Προμηθευτές

Ο κατάλογος προμηθευτών διατηρεί μια βάση δεδομένων με προμηθευτές και πωλητές από τους οποίους το καφέ σας αγοράζει αγαθά και υπηρεσίες. Κάθε εγγραφή προμηθευτή αποθηκεύει στοιχεία επικοινωνίας, όρους πληρωμής και φορολογικές πληροφορίες, παρέχοντας μια κεντρική αναφορά για τη διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές σας.

Οι προμηθευτές διαχειρίζονται από την καρτέλα Προμηθευτές της σελίδας Απόθεμα στην κύρια πλοήγηση. Προηγουμένως βρίσκονταν μέσα στις Ρυθμίσεις.

Πεδία Εγγραφής Προμηθευτή

Κάθε εγγραφή προμηθευτή περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:

Πεδίο	Περιγραφή
`name`	Το όνομα του προμηθευτή ή της εταιρείας. Αυτός είναι ο κύριος αναγνωριστικός που εμφανίζεται σε λίστες και στις παραλαβές αποθέματος.
`contact_person`	Το όνομα της κύριας επαφής σας στον προμηθευτή (π.χ., ένας εκπρόσωπος πωλήσεων ή διαχειριστής λογαριασμού).
`phone`	Ο αριθμός τηλεφώνου του προμηθευτή για την τοποθέτηση παραγγελιών ή την επίλυση προβλημάτων.
`email`	Η διεύθυνση email του προμηθευτή για επιβεβαιώσεις παραγγελιών, τιμολόγια ή γενική επικοινωνία.
`address`	Η φυσική διεύθυνση του προμηθευτή, χρήσιμη για συντονισμό παραδόσεων ή επισκέψεις στον χώρο.
`payment_term_days`	Ο αριθμός των ημερών που επιτρέπεται για πληρωμή μετά την παραλαβή ενός τιμολογίου (π.χ., 30 για όρους καθαρού 30). Αυτό βοηθά στην παρακολούθηση του πότε λήγουν οι πληρωμές.
`tax_authority`	Η φορολογική αρχή ή το φορολογικό γραφείο με το οποίο είναι εγγεγραμμένος ο προμηθευτής, εάν ισχύει.
`tax_identity`	Ο αριθμός φορολογικής ταυτότητας του προμηθευτή (ΑΦΜ, αριθμός ΦΠΑ ή ισοδύναμο). Απαιτείται για επίσημη τιμολόγηση σε πολλές δικαιοδοσίες.
`notes`	Ένα πεδίο ελεύθερου κειμένου για οποιαδήποτε πρόσθετη πληροφορία σχετικά με τον προμηθευτή (π.χ., προγράμματα παραδόσεων, ελάχιστες ποσότητες παραγγελίας, ειδικές ρυθμίσεις).

Διαχείριση Ενεργών / Ανενεργών

Οι προμηθευτές έχουν μια σημαία active που ελέγχει την ορατότητά τους:

Ενεργοί προμηθευτές εμφανίζονται στη λίστα προμηθευτών και προτείνονται κατά την καταγραφή παραλαβών αποθέματος.
Ανενεργοί προμηθευτές είναι κρυμμένοι από την ενεργή λίστα και τις προτάσεις, αλλά παραμένουν στη βάση δεδομένων. Οι παλαιότερες παραλαβές που αναφέρονται στον προμηθευτή δεν επηρεάζονται.

Η απενεργοποίηση ενός προμηθευτή είναι χρήσιμη όταν σταματάτε να παραγγέλνετε από έναν πωλητή αλλά θέλετε να διατηρήσετε το ιστορικό αγορών για αναφορές. Μπορείτε να επανενεργοποιήσετε έναν προμηθευτή οποιαδήποτε στιγμή αλλάζοντας ξανά τη σημαία.

