Αποθήκη

Η Αποθήκη καταγράφει τις αγορές αγαθών για το καφέ σας. Κάθε φορά που λαμβάνετε μια αποστολή από προμηθευτή (είτε πρόκειται για κονσερβοποιημένα ποτά, κουτιά σνακ, είδη καθαρισμού ή οτιδήποτε άλλο) καταγράφετε την παράδοση ως παραλαβή αποθέματος. Αυτό δημιουργεί ένα μόνιμο αρχείο του τι αγοράστηκε, πόσο κόστισε και από πού προήλθε.

Η καταχώρηση αποθήκης μεταφέρθηκε από τις Ρυθμίσεις στην κύρια πλοήγηση. Οι παραλαβές καταχωρούνται στην καρτέλα Παραλαβή Αποθέματος της σελίδας Απόθεμα. Αυτή η σελίδα περιγράφει τα δεδομένα που αποθηκεύει κάθε γραμμή παραλαβής.

Πεδία Παραλαβής

Μια παραλαβή καταχωρείται μία φορά ανά παράδοση και μοιράζεται αυτά τα πεδία σε όλες τις γραμμές της:

Πεδίο	Περιγραφή
`invoice_no`	Ο αριθμός τιμολογίου ή απόδειξης από το έγγραφο του προμηθευτή. Όλες οι γραμμές της ίδιας παράδοσης τον μοιράζονται.
`invoice_date`	Η ημερομηνία που είναι τυπωμένη στο τιμολόγιο του προμηθευτή.
`supplier`	Ο προμηθευτής από τον οποίο προήλθε η παράδοση, επιλεγμένος από τον κατάλογο προμηθευτών. Η παραλαβή αποθηκεύει απευθείας σύνδεσμο προς την εγγραφή του προμηθευτή.
`cashier`	Το μέλος του προσωπικού που καταχώρησε την παραλαβή. Καταγράφεται αυτόματα.

Πεδία Γραμμής Παραλαβής

Κάθε γραμμή μιας παραλαβής αντιπροσωπεύει ένα μεμονωμένο αγορασμένο είδος:

Πεδίο	Περιγραφή
`product`	Το προϊόν του καταλόγου που ανεφοδιάζει η γραμμή. Η γραμμή αποθηκεύει απευθείας σύνδεσμο προς την εγγραφή του προϊόντος, ώστε το απόθεμα και το ιστορικό κινήσεων να ενημερώνονται αυτόματα.
`name`	Το όνομα ή η περιγραφή του αγορασμένου είδους (π.χ. "Cola 330ml", "Ψωμί Σάντουιτς", "Χάρτινα Ποτήρια").
`unit`	Η μονάδα μέτρησης για την ποσότητα (π.χ. "τεμάχιο", "kg", "λίτρο", "κουτί", "κιβώτιο").
`quantity`	Ο αριθμός μονάδων που αγοράστηκαν. Δεκαδικό πεδίο για υποστήριξη κλασματικών ποσοτήτων (π.χ. 2,5 kg).
`unit_price`	Η τιμή αγοράς ανά μονάδα σε ελάχιστες μονάδες νομίσματος (π.χ. λεπτά).
`discount_rate`	Ένα προαιρετικό ποσοστό έκπτωσης που εφαρμόζεται στη γραμμή.
`vat_rate`	Το ποσοστό ΦΠΑ της γραμμής, όπως αναγράφεται στο τιμολόγιο.
`currency`	Το νόμισμα της αγοράς. Είναι σταθερό στο νόμισμα του συστήματος που έχει ρυθμιστεί στις Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση.
`category`	Προαιρετική ετικέτα κατηγορίας για ομαδοποίηση (π.χ. "Ποτά", "Τρόφιμα", "Καθαρισμός", "Εξοπλισμός").
`notes`	Ελεύθερο κείμενο για επιπλέον πληροφορίες όπως αριθμοί παρτίδας, εμπορικά σήματα, σημειώσεις ποιότητας ή ημερομηνίες λήξης.

