Πώς να Διαχειριστείτε Παραγγελίες

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τη δημιουργία, τροποποίηση, κλείσιμο και ακύρωση παραγγελιών για φαγητά, ποτά και άλλα προϊόντα που πωλούνται στο καφέ σας. Οι παραγγελίες είναι ξεχωριστές από τη χρέωση συνεδριών. Ένας πελάτης μπορεί να έχει ταυτόχρονα ενεργή συνεδρία και ανοιχτές παραγγελίες.

Τι Θα Χρειαστείτε

• Έναν λογαριασμό ταμία ή διαχειριστή συνδεδεμένο στο HandyCafe Server.
• Προϊόντα ρυθμισμένα στη σελίδα Προϊόντων (τουλάχιστον ένα προϊόν με όνομα, κατηγορία, τιμή και συντελεστή ΦΠΑ).
• Τουλάχιστον μία διαθέσιμη μέθοδο πληρωμής (Τα μετρητά είναι πάντα διαθέσιμα από προεπιλογή).

Πώς να Δημιουργήσετε και να Κλείσετε μια Παραγγελία

Αυτή είναι η τυπική ροή εργασίας: δημιουργήστε μια παραγγελία, προσθέστε είδη και κλείστε την με πληρωμή σε μία ροή.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες χρησιμοποιώντας την αριστερή πλαϊνή μπάρα.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Παραγγελία.
3. Προαιρετικά, αναθέστε την παραγγελία σε έναν υπολογιστή πελάτη. Κάντε κλικ στο πεδίο ανάθεσης υπολογιστή και επιλέξτε έναν συνδεδεμένο πελάτη από το αναπτυσσόμενο μενού. Αν η πώληση είναι για πελάτη που ήρθε στο ταμείο, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.
4. Προαιρετικά, προσθέστε μια σημείωση στην παραγγελία (π.χ., "Τραπέζι 3" ή "Επιπλέον χαρτοπετσέτες").
5. Αναζητήστε προϊόντα χρησιμοποιώντας το πεδίο αναζήτησης. Πληκτρολογήστε ένα όνομα προϊόντος ή κατηγορία για να φιλτράρετε τη λίστα.
6. Κάντε κλικ σε ένα προϊόν για να το προσθέσετε στην παραγγελία. Η προεπιλεγμένη ποσότητα είναι 1.
7. Για να αλλάξετε την ποσότητα, κάντε κλικ στο πεδίο ποσότητας δίπλα στο είδος και εισάγετε τον επιθυμητό αριθμό.
8. Επαναλάβετε τα βήματα 5-7 για κάθε προϊόν που θέλει ο πελάτης.
9. Ελέγξτε την περίληψη της παραγγελίας. Ο διάλογος δείχνει:
   • Κάθε γραμμή με το όνομα του προϊόντος, την τιμή μονάδας, την ποσότητα και το σύνολο γραμμής.
   • Υποσύνολο (άθροισμα όλων των συνόλων γραμμών).
   • ΦΠΑ (υπολογισμένος από το συντελεστή ΦΠΑ κάθε είδους).
   • Συνολικό ποσό.
10. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο Παραγγελίας για να προχωρήσετε στην πληρωμή.
11. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής (Μετρητά, Κάρτα ή μια προσαρμοσμένη μέθοδο).
12. Κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση για να οριστικοποιήσετε την παραγγελία και να καταγράψετε τη συναλλαγή.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η παραγγελία μεταφέρεται στην καρτέλα "Κλειστές" στη σελίδα Παραγγελιών. Καταγράφεται μια συναλλαγή με το ποσό της παραγγελίας, τη μέθοδο πληρωμής και την ανάλυση ΦΠΑ. Η συναλλαγή εμφανίζεται στην Αναφορά Ταμείου. Αν η παραγγελία είχε ανατεθεί σε υπολογιστή πελάτη, συνδέεται με το ιστορικό συνεδρίας του υπολογιστή αυτού.

Πώς να Τροποποιήσετε μια Ανοιχτή Παραγγελία

Μπορείτε να αλλάξετε το περιεχόμενο μιας παραγγελίας όσο δεν έχει κλείσει ακόμα.

Αλλαγή Ποσότητας Είδους

1. Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες.
2. Βρείτε την ανοιχτή παραγγελία στην καρτέλα "Ανοιχτές".
3. Κάντε κλικ στην παραγγελία για να επεκτείνετε τις λεπτομέρειές της.
4. Εντοπίστε το είδος που θέλετε να τροποποιήσετε.
5. Κάντε κλικ στο πεδίο ποσότητας και εισάγετε τη νέα ποσότητα.
6. Το σύνολο γραμμής και το σύνολο παραγγελίας ενημερώνονται αυτόματα.

