Διαχείριση Συνεδριών

Οι συνεδρίες είναι η βασική μονάδα χρέωσης στο HandyCafe. Κάθε φορά που ένας πελάτης στο internet cafe ή gaming center σας χρησιμοποιεί έναν υπολογιστή ή κονσόλα παιχνιδιών, μια συνεδρία παρακολουθεί τον χρόνο χρήσης τους και υπολογίζει το κόστος. Αυτή η σελίδα εξηγεί τον πλήρη κύκλο ζωής μιας συνεδρίας, από την έναρξη μέχρι την είσπραξη της πληρωμής.

Τύποι Συνεδριών

Το HandyCafe υποστηρίζει δύο τύπους συνεδριών:

• Συνεδρίες PC. Συνεδρίες σε υπολογιστές πελατών που διαχειρίζονται μέσω του Admin Panel. Το λογισμικό πελάτη κλειδώνει τον υπολογιστή όταν είναι ανενεργός και τον ξεκλειδώνει όταν ξεκινά μια συνεδρία.
• Συνεδρίες κονσόλας. Συνεδρίες σε κονσόλες παιχνιδιών (PlayStation, Xbox, κ.λπ.) που διαχειρίζονται μέσω της σελίδας Κονσόλες. Αυτές παρακολουθούνται μόνο από τον server. Δεν υπάρχει λογισμικό πελάτη στην ίδια την κονσόλα.

Και οι δύο τύποι συνεδριών ακολουθούν την ίδια μηχανή τιμολόγησης και κύκλο ζωής, αλλά διαχειρίζονται από διαφορετικές σελίδες στον πίνακα ελέγχου.

Κύκλος Ζωής Συνεδρίας

Κάθε συνεδρία ακολουθεί έναν καθορισμένο κύκλο ζωής με σαφείς μεταβάσεις κατάστασης:

Έναρξη --> Ενεργή --> (Παύση <--> Συνέχιση) --> Προσθήκη Χρόνου --> Σταμάτημα

Οι καταστάσεις αναλυτικά:

1. Έναρξη. Ένας ταμίας ξεκινά τη συνεδρία. Ο υπολογιστής πελάτη ξεκλειδώνεται ή ο χρονομετρητής της κονσόλας αρχίζει.
2. Ενεργή. Η συνεδρία είναι ενεργή. Ο χρόνος μετράει και η χρέωση συσσωρεύεται.
3. Παύση. Ο ταμίας διακόπτει προσωρινά τη συνεδρία. Η χρέωση σταματά. Ο πελάτης εμφανίζει κατάσταση παύσης.
4. Συνέχιση. Ο ταμίας συνεχίζει μια παύση συνεδρία. Η χρέωση συνεχίζεται από ένα νέο τμήμα τιμολόγησης.
5. Προσθήκη Χρόνου. Ο ταμίας προσθέτει (ή αφαιρεί) λεπτά σε μια ενεργή συνεδρία.
6. Σταμάτημα. Η συνεδρία τελειώνει. Το σύστημα υπολογίζει το τελικό κόστος και ζητά πληρωμή.

Έναρξη Συνεδρίας

Για να ξεκινήσετε μια νέα συνεδρία σε έναν υπολογιστή πελάτη:

1. Επιλέξτε τον πελάτη. Στο Admin Panel, κάντε κλικ σε έναν υπολογιστή που είναι σε κατάσταση Αδράνειας (κυανό) για να εμφανιστούν τα κουμπιά ενεργειών.
2. Επιλέξτε τον τύπο χρέωσης. Επιλέξτε είτε Μεταπληρωμή (πληρωμή στο τέλος) είτε Προπληρωμή (πληρωμή εκ των προτέρων).
3. Αναθέστε ένα μέλος (προαιρετικά). Αν ο πελάτης είναι εγγεγραμμένο μέλος, αναζητήστε τον λογαριασμό του χρησιμοποιώντας το πεδίο αναζήτησης με αυτόματη συμπλήρωση. Η ανάθεση μέλους επιτρέπει πληρωμές μέσω πορτοφολιού και παρακολουθεί τη συνεδρία στο ιστορικό τους.
4. Ορίστε διάρκεια ή ποσό (μόνο για προπληρωμή). Για προπληρωμένες συνεδρίες, εισάγετε είτε τον αριθμό των λεπτών που αγοράζει ο πελάτης είτε το χρηματικό ποσό που πληρώνει. Το σύστημα υπολογίζει τον αντίστοιχο χρόνο βάσει της τρέχουσας τιμολόγησης.
5. Επιλέξτε μέθοδο πληρωμής. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής (Μετρητά, Πιστωτική Κάρτα ή οποιαδήποτε προσαρμοσμένη μέθοδο έχετε διαμορφώσει).
6. Επιβεβαιώστε. Ελέγξτε τις λεπτομέρειες και επιβεβαιώστε. Ο υπολογιστής πελάτη ξεκλειδώνεται αμέσως και ο χρονομετρητής της συνεδρίας αρχίζει.

