Rechnungen
Eine Rechnung ist eine laufende Abrechnung für einen Gast oder einen Tisch. Statt jedes Mal zu kassieren, wenn eine Sitzung endet oder eine Bestellung geliefert wird, bucht der Kassierer den Betrag auf eine Rechnung. Der Gast spielt und bestellt weiter. Kassiert wird einmal, beim Gehen.
Die Seite Rechnungen öffnen Sie über die Symbolleiste.
Wann Sie eine Rechnung nutzen
Nutzen Sie eine Rechnung, wenn der Gast nicht sofort zahlt:
- Ein Gast wechselt während eines Besuchs zwischen mehreren PCs.
- Ein Gast spielt an einer Konsole und bestellt zusätzlich in der Cafeteria.
- Eine Gruppe sitzt an einem Tisch und rechnet am Ende gemeinsam ab.
Eine Mitgliedssitzung wird immer dem Mitgliedskonto berechnet und kann nicht auf eine Rechnung gebucht werden. Eine Prepaid-Sitzung ist vor dem Start bezahlt. Auch sie landet nie auf einer Rechnung.
Eine Rechnung eröffnen
Es gibt zwei Wege, eine Rechnung zu eröffnen.
Über die Seite Rechnungen. Wählen Sie Neue Rechnung, geben Sie einen Kunden- oder Tischnamen ein und bestätigen Sie. Der Name ist optional. Eine Rechnung ohne Namen erscheint als Unbenannte Rechnung.
Aus einer Sitzung heraus. Beendet ein Kassierer eine PC- oder Konsolensitzung, bietet der Zahlungsbildschirm Auf Rechnung buchen an. Der Kassierer wählt eine bestehende offene Rechnung oder Neue Rechnung. Das Gerät wird sofort freigegeben und der Betrag wandert auf die Rechnung.
Um auf Rechnung zu buchen, muss die Sitzung beendet werden. Buchen und Kassieren lassen sich nicht im selben Schritt erledigen.
Posten auf eine Rechnung setzen
Eine Rechnung sammelt Posten aus drei Quellen:
| Quelle | Wie der Posten auf die Rechnung kommt |
|---|---|
| Computer | Der Kassierer wählt beim Beenden einer PC-Sitzung Auf Rechnung buchen |
| Konsolen | Der Kassierer wählt beim Beenden einer Konsolensitzung Auf Rechnung buchen |
| Cafeteria | Eine Cafeteria-Bestellung wird der Rechnung angehängt statt kassiert |
Produkte lassen sich im Detailpanel der Rechnung auch direkt über Produkt hinzufügen aufbuchen.
Eine Bestellung, die auf einer Rechnung liegt, wird nicht einzeln kassiert. Sie wird eingezogen, wenn die Rechnung beglichen wird.
Die Rechnungsliste lesen
Die Liste hat drei Filter.
| Filter | Zeigt |
|---|---|
| Offen | Jede Rechnung, die noch läuft, einschließlich der teilweise bezahlten |
| Markiert | Offene Rechnungen über dem Warnschwellenwert |
| Geschlossen | Rechnungen, die im gewählten Zeitraum geschlossen oder storniert wurden |
Über der Liste stehen vier Kennzahlen:
- Offene Rechnungen: wie viele Rechnungen gerade offen sind.
- Offener Gesamtbetrag: die Summe, die noch zu kassieren ist.
- Längste offen: wie lange die älteste offene Rechnung schon läuft.
- Heute geschlossen: wie viele Rechnungen heute beglichen wurden.
Die Ansicht Geschlossen ist begrenzt. Liefert ein Zeitraum mehr Rechnungen, als die Seite anzeigt, bittet ein Hinweis darum, den Zeitraum einzugrenzen.
Markierte Rechnungen
Eine Rechnung wird markiert, wenn sie länger als 4 Stunden offen ist oder ihr Gesamtbetrag über 200 in Ihrer Währung liegt. Sobald eine Rechnung markiert ist, erscheint über der Liste ein Banner mit der Aktion Liste, die zum Filter Markiert springt. Eine markierte Rechnung ist ein Anlass, nach dem Gast zu sehen, kein Fehler.
