Cuentas
Una cuenta es un ticket abierto de un cliente o de una mesa. En lugar de cobrar cada vez que termina una sesión o se entrega un pedido, el cajero carga el importe a una cuenta. El cliente sigue jugando y pidiendo. Todo se cobra una sola vez, a la salida.
La página de Cuentas se abre desde la barra de herramientas.
Cuándo usar una cuenta
Usa una cuenta cuando el cliente no paga en el momento:
- Un cliente pasa por varios PCs durante la misma visita.
- Un cliente juega en una consola y además pide en la cafetería.
- Un grupo se sienta en una mesa y liquida todo junto al final.
La sesión de un miembro siempre se factura a su cuenta de miembro y no puede cargarse a una cuenta abierta. Una sesión prepago se paga antes de empezar. Esa tampoco llega nunca a una cuenta.
Abrir una cuenta
Hay dos formas de abrir una cuenta.
Desde la página de Cuentas. Selecciona Nueva cuenta, escribe el nombre del cliente o de la mesa y confirma. El nombre es opcional. Una cuenta sin nombre aparece como Cuenta sin nombre.
Desde una sesión. Cuando un cajero termina una sesión de PC o de consola, la pantalla de cobro ofrece Cargar a la cuenta. El cajero elige una cuenta abierta existente o crea una con Nueva cuenta. El equipo queda libre de inmediato y el importe pasa a la cuenta.
Para cargar a una cuenta hay que terminar la sesión. El cargo y un cobro en efectivo no pueden ocurrir en el mismo paso.
Añadir artículos a una cuenta
Una cuenta recoge artículos de tres orígenes:
| Origen | Cómo llega a la cuenta |
|---|---|
| Computadoras | El cajero elige Cargar a la cuenta al terminar una sesión de PC |
| Consolas | El cajero elige Cargar a la cuenta al terminar una sesión de consola |
| Cafetería | Un pedido de cafetería se adjunta a la cuenta en lugar de cobrarse |
Los productos también pueden añadirse directamente a una cuenta abierta con Añadir producto en el panel de detalle de la cuenta.
Un pedido que está en una cuenta no se cobra por separado. Se cobra cuando se liquida la cuenta.
Leer la lista de cuentas
La lista tiene tres filtros.
| Filtro | Muestra |
|---|---|
| Abiertas | Todas las cuentas que siguen acumulando, incluidas las pagadas en parte |
| Marcadas | Cuentas abiertas por encima del umbral de aviso |
| Cerradas | Cuentas cerradas o anuladas dentro del rango de fechas seleccionado |
Sobre la lista hay cuatro indicadores:
- Cuentas abiertas: cuántas cuentas hay abiertas ahora mismo.
- Total abierto: la suma que queda por cobrar.
- Abierta hace más tiempo: cuánto lleva funcionando la cuenta abierta más antigua.
- Cerradas hoy: cuántas cuentas se liquidaron hoy.
La vista de Cerradas tiene un tope. Cuando un rango de fechas devuelve más cuentas de las que caben en la página, un aviso te pide acotar el rango.
Cuentas marcadas
Una cuenta se marca cuando lleva abierta más de 4 horas o su total supera 200 en tu moneda. Aparece un aviso sobre la lista siempre que hay alguna cuenta marcada, con una acción Ver lista que salta al filtro Marcadas. Una cuenta marcada es un recordatorio para pasar por la mesa, no un error.
El panel de detalle de la cuenta
Al seleccionar una cuenta se abre su panel de detalle. El panel desglosa el total por origen:
| Línea | Significado |
|---|---|
| Computadoras | Sesiones de PC concretas cargadas a esta cuenta |
| Consolas | Sesiones de consola concretas cargadas a esta cuenta |
| Cafetería | Pedidos adjuntos a esta cuenta, listados por número de pedido |
| Cargo por equipos | El total de sesiones entre computadoras y consolas |
| Cafetería | El total de pedidos |
| Cobrado | Lo que ya se ha pagado de esta cuenta |
| Pendiente | Lo que aún se debe |
Si el cliente pagó más del total, el panel muestra Devolución pendiente en lugar de Pendiente. Si una cuenta se cerró por debajo de su total, muestra No cobrado.
El panel indica además cuándo se abrió la cuenta y qué equipo generó el primer artículo.
Cobrar una cuenta
Selecciona Cerrar cuenta en el panel de detalle. La pantalla de cobro se abre con el importe pendiente.
Pago completo
Introduce todo el importe pendiente y confirma. La cuenta se cierra y el pago queda registrado en el turno del cajero.
Pago parcial
Introduce menos del importe pendiente y mantén la cuenta abierta. El pago se registra y el saldo pendiente baja. La cuenta permanece en la lista de Abiertas con el estado Pagada en parte. Úsalo cuando un cliente paga su parte de una cuenta de grupo.
Cerrar por debajo del total
Si el cajero cierra una cuenta cobrando menos del importe pendiente, HandyCafe pide una confirmación explícita. La diferencia se da por perdida y queda visible en la cuenta como No cobrado. Esto es una pérdida real de ingresos. La confirmación no se puede omitir.
Un descuento sobre una cuenta se aplica cobrando menos. No hay un campo de descuento aparte en la cuenta.
Cuentas vacías y ya liquidadas
Una cuenta sin artículos puede cerrarse sin cobro. Una cuenta ya cubierta por pagos parciales anteriores también puede cerrarse sin un cobro adicional. Ambas piden confirmación antes.
Renombrar y anular
Renombrar cambia el nombre del cliente o de la mesa en cualquier momento mientras la cuenta está abierta.
Anular cuenta da por perdido todo el saldo y cierra la cuenta. Las sesiones y los pedidos que contiene siguen en tus reportes. El consumo no se pierde. Una cuenta que ya tiene algún pago no se puede anular. En ese caso ciérrala y asume la diferencia como no cobrada.
Las cuentas en los reportes
Una cuenta liquidada genera una transacción de tipo tabs en el turno del cajero que cobra, con el método de pago y el total de minutos de sesión de la cuenta. Las sesiones y los pedidos conservan sus propios registros. Los ingresos no se cuentan dos veces.
Mensajes frecuentes
| Mensaje | Qué significa |
|---|---|
| Esta cuenta ya está cerrada | Otro cajero la liquidó mientras tenías la pantalla abierta |
| El importe es mayor que lo que queda en la cuenta | Reduce el importe cobrado al saldo pendiente |
| La cuenta cambió mientras la pantalla de cobro estaba abierta | Se añadió un artículo entretanto. Vuelve a abrir la cuenta y cobra el nuevo total |
| La sesión de un miembro se factura al miembro y no puede ir a una cuenta | Cóbrala del monedero del miembro |
| Para cargar a una cuenta hay que terminar la sesión | Detén primero la sesión y carga después |
| Este pedido está en una cuenta y se cobra cuando se liquida esa cuenta | Liquida la cuenta en lugar del pedido |