Πώς να Διαχειριστείτε Μέλη

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τη δημιουργία λογαριασμών μελών, τη διαχείριση υπολοίπων πορτοφολιών, την ανάθεση επιπέδων πιστότητας και την παροχή δωρεάν χρόνου. Τα μέλη είναι εγγεγραμμένοι πελάτες που μπορούν να συνδεθούν από τους υπολογιστές πελατών, να διατηρήσουν υπόλοιπο πορτοφολιού και να συγκεντρώσουν πόντους πιστότητας.

Τι Θα Χρειαστείτε

• Πρόσβαση διαχειριστή ή ταμία στον HandyCafe Server.
• Η σελίδα Μελών προσβάσιμη από την αριστερή πλαϊνή μπάρα.
• Τουλάχιστον μία μέθοδος πληρωμής ρυθμισμένη αν σκοπεύετε να δεχτείτε φορτίσεις πορτοφολιών.

Πώς να Δημιουργήσετε Νέο Μέλος

1. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη χρησιμοποιώντας την αριστερή πλαϊνή μπάρα.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στη γραμμή εργαλείων.
3. Εισάγετε το όνομα χρήστη του μέλους. Αυτό πρέπει να είναι μοναδικό για όλα τα μέλη (χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων). Το μέλος θα το χρησιμοποιεί για να συνδεθεί από τους υπολογιστές πελατών.
4. Εισάγετε ένα όνομα εμφάνισης. Αυτό είναι το όνομα που εμφανίζεται στην οθόνη κατά τη διάρκεια των συνεδριών και στις αναφορές.
5. Προαιρετικά, συμπληρώστε email, αριθμό τηλεφώνου και φύλο.
6. Ορίστε τις μέγιστες ταυτόχρονες συνδέσεις. Αυτό ελέγχει σε πόσους υπολογιστές μπορεί να είναι συνδεδεμένο το μέλος ταυτόχρονα. Η προεπιλογή είναι 1.
7. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να δημιουργήσετε το μέλος.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το νέο μέλος εμφανίζεται στη λίστα μελών. Το υπόλοιπο του πορτοφολιού τους ξεκινά από μηδέν. Μπορούν τώρα να συνδεθούν από οποιονδήποτε υπολογιστή πελάτη χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη τους.

Σημείωση: Δεν απαιτείται κωδικός πρόσβασης κατά τη δημιουργία. Το μέλος μπορεί να ορίσει τον δικό του κωδικό από το Πάνελ Μέλους του υπολογιστή πελάτη κατά την πρώτη σύνδεση. Εναλλακτικά, ένας διαχειριστής μπορεί να τον ορίσει από τον server.

Πώς να Φορτίσετε το Πορτοφόλι ενός Μέλους

Το πορτοφόλι είναι ένα προπληρωμένο υπόλοιπο αποθηκευμένο σε μικρές νομισματικές μονάδες. Τα μέλη μπορούν να χρησιμοποιήσουν το πορτοφόλι τους για να πληρώσουν για συνεδρίες και παραγγελίες χωρίς να δώσουν μετρητά στον ταμία.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη.
2. Βρείτε και επιλέξτε το μέλος που θέλετε να φορτίσετε. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης αν η λίστα είναι μεγάλη.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Φόρτιση ή πληρωμής στο πάνελ λεπτομερειών του μέλους.
4. Εισάγετε το ποσό που θα προσθέσετε στο πορτοφόλι. Αυτό είναι στο βασικό σας νόμισμα (π.χ., 50.00 για να προσθέσετε πενήντα μονάδες).
5. Επιλέξτε τον τύπο πίστωσης:
   • Πληρωμένο για φορτίσεις μετρητών ή κάρτας όπου ελήφθησαν χρήματα.
   • Μπόνους για προωθητική πίστωση.
   • Χειροκίνητο για διοικητικές διορθώσεις.
6. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής (Μετρητά, Κάρτα, κ.λπ.). Αυτό καταγράφει πώς ελήφθησαν τα χρήματα.
7. Κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Δημιουργείται μια νέα πίστωση πορτοφολιού για το μέλος. Η πίστωση καταγράφει το ποσό, τον τύπο πίστωσης και τη μέθοδο πληρωμής. Το συνολικό υπόλοιπο του πορτοφολιού του μέλους ενημερώνεται άμεσα. Η πίστωση πορτοφολιού εμφανίζεται στο ιστορικό συναλλαγών του μέλους.

Συμβουλή: Κάθε φόρτιση δημιουργεί μια ξεχωριστή εγγραφή πίστωσης πορτοφολιού. Όταν το μέλος ξοδεύει από το πορτοφόλι του, το σύστημα καταναλώνει από την παλαιότερη ενεργή πίστωση πρώτα (FIFO). Οι πιστώσεις μπόνους και οι πληρωμένες πιστώσεις παρακολουθούνται ξεχωριστά.