Για συνεδρίες κονσόλας, η διαδικασία είναι παρόμοια αλλά ξεκινά από τη σελίδα Κονσόλες.

Συνεδρίες Μεταπληρωμής

Σε μια συνεδρία μεταπληρωμής, ο πελάτης χρησιμοποιεί πρώτα τον υπολογιστή και πληρώνει όταν τελειώσει. Αυτός είναι ο πιο κοινός τρόπος χρέωσης σε internet cafes, cybercafes και gaming centers.

Πώς λειτουργεί:

• Η συνεδρία ξεκινά χωρίς προκαταβολή.
• Ο χρονομετρητής τρέχει και το κόστος συσσωρεύεται σε πραγματικό χρόνο βάσει της ενεργής τιμολόγησης.
• Όταν η συνεδρία σταματά, το σύστημα παρουσιάζει το τελικό υπολογισμένο κόστος.
• Ο ταμίας συλλέγει την πληρωμή και επιβεβαιώνει τη συναλλαγή.

Οι συνεδρίες μεταπληρωμής δεν έχουν χρονικό όριο. Τρέχουν μέχρι να τις σταματήσει ο ταμίας ή να ζητήσει ο πελάτης να φύγει.

Συνεδρίες Προπληρωμής

Σε μια συνεδρία προπληρωμής, ο πελάτης πληρώνει εκ των προτέρων για συγκεκριμένο χρόνο. Η συνεδρία τελειώνει αυτόματα όταν λήξει ο αγορασμένος χρόνος.

Υπάρχουν δύο τρόποι τιμολόγησης προπληρωμής, διαμορφωμένοι στις Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση:

Κλείδωμα κατά την Αγορά

Το κόστος παγώνει τη στιγμή που ξεκινά η συνεδρία. Το τμήμα τιμολόγησης και ο πολλαπλασιαστής που είναι ενεργοί τη στιγμή της αγοράς χρησιμοποιούνται για όλη τη διάρκεια της συνεδρίας, ανεξάρτητα από αλλαγές στο πρόγραμμα που συμβαίνουν ενώ η συνεδρία είναι σε εξέλιξη.

Παράδειγμα: Ένας πελάτης αγοράζει 60 λεπτά στις 10:00 π.μ. κατά τη διάρκεια ενός τμήματος κανονικής χρέωσης. Ακόμα κι αν το πρόγραμμα τιμολόγησης αλλάξει σε τμήμα μισής τιμής στις 11:00 π.μ., ο υπόλοιπος χρόνος του πελάτη δεν επηρεάζεται. Έλαβε ακριβώς αυτό που πλήρωσε στην αρχική τιμή.

Ζωντανό Πρόγραμμα

Το κόστος προσαρμόζεται σε πραγματικό χρόνο καθώς η συνεδρία περνά μέσα από διαφορετικά τμήματα τιμολόγησης. Αν η συνεδρία του πελάτη εκτείνεται σε αλλαγή τμήματος, ο υπόλοιπος χρόνος επανυπολογίζεται βάσει της νέας τιμολόγησης.

Παράδειγμα: Ένας πελάτης αγοράζει 60 λεπτά στις 10:00 π.μ. κατά τη διάρκεια ενός τμήματος κανονικής χρέωσης. Στις 11:00 π.μ., το πρόγραμμα αλλάζει σε τμήμα μισής τιμής. Καθώς κάθε λεπτό τώρα κοστίζει το μισό, ο υπόλοιπος χρόνος του πελάτη ουσιαστικά επεκτείνεται. Μπορεί να καταλήξει με περισσότερα συνολικά λεπτά από όσα αρχικά αγόρασε.

Παύση Συνεδρίας

Η παύση διακόπτει προσωρινά τη χρέωση χωρίς να τελειώνει τη συνεδρία. Αυτό είναι χρήσιμο όταν ένας πελάτης χρειάζεται να απομακρυνθεί για λίγο.

Για να παύσετε μια συνεδρία:

1. Επιλέξτε τον ενεργό υπολογιστή στο Admin Panel και κάντε κλικ στο κουμπί Παύση στην κάρτα.

Τι συμβαίνει όταν μια συνεδρία είναι σε παύση:

• Η χρέωση σταματά αμέσως. Δεν συσσωρεύεται κόστος κατά την παύση.
• Το τρέχον τμήμα τιμολόγησης κλείνει με ένα όριο "παύσης".
• Ο υπολογιστής πελάτη εμφανίζει κατάσταση παύσης με πορτοκαλί δείκτη κατάστασης.
• Ο χρονομετρητής της συνεδρίας παγώνει.

Οι συνεδρίες που είναι σε παύση παραμένουν σε αυτήν την κατάσταση επ' αόριστον μέχρι να τις συνεχίσει ή να τις σταματήσει ένας ταμίας.

Συνέχιση Συνεδρίας

Η συνέχιση συνεχίζει μια παύση συνεδρία από το σημείο που σταμάτησε.

Για να συνεχίσετε μια συνεδρία:

1. Επιλέξτε τον υπολογιστή που είναι σε παύση στο Admin Panel και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχιση στην κάρτα.

Τι συμβαίνει όταν μια συνεδρία συνεχίζεται:

• Ένα νέο τμήμα τιμολόγησης αρχίζει στην τρέχουσα ώρα, χρησιμοποιώντας το ενεργό τμήμα τιμολόγησης.
• Η χρέωση συνεχίζεται.
• Ο υπολογιστής πελάτη επιστρέφει στην ενεργή (πράσινη) κατάσταση.

Σημειώστε ότι το τμήμα τιμολόγησης κατά τη συνέχιση μπορεί να διαφέρει από το τμήμα όταν η συνεδρία ήταν σε παύση. Το νέο τμήμα χρησιμοποιεί όποιον ρυθμό είναι ενεργός στο πρόγραμμα τιμολόγησης.

Προσθήκη Χρόνου

Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε λεπτά από μια ενεργή συνεδρία οποιαδήποτε στιγμή.

Για να προσθέσετε χρόνο:

1. Επιλέξτε τον ενεργό υπολογιστή στο Admin Panel και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη Χρόνου στην κάρτα.
2. Εισάγετε τον αριθμό των λεπτών που θέλετε να προσθέσετε. Χρησιμοποιήστε θετική τιμή για να επεκτείνετε τη συνεδρία ή αρνητική τιμή για να τη μειώσετε.
3. Επιβεβαιώστε.

Τι συμβαίνει όταν προστίθεται χρόνος:

• Δημιουργείται ένα αρχείο συναλλαγής στο ιστορικό της συνεδρίας.
• Για προπληρωμένες συνεδρίες, η ώρα λήξης προσαρμόζεται προς τα εμπρός (ή προς τα πίσω) κατά τον καθορισμένο αριθμό λεπτών.
• Για συνεδρίες μεταπληρωμής, το γεγονός προσθήκης χρόνου καταγράφεται αλλά δεν ορίζει σκληρό χρόνο λήξης.

Σταμάτημα Συνεδρίας

Το σταμάτημα μιας συνεδρίας τερματίζει όλη τη χρέωση, κλειδώνει τον υπολογιστή πελάτη και ενεργοποιεί τη διαδικασία πληρωμής.

Για να σταματήσετε μια συνεδρία:

1. Επιλέξτε τον ενεργό ή σε παύση υπολογιστή στο Admin Panel και κάντε κλικ στο κουμπί Σταμάτημα στην κάρτα.
2. Εμφανίζεται το Παράθυρο Διαλόγου Πληρωμής που δείχνει μια σύνοψη της συνεδρίας.

Παράθυρο Διαλόγου Πληρωμής

Το παράθυρο διαλόγου πληρωμής εμφανίζει τις ακόλουθες πληροφορίες:

Παράκαμψη ταμία: Ο ταμίας μπορεί να προσαρμόσει χειροκίνητα το χρεωμένο ποσό. Για παράδειγμα, ένας ταμίας μπορεί να στρογγυλοποιήσει προς τα κάτω ως ευγένεια ή να εφαρμόσει μια χειροκίνητη έκπτωση. Το αρχικό υπολογισμένο ποσό διατηρείται πάντα στα αρχεία για έλεγχο.

4. Επιλέξτε μια μέθοδο πληρωμής και επιβεβαιώστε. Η συνεδρία καταγράφεται, ο υπολογιστής πελάτη κλειδώνει και η συναλλαγή αποθηκεύεται.

Διαδικασία Εκκαθάρισης

Όταν μια συνεδρία σταματά, η μηχανή εκκαθάρισης εκτελεί τα εξής βήματα:

1. Κλείστε το τελευταίο ανοιχτό τμήμα τιμολόγησης.
2. Αθροίστε όλα τα κλειστά ποσά τμημάτων.
3. Εφαρμόστε κανόνες στρογγυλοποίησης (πάντα στρογγυλοποιεί προς τα πάνω στο διαμορφωμένο βήμα στρογγυλοποίησης).
4. Εφαρμόστε το ελάχιστο τέλος εκκίνησης (το σύνολο δεν είναι ποτέ μικρότερο από το τέλος εκκίνησης).
5. Υπολογίστε την προμήθεια μεθόδου πληρωμής (βάσει BPS) και τη σταθερή χρέωση.
6. Παρουσιάστε τα τελικά ποσά στο παράθυρο διαλόγου πληρωμής.

Για λεπτομερή εξήγηση του πώς λειτουργούν τα τμήματα τιμολόγησης και οι υπολογισμοί εκκαθάρισης, δείτε Τιμολόγηση Συνεδριών.

Συνεδρίες Μελών

Όταν ένα μέλος ανατίθεται σε μια συνεδρία, γίνονται διαθέσιμες επιπλέον επιλογές χρέωσης:

• Πληρωμή μέσω πορτοφολιού. Το κόστος της συνεδρίας μπορεί να αφαιρεθεί από το υπόλοιπο του πορτοφολιού του μέλους.
• Αφαίρεση από πακέτο χρόνου. Αν το μέλος έχει αγοράσει πακέτο χρόνου, τα λεπτά αφαιρούνται από το υπόλοιπο του πακέτου αντί να χρεώνεται χρηματικό ποσό.
• Έκπτωση μέλους. Αν το μέλος έχει διαμορφωμένη έκπτωση (σε μονάδες βάσης), εφαρμόζεται στο κόστος της συνεδρίας.
• Ιστορικό συνεδριών. Η συνεδρία συνδέεται με τον λογαριασμό του μέλους και εμφανίζεται στο ιστορικό συνεδριών του.

Τα μέλη μπορούν επίσης να ξεκινήσουν τις δικές τους συνεδρίες από την οθόνη αδράνειας του πελάτη κάνοντας login με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής τους ή μέσω OAuth (αν έχει διαμορφωθεί).

Τιμές Κατάστασης Συνεδρίας

Κάθε υπολογιστής πελάτη εμφανίζει έναν δείκτη κατάστασης με χρωματική κωδικοποίηση:

Αυτά τα χρώματα κατάστασης εμφανίζονται στις κάρτες πελατών στο Admin Panel, καθιστώντας εύκολη την προβολή της κατάστασης κάθε υπολογιστή με μια ματιά.

Τμήματα Τιμολόγησης Συνεδρίας

Κάθε συνεδρία διαιρείται σε ένα ή περισσότερα τμήματα τιμολόγησης. Δημιουργείται ένα νέο τμήμα κάθε φορά που συμβαίνει ένα γεγονός σχετικό με τη χρέωση:

• Έναρξη συνεδρίας
• Παύση
• Συνέχιση
• Αλλαγή τμήματος τιμολόγησης (όταν το ρολόι περνά σε διαφορετικό τμήμα στο πρόγραμμα)
• Αλλαγή βασικής τιμής (αν ο διαχειριστής αλλάξει το ωριαίο ποσοστό κατά τη διάρκεια της συνεδρίας)
• Αποσύνδεση ή επανασύνδεση

Κάθε τμήμα καταγράφει το τμήμα τιμολόγησης, τον πολλαπλασιαστή, τη βασική τιμή, την ώρα έναρξης, την ώρα λήξης και το υπολογισμένο ποσό. Το σύνολο της συνεδρίας είναι το άθροισμα όλων των τμημάτων, υπόκειται σε κανόνες στρογγυλοποίησης και ελάχιστης χρέωσης.

Για πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με το πώς υπολογίζονται τα τμήματα, δείτε Τιμολόγηση Συνεδριών.

Ελάχιστη Χρέωση και Τέλος Εκκίνησης

Ακόμα και πολύ σύντομες συνεδρίες χρεώνονται τουλάχιστον το ποσό του τέλους εκκίνησης. Αυτό διαμορφώνεται στις Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση και εξασφαλίζει ότι κάθε συνεδρία παράγει ένα ελάχιστο επίπεδο εσόδων, ανεξάρτητα από το πόσο σύντομη ήταν η χρήση.

Παράδειγμα: Αν το τέλος εκκίνησης σας είναι ορισμένο στα 1,00 € και ένας πελάτης χρησιμοποιεί έναν υπολογιστή για μόνο 30 δευτερόλεπτα, το χρεωμένο ποσό είναι 1,00 €, όχι το κλάσμα του λεπτού που θα κόστιζε 30 δευτερόλεπτα με το ωριαίο ποσοστό.

Επόμενα Βήματα

• Τιμολόγηση Συνεδριών: Βαθιά ανάλυση της μηχανής τιμολόγησης, των τμημάτων και των μαθηματικών εκκαθάρισης
• Admin Panel: Παρακολούθηση και έλεγχος υπολογιστών πελατών
• Μέλη: Διαχείριση λογαριασμών μελών και πορτοφολιών
• Αναφορά Ταμείου: Ανασκόπηση εσόδων συνεδριών και περιλήψεις βαρδιών