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Cómo Configurar la Cafetería

Esta guía te lleva a través de la configuración completa por primera vez del módulo de Cafetería. Al final tendrás un menú para clientes publicado en handy.cafe/{your-slug}, un plano de planta con al menos una mesa funcional, un menú con productos y un pedido de prueba realizado con éxito.

Lo Que Necesitarás

  • Una licencia activa de HandyCafe. La autenticación de la Cafetería utiliza la licencia automáticamente; no necesitas pegar una clave manualmente.
  • Conectividad a internet en el servidor. La Cafetería es principalmente en la nube, por lo que el aprovisionamiento, la sincronización del menú y la consulta de pedidos requieren acceso saliente a la API en la nube.
  • Un slug que deseas usar para la URL del menú público. Los caracteres permitidos son letras minúsculas, números y guiones. La longitud es de 3 a 62 caracteres.
  • Opcional: un logo e imagen de encabezado. El formato recomendado es WebP hasta 2 MB.
  • Opcional: una impresora de recibos TCP en la red local.

Paso 1: Habilitar la Cafetería

  1. Abre el Servidor de HandyCafe.
  2. Navega a Configuración en la barra lateral.
  3. Abre la pestaña Cafetería.
  4. Activa Habilitar Cafetería.
  5. El servidor contacta la API en la nube usando tu licencia como token de autorización. Si tiene éxito, se abre el Asistente de Aprovisionamiento.

Resultado esperado: Aparece la pantalla del Asistente de Aprovisionamiento. Si ves un error sobre la licencia o conectividad, verifica tu conexión a internet y confirma que tu licencia de HandyCafe esté activa.

Paso 2: Provisar Tu Café

El asistente solicita cuatro campos.

  1. Slug. Escribe el sufijo de URL deseado. El indicador de disponibilidad se actualiza en un segundo. Si el slug está tomado o reservado, elige otro.
  2. Nombre para Mostrar. El nombre legible que se muestra en la parte superior del menú para clientes, por ejemplo "Salón de Juegos de Atilla".
  3. País y Moneda. Elige el país donde opera el café. La moneda se establece por defecto según el país y puede cambiarse.
  4. Zona Horaria. Elige la zona horaria para las marcas de tiempo de pedidos y liquidaciones.
  5. Haz clic en Crear Café.

Resultado esperado: El asistente se cierra y se abre el espacio de trabajo de la Cafetería. Tu URL pública handy.cafe/{slug} ahora está activa, aunque el menú está vacío.

Paso 3: Completar el Perfil del Negocio

  1. Aún en Configuración > Cafetería, desplázate a la sección Perfil del Negocio.
  2. Sube un Logo (imagen cuadrada).
  3. Sube una Imagen de Encabezado (banner ancho).
  4. Ingresa la Dirección y Teléfono para mostrar en el pie de página del menú para clientes.
  5. Activa o desactiva Mostrar Tiempo de Preparación en el Menú dependiendo de si deseas que los clientes vean los tiempos estimados de preparación.
  6. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: El logo y el encabezado aparecen en una vista previa. Al visitar handy.cafe/{slug} en un navegador ahora se muestra el encabezado con la marca pero aún con contenido vacío.

Paso 4: Crear Pisos

  1. En Configuración > Cafetería, encuentra la sección Pisos.
  2. Haz clic en Agregar Piso y nómbralo (por ejemplo "Salón Principal").
  3. Agrega pisos adicionales si tu local tiene múltiples áreas (por ejemplo "Entresuelo", "Patio Exterior").
  4. Reordena los pisos con los botones de mover hacia arriba y hacia abajo. El piso superior se convierte en el predeterminado en el editor de Planos de Planta.

Resultado esperado: Tus pisos aparecen en la lista. La pestaña Cafetería > Plano de Planta ahora muestra las pestañas de los pisos en la parte superior.

Paso 5: Construir el Plano de Planta

  1. Abre Cafetería > Plano de Planta.
  2. Selecciona el primer piso de las pestañas.
  3. Haz clic en Agregar Mesa. Aparece una mesa cuadrada en el origen del lienzo.
  4. Arrastra la mesa a la posición deseada. Suelta para guardar.
  5. Haz clic en la mesa para abrir su panel de propiedades. Configura:
    • Código (por ejemplo "T1", "Ventana 3").
    • Nombre para Mostrar (etiqueta más larga opcional).
    • Número de Asientos.
    • Forma (cuadrada, rectangular horizontal, rectangular vertical o redonda).
    • Tamaño (1 a 10).
  6. Repite para cada mesa en el piso.
  7. Opcionalmente cambia a vista 3D para revisar el diseño desde una perspectiva arquitectónica.

Resultado esperado: Tu plano de planta muestra todas las mesas en sus posiciones reales. El arrastre está deshabilitado en la vista 3D; cambia de nuevo a 2D para mover mesas.

