Cómo procesar pedidos

Esta guía cubre la creación, modificación, cierre y cancelación de pedidos de alimentos, bebidas y otros productos que se venden en tu café. Los pedidos son independientes de la facturación de sesiones. Un cliente puede tener tanto una sesión activa como pedidos abiertos al mismo tiempo.

Lo que necesitarás

• Una cuenta de cajero o administrador con sesión iniciada en el servidor HandyCafe.
• Productos configurados en la página de Productos (al menos un producto con nombre, categoría, precio y tasa de IVA).
• Al menos un método de pago disponible (Efectivo siempre está presente por defecto).

Cómo crear y cerrar un pedido

Este es el flujo de trabajo estándar: crear un pedido, agregar artículos y cerrarlo con pago en un solo flujo.

1. Navega a la página de Pedidos usando la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en el botón Nuevo Pedido.
3. Opcionalmente asigna el pedido a un PC cliente. Haz clic en el campo de asignación de PC y selecciona un cliente conectado del menú desplegable. Si la venta es para un cliente que pasa por el mostrador, puedes omitir este paso.
4. Opcionalmente agrega una nota al pedido (ej. "Mesa 3" o "Servilletas extra").
5. Busca productos usando el campo de búsqueda. Escribe el nombre de un producto o categoría para filtrar la lista.
6. Haz clic en un producto para agregarlo al pedido. La cantidad predeterminada es 1.
7. Para cambiar la cantidad, haz clic en el campo de cantidad junto al artículo e ingresa el número deseado.
8. Repite los pasos 5-7 para cada producto que el cliente desee.
9. Revisa el resumen del pedido. El diálogo muestra:
   • Cada línea con nombre del producto, precio unitario, cantidad y total de línea.
   • Subtotal (suma de todos los totales de línea).
   • IVA (calculado a partir de la tasa de IVA de cada artículo).
   • Total general.
10. Haz clic en Cerrar Pedido para proceder al pago.
11. Selecciona el método de pago (Efectivo, Tarjeta o un método personalizado).
12. Haz clic en Confirmar para finalizar el pedido y registrar la transacción.

Resultado esperado: El pedido pasa a la pestaña "Cerrados" en la página de Pedidos. Se registra una transacción con el monto del pedido, método de pago y desglose de IVA. La transacción aparece en el Reporte de Caja. Si el pedido fue asignado a un PC cliente, queda vinculado al historial de sesión de ese PC.

Cómo modificar un pedido abierto

Puedes cambiar el contenido de un pedido mientras no haya sido cerrado.

Cambiar la cantidad de un artículo

1. Navega a la página de Pedidos.
2. Busca el pedido abierto en la pestaña "Abiertos".
3. Haz clic en el pedido para expandir sus detalles.
4. Localiza el artículo que deseas modificar.
5. Haz clic en el campo de cantidad e ingresa la nueva cantidad.
6. El total de línea y el total del pedido se actualizan automáticamente.

Cambiar el precio unitario de un artículo

1. Abre los detalles del pedido.
2. Haz clic en el campo de precio unitario junto al artículo.
3. Ingresa el nuevo precio. Esto sobreescribe el precio predeterminado del producto solo para este pedido.
4. El total de línea se recalcula.

Eliminar un artículo

1. Abre los detalles del pedido.
2. Haz clic en el botón de eliminar o quitar junto al artículo que deseas remover.
3. El artículo se elimina y el total del pedido se recalcula.

Resultado esperado: El pedido abierto refleja las cantidades, precios o artículos eliminados actualizados. El total se ajusta automáticamente.

Cómo cancelar un pedido

Cancelar un pedido lo retira del procesamiento activo. Solo se pueden cancelar pedidos abiertos (no pagados).

1. Navega a la página de Pedidos.
2. Busca el pedido abierto en la pestaña "Abiertos".
3. Haz clic en el pedido para seleccionarlo.
4. Haz clic en el botón Cancelar.
5. Confirma la cancelación en el diálogo.

Resultado esperado: El estado del pedido cambia a "Cancelado". Sale de la pestaña Abiertos. No se registra ninguna transacción. Los pedidos cancelados permanecen en el sistema para fines de auditoría pero no afectan los reportes financieros.

Nota: No puedes cancelar un pedido que ya fue cerrado y pagado. Para revertir un pedido pagado, se requiere un proceso de reembolso.

