Αποθήκη

Η σελίδα Αποθήκη καταγράφει αγορές αγαθών και υλικών για το καφέ σας. Κάθε φορά που λαμβάνετε μια αποστολή προϊόντων από προμηθευτή (είτε πρόκειται για κονσερβοποιημένα ποτά, κουτιά σνακ, είδη καθαρισμού ή οτιδήποτε άλλο) καταγράφετε την αγορά στο σύστημα αποθήκης. Αυτό δημιουργεί ένα μόνιμο αρχείο του τι αγοράστηκε, πόσο κόστισε και από πού προήλθε.

Πεδία Εγγραφής Αποθήκης

Κάθε εγγραφή αποθήκης αντιπροσωπεύει ένα μεμονωμένο στοιχείο αγοράς:

Πεδίο	Περιγραφή
`invoice_no`	Ο αριθμός τιμολογίου ή απόδειξης από τον προμηθευτή. Πολλαπλές εγγραφές μπορούν να μοιράζονται τον ίδιο αριθμό τιμολογίου αν προήλθαν από την ίδια παράδοση.
`supplier_name`	Το όνομα του προμηθευτή. Πεδίο κειμένου που μπορεί να συνδεθεί με εγγραφή στη σελίδα Προμηθευτών.
`name`	Το όνομα ή η περιγραφή του αγορασμένου είδους (π.χ. "Cola 330ml", "Ψωμί Σάντουιτς", "Χάρτινα Ποτήρια").
`unit`	Η μονάδα μέτρησης για την ποσότητα (π.χ. "τεμάχιο", "kg", "λίτρο", "κουτί", "κιβώτιο").
`quantity`	Ο αριθμός μονάδων που αγοράστηκαν. Δεκαδικό πεδίο για υποστήριξη κλασματικών ποσοτήτων (π.χ. 2,5 kg).
`unit_price`	Το κόστος ανά μονάδα σε ελάχιστες μονάδες νομίσματος (π.χ. λεπτά). Το συνολικό κόστος είναι `ποσότητα * τιμή_μονάδας`.
`currency`	Το νόμισμα της αγοράς. Η προεπιλογή είναι το νόμισμα συστήματος.
`category`	Προαιρετική ετικέτα κατηγορίας για ομαδοποίηση (π.χ. "Ποτά", "Τρόφιμα", "Καθαρισμός", "Εξοπλισμός").
`notes`	Ελεύθερο κείμενο για επιπλέον πληροφορίες όπως αριθμοί παρτίδας, εμπορικά σήματα, σημειώσεις ποιότητας ή ημερομηνίες λήξης.

Σύνδεση με Προμηθευτές

Το πεδίο supplier_name σε μια εγγραφή αποθήκης αντιστοιχεί σε εγγραφή προμηθευτή στη σελίδα Προμηθευτών. Παρόλο που το πεδίο είναι καταχώρηση κειμένου (όχι αυστηρό ξένο κλειδί), το σύστημα προτείνει υπάρχοντα ονόματα προμηθευτών καθώς πληκτρολογείτε, ενθαρρύνοντας τη συνέπεια.

Διατηρώντας συνεπή ονόματα προμηθευτών στις εγγραφές αποθήκης, μπορείτε αργότερα να φιλτράρετε το ιστορικό αγορών κατά προμηθευτή και να κατανοήσετε τα πρότυπα δαπανών σας με κάθε προμηθευτή.

Καταγραφή Νέας Αγοράς

Για καταγραφή νέας αγοράς αποθήκης:

Πλοηγηθείτε στη σελίδα Αποθήκη από την πλαϊνή μπάρα.
Κάντε κλικ στο Προσθήκη Εγγραφής (ή παρόμοιο κουμπί στη γραμμή εργαλείων).
Εισάγετε τον αριθμό τιμολογίου από την απόδειξη του προμηθευτή. Αν καταγράφετε πολλαπλά είδη από το ίδιο τιμολόγιο, χρησιμοποιήστε τον ίδιο αριθμό για κάθε εγγραφή.
Επιλέξτε ή πληκτρολογήστε το όνομα προμηθευτή. Το σύστημα προτείνει υπάρχοντες προμηθευτές καθώς πληκτρολογείτε.
Εισάγετε το όνομα είδους, μονάδα, ποσότητα και τιμή μονάδας.
Προαιρετικά ορίστε κατηγορία και προσθέστε σημειώσεις (αριθμοί παρτίδας, μάρκα, παρατηρήσεις ποιότητας).
Αποθηκεύστε την εγγραφή.

Το σύστημα καταγράφει την εγγραφή με χρονοσήμανση δημιουργίας. Αν το αγορασμένο είδος αντιστοιχεί σε προϊόν στον κατάλογο Προϊόντων, το επίπεδο αποθέματος του προϊόντος μπορεί να ενημερωθεί αντίστοιχα μέσω του συστήματος αρχείου αποθέματος.

Προβολή Ιστορικού Αποθήκης

Η σελίδα Αποθήκη εμφανίζει όλες τις εγγραφές αγορών σε χρονολογική σειρά (νεότερα πρώτα). Μπορείτε:

Αναζήτηση κατά όνομα είδους, όνομα προμηθευτή ή αριθμό τιμολογίου.
Φιλτράρισμα κατά κατηγορία για προβολή μόνο αγορών σε συγκεκριμένη κατηγορία (π.χ. όλες οι αγορές ποτών).
Φιλτράρισμα κατά εύρος ημερομηνιών για προβολή αγορών σε συγκεκριμένη περίοδο.
Φιλτράρισμα κατά προμηθευτή για προβολή όλων των αγορών από συγκεκριμένο προμηθευτή.

Ενσωμάτωση Αποθήκης και Αποθέματος Προϊόντων

Όταν μια αγορά αποθήκης καταγράφεται για είδος που ταιριάζει με προϊόν στον κατάλογο, το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει αντίστοιχη εγγραφή αρχείου αποθέματος με reason = 'purchase' στο προϊόν. Αυτό αυξάνει την τιμή in_stock του προϊόντος κατά την αγορασμένη ποσότητα και συνδέει την εγγραφή αρχείου αποθέματος πίσω στην εγγραφή αποθήκης για ιχνηλασιμότητα.

Αυτή η ενσωμάτωση σημαίνει ότι η καταγραφή μιας παράδοσης στη σελίδα Αποθήκη μπορεί να ενημερώσει αυτόματα τα επίπεδα αποθέματος προϊόντων που βλέπουν οι ταμίες στη διεπαφή παραγγελιών.

Χρήση του Πεδίου Σημειώσεων

Το πεδίο σημειώσεων στις εγγραφές αποθήκης λειτουργεί ως ευέλικτος χώρος σχολιασμού. Συνήθεις χρήσεις:

Αριθμοί παρτίδας: Καταγραφή αριθμού παρτίδας κατασκευαστή για ιχνηλασιμότητα, ειδικά για τρόφιμα.
Πληροφορίες μάρκας: Σημείωση της συγκεκριμένης μάρκας όταν το όνομα είδους είναι γενικό (π.χ. "Cola" μπορεί να είναι από διαφορετικές μάρκες σε διαφορετικές αγορές).
Παρατηρήσεις ποιότητας: Σήμανση τυχόν προβλημάτων κατά την παραλαβή (π.χ. "2 κουτάκια χτυπημένα", "κοντά στην ημερομηνία λήξης").
Ημερομηνίες λήξης: Καταγραφή ημερομηνίας λήξης για ευπαθή αγαθά.