Contas
Uma conta é uma comanda em aberto para um cliente ou uma mesa. Em vez de receber o dinheiro toda vez que uma sessão termina ou um pedido é entregue, o operador de caixa lança o valor em uma conta. O cliente continua jogando e pedindo. Tudo é recebido de uma vez, na saída.
A página Contas é aberta pela barra de ferramentas.
Quando Usar uma Conta
Use uma conta quando o cliente não vai pagar na hora:
- O cliente troca de PC várias vezes durante a mesma visita.
- O cliente joga no console e também pede algo na cafeteria.
- Um grupo senta em uma mesa e acerta tudo junto no final.
A sessão de um membro é sempre cobrada da conta do membro e não pode ser lançada em uma conta. A sessão pré-paga é paga antes de começar. Ela também nunca chega a uma conta.
Abrindo uma Conta
Existem duas maneiras de abrir uma conta.
Pela página Contas. Selecione Nova conta, digite o nome do cliente ou da mesa e confirme. O nome é opcional. Uma conta sem nome aparece na lista como Conta sem nome.
Por uma sessão. Quando o operador de caixa encerra uma sessão de PC ou de console, a tela de pagamento oferece Lançar na conta. O operador escolhe uma conta aberta ou cria uma Nova conta. O dispositivo é liberado na hora e o valor passa para a conta.
Lançar em uma conta exige o encerramento da sessão. O lançamento e o recebimento em dinheiro não acontecem na mesma etapa.
Adicionando Itens a uma Conta
Uma conta reúne itens de três origens:
| Origem | Como o item chega à conta |
|---|---|
| Computadores | O operador escolhe Lançar na conta ao encerrar uma sessão de PC |
| Consoles | O operador escolhe Lançar na conta ao encerrar uma sessão de console |
| Cafeteria | O pedido da cafeteria é vinculado à conta em vez de recebido |
Produtos também podem ser adicionados direto a uma conta aberta com Adicionar produto, no painel de detalhes da conta.
Um pedido que está em uma conta não é recebido separadamente. Ele é recebido quando a conta é fechada.
Lendo a Lista de Contas
A lista tem três filtros.
| Filtro | Mostra |
|---|---|
| Abertas | Todas as contas que ainda estão acumulando, inclusive as parcialmente pagas |
| Sinalizadas | Contas abertas acima do limite de alerta |
| Fechadas | Contas fechadas ou canceladas dentro do período selecionado |
Quatro indicadores ficam acima da lista:
- Contas abertas: quantas contas estão abertas neste momento.
- Total em aberto: a soma que ainda falta receber.
- Aberta há mais tempo: há quanto tempo a conta mais antiga está rodando.
- Fechadas hoje: quantas contas foram acertadas hoje.
A visão Fechadas tem um limite. Quando o período selecionado retorna mais contas do que a página exibe, um aviso pede que você reduza o intervalo.
Contas Sinalizadas
Uma conta é sinalizada quando está aberta há mais de 4 horas ou quando o total passa de 200 na sua moeda. Um aviso aparece acima da lista sempre que houver alguma conta sinalizada, com uma ação Listar que leva direto ao filtro Sinalizadas. Uma conta sinalizada é um lembrete para dar uma olhada no cliente, não um erro.
O Painel de Detalhes da Conta
Ao selecionar uma conta, o painel de detalhes é aberto. O painel abre o total por origem:
| Linha | Significado |
|---|---|
| Computadores | Sessões de PC lançadas nesta conta, uma a uma |
| Consoles | Sessões de console lançadas nesta conta, uma a uma |
| Cafeteria | Pedidos vinculados a esta conta, listados por número do pedido |
| Cobrança de dispositivos | O total das sessões em computadores e consoles |
| Cafeteria | O total dos pedidos |
| Recebido | O que já foi pago nesta conta |
| Restante | O que ainda falta pagar |
Se o cliente pagou mais que o total, o painel mostra Reembolso devido no lugar de Restante. Se uma conta foi fechada por menos que o total, ele mostra Não recebido.
O painel também mostra quando a conta foi aberta e qual dispositivo gerou o primeiro item.
Recebendo uma Conta
Selecione Fechar conta no painel de detalhes. A tela de pagamento abre com o valor restante.
Pagamento integral
Informe todo o valor restante e confirme. A conta é fechada e o pagamento é registrado no turno do operador de caixa.
Pagamento parcial
Informe um valor menor que o restante e mantenha a conta aberta. O pagamento é registrado e o saldo restante diminui. A conta continua na lista Abertas com o status Parcialmente paga. Use isso quando um cliente paga a parte dele em uma comanda de grupo.
Fechar por menos
Se o operador de caixa fecha uma conta recebendo menos que o valor restante, o HandyCafe pede uma confirmação explícita. A diferença é baixada como perda e continua visível na conta como Não recebido. Isso é perda real de receita. A confirmação não pode ser pulada.
O desconto em uma conta é dado recebendo menos. Não existe um campo de desconto separado na conta.
Contas vazias e já acertadas
Uma conta sem itens pode ser fechada sem pagamento. Uma conta já coberta por pagamentos parciais anteriores também pode ser fechada sem novo pagamento. Nos dois casos, o sistema pede confirmação antes.
Renomeando e Cancelando
Renomear troca o nome do cliente ou da mesa a qualquer momento enquanto a conta está aberta.
Cancelar conta dá baixa em todo o saldo e fecha a conta. As sessões e os pedidos que estavam nela continuam nos seus relatórios. O uso não se perde. Uma conta que já recebeu algum pagamento não pode ser cancelada. Feche a conta e dê baixa na diferença.
Contas nos Relatórios
Uma conta acertada gera uma transação do tipo tabs no turno do operador de caixa que recebeu, carregando o método de pagamento e o total de minutos de sessão da conta. As sessões e os pedidos mantêm os próprios registros. A receita não é contada duas vezes.
Mensagens Comuns
| Mensagem | O que significa |
|---|---|
| Esta conta já está fechada | Outro operador acertou a conta enquanto a sua tela estava aberta |
| O valor é maior do que o que resta na conta | Reduza o valor recebido até o saldo restante |
| A conta mudou enquanto a tela de pagamento estava aberta | Um item foi adicionado nesse meio-tempo. Reabra a conta e receba o novo total |
| A sessão de um membro é cobrada do membro e não pode ir para uma conta | Receba pela carteira do membro |
| Lançar em uma conta exige o encerramento da sessão | Pare a sessão primeiro e depois lance o valor |
| Este pedido está em uma conta e é recebido quando essa conta for fechada | Feche a conta em vez do pedido |