Cómo crear una venta rápida de mostrador

Una venta de mostrador es un pedido no vinculado a ningún PC ni miembro. Usa esto para ventas en el mostrador donde el cliente no está usando una computadora.

1. Navega a la página de Pedidos.
2. Haz clic en Nuevo Pedido.
3. No asignes un PC. Deja el campo de PC vacío.
4. Agrega una nota si es útil (ej. "Mostrador, bebida energética").
5. Agrega los productos que el cliente está comprando.
6. Haz clic en Cerrar Pedido.
7. Selecciona el método de pago y confirma.

Resultado esperado: El pedido se crea y se cierra sin asociación a ningún PC ni sesión. La transacción se registra en el Reporte de Caja bajo el turno del cajero actual.

Cómo gestionar un pedido de cliente desde un PC

Los clientes pueden hacer pedidos directamente desde su PC cliente usando la interfaz de la página en línea. Cuando un cliente hace un pedido, el servidor recibe una notificación.

1. Suena una notificación en el servidor (el sonido de nuevo pedido configurado en Ajustes).
2. Aparece una insignia de notificación o un popup en el icono de la página de Pedidos en la barra lateral.
3. Navega a la página de Pedidos.
4. El nuevo pedido aparece en la pestaña "Abiertos". Muestra:
   • El nombre del PC cliente que hizo el pedido.
   • Los artículos que el cliente seleccionó con cantidades y precios.
   • Una nota opcional del cliente.
5. Revisa los artículos del pedido para verificar la disponibilidad de productos.
6. Prepara los artículos (prepara la bebida, calienta la comida, etc.).
7. Cuando esté listo, cierra el pedido usando el flujo normal de cierre:
   • Haz clic en Cerrar Pedido.
   • Selecciona el método de pago. Si el cliente tiene billetera de miembro, puedes deducir de ella.
   • Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: El pedido queda vinculado a la sesión activa del cliente. La notificación se borra. La transacción se registra. El cliente ve la actualización del estado del pedido en su PC.

Consejo: Puedes modificar el pedido antes de cerrarlo si un artículo está agotado. Elimina el artículo no disponible y comunica el cambio al cliente.

Cómo asignar un pedido a un miembro

Si el cliente es un miembro registrado, vincular el pedido a su cuenta permite el pago con billetera y el seguimiento del historial de pedidos.

1. Crea un nuevo pedido o abre un pedido abierto existente.
2. Si el pedido está asignado a un PC con una sesión de miembro activa, el miembro se vincula automáticamente.
3. Si el pedido es una venta de mostrador, puedes buscar y asignar manualmente un miembro en el campo de miembro del pedido.
4. Al cerrar el pedido, las opciones de método de pago incluirán el saldo de billetera del miembro si tiene fondos suficientes.

Resultado esperado: El pedido aparece en el historial de pedidos del miembro. Las deducciones de billetera crean registros de consumo vinculados al pedido.

Errores comunes a evitar

• Agregar productos con precio cero. Si el precio de venta de un producto está establecido en cero en la página de Productos, los artículos del pedido también serán cero. Siempre verifica los precios de los productos antes de abrir al público.
• Cerrar un pedido sin verificar los artículos. Una vez cerrado, la transacción queda registrada. Verifica cantidades y precios antes de hacer clic en Confirmar.
• Ignorar las notificaciones de pedidos de clientes. Cuando un cliente hace un pedido desde su PC, permanece en la pestaña Abiertos hasta que un cajero lo procesa. Los pedidos sin procesar generan clientes insatisfechos. Monitorea las notificaciones durante periodos de alta demanda.
• Cancelar en lugar de modificar. Si solo un artículo está mal, modifica el pedido abierto en lugar de cancelar y recrear. Esto ahorra tiempo y mantiene el registro de auditoría más limpio.
• No configurar productos antes del día de apertura. Los pedidos requieren que los productos existan en la página de Productos. Configura tu catálogo completo de productos con nombres, precios, categorías y tasas de IVA correctos antes de tu primer turno.
• Olvidar las tasas de IVA en los productos. Si un producto tiene una tasa de IVA de 0 pero debería estar gravado, el total del pedido será incorrecto. Verifica las tasas de IVA por producto en la página de Productos.