Διαχείριση Παραγγελιών

Οι παραγγελίες στο HandyCafe χρησιμοποιούνται για την πώληση προϊόντων (φαγητά, ποτά, αξεσουάρ και οποιαδήποτε άλλα είδη προσφέρει το internet cafe ή το gaming center σας). Το σύστημα παραγγελιών παρακολουθεί κάθε πώληση από τη δημιουργία έως την πληρωμή ή την ακύρωση, με πλήρη ενσωμάτωση στην αναφορά ταμείου και την παρακολούθηση βάρδιας ταμία.

Κύκλος Ζωής Παραγγελίας

Κάθε παραγγελία ακολουθεί έναν απλό κύκλο ζωής:

Νέα Παραγγελία  -->  Ανοιχτή  -->  Κλειστή (πληρωμή λήφθηκε)
                      |
                      +---->  Ακυρωμένη (ακυρώθηκε)

• Ανοιχτή: Η παραγγελία έχει δημιουργηθεί και μπορεί να προστεθούν είδη. Αναμένει πληρωμή ή περαιτέρω τροποποίηση.
• Κλειστή: Η πληρωμή έχει ληφθεί και καταγραφεί. Δημιουργείται εγγραφή συναλλαγής στο σύστημα. Η παραγγελία δεν μπορεί να τροποποιηθεί μετά το κλείσιμο.
• Ακυρωμένη: Η παραγγελία έχει ακυρωθεί. Δεν δημιουργείται συναλλαγή. Οι ακυρωμένες παραγγελίες παραμένουν στο ιστορικό για λόγους ελέγχου αλλά δεν επηρεάζουν τους υπολογισμούς εσόδων.

Προβολή Καρτελών

Η σελίδα Παραγγελιών οργανώνει τις παραγγελίες σε τέσσερις καρτέλες:

Κάθε καρτέλα εμφανίζει μια σήμανση αριθμού ώστε να βλέπετε γρήγορα πόσες παραγγελίες βρίσκονται σε κάθε κατάσταση. Η καρτέλα Ανοιχτές είναι η προεπιλεγμένη προβολή καθώς αυτές οι παραγγελίες χρειάζονται προσοχή.

Δημιουργία Νέας Παραγγελίας

1. Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Παραγγελία.
3. Προαιρετικά, αναθέστε την παραγγελία σε συγκεκριμένο υπολογιστή επιλέγοντας ένα hostname ή MAC address. Αυτό συνδέει την παραγγελία με συγκεκριμένο σταθμό, χρήσιμο για την παρακολούθηση παραδόσεων σε συγκεκριμένες θέσεις.
4. Προαιρετικά, προσθέστε μια σημείωση στην παραγγελία (π.χ., αριθμός τραπεζιού, όνομα πελάτη ή ειδικές οδηγίες όπως "χωρίς πάγο" ή "επιπλέον ζάχαρη").
5. Η παραγγελία δημιουργείται σε κατάσταση Ανοιχτή και είναι έτοιμη για προσθήκη ειδών.

Προσθήκη Ειδών σε Παραγγελία

Αφού δημιουργηθεί μια παραγγελία:

1. Αναζήτηση ή περιήγηση προϊόντων: Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης για να βρείτε προϊόντα με βάση το όνομα ή περιηγηθείτε στον κατάλογο προϊόντων σας.
2. Επιλογή προϊόντος: Κάντε κλικ στο προϊόν για να το προσθέσετε στην παραγγελία.
3. Ορισμός ποσότητας: Ρυθμίστε την ποσότητα για κάθε είδος. Η προεπιλογή είναι 1.
4. Ορισμός τιμής μονάδας: Η τιμή μονάδας συμπληρώνεται από τον κατάλογο προϊόντων αλλά μπορεί να τροποποιηθεί ανά παραγγελία αν χρειαστεί (π.χ., για ειδική έκπτωση ή προσφορά).

Μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλά διαφορετικά προϊόντα σε μια παραγγελία. Κάθε είδος εμφανίζεται ως γραμμή στην παραγγελία με τη δική του ποσότητα και τιμή μονάδας.

Τροποποίηση Ειδών

Όσο μια παραγγελία είναι ακόμα Ανοιχτή, μπορείτε να τροποποιήσετε τα είδη της:

• Αλλαγή ποσότητας: Αυξήστε ή μειώστε την ποσότητα οποιουδήποτε είδους στην παραγγελία.
• Αλλαγή τιμής μονάδας: Τροποποιήστε την τιμή μονάδας για συγκεκριμένο είδος. Αυτό είναι χρήσιμο για την εφαρμογή εκπτώσεων ή τη διόρθωση τιμών.
• Αφαίρεση ειδών: Αφαιρέστε ένα είδος εντελώς από την παραγγελία.

Μόλις μια παραγγελία κλείσει ή ακυρωθεί, τα είδη της δεν μπορούν να τροποποιηθούν.

Σύνολο Παραγγελίας

Το σύνολο της παραγγελίας υπολογίζεται αυτόματα από όλα τα είδη στην παραγγελία:

Σύνολο Γραμμής = Ποσότητα x Τιμή Μονάδας
Σύνολο Παραγγελίας = Άθροισμα όλων των Συνόλων Γραμμών

Κάθε γραμμή είδους παρακολουθεί επίσης:

• Όνομα προϊόντος: Το όνομα του προϊόντος που πωλήθηκε.
• Τιμή μονάδας: Η τιμή ανά μονάδα κατά τη στιγμή της πώλησης.
• Ποσότητα: Πόσες μονάδες πωλήθηκαν.
• ΦΠΑ: Το ποσό φόρου που ισχύει για το είδος, αν έχει ρυθμιστεί.
• Εκπτώσεις: Οποιεσδήποτε εκπτώσεις εφαρμόστηκαν στο είδος γραμμής.
• Σύνολο γραμμής: Το τελικό ποσό για εκείνη τη γραμμή (ποσότητα x τιμή μονάδας, προσαρμοσμένο για ΦΠΑ και εκπτώσεις).

Το σύνολο της παραγγελίας ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο καθώς προσθέτετε, αφαιρείτε ή τροποποιείτε είδη.

Κλείσιμο Παραγγελίας

Όταν ο πελάτης είναι έτοιμος να πληρώσει:

1. Ελέγξτε τα είδη της παραγγελίας και το σύνολο.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο Παραγγελίας.
3. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής (μετρητά, κάρτα, κινητή πληρωμή κ.λπ.). Οι διαθέσιμες μέθοδοι πληρωμής ρυθμίζονται στις ρυθμίσεις του συστήματός σας.
4. Επιβεβαιώστε την πληρωμή.

Όταν μια παραγγελία κλείνει:

• Δημιουργείται μια εγγραφή συναλλαγής στο σύστημα.
• Η συναλλαγή συνδέεται με τη βάρδια του τρέχοντος ταμία.
• Τα έσοδα εμφανίζονται στην Αναφορά Ταμείου.
• Η παραγγελία μετακινείται στην καρτέλα Κλειστές και δεν μπορεί πλέον να τροποποιηθεί.

Ακύρωση Παραγγελίας

Αν μια παραγγελία χρειάζεται να ακυρωθεί:

1. Επιλέξτε την ανοιχτή παραγγελία.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση.
3. Επιβεβαιώστε την ακύρωση.

Όταν μια παραγγελία ακυρώνεται:

• Δεν δημιουργείται συναλλαγή.
• Η παραγγελία μετακινείται στην καρτέλα Ακυρωμένες.
• Παραμένει στο σύστημα για λόγους ελέγχου (μπορείτε να τη δείτε στην καρτέλα Όλες και στην καρτέλα Ακυρωμένες).
• Οι ακυρωμένες παραγγελίες δεν επηρεάζουν τους υπολογισμούς εσόδων ή την Αναφορά Ταμείου.

Εμφάνιση Χρόνου

Οι παραγγελίες εμφανίζουν σχετικές χρονικές σημάνσεις για να είναι εύκολο να δείτε πόσο πρόσφατες είναι:

Αυτό καθιστά εύκολο να εντοπίσετε παραγγελίες που είναι ανοιχτές για πολύ καιρό και μπορεί να χρειάζονται προσοχή.

Ειδοποιήσεις Παραγγελιών (Παραγγελίες από Πελάτες)

Όταν ένας πελάτης κάνει παραγγελία από τον υπολογιστή του (χρησιμοποιώντας τη λειτουργία παραγγελίας της εφαρμογής πελάτη):

• Εμφανίζεται μια ειδοποίηση στην εφαρμογή του server με ηχητική ειδοποίηση.
• Η ειδοποίηση δείχνει τις λεπτομέρειες της παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένων των ζητούμενων ειδών και του υπολογιστή προέλευσης.
• Ο ταμίας μπορεί να αποδεχτεί την παραγγελία και να ξεκινήσει την προετοιμασία της.

Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στους πελάτες να παραγγέλνουν φαγητά και ποτά χωρίς να αφήνουν τη θέση τους, βελτιώνοντας την εμπειρία του πελάτη και μειώνοντας τους χρόνους αναμονής.

Για ένα μέλος που έκανε την παραγγελία από τον υπολογιστή του, το πορτοφόλι δεν χρεώνεται τη στιγμή της παραγγελίας. Ο ταμίας επιβεβαιώνει την παράδοση με το Σήμανση ως Παραδόθηκε. Εκείνη η ενέργεια χρεώνει το σύνολο της παραγγελίας από το πληρωμένο υπόλοιπο του πορτοφολιού του μέλους. Οι πιστώσεις μπόνους προορίζονται για χρήση σε συνεδρίες και χρόνο και δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για παραγγελίες. Μια παραγγελία που απορρίπτεται ή ακυρώνεται δεν αγγίζει ποτέ το υπόλοιπο του μέλους.