Αλλαγή Τιμής Μονάδας Είδους

1. Ανοίξτε τις λεπτομέρειες της παραγγελίας.
2. Κάντε κλικ στο πεδίο τιμής μονάδας δίπλα στο είδος.
3. Εισάγετε τη νέα τιμή. Αυτή αντικαθιστά την προεπιλεγμένη τιμή του προϊόντος μόνο για αυτή την παραγγελία.
4. Το σύνολο γραμμής επανυπολογίζεται.

Αφαίρεση Είδους

1. Ανοίξτε τις λεπτομέρειες της παραγγελίας.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί διαγραφής ή αφαίρεσης δίπλα στο είδος που θέλετε να αφαιρέσετε.
3. Το είδος αφαιρείται και το σύνολο παραγγελίας επανυπολογίζεται.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η ανοιχτή παραγγελία αντικατοπτρίζει τις ενημερωμένες ποσότητες, τιμές ή αφαιρεμένα είδη. Το σύνολο προσαρμόζεται αυτόματα.

Πώς να Ακυρώσετε μια Παραγγελία

Η ακύρωση μιας παραγγελίας την αφαιρεί από την ενεργή επεξεργασία. Μόνο ανοιχτές (απλήρωτες) παραγγελίες μπορούν να ακυρωθούν.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες.
2. Βρείτε την ανοιχτή παραγγελία στην καρτέλα "Ανοιχτές".
3. Κάντε κλικ στην παραγγελία για να την επιλέξετε.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση.
5. Επιβεβαιώστε την ακύρωση στο διάλογο.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η κατάσταση της παραγγελίας αλλάζει σε "Ακυρωμένη". Μετακινείται εκτός της καρτέλας Ανοιχτές. Δεν καταγράφεται καμία συναλλαγή. Οι ακυρωμένες παραγγελίες παραμένουν στο σύστημα για λόγους ελέγχου αλλά δεν επηρεάζουν τις οικονομικές αναφορές.

Σημείωση: Δεν μπορείτε να ακυρώσετε μια παραγγελία που έχει ήδη κλείσει και πληρωθεί. Για να αντιστρέψετε μια πληρωμένη παραγγελία, απαιτείται διαδικασία επιστροφής χρημάτων.

Πώς να Δημιουργήσετε μια Γρήγορη Πώληση για Πελάτη που Δεν Χρησιμοποιεί Υπολογιστή

Μια πώληση για πελάτη που δεν χρησιμοποιεί υπολογιστή είναι μια παραγγελία που δεν συνδέεται με κανέναν υπολογιστή ή μέλος. Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία για πωλήσεις στο ταμείο όπου ο πελάτης δεν χρησιμοποιεί υπολογιστή.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες.
2. Κάντε κλικ στο Νέα Παραγγελία.
3. Μην αναθέσετε υπολογιστή. Αφήστε το πεδίο υπολογιστή κενό.
4. Προσθέστε μια σημείωση αν είναι χρήσιμη (π.χ., "Πελάτης στο ταμείο, ενεργειακό ποτό").
5. Προσθέστε τα προϊόντα που αγοράζει ο πελάτης.
6. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο Παραγγελίας.
7. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής και επιβεβαιώστε.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η παραγγελία δημιουργείται και κλείνει χωρίς καμία σύνδεση με υπολογιστή ή συνεδρία. Η συναλλαγή καταγράφεται στην Αναφορά Ταμείου υπό τη βάρδια του τρέχοντος ταμία.

Πώς να Διαχειριστείτε Παραγγελία Πελάτη από Υπολογιστή Πελάτη

Οι πελάτες μπορούν να κάνουν παραγγελίες απευθείας από τον υπολογιστή τους χρησιμοποιώντας τη διεπαφή Online Page. Όταν ένας πελάτης κάνει παραγγελία, ο server λαμβάνει μια ειδοποίηση.

1. Ακούγεται μια ηχητική ειδοποίηση στον server (ο ήχος νέας παραγγελίας που έχει ρυθμιστεί στις Ρυθμίσεις).
2. Εμφανίζεται ένα σήμα ειδοποίησης ή αναδυόμενο παράθυρο στο εικονίδιο της σελίδας Παραγγελιών στην πλαϊνή μπάρα.
3. Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες.
4. Η νέα παραγγελία εμφανίζεται στην καρτέλα "Ανοιχτές". Δείχνει:
   • Το όνομα του υπολογιστή πελάτη που έκανε την παραγγελία.
   • Τα είδη που επέλεξε ο πελάτης με ποσότητες και τιμές.
   • Μια προαιρετική σημείωση από τον πελάτη.
5. Ελέγξτε τα είδη της παραγγελίας για να επαληθεύσετε τη διαθεσιμότητα προϊόντων.
6. Προετοιμάστε τα είδη (φτιάξτε το ποτό, ζεστάνετε το φαγητό κ.λπ.).
7. Όταν είστε έτοιμοι, κλείστε την παραγγελία χρησιμοποιώντας τη συνήθη ροή κλεισίματος:
   • Κάντε κλικ στο Κλείσιμο Παραγγελίας.
   • Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής. Αν ο πελάτης έχει πορτοφόλι μέλους, μπορείτε να αφαιρέσετε από αυτό.
   • Κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η παραγγελία συνδέεται με την ενεργή συνεδρία του πελάτη. Η ειδοποίηση καθαρίζεται. Η συναλλαγή καταγράφεται. Ο πελάτης βλέπει την ενημέρωση κατάστασης παραγγελίας στον υπολογιστή του.

Συμβουλή: Μπορείτε να τροποποιήσετε την παραγγελία πριν την κλείσετε αν κάποιο είδος δεν είναι διαθέσιμο. Αφαιρέστε το μη διαθέσιμο είδος και ενημερώστε τον πελάτη για την αλλαγή.

Πώς να Αναθέσετε μια Παραγγελία σε Μέλος

Αν ο πελάτης είναι εγγεγραμμένο μέλος, η σύνδεση της παραγγελίας με τον λογαριασμό του επιτρέπει την πληρωμή μέσω πορτοφολιού και την παρακολούθηση ιστορικού παραγγελιών.

1. Δημιουργήστε μια νέα παραγγελία ή ανοίξτε μια υπάρχουσα ανοιχτή παραγγελία.
2. Αν η παραγγελία έχει ανατεθεί σε υπολογιστή με ενεργή συνεδρία μέλους, το μέλος συνδέεται αυτόματα.
3. Αν η παραγγελία είναι πώληση για πελάτη που δεν χρησιμοποιεί υπολογιστή, μπορείτε να αναζητήσετε και να αναθέσετε χειροκίνητα ένα μέλος στο πεδίο μέλους της παραγγελίας.
4. Όταν κλείνετε την παραγγελία, οι επιλογές μεθόδου πληρωμής θα περιλαμβάνουν το υπόλοιπο πορτοφολιού του μέλους αν έχουν επαρκή κεφάλαια.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η παραγγελία εμφανίζεται στο ιστορικό παραγγελιών του μέλους. Οι αφαιρέσεις από το πορτοφόλι δημιουργούν εγγραφές κατανάλωσης συνδεδεμένες με την παραγγελία.

Συνηθισμένα Λάθη που Πρέπει να Αποφύγετε

• Προσθήκη προϊόντων με μηδενική τιμή. Αν η τιμή πώλησης ενός προϊόντος έχει οριστεί σε μηδέν στη σελίδα Προϊόντων, τα είδη παραγγελίας θα είναι επίσης μηδενικά. Πάντα να επαληθεύετε τις τιμές προϊόντων πριν την έναρξη λειτουργίας.
• Κλείσιμο παραγγελίας χωρίς επαλήθευση ειδών. Μόλις κλείσει, η συναλλαγή καταγράφεται. Ελέγξτε διπλά τις ποσότητες και τις τιμές πριν κάνετε κλικ στην Επιβεβαίωση.
• Αγνόηση ειδοποιήσεων παραγγελίας πελάτη. Όταν ένας πελάτης κάνει παραγγελία από τον υπολογιστή του, παραμένει στην καρτέλα Ανοιχτές μέχρι να την επεξεργαστεί ένας ταμίας. Οι μη επεξεργασμένες παραγγελίες οδηγούν σε δυσαρεστημένους πελάτες. Παρακολουθήστε τις ειδοποιήσεις κατά τις περιόδους αιχμής.
• Ακύρωση αντί για τροποποίηση. Αν μόνο ένα είδος είναι λάθος, τροποποιήστε την ανοιχτή παραγγελία αντί να την ακυρώσετε και να την αναδημιουργήσετε. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και διατηρεί το αρχείο ελέγχου καθαρότερο.
• Μη ρύθμιση προϊόντων πριν την έναρξη της ημέρας. Οι παραγγελίες απαιτούν την ύπαρξη προϊόντων στη σελίδα Προϊόντων. Ρυθμίστε τον πλήρη κατάλογο προϊόντων σας με σωστά ονόματα, τιμές, κατηγορίες και συντελεστές ΦΠΑ πριν την πρώτη σας βάρδια.
• Λήθη συντελεστών ΦΠΑ στα προϊόντα. Αν ένα προϊόν έχει συντελεστή ΦΠΑ 0 αλλά πρέπει να φορολογηθεί, το συνολικό ποσό της παραγγελίας θα είναι λανθασμένο. Επαληθεύστε τους συντελεστές ΦΠΑ ανά προϊόν στη σελίδα Προϊόντων.