Πώς να Διαμορφώσετε τις Τιμές

Αυτός ο οδηγός καλύπτει κάθε δυνατότητα τιμολόγησης στο HandyCafe. Θα μάθετε πώς να ορίσετε βασικές τιμές, να διαμορφώσετε τον φόρο, να δημιουργήσετε προεπιλογές γρήγορης επιλογής και να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα τιμολόγησης βάσει χρόνου με πολλαπλασιαστές για ώρες αιχμής και μη αιχμής.

Τι Θα Χρειαστείτε

• Δικαιώματα διαχειριστή στον HandyCafe Server.
• Την επιθυμητή ωριαία χρέωση, το νόμισμα και το εφαρμοστέο ποσοστό φόρου αποφασισμένα εκ των προτέρων.
• Ένα σχέδιο για ώρες αιχμής και μη αιχμής αν θέλετε μεταβλητή τιμολόγηση (προαιρετικό).

Πώς να Ορίσετε τη Βασική Ωριαία Χρέωση

Η βασική ωριαία χρέωση είναι η προεπιλεγμένη τιμή ανά ώρα που εφαρμόζεται σε όλες τις μεταπληρωμένες συνεδρίες και χρησιμοποιείται ως βάση για τους υπολογισμούς προπληρωμής.

1. Ανοίξτε την εφαρμογή HandyCafe Server.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο γραναζιού στην αριστερή πλαϊνή μπάρα για να ανοίξετε τις Ρυθμίσεις.
3. Επιλέξτε την καρτέλα Τιμολόγηση.
4. Εντοπίστε το πεδίο Ωριαία Χρέωση.
5. Εισάγετε την τιμή σας ανά ώρα στο βασικό σας νόμισμα. Για παράδειγμα, εισάγετε 10.00 για δέκα μονάδες ανά ώρα.
6. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση στο κάτω μέρος της σελίδας.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η ωριαία χρέωση ενημερώνεται άμεσα. Όλες οι νέες συνεδρίες θα χρησιμοποιούν αυτήν την τιμή. Οι συνεδρίες που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη δεν επηρεάζονται.

Πώς να Διαμορφώσετε τον ΦΠΑ

Ο ΦΠΑ (Φόρος Προστιθέμενης Αξίας) εφαρμόζεται ως ποσοστό πάνω από το βασικό κόστος της συνεδρίας.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση.
2. Εντοπίστε το πεδίο Ποσοστό ΦΠΑ.
3. Εισάγετε το ποσοστό ως αριθμό μεταξύ 0 και 100. Για παράδειγμα, εισάγετε 18 για 18% ΦΠΑ.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Όλες οι μελλοντικές χρεώσεις συνεδριών θα περιλαμβάνουν ΦΠΑ στο καθορισμένο ποσοστό. Ο διάλογος ανάλυσης κόστους που εμφανίζεται όταν σταματά μια συνεδρία θα εμφανίζει το ποσό του ΦΠΑ ως ξεχωριστό στοιχείο γραμμής.

Σημείωση: Ορίζοντας τον ΦΠΑ στο 0 απενεργοποιείται πλήρως ο ΦΠΑ. Καμία γραμμή ΦΠΑ δεν θα εμφανίζεται στις αναλύσεις κόστους ή στα αρχεία συναλλαγών.

Πώς να Ορίσετε Αρχικό Τέλος

Το αρχικό τέλος είναι μια ελάχιστη χρέωση που εφαρμόζεται σε κάθε συνεδρία ανεξαρτήτως διάρκειας. Αν το υπολογισμένο κόστος μιας συνεδρίας είναι μικρότερο από το αρχικό τέλος, ο πελάτης χρεώνεται το αρχικό τέλος.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση.
2. Εντοπίστε το πεδίο Αρχικό Τέλος.
3. Εισάγετε το ποσό της ελάχιστης χρέωσης. Για παράδειγμα, εισάγετε 2.00 για να διασφαλίσετε ότι κάθε συνεδρία κοστίζει τουλάχιστον 2.00.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Όταν σταματά μια συνεδρία, το σύστημα συγκρίνει το υπολογισμένο κόστος με το αρχικό τέλος. Αν το υπολογισμένο κόστος είναι χαμηλότερο, χρεώνεται το αρχικό τέλος. Ο διάλογος ανάλυσης κόστους θα υποδεικνύει πότε εφαρμόζεται το αρχικό τέλος.

Συμβουλή: Ορίστε το αρχικό τέλος στο 0 αν δεν θέλετε ελάχιστη χρέωση. Πολύ σύντομες συνεδρίες (π.χ., 1-2 λεπτά) θα χρεώνονται τότε με την αναλογική ωριαία χρέωση.