Πώς να Αναθέσετε Επίπεδο Πιστότητας

Τα επίπεδα πιστότητας σας επιτρέπουν να ομαδοποιείτε μέλη ανά επίπεδο δαπανών και να εφαρμόζετε αυτόματες εκπτώσεις.

Δημιουργία Επιπέδου

1. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη.
2. Ανοίξτε την ενότητα διαχείρισης Επιπέδων (προσβάσιμη από τη γραμμή εργαλείων μελών ή τις ρυθμίσεις).
3. Κάντε κλικ στο Προσθήκη Επιπέδου.
4. Εισάγετε έναν κωδικό (π.χ., "silver"). Αυτός πρέπει να είναι μοναδικός.
5. Εισάγετε ένα όνομα εμφάνισης (π.χ., "Ασημένιο Μέλος").
6. Ορίστε τους πόντους κατωφλίου. Ένα μέλος πρέπει να συγκεντρώσει τουλάχιστον τόσους πόντους πιστότητας για να πληροί τις προϋποθέσεις για αυτό το επίπεδο.
7. Ορίστε το ποσοστό έκπτωσης. Εισάγετε την έκπτωση ως ποσοστό. Για παράδειγμα, 5 σημαίνει έκπτωση 5% στις συνεδρίες.
8. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
9. Επαναλάβετε για επιπλέον επίπεδα (π.χ., Χρυσό στους 1000 πόντους με έκπτωση 10%).

Ανάθεση Επιπέδου σε Μέλος

10. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη.
11. Επιλέξτε το μέλος από τη λίστα.
12. Στο πάνελ λεπτομερειών του μέλους, εντοπίστε το πεδίο Επίπεδο.
13. Επιλέξτε το επιθυμητό επίπεδο από το αναπτυσσόμενο μενού.
14. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το μέλος έχει πλέον το επιλεγμένο επίπεδο. Όταν χρεώνονται οι συνεδρίες αυτού του μέλους, η έκπτωση του επιπέδου θα ληφθεί υπόψη στον υπολογισμό κόστους. Το προφίλ του μέλους δείχνει το ανατεθέν επίπεδό τους.

Πώς να Δείτε το Ιστορικό Συναλλαγών ενός Μέλους

Το ιστορικό συναλλαγών δείχνει όλες τις φορτίσεις πορτοφολιού, τις δαπάνες πορτοφολιού, τις πληρωμές συνεδριών, τις επιστροφές χρημάτων και τα γεγονότα πόντων πιστότητας για ένα συγκεκριμένο μέλος.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη.
2. Επιλέξτε το μέλος από τη λίστα.
3. Ανοίξτε το πάνελ λεπτομερειών του μέλους.
4. Μεταβείτε στην καρτέλα Ιστορικό ή Συναλλαγές μέσα στο πάνελ λεπτομερειών.
5. Η λίστα δείχνει όλες τις συναλλαγές σε αντίστροφη χρονολογική σειρά με:
   • Ημερομηνία και ώρα.
   • Τύπο συναλλαγής (φόρτιση πορτοφολιού, δαπάνη πορτοφολιού, συνεδρία, επιστροφή, κ.λπ.).
   • Ποσό (θετικό για φορτίσεις, αρνητικό για δαπάνες).
   • Πηγή ή πλαίσιο (ποια συνεδρία ή παραγγελία κατανάλωσε τα χρήματα).
   • Ταμία που εκτέλεσε τη δράση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Ένα πλήρες ίχνος ελέγχου όλων των οικονομικών δραστηριοτήτων για το μέλος. Μπορείτε να περιηγηθείτε ή να φιλτράρετε κατά εύρος ημερομηνιών για να βρείτε συγκεκριμένες συναλλαγές.

Πώς να Δώσετε Δωρεάν Χρόνο σε Μέλος

Μπορείτε να προσθέσετε πίστωση χρόνου στον λογαριασμό ενός μέλους. Οι πιστώσεις χρόνου λειτουργούν όπως οι πιστώσεις πορτοφολιού αλλά σε λεπτά αντί για χρήματα. Όταν το μέλος ξεκινά μια συνεδρία, το σύστημα μπορεί να αφαιρέσει από το υπόλοιπο χρόνου τους.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη.
2. Επιλέξτε το μέλος από τη λίστα.
3. Στο πάνελ λεπτομερειών του μέλους, εντοπίστε την ενότητα Πακέτα Χρόνου ή Πιστώσεις Χρόνου.
4. Κάντε κλικ στο Προσθήκη Χρόνου.
5. Εισάγετε τον αριθμό των λεπτών που θα προσθέσετε (π.χ., 120 για δύο ώρες δωρεάν χρόνου).
6. Επιλέξτε τον τύπο πίστωσης:
   • Χειροκίνητο για δωρεάν χρόνο που δίνεