de red local. Los PCs cliente necesitan Windows 10 o posterior con 2 GB de RAM. Todos los PCs deben estar en la misma LAN. Consulte Requisitos del sistema para detalles completos.

Como instalo HandyCafe Server

Descargue el instalador del sitio web oficial, ejecutelo y siga las indicaciones. En el primer inicio, el Asistente de configuracion inicial crea su cuenta de administrador. Consulte Instalacion del servidor para instrucciones paso a paso.

Como conecto un PC cliente al servidor

Instale HandyCafe Client en el PC. Usa mDNS para descubrir el servidor automaticamente en la red local. Si la deteccion automatica falla, ingrese la direccion IP del servidor manualmente en la configuracion del cliente. Consulte Instalacion del cliente.

Por que mi cliente no se conecta al servidor

Causas comunes: el servidor no esta en ejecucion, los PCs estan en subredes diferentes, el firewall esta bloqueando puertos (TCP 5001, 5002, 5003 y UDP 5004), o la clave de conexion no coincide. Consulte Solucion de problemas para soluciones detalladas.

Que puertos usa HandyCafe

TCP 5001 (comandos), TCP 5002 (transferencia de archivos), TCP 5003 (gestion remota), UDP 5004 (transmision de pantalla). Estos son configurables en Configuracion de red.

Como activo mi licencia

Ingrese su clave de licencia en el panel de licencias. El servidor la valida con el servidor de licencias. Se requiere una conexion a internet activa para la activacion inicial. Consulte Licencias.

Que pasa cuando mi servidor pierde conexion por mas de 72 horas

HandyCafe tiene un periodo de gracia sin conexion de 72 horas. Durante este tiempo, todas las funciones operan con normalidad. Despues de 72 horas sin conectividad al servidor de licencias, el servidor entra en estado bloqueado hasta que se restablezca el acceso a internet.

Sesiones y precios

Como inicio una sesion en un PC

En el Panel de administracion, seleccione un PC inactivo (cian) y haga clic en Iniciar en la tarjeta. Elija modo pospago o prepago, opcionalmente asigne un miembro, establezca duracion/monto si es prepago, seleccione un metodo de pago y confirme. Consulte Sesiones.

Cual es la diferencia entre sesiones prepago y pospago

En modo pospago, el cliente paga al final segun el tiempo de uso real. En modo prepago, el cliente paga por adelantado por una duracion o monto fijo. El prepago admite dos sub-modos: Bloquear al comprar (costo fijado al inicio) y Horario en vivo (el costo se ajusta con los cambios de franja horaria). Consulte Sesiones.

Como funciona el horario de precios

El horario de precios es una cuadricula de 7 dias por 24 horas donde cada bloque de tiempo se asigna a una franja de precios con codigo de color. Cada franja tiene un multiplicador (por ejemplo, 1.0x estandar, 1.5x pico, 0.5x fuera de pico). El costo de la sesion se calcula como: tarifa por hora base multiplicada por el multiplicador de la franja multiplicado por la duracion. Consulte Precios de sesiones.

Como establezco precios diferentes para fines de semana vs dias laborables

En Configuracion > Horario de precios, cree franjas de precios con diferentes multiplicadores (por ejemplo, "Dia laboral" a 1.0x, "Fin de semana" a 1.3x). Pinte las columnas de fin de semana con el color de la franja Fin de semana y las columnas de dias laborables con el color de la franja Dia laboral. Consulte Configuracion de horario de precios.

Como pauso y reanudo una sesion

Haga clic en Pausar en la tarjeta del PC en linea. La facturacion se detiene mientras esta pausada. Para reanudar, haga clic en Reanudar en la tarjeta del PC pausado. Un nuevo segmento de precios comienza al reanudar. Consulte Sesiones.

Como agrego tiempo extra a una sesion activa

Haga clic en Agregar tiempo en la tarjeta del PC en linea. Ingrese la cantidad de minutos a agregar (positivo para extender, negativo para reducir). Se crea un registro de transaccion para el ajuste.

Que pasa cuando una sesion abarca multiples franjas de precios

La sesion se divide automaticamente en segmentos en los limites de las franjas. Cada segmento usa el multiplicador activo durante ese periodo. El costo total es la suma de todos los costos de los segmentos. Consulte Precios de sesiones.

Que es la tarifa de inicio

La tarifa de inicio es un cargo minimo aplicado a cada sesion. Aunque una sesion sea muy corta, al cliente se le cobra al menos este monto. Configurela en Configuracion de precios.

Miembros y fidelidad

Como creo un nuevo miembro

Navegue a la pagina de Miembros y haga clic en Agregar miembro. Ingrese el nombre de usuario, nombre visible, correo electronico opcional, telefono y otros detalles. Asigne un nivel si corresponde. Consulte Miembros.

Como funciona el sistema de monedero

Cada miembro tiene un saldo de monedero. Cuando recarga el monedero, se crea un credito de monedero con un monto especifico y tipo de credito (pagado, bonificacion, manual, etc.). Durante las sesiones, el monedero se consume automaticamente. Los creditos pueden tener fechas de expiracion y restricciones de dispositivo. Consulte Monedero del miembro.

Que es un credito de monedero

Un credito de monedero es una entrada discreta de saldo de monedero creada por una sola recarga. Cada credito registra su propio monto, tipo de credito (pagado, bonificacion, manual), estado (activo, expirado, consumido) y restriccion de dispositivo elegible. Los creditos se consumen en orden (el mas antiguo primero). Consulte Monedero del miembro.

Como funcionan los niveles de fidelidad y los puntos

Los miembros ganan puntos a traves de actividades (gastos, visitas, recargas, pedidos). Cada nivel tiene un umbral de puntos. Cuando un miembro acumula suficientes puntos, avanza al siguiente nivel. Los niveles mas altos pueden tener mejores tasas de descuento. Consulte Niveles de fidelidad.

Como recargo el monedero de un miembro

Seleccione el miembro en la pagina de Miembros, haga clic en la opcion de pago/recarga, ingrese el monto, seleccione el tipo de credito y metodo de pago, y confirme. Se crea un nuevo credito de monedero. Consulte Monedero del miembro.

Un miembro puede usar su saldo de monedero tanto para PCs como para consolas

Depende de la restriccion de dispositivo del credito. Los creditos pueden restringirse a "solo PCs", "solo consolas" o "ambos". Al comprar un paquete, la restriccion de dispositivo se define en la configuracion del paquete. Consulte Paquetes.

Que pasa cuando un credito de monedero expira

Cuando un credito alcanza su fecha de expiracion, su estado cambia a "expirado" y el saldo restante ya no esta disponible para uso. El monto expirado se registra en el historial de transacciones del miembro.

Como veo el historial de transacciones de un miembro

Seleccione el miembro en la pagina de Miembros. El panel de detalles del miembro muestra el libro mayor de transacciones con todas las recargas de monedero, gastos, reembolsos y ajustes con marcas de tiempo y montos.

Productos, pedidos e inventario

Como agrego un producto al catalogo

Navegue a Productos y haga clic en Agregar producto. Ingrese el nombre, categoria, unidad, codigo de barras, precio de venta, precio de costo y tasa de IVA. Alterne activo/inactivo. Consulte Productos.

Como creo un pedido para un cliente

Navegue a Pedidos, haga clic en Nuevo pedido, opcionalmente asigne a un PC o agregue una nota, agregue articulos del catalogo de productos con cantidades, luego cierre el pedido con un metodo de pago. Consulte Pedidos.

Como cancelo o reembolso un pedido

Abra el pedido desde la pagina de Pedidos y haga clic en Cancelar. El pedido se anula y no se registra ningun pago. Para reembolsos en pedidos cerrados, use el flujo de reembolso apropiado.

Como funciona el seguimiento de inventario

Cada producto tiene un nivel de stock. El registro de stock rastrea los cambios con razones: venta (decrementado automaticamente al cerrar el pedido), compra (de entradas de inventario), ajuste, desperdicio y devolucion. Consulte Productos e Inventario.

Campanas y paquetes

Como creo una campana

Navegue a Campanas y haga clic en Agregar campana. Ingrese el nombre, descripcion, configurela como activa y establezca una fecha de expiracion si corresponde. Luego agregue paquetes a la campana. Consulte Campanas.

Cual es la diferencia entre paquetes basados en minutos y basados en dinero

Los paquetes basados en minutos otorgan al miembro tiempo (minutos) que puede usarse para sesiones. Los paquetes basados en dinero agregan fondos al monedero del miembro. Ambos pueden incluir montos de bonificacion. Consulte Paquetes.

Como funciona el sistema de bonificacion en los paquetes

Un paquete puede incluir una bonificacion ademas del derecho base. Por ejemplo, un paquete podria ofrecer "60 minutos + 15 minutos de bonificacion" o "$10 + $2 de bonificacion". La bonificacion crea una entrada de credito separada etiquetada con el tipo de credito "Bonificacion".

Como funcionan las restricciones de dispositivo en los paquetes

Cada paquete define una restriccion de dispositivo: cliente (PCs), consola (consolas), ambos, solo PCs o solo consolas. Cuando se compra el paquete, los creditos de monedero/tiempo creados heredan esta restriccion y solo pueden usarse en tipos de dispositivos compatibles.

Gestion de cajeros

Como creo una cuenta de cajero

Navegue a Gestion > Cajeros. Haga clic en Agregar cajero, ingrese un nombre de usuario y contrasena, y asigne un rol. El cajero puede iniciar sesion con estas credenciales. Consulte Roles de cajero.

Como configuro los permisos para un rol de cajero

Navegue a Gestion > Roles de cajero. Cree un nuevo rol o edite uno existente. Active o desactive las marcas de permisos individuales en cada una de las 6 categorias (Autenticacion, Miembros, Consolas, Registros, Reportes, Metodos de pago). Consulte Roles de cajero.

Cuales son las 6 categorias de permisos

Autenticacion (1 marca), Miembros (6 marcas: ver, agregar, eliminar, actualizar, mostrar correo, mostrar telefono), Consolas (4 marcas: ver, agregar, eliminar, actualizar), Registros (4 marcas: ver, historial completo, solo hoy, eliminar), Reportes (3 marcas: ver, historial completo, solo hoy), Metodos de pago (4 marcas: gestionar, agregar, eliminar, actualizar). Total: 22 marcas de permisos individuales.

Como funciona la proteccion contra fuerza bruta en el inicio de sesion del cajero

Despues de 5 intentos fallidos de inicio de sesion en 10 minutos, la cuenta se bloquea por 15 minutos. Todos los intentos fallidos se registran en la pista de auditoria con una alerta de seguridad.

Como veo los reportes de turno del cajero

Abra la pagina de Reporte de caja. Filtre por nombre del cajero para ver las transacciones procesadas por un cajero especifico durante su turno. El resumen del turno muestra totales y desglose por metodo de pago.

Configuracion y ajustes

Como cambio el idioma

Navegue a Configuracion > General y seleccione su idioma del menu desplegable. HandyCafe admite 24 idiomas. La interfaz se actualiza inmediatamente. Consulte Configuracion general.

Como configuro el inicio de sesion con Google OAuth

Navegue a Configuracion > OAuth. Habilite OAuth globalmente, luego habilite Google. Ingrese su ID de cliente de Google y Secreto de cliente (desde la Consola de Google Cloud). Opcionalmente importe el archivo de credenciales JSON. Pruebe iniciando un inicio de sesion OAuth desde un PC cliente. Consulte Configuracion de OAuth.

Como configuro la cuadricula de horario de precios

Navegue a Configuracion > Horario de precios. Habilite el horario, cree franjas con codigos de color y multiplicadores, luego haga clic/arrastre en la cuadricula de 7x24 horas para pintar los bloques de tiempo con la franja deseada. Consulte Configuracion de horario de precios.

Como personalizo la pantalla de espera del cliente

Navegue a Configuracion > Clientes > pestana Pantalla de espera. Habilite la presentacion, agregue imagenes o videos, establezca duraciones y transiciones. Opcionalmente habilite las superposiciones de reloj y nombre del cafe. Consulte Pantalla de espera del cliente.

Como cambio el tema de apariencia del cliente

Navegue a Configuracion > Clientes > pestana Apariencia. Seleccione un tema (Neon Arena, Crimson Pulse, Emerald Depth), elija una disposicion predefinida y configure el fondo, densidad de tarjetas y efectos. Consulte Apariencia del cliente.

Como configuro las notificaciones de sonido

Navegue a Configuracion > Sonidos. Habilite el interruptor maestro de sonidos, luego seleccione un sonido para cada evento (Llamar cajero, Nuevo pedido, Fin de sesion, Solicitud de inicio de sesion) de las 15 opciones integradas. Consulte Configuracion de sonidos.

Que es la clave de conexion y por que es importante

La clave de conexion es un secreto compartido usado para la autenticacion criptografica entre el servidor y los clientes. Evita que dispositivos no autorizados se conecten a su servidor. Todos los clientes deben usar la misma clave que el servidor. Configurela en Configuracion de red.

Gestion remota

Como tomo una captura de pantalla remota de un PC cliente

Seleccione el cliente en el Panel de administracion y haga clic en Captura de pantalla en la tarjeta. El visor de capturas muestra la imagen capturada. Puede actualizar para una nueva captura o descargar la imagen. Consulte Capturas de pantalla.

Como uso el escritorio remoto para controlar un PC cliente

Seleccione la tarjeta del cliente y haga clic en Escritorio remoto. Se abre una ventana con transmision de video H.264 en vivo. Puede controlar el raton y el teclado de forma remota y la sincronizacion del portapapeles funciona entre servidor y cliente. Consulte Escritorio remoto.