Σύνδεση με Προμηθευτές

Κάθε παραλαβή αποθηκεύει μια απευθείας αναφορά σε εγγραφή προμηθευτή από τον κατάλογο Προμηθευτών. Όταν καταχωρείτε μια παραλαβή, επιλέγετε έναν υπάρχοντα προμηθευτή ή πληκτρολογείτε ένα νέο όνομα. Οι συνεπείς εγγραφές προμηθευτών σας επιτρέπουν να φιλτράρετε το ιστορικό παραλαβών ανά προμηθευτή και να κατανοήσετε τα πρότυπα δαπανών σας με κάθε προμηθευτή.

Καταγραφή Νέας Αγοράς

Για να καταγράψετε μια παράδοση:

Ανοίξτε τη σελίδα Απόθεμα από την πλαϊνή μπάρα και μεταβείτε στην καρτέλα Παραλαβή Αποθέματος.
Επιλέξτε ή πληκτρολογήστε τον προμηθευτή.
Εισάγετε τον αριθμό τιμολογίου και την ημερομηνία τιμολογίου από το έγγραφο του προμηθευτή.
Προσθέστε μια γραμμή ανά είδος: σαρώστε ή πληκτρολογήστε το barcode, επιλέξτε το προϊόν και στη συνέχεια εισάγετε την ποσότητα, την τιμή αγοράς, την προαιρετική έκπτωση και το ποσοστό ΦΠΑ. Ένα άγνωστο είδος μπορεί να προστεθεί ως νέο προϊόν απευθείας από τη γραμμή.
Ελέγξτε το υποσύνολο, την έκπτωση, τον ΦΠΑ και το συνολικό ποσό.
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Η παραλαβή που βρίσκεται σε εξέλιξη διατηρείται αυτόματα ως προσχέδιο. Μπορείτε να φύγετε από τη σελίδα και να συνεχίσετε αργότερα. Δείτε το Απόθεμα για την πλήρη ροή παραλαβής, συμπεριλαμβανομένων των κανόνων επικύρωσης και του ιστορικού παραλαβών.

Ενσωμάτωση Αποθήκης και Αποθέματος Προϊόντων

Η αποθήκευση μιας παραλαβής αυξάνει το απόθεμα κάθε προϊόντος που περιλαμβάνει κατά την παραληφθείσα ποσότητα και καταγράφει μια κίνηση αγοράς στο αρχείο αποθέματος του προϊόντος. Κάθε κίνηση συνδέεται πίσω στην παραλαβή για ιχνηλασιμότητα. Τα επίπεδα αποθέματος και το ιστορικό κινήσεων είναι ορατά στην καρτέλα Κατάσταση Αποθέματος της σελίδας Απόθεμα.

Προβολή Ιστορικού Παραλαβών

Το κουμπί Ιστορικό παραλαβών στην καρτέλα Παραλαβής Αποθέματος παραθέτει όλες τις αποθηκευμένες παραλαβές, με τις νεότερες πρώτα, μαζί με τον αριθμό τιμολογίου, τον προμηθευτή, την ημερομηνία, τον αριθμό γραμμών και το συνολικό ποσό. Η επιλογή μιας παραλαβής δείχνει τις μεμονωμένες γραμμές της.

Χρήση του Πεδίου Σημειώσεων

Το πεδίο σημειώσεων στις γραμμές παραλαβής λειτουργεί ως ευέλικτος χώρος σχολιασμού. Συνήθεις χρήσεις:

Αριθμοί παρτίδας: Καταγραφή αριθμού παρτίδας κατασκευαστή για ιχνηλασιμότητα, ειδικά για τρόφιμα.
Πληροφορίες μάρκας: Σημείωση της συγκεκριμένης μάρκας όταν το όνομα είδους είναι γενικό (π.χ. "Cola" μπορεί να είναι από διαφορετικές μάρκες σε διαφορετικές αγορές).
Παρατηρήσεις ποιότητας: Σήμανση τυχόν προβλημάτων κατά την παραλαβή (π.χ. "2 κουτάκια χτυπημένα", "κοντά στην ημερομηνία λήξης").
Ημερομηνίες λήξης: Καταγραφή ημερομηνίας λήξης για ευπαθή αγαθά.