Das Detailpanel der Rechnung
Beim Auswählen einer Rechnung öffnet sich ihr Detailpanel. Es schlüsselt den Gesamtbetrag nach Quelle auf:
| Zeile | Bedeutung |
|---|---|
| Computer | Einzelne PC-Sitzungen, die auf diese Rechnung gebucht wurden |
| Konsolen | Einzelne Konsolensitzungen, die auf diese Rechnung gebucht wurden |
| Cafeteria | Bestellungen auf dieser Rechnung, nach Bestellnummer aufgeführt |
| Gerätekosten | Die Summe der Sitzungen über Computer und Konsolen hinweg |
| Cafeteria | Die Summe der Bestellungen |
| Kassiert | Was auf diese Rechnung bereits gezahlt wurde |
| Verbleibend | Was noch offen ist |
Hat der Gast mehr als den Gesamtbetrag gezahlt, zeigt das Panel statt Verbleibend den Eintrag Rückerstattung fällig. Wurde eine Rechnung für weniger als ihren Gesamtbetrag geschlossen, erscheint Abgeschrieben.
Das Panel zeigt außerdem, wann die Rechnung eröffnet wurde und welches Gerät den ersten Posten geliefert hat.
Eine Rechnung kassieren
Wählen Sie im Detailpanel Rechnung schließen. Der Zahlungsbildschirm öffnet sich mit dem Restbetrag.
Vollständige Zahlung
Geben Sie den vollen Restbetrag ein und bestätigen Sie. Die Rechnung wird geschlossen und die Zahlung auf die Schicht des Kassierers gebucht.
Teilzahlung
Geben Sie weniger als den Restbetrag ein und lassen Sie die Rechnung offen. Die Zahlung wird erfasst und der Restbetrag sinkt. Die Rechnung bleibt mit dem Status Teilweise bezahlt in der Liste Offen. Nutzen Sie das, wenn ein Gast einen Teil einer Gruppenrechnung übernimmt.
Für weniger schließen
Schließt der Kassierer eine Rechnung und kassiert dabei weniger als den Restbetrag, verlangt HandyCafe eine ausdrückliche Bestätigung. Die Differenz wird abgeschrieben und bleibt auf der Rechnung als Abgeschrieben sichtbar. Das ist ein echter Umsatzverlust. Die Bestätigung lässt sich nicht überspringen.
Ein Rabatt auf einer Rechnung entsteht dadurch, dass Sie weniger kassieren. Ein eigenes Rabattfeld gibt es auf einer Rechnung nicht.
Leere und bereits beglichene Rechnungen
Eine Rechnung ohne Posten lässt sich ohne Zahlung schließen. Eine Rechnung, die durch frühere Teilzahlungen bereits gedeckt ist, ebenfalls. Beides wird vorher abgefragt.
Umbenennen und stornieren
Umbenennen ändert den Kunden- oder Tischnamen, solange die Rechnung offen ist.
Rechnung stornieren schreibt den gesamten Saldo ab und schließt die Rechnung. Die Sitzungen und Bestellungen darauf bleiben in Ihren Berichten. Die Nutzung geht nicht verloren. Eine Rechnung, auf der bereits eine Zahlung liegt, kann nicht storniert werden. Schließen Sie sie stattdessen und schreiben Sie die Differenz ab.
Rechnungen in den Berichten
Eine beglichene Rechnung erzeugt auf der Schicht des kassierenden Kassierers eine Transaktion vom Typ tabs, zusammen mit der Zahlungsmethode und den gesamten Sitzungsminuten der Rechnung. Sitzungen und Bestellungen behalten ihre eigenen Datensätze. Umsatz wird nicht doppelt gezählt.
Häufige Meldungen
| Meldung | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Diese Rechnung ist bereits geschlossen | Ein anderer Kassierer hat sie beglichen, während Ihr Bildschirm offen war |
| Der Betrag überschreitet den offenen Betrag auf der Rechnung | Verringern Sie den kassierten Betrag auf den Restbetrag |
| Die Rechnung hat sich geändert, während der Zahlungsbildschirm offen war | Inzwischen kam ein Posten dazu. Öffnen Sie die Rechnung erneut und kassieren Sie den neuen Gesamtbetrag |
| Eine Mitgliedssitzung wird dem Mitglied berechnet und kann nicht auf Rechnung gehen | Kassieren Sie stattdessen über das Mitglieder-Guthaben |
| Um auf Rechnung zu buchen, muss die Sitzung beendet werden | Beenden Sie zuerst die Sitzung. Danach buchen Sie den Betrag auf |
| Diese Bestellung gehört zu einer Rechnung und wird bei Begleichung dieser Rechnung eingezogen | Begleichen Sie die Rechnung statt der Bestellung |