Paso 6: Construir el Menú

  1. Abre Cafetería > Menú.
  2. Haz clic en Agregar Categoría. Ingresa un nombre y elige un ícono MDI del selector de íconos. Haz clic en Guardar.
  3. Repite para cada categoría (por ejemplo "Bebidas Calientes", "Bebidas Frías", "Hamburguesas", "Postres").
  4. Dentro de una categoría, haz clic en Agregar Producto. Ingresa:
    • Nombre.
    • Descripción (se admite Markdown).
    • Línea de Ingredientes.
    • Precio Base.
    • Tasa de IVA.
    • Tiempo de Preparación (valor estático).
    • Opcional: Etiqueta de Unidad, bandera de Seguimiento de Stock, cantidad en Stock.
  5. Sube una Foto del producto. Se acepta cualquier formato; se recomienda WebP hasta 2 MB.
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Si el producto tiene opciones, desplázate a la sección de Variantes y haz clic en Agregar Variante. Crea una fila para cada opción con su diferencia de precio. Activa Requerido si el cliente debe elegir una.
  8. Repite para cada producto en tu menú.

Resultado esperado: El menú para clientes en handy.cafe/{slug} ahora muestra tus categorías y productos. Visítalo en un navegador para verificar.

Paso 7: Configurar la Impresora (Opcional)

  1. Aún en Configuración > Cafetería, desplázate a Configuración de Impresora.
  2. Establece Tipo en TCP.
  3. Ingresa la IP y Puerto de la impresora. La mayoría de las impresoras ESC POS TCP escuchan en el puerto 9100.
  4. Habilita Corte Automático si la impresora lo soporta.
  5. Habilita Impresión Automática en Nuevo Pedido para activar una impresión para cada pedido entrante.
  6. Habilita Notificación de Sonido para una alerta de audio junto con la notificación de escritorio.
  7. Haz clic en Impresión de Prueba. Un recibo de muestra debería imprimirse en unos segundos.

Resultado esperado: El recibo de prueba se imprime con éxito. Si no se imprime nada, verifica la IP, el puerto y que la impresora esté en la misma red local que el servidor.

Paso 8: Asignar una Mesa y Realizar un Pedido de Prueba

  1. Abre Cafetería > Mesas (o usa el menú de acciones del Plano de Planta).
  2. Elige una mesa y haz clic en Asignar Cliente (también etiquetado como "Abrir Mesa").
  3. Anota el código de seguridad de 6 dígitos que se muestra. Escríbelo o deja el diálogo abierto.
  4. En un teléfono, navega a handy.cafe/{slug}/{table-code}. También puedes escanear el QR si tienes una etiqueta impresa.
  5. Ingresa el código de 6 dígitos.
  6. Navega por el menú y agrega un artículo al carrito.
  7. Procede al pago. Elige Efectivo como método de pago (la configuración de Stripe es opcional y se puede agregar más tarde).
  8. Envía el pedido.
  9. En el servidor, cambia a Cafetería > Pedidos.

Resultado esperado: En 3 segundos, aparece una nueva tarjeta de pedido en el panel de Pedidos. Se dispara una notificación de escritorio. Se reproduce una alerta de audio si las notificaciones de sonido están habilitadas. La insignia de conteo pendiente se incrementa en la pestaña de Pedidos.

Paso 9: Avanzar y Liquidar el Pedido de Prueba

  1. En la tarjeta de pedido, haz clic en el botón de siguiente estado. El pedido pasa de realizado a confirmado.
  2. Continúa haciendo clic para avanzar a través de preparando, listo y servido.
  3. En la página de Mesas, abre la misma mesa y haz clic en Liquidar Cuenta.
  4. Elige Efectivo como método de pago y confirma.

Resultado esperado: La mesa vuelve a inactiva. El código de seguridad ha expirado. Se crea un registro de liquidación que puede auditarse más tarde.

Errores Comunes a Evitar

  • Omitir el perfil del negocio. Los clientes ven el nombre para mostrar por defecto y un área de logo rota si lanzas antes de guardar el perfil.
  • No reimprimir códigos QR después de cambios en el slug. Cambiar el slug invalida todos los QR existentes. Imprime nuevas etiquetas y reemplázalas en cada mesa.
  • Publicar demasiadas categorías al inicio. Apunta a 6 a 10 categorías de nivel superior. Los clientes navegan más rápido cuando el menú cabe en la pantalla.
  • Olvidar configurar la impresora antes del primer turno real. Sin Impresión Automática en Nuevo Pedido, el personal puede perder pedidos durante un período ocupado. Siempre realiza al menos una impresión de prueba.
  • Dejar activado el valor por defecto de Mostrar Tiempo de Preparación en el Menú sin historial dinámico. Durante los primeros 30 días, el valor estático es lo que ven los clientes. Establece tiempos estáticos realistas o desactiva la opción hasta que la estimación dinámica esté entrenada.
  • Usar el mismo dispositivo para pruebas del personal y del cliente. La sesión del cliente persiste durante 24 horas; si tu dispositivo de prueba se entrega luego a un cliente, ya estarían en el menú sin verificación. Limpia el dispositivo o usa un perfil de navegador limpio para las pruebas.