Como funciona el sistema de sincronizacion de archivos

Configure los directorios a sincronizar en Configuracion > Explorador de sincronizacion. Al activarse, el servidor crea un manifiesto de archivos. Los clientes comparan el manifiesto con los archivos locales y descargan solo los archivos cambiados o nuevos usando transferencia por fragmentos. Consulte Sincronizacion de archivos.

Como veo que aplicaciones estan ejecutandose en un PC cliente

Seleccione el cliente en el Panel de administracion y haga clic en Aplicaciones en ejecucion en la tarjeta. Un panel muestra todos los procesos en ejecucion con nombres y detalles. Tambien puede ver Aplicaciones de inicio, Aplicaciones instaladas y Aplicaciones con ventana desde los mismos botones de accion.

Como envio un mensaje a un PC cliente

Seleccione la tarjeta del cliente y haga clic en Enviar mensaje. Escriba su mensaje y confirme. El mensaje aparece en la pantalla del cliente.

Como apago o reinicio un PC cliente de forma remota

Seleccione la tarjeta del cliente y haga clic en Apagar o Reiniciar. Tambien puede seleccionar multiples clientes para operaciones masivas. Wake on LAN esta disponible para encender PCs desconectados que lo admitan.

Reportes y estadisticas

Como veo el reporte de caja

Navegue a Reporte de caja desde la barra lateral. El reporte muestra tarjetas de resumen, historial de transacciones, ganancias por equipo y graficos. Use filtros de fecha para limitar el rango de tiempo. Consulte Reporte de caja.

Como exporto datos de reportes

En el Reporte de caja, use la funcion de exportar/copiar para copiar datos de transacciones al portapapeles en formato CSV. Luego puede pegarlo en Excel o cualquier aplicacion de hojas de calculo.

Que estadisticas estan disponibles en la pagina de Estadisticas

Nueve pestanas de estadisticas: Tendencias de ingresos, Analisis de ventas, Seguimiento de gastos, Estadisticas de sesiones, Utilizacion de consolas, Uso de aplicaciones, Tasas de uso de computadoras, Actividad de miembros y Rendimiento de cajeros. Consulte Estadisticas.

Como verifico las tasas de utilizacion de computadoras

Navegue a Estadisticas > pestana Uso de computadoras. Esto muestra porcentajes de utilizacion por PC, tiempo de actividad e ingresos por equipo. Tambien identifica sus PCs mas ocupados. Consulte Estadisticas de sesiones y computadoras.

Solucion de problemas

El cliente muestra "desconectado" pero el PC esta encendido. Que hago

Verifique que: 1) HandyCafe Client este ejecutandose en el PC, 2) Ambos PCs esten en la misma red/subred, 3) El firewall permita los puertos TCP 5001-5003, 4) La clave de conexion coincida entre servidor y cliente. Consulte Solucion de problemas.

Los precios de la sesion parecen incorrectos. Como lo verifico

Revise la configuracion de precios (Configuracion > Precios) para la tarifa por hora base y el IVA. Revise el horario de precios (Configuracion > Horario de precios) para los multiplicadores activos en el momento de la sesion. Revise los segmentos de precios de la sesion en los detalles de la transaccion para ver como se calculo cada segmento.

El inicio de sesion OAuth esta atascado en "pendiente". Como lo resuelvo

Asegurese de que el administrador haya aprobado la solicitud en la pagina de Solicitudes. Si la solicitud esta atascada, verifique: 1) Las credenciales del proveedor OAuth son correctas en Configuracion > OAuth, 2) El servidor tiene acceso a internet para alcanzar la API del proveedor, 3) El codigo del dispositivo no ha expirado (tipicamente expiran en 15-30 minutos).

El escritorio remoto esta lento. Como mejoro el rendimiento

Reduzca la tasa de bits en la configuracion de transmision (pruebe 1000-2000 kbps para LAN). Verifique el ancho de banda de red entre servidor y cliente. Asegurese de que el puerto UDP 5004 no este bloqueado. Use Ethernet cableado en lugar de WiFi para mejores resultados.

Mi licencia muestra "over_limit". Que significa

Hay mas PCs cliente conectados de los que su licencia permite. Desconecte clientes no utilizados o actualice su licencia. El servidor no iniciara nuevas sesiones hasta que la cantidad de clientes conectados este en o por debajo del limite.

Un cajero esta bloqueado despues de demasiados intentos fallidos de inicio de sesion. Como lo desbloqueo

Espere 15 minutos para que el bloqueo automatico expire. Si es urgente, un administrador puede gestionar la cuenta del cajero a traves de la interfaz de gestion.