Πώς να Δημιουργήσετε Προεπιλογές Τιμολόγησης

Οι προεπιλογές τιμολόγησης είναι κουμπιά γρήγορης επιλογής που εμφανίζονται όταν ξεκινά μια προπληρωμένη συνεδρία. Επιτρέπουν στους ταμίες να ξεκινούν κοινές συνεδρίες με ένα μόνο κλικ αντί να εισάγουν χειροκίνητα λεπτά.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση.
2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Προεπιλογές.
3. Κάντε κλικ στο Προσθήκη Προεπιλογής.
4. Εισάγετε ένα όνομα για την προεπιλογή (π.χ., "30 Λεπτά").
5. Εισάγετε τη διάρκεια σε λεπτά (π.χ., 30).
6. Η τιμή θα υπολογιστεί αυτόματα από την ωριαία χρέωσή σας. Μπορείτε να την αντικαταστήσετε με μια σταθερή τιμή αν το επιθυμείτε.
7. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να προσθέσετε την προεπιλογή.
8. Επαναλάβετε τα βήματα 3-7 για κάθε προεπιλογή που θέλετε. Κοινές ρυθμίσεις περιλαμβάνουν:
   • 30 Λεπτά
   • 1 Ώρα (60 λεπτά)
   • 2 Ώρες (120 λεπτά)
   • 3 Ώρες (180 λεπτά)
9. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση στο κάτω μέρος της σελίδας για να εφαρμόσετε όλες τις αλλαγές.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Όταν ξεκινά μια προπληρωμένη συνεδρία, ο διάλογος συνεδρίας εμφανίζει τις προεπιλογές σας ως κουμπιά που μπορούν να κλικαριστούν. Η επιλογή μιας προεπιλογής συμπληρώνει αυτόματα τα πεδία διάρκειας και ποσού.

Πώς να Ρυθμίσετε Τιμολόγηση Ώρες Αιχμής και Μη Αιχμής

Το πρόγραμμα τιμολόγησης σας επιτρέπει να ορίσετε πολλαπλασιαστές βάσει χρόνου. Ένας πολλαπλασιαστής 1.5x κατά τις ώρες αιχμής σημαίνει ότι οι πελάτες πληρώνουν 50% περισσότερο ανά ώρα. Ένας πολλαπλασιαστής 0.7x κατά τις ώρες μη αιχμής σημαίνει ότι πληρώνουν 30% λιγότερο.

Το HandyCafe χρησιμοποιεί ένα σύστημα χρωματιστών κουτιών. Κάθε κουτί έχει ένα όνομα, χρώμα και πολλαπλασιαστή. Ζωγραφίζετε χρονικά μπλοκ σε ένα εβδομαδιαίο πλέγμα για να αναθέσετε κουτιά σε συγκεκριμένες ώρες.

Βήμα-Βήμα: Δημιουργία Κουτιού Ωρών Αιχμής

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Πρόγραμμα Τιμολόγησης.
2. Ενεργοποιήστε την εναλλαγή προγράμματος τιμολόγησης αν δεν είναι ήδη ενεργοποιημένη.
3. Κάντε κλικ στο Προσθήκη Κουτιού για να δημιουργήσετε ένα νέο κουτί τιμολόγησης.
4. Ονομάστε το κουτί "Αιχμή" (ή οποιοδήποτε περιγραφικό όνομα).
5. Ορίστε τον πολλαπλασιαστή στο 1.5. Αυτό σημαίνει ότι η βασική ωριαία χρέωση πολλαπλασιάζεται με 1.5 κατά τις ώρες αυτές.
6. Το κουτί θα ανατεθεί αυτόματα ένα χρώμα (π.χ., πορτοκαλί). Μπορείτε να το αλλάξετε αν το επιθυμείτε.
7. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για το κουτί.

Βήμα-Βήμα: Δημιουργία Κουτιού Ωρών Μη Αιχμής

8. Κάντε κλικ στο Προσθήκη Κουτιού ξανά.
9. Ονομάστε το "Μη Αιχμή".
10. Ορίστε τον πολλαπλασιαστή στο 0.7.
11. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για το κουτί.

Βήμα-Βήμα: Ζωγραφίστε το Εβδομαδιαίο Πλέγμα

12. Το πλέγμα εμφανίζει μια σειρά για κάθε ημέρα της εβδομάδας και μια στήλη για κάθε ώρα (0-23).
13. Επιλέξτε το κουτί "Αιχμή" από τη λίστα κουτιών.
14. Κάντε κλικ και σύρετε κατά τις βραδινές ώρες (6:00 μ.μ. έως 11:00 μ.μ.) για κάθε σειρά καθημερινής (Δευτέρα έως Παρασκευή). Τα ζωγραφισμένα κελιά θα πάρουν το χρώμα του κουτιού.
15. Επιλέξτε το κουτί "Μη Αιχμή" από τη λίστα κουτιών.
16. Κάντε κλικ και σύρετε κατά τις πρωινές ώρες (6:00 π.μ. έως 12:00 μ.μ.) για κάθε σειρά καθημερινής.
17. Αφήστε τις μη ζωγραφισμένες ώρες στη βασική τιμή (πολλαπλασιαστής 1.0x).
18. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να εφαρμόσετε το πρόγραμμα.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το εβδομαδιαίο πλέγμα δείχνει χρωματιστά μπλοκ για ώρες αιχμής και μη αιχμής. Οι βασικές ώρες παραμένουν χωρίς χρώμα. Το πρόγραμμα τίθεται σε ισχύ άμεσα για νέες συνεδρίες και για νέα τμήματα τιμολόγησης συνεδριών που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη.

