Como procesar pedidos

Esta guia cubre la creacion, modificacion, cierre y cancelacion de pedidos de alimentos, bebidas y otros productos que se venden en tu cafe. Los pedidos son independientes de la facturacion de sesiones. Un cliente puede tener tanto una sesion activa como pedidos abiertos al mismo tiempo.

Lo que necesitaras

• Una cuenta de cajero o administrador con sesion iniciada en el servidor HandyCafe.
• Productos configurados en la pagina de Productos (al menos un producto con nombre, categoria, precio y tasa de IVA).
• Al menos un metodo de pago disponible (Efectivo siempre esta presente por defecto).

Como crear y cerrar un pedido

Este es el flujo de trabajo estandar: crear un pedido, agregar articulos y cerrarlo con pago en un solo flujo.

1. Navega a la pagina de Pedidos usando la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en el boton Nuevo Pedido.
3. Opcionalmente asigna el pedido a un PC cliente. Haz clic en el campo de asignacion de PC y selecciona un cliente conectado del menu desplegable. Si la venta es para un cliente que pasa por el mostrador, puedes omitir este paso.
4. Opcionalmente agrega una nota al pedido (ej. "Mesa 3" o "Servilletas extra").
5. Busca productos usando el campo de busqueda. Escribe el nombre de un producto o categoria para filtrar la lista.
6. Haz clic en un producto para agregarlo al pedido. La cantidad predeterminada es 1.
7. Para cambiar la cantidad, haz clic en el campo de cantidad junto al articulo e ingresa el numero deseado.
8. Repite los pasos 5-7 para cada producto que el cliente desee.
9. Revisa el resumen del pedido. El dialogo muestra:
   • Cada linea con nombre del producto, precio unitario, cantidad y total de linea.
   • Subtotal (suma de todos los totales de linea).
   • IVA (calculado a partir de la tasa de IVA de cada articulo).
   • Total general.
10. Haz clic en Cerrar Pedido para proceder al pago.
11. Selecciona el metodo de pago (Efectivo, Tarjeta o un metodo personalizado).
12. Haz clic en Confirmar para finalizar el pedido y registrar la transaccion.

Resultado esperado: El pedido pasa a la pestana "Cerrados" en la pagina de Pedidos. Se registra una transaccion con el monto del pedido, metodo de pago y desglose de IVA. La transaccion aparece en el Reporte de Caja. Si el pedido fue asignado a un PC cliente, queda vinculado al historial de sesion de ese PC.

Como modificar un pedido abierto

Puedes cambiar el contenido de un pedido mientras no haya sido cerrado.

Cambiar la cantidad de un articulo

1. Navega a la pagina de Pedidos.
2. Busca el pedido abierto en la pestana "Abiertos".
3. Haz clic en el pedido para expandir sus detalles.
4. Localiza el articulo que deseas modificar.
5. Haz clic en el campo de cantidad e ingresa la nueva cantidad.
6. El total de linea y el total del pedido se actualizan automaticamente.

Cambiar el precio unitario de un articulo

1. Abre los detalles del pedido.
2. Haz clic en el campo de precio unitario junto al articulo.
3. Ingresa el nuevo precio. Esto sobreescribe el precio predeterminado del producto solo para este pedido.
4. El total de linea se recalcula.

Eliminar un articulo

1. Abre los detalles del pedido.
2. Haz clic en el boton de eliminar o quitar junto al articulo que deseas remover.
3. El articulo se elimina y el total del pedido se recalcula.

Resultado esperado: El pedido abierto refleja las cantidades, precios o articulos eliminados actualizados. El total se ajusta automaticamente.

Como cancelar un pedido

Cancelar un pedido lo retira del procesamiento activo. Solo se pueden cancelar pedidos abiertos (no pagados).

1. Navega a la pagina de Pedidos.
2. Busca el pedido abierto en la pestana "Abiertos".
3. Haz clic en el pedido para seleccionarlo.
4. Haz clic en el boton Cancelar.
5. Confirma la cancelacion en el dialogo.

Resultado esperado: El estado del pedido cambia a "Cancelado". Sale de la pestana Abiertos. No se registra ninguna transaccion. Los pedidos cancelados permanecen en el sistema para fines de auditoria pero no afectan los reportes financieros.

Nota: No puedes cancelar un pedido que ya fue cerrado y pagado. Para revertir un pedido pagado, se requiere un proceso de reembolso.