Σύνδεση Προμηθευτών με Παραλαβές Αποθέματος

Η κύρια σύνδεση μεταξύ προμηθευτών και του υπόλοιπου συστήματος είναι μέσω των παραλαβών αποθέματος. Όταν καταγράφετε μια παράδοση στην καρτέλα Παραλαβή Αποθέματος της σελίδας Απόθεμα, επιλέγετε τον προμηθευτή από αυτόν τον κατάλογο και η παραλαβή αποθηκεύει απευθείας αναφορά στην εγγραφή του προμηθευτή.

Επειδή η σύνδεση είναι πραγματική αναφορά και όχι ελεύθερο κείμενο, το ιστορικό παραλαβών παραμένει συνδεδεμένο με τον προμηθευτή ακόμη και αν ο προμηθευτής μετονομαστεί αργότερα.

Δημιουργία Νέου Προμηθευτή

Για να προσθέσετε έναν νέο προμηθευτή:

Ανοίξτε τη σελίδα Απόθεμα από την πλαϊνή μπάρα και μεταβείτε στην καρτέλα Προμηθευτές.
Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος Προμηθευτής.
Εισάγετε το όνομα (απαιτείται). Έτσι θα εμφανίζεται ο προμηθευτής σε όλο το σύστημα.
Συμπληρώστε τα στοιχεία επικοινωνίας, τηλέφωνο, email και διεύθυνση όπως είναι διαθέσιμα.
Ορίστε τους όρους πληρωμής (σε ημέρες) για την παρακολούθηση των ημερομηνιών λήξης τιμολογίων.
Εισάγετε τη φορολογική αρχή και τη φορολογική ταυτότητα εάν απαιτείται για τη λογιστική σας.
Προσθέστε οποιεσδήποτε σημειώσεις σχετικά με τη σχέση με τον προμηθευτή.
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Επεξεργασία Προμηθευτή

Επιλέξτε έναν προμηθευτή από τη λίστα για να ανοίξετε τον επεξεργαστή. Μπορείτε να ενημερώσετε οποιοδήποτε πεδίο ανά πάσα στιγμή. Η μετονομασία ενός προμηθευτή δεν χαλάει το ιστορικό παραλαβών, επειδή οι παραλαβές αναφέρονται απευθείας στην εγγραφή του προμηθευτή. Χρησιμοποιήστε την Ενεργοποίηση και την Απενεργοποίηση στην κάρτα του προμηθευτή για να ελέγξετε αν ο προμηθευτής προσφέρεται κατά την καταχώρηση νέων παραλαβών.

Χρήσεις Προμηθευτών

Παρακολούθηση Ιστορικού Αγορών

Καταγράφοντας κάθε παράδοση στον σωστό προμηθευτή, μπορείτε να ελέγξετε το ιστορικό παραλαβών ανά προμηθευτή για να δείτε:

Όλα τα είδη που αγοράστηκαν από έναν συγκεκριμένο πωλητή.
Συνολικές δαπάνες με κάθε προμηθευτή σε μια δεδομένη περίοδο.
Ποια προϊόντα προέρχονται από ποιους προμηθευτές.

Διαχείριση Όρων Πληρωμής

Το πεδίο payment_term_days σας βοηθά να προγραμματίσετε τη ροή μετρητών. Όταν συνδυάζεται με τις ημερομηνίες τιμολογίων των παραλαβών, μπορείτε να υπολογίσετε πότε λήγουν οι πληρωμές και να δώσετε προτεραιότητα ανάλογα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για καφέ που αγοράζουν με πίστωση από πολλούς προμηθευτές με διαφορετικούς όρους.

Φορολογική Συμμόρφωση

Η καταγραφή της tax_authority και της tax_identity για κάθε προμηθευτή εξασφαλίζει ότι έχετε τις απαραίτητες πληροφορίες για:

Δημιουργία αναφορών αγορών για φορολογική δήλωση.
Επαλήθευση ότι τα τιμολόγια των προμηθευτών περιλαμβάνουν έγκυρους αριθμούς φορολογικής ταυτότητας.
Ανταπόκριση σε ελέγχους φορολογικών αρχών με πλήρη τεκμηρίωση προμηθευτών.