Παράδειγμα Υπολογισμού Τιμολόγησης

Ας υποθέσουμε ότι η βασική ωριαία χρέωσή σας είναι $10.00 και ένας πελάτης παίζει από τις 5:00 μ.μ. έως τις 7:00 μ.μ. την Τετάρτη.

• 5:00 μ.μ. έως 6:00 μ.μ. (1 ώρα): Βασικό κουτί με πολλαπλασιαστή 1.0x. Κόστος = $10.00 x 1.0 = $10.00.
• 6:00 μ.μ. έως 7:00 μ.μ. (1 ώρα): Κουτί αιχμής με πολλαπλασιαστή 1.5x. Κόστος = $10.00 x 1.5 = $15.00.
• Σύνολο πριν τον ΦΠΑ: $25.00.
• Αν ο ΦΠΑ είναι 18%: ΦΠΑ = $4.50. Συνολικό ποσό: $29.50.

Ο διάλογος ανάλυσης κόστους θα δείξει και τα δύο τμήματα τιμολόγησης ξεχωριστά ώστε ο ταμίας και ο πελάτης να μπορούν να δουν ακριβώς πώς υπολογίστηκε η χρέωση.

Σημείωση: Το HandyCafe δημιουργεί ένα νέο τμήμα τιμολόγησης κάθε φορά που αλλάζει το ενεργό κουτί. Οι συνεδρίες που διαρκούν μετά τα μεσάνυχτα θα δημιουργήσουν επίσης ένα νέο τμήμα στο όριο της ημέρας αν το πρόγραμμα διαφέρει μεταξύ των ημερών.

Πώς να Διαμορφώσετε Διπλό Νόμισμα

Αν το καφέ σας δέχεται πληρωμές σε δευτερεύον νόμισμα (για παράδειγμα, μια τουριστική περιοχή που δέχεται τόσο τοπικό νόμισμα όσο και USD), μπορείτε να ενεργοποιήσετε την εμφάνιση διπλού νομίσματος.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση.
2. Εντοπίστε την ενότητα Δευτερεύον Νόμισμα.
3. Ενεργοποιήστε την εναλλαγή διπλού νομίσματος.
4. Επιλέξτε το δευτερεύον νόμισμα από το αναπτυσσόμενο μενού.
5. Εισάγετε την ισοτιμία (πόσες μονάδες του δευτερεύοντος νομίσματος ισοδυναμούν με μία μονάδα του βασικού σας νομίσματος).
6. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Οι αναλύσεις κόστους συνεδριών και οι αναφορές θα εμφανίζουν ποσά και στα δύο νομίσματα. Το βασικό νόμισμα παραμένει το σύστημα καταγραφής. Τα ποσά στο δευτερεύον νόμισμα υπολογίζονται με την καθορισμένη ισοτιμία για σκοπούς εμφάνισης.

Συνηθισμένα Λάθη προς Αποφυγή

• Ξεχνώντας να ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα τιμολόγησης. Η δημιουργία κουτιών και η ζωγραφική του πλέγματος δεν έχει αποτέλεσμα αν η εναλλαγή του προγράμματος είναι απενεργοποιημένη. Πάντα να επαληθεύετε ότι η εναλλαγή είναι ενεργοποιημένη.
• Ορισμός πολλαπλασιαστή στο 0. Ένας πολλαπλασιαστής μηδέν σημαίνει ότι το χρονικό κουτί είναι δωρεάν. Αυτό σχεδόν ποτέ δεν είναι σκόπιμο. Ο ελάχιστος πρακτικός πολλαπλασιαστής είναι 0.1.
• Επικάλυψη της ίδιας ώρας με δύο κουτιά. Κάθε κελί ώρας μπορεί να ανήκει μόνο σε ένα κουτί. Η ζωγραφική πάνω από ένα κελί αντικαθιστά την προηγούμενη ανάθεση κουτιού.
• Μη αποθήκευση μετά από αλλαγές. Οι αλλαγές σε κουτιά ή στο πλέγμα δεν τίθενται σε ισχύ μέχρι να κάνετε κλικ στο Αποθήκευση. Αν μεταβείτε αλλού χωρίς αποθήκευση, όλες οι αλλαγές χάνονται.
• Σύγχυση του αρχικού τέλους με σταθερή τιμή συνεδρίας. Το αρχικό τέλος είναι ένα ελάχιστο όριο. Αν το υπολογισμένο κόστος συνεδρίας υπερβαίνει το αρχικό τέλος, ο πελάτης πληρώνει το υψηλότερο υπολογισμένο κόστος.
• Αλλαγή της ωριαίας χρέωσης κατά τη διάρκεια της ημέρας χωρίς κατανόηση της επίδρασης. Οι ενεργές συνεδρίες θα υιοθετήσουν τη νέα τιμή μόνο για νέα τμήματα τιμολόγησης. Τα ήδη υπολογισμένα τμήματα διατηρούν την τιμή που ήταν ενεργή όταν δημιουργήθηκαν.