Como crear una venta rapida de mostrador

Una venta de mostrador es un pedido no vinculado a ningun PC ni miembro. Usa esto para ventas en el mostrador donde el cliente no esta usando una computadora.

1. Navega a la pagina de Pedidos.
2. Haz clic en Nuevo Pedido.
3. No asignes un PC. Deja el campo de PC vacio.
4. Agrega una nota si es util (ej. "Mostrador, bebida energetica").
5. Agrega los productos que el cliente esta comprando.
6. Haz clic en Cerrar Pedido.
7. Selecciona el metodo de pago y confirma.

Resultado esperado: El pedido se crea y se cierra sin asociacion a ningun PC ni sesion. La transaccion se registra en el Reporte de Caja bajo el turno del cajero actual.

Como gestionar un pedido de cliente desde un PC

Los clientes pueden hacer pedidos directamente desde su PC cliente usando la interfaz de la pagina en linea. Cuando un cliente hace un pedido, el servidor recibe una notificacion.

1. Suena una notificacion en el servidor (el sonido de nuevo pedido configurado en Ajustes).
2. Aparece una insignia de notificacion o un popup en el icono de la pagina de Pedidos en la barra lateral.
3. Navega a la pagina de Pedidos.
4. El nuevo pedido aparece en la pestana "Abiertos". Muestra:
   • El nombre del PC cliente que hizo el pedido.
   • Los articulos que el cliente selecciono con cantidades y precios.
   • Una nota opcional del cliente.
5. Revisa los articulos del pedido para verificar la disponibilidad de productos.
6. Prepara los articulos (prepara la bebida, calienta la comida, etc.).
7. Cuando este listo, cierra el pedido usando el flujo normal de cierre:
   • Haz clic en Cerrar Pedido.
   • Selecciona el metodo de pago. Si el cliente tiene billetera de miembro, puedes deducir de ella.
   • Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: El pedido queda vinculado a la sesion activa del cliente. La notificacion se borra. La transaccion se registra. El cliente ve la actualizacion del estado del pedido en su PC.

Consejo: Puedes modificar el pedido antes de cerrarlo si un articulo esta agotado. Elimina el articulo no disponible y comunica el cambio al cliente.

Como asignar un pedido a un miembro

Si el cliente es un miembro registrado, vincular el pedido a su cuenta permite el pago con billetera y el seguimiento del historial de pedidos.

1. Crea un nuevo pedido o abre un pedido abierto existente.
2. Si el pedido esta asignado a un PC con una sesion de miembro activa, el miembro se vincula automaticamente.
3. Si el pedido es una venta de mostrador, puedes buscar y asignar manualmente un miembro en el campo de miembro del pedido.
4. Al cerrar el pedido, las opciones de metodo de pago incluiran el saldo de billetera del miembro si tiene fondos suficientes.

Resultado esperado: El pedido aparece en el historial de pedidos del miembro. Las deducciones de billetera crean registros de consumo vinculados al pedido.

Errores comunes a evitar

• Agregar productos con precio cero. Si el precio de venta de un producto esta establecido en cero en la pagina de Productos, los articulos del pedido tambien seran cero. Siempre verifica los precios de los productos antes de abrir al publico.
• Cerrar un pedido sin verificar los articulos. Una vez cerrado, la transaccion queda registrada. Verifica cantidades y precios antes de hacer clic en Confirmar.
• Ignorar las notificaciones de pedidos de clientes. Cuando un cliente hace un pedido desde su PC, permanece en la pestana Abiertos hasta que un cajero lo procesa. Los pedidos sin procesar generan clientes insatisfechos. Monitorea las notificaciones durante periodos de alta demanda.
• Cancelar en lugar de modificar. Si solo un articulo esta mal, modifica el pedido abierto en lugar de cancelar y recrear. Esto ahorra tiempo y mantiene el registro de auditoria mas limpio.
• No configurar productos antes del dia de apertura. Los pedidos requieren que los productos existan en la pagina de Productos. Configura tu catalogo completo de productos con nombres, precios, categorias y tasas de IVA correctos antes de tu primer turno.
• Olvidar las tasas de IVA en los productos. Si un producto tiene una tasa de IVA de 0 pero deberia estar gravado, el total del pedido sera incorrecto. Verifica las tasas de IVA por producto en la pagina de Productos.