Για έναν προπληρωμένο επισκέπτη, η παράδοση αφαιρεί το σύνολο της παραγγελίας από την υπόλοιπη προπληρωμένη αξία της συνεδρίας με την ωριαία χρέωση. Ο χρόνος που απομένει στον επισκέπτη μειώνεται αναλόγως.

Διακόπτες Εξόφλησης

Δύο ρυθμίσεις στη σελίδα ρυθμίσεων Γενικά ελέγχουν αυτή τη συμπεριφορά. Και οι δύο είναι ενεργές από προεπιλογή. Δείτε τις Επιλογές Συστήματος.

Όταν μια συνεδρία μέλους ή εισιτηρίου τελειώνει ενώ παραμένουν ανοιχτές παραγγελίες, η οθόνη πληρωμής ανοίγει μόνο για το σύνολο των παραγγελιών. Ο χρόνος της ίδιας της συνεδρίας εξοφλείται πάντα από τον λογαριασμό του μέλους ή από το εισιτήριο.

Το υπόλοιπο ελέγχεται πριν γίνει δεκτή η παραγγελία

Όσο ο αντίστοιχος διακόπτης εξόφλησης είναι ενεργός, μια παραγγελία πελάτη απορρίπτεται τη στιγμή που γίνεται, αν το υπόλοιπο δεν την καλύπτει. Τίποτα δεν φτάνει στο ταμείο. Ένας ταμίας δεν ετοιμάζει ποτέ παραγγελία που δεν μπορεί να πληρωθεί. Με τον διακόπτη ανενεργό δεν υπάρχει υπόλοιπο προς έλεγχο. Η παραγγελία γίνεται δεκτή και εισπράττεται στο ταμείο.

Οι παραγγελίες που έχουν ήδη γίνει και δεν έχουν παραδοθεί ακόμη αφαιρούνται από τον ίδιο προϋπολογισμό. Δύο παραγγελίες που χωράνε η καθεμία στο υπόλοιπο αλλά δεν χωράνε μαζί δεν γίνονται και οι δύο δεκτές.

Στον πελάτη, η οθόνη παραγγελίας εμφανίζει τους υπολογισμούς όσο μια παραγγελία εκκρεμεί: το υπόλοιπο του πορτοφολιού, τις εκκρεμείς παραγγελίες που αφαιρούνται από αυτό και το ποσό που είναι πράγματι διαθέσιμο. Το κουμπί επιβεβαίωσης απενεργοποιείται όσο το καλάθι ξεπερνά το διαθέσιμο ποσό. Το στιγμιότυπο ανανεώνεται όταν ο ταμίας σημάνει μια εκκρεμή παραγγελία ως παραδοθείσα.

Ο πελάτης βλέπει ένα από τα εξής:

• Ανεπαρκές υπόλοιπο. Απευθυνθείτε στο ταμείο. για συνεδρία μέλους.
• Δεν επαρκεί η πίστωση της συνεδρίας. Απευθυνθείτε στο ταμείο. για προπληρωμένη συνεδρία επισκέπτη.

Απαιτούμενα Δικαιώματα

Η διαχείριση παραγγελιών είναι διαθέσιμη στους ταμίες με τα κατάλληλα δικαιώματα. Η δυνατότητα δημιουργίας, προβολής και διαχείρισης παραγγελιών ελέγχεται μέσω του συστήματος ρόλων ταμία.

Οι ιδιοκτήτες (ρόλος Admin) έχουν πάντα πλήρη πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες διαχείρισης παραγγελιών.

Ιστορικό Παραγγελιών και Αναφορές

Όλες οι παραγγελίες, είτε κλειστές είτε ακυρωμένες, αποθηκεύονται στο σύστημα και συμβάλλουν στις αναφορές:

• Κλειστές παραγγελίες εμφανίζονται στην Αναφορά Ταμείου ως συναλλαγές εσόδων.
• Είδη παραγγελίας παρακολουθούνται ξεχωριστά, επιτρέποντάς σας να δείτε ποια προϊόντα πωλούνται περισσότερο.
• Απόδοση ταμία: Κάθε παραγγελία καταγράφει ποιος ταμίας τη δημιούργησε και την έκλεισε, επιτρέποντας την παρακολούθηση απόδοσης ανά ταμία.
• Η Αναφορά Ταμείου μπορεί να φιλτράρει συναλλαγές ανά κατηγορία για να δείξει τα έσοδα από παραγγελίες ξεχωριστά από τα έσοδα από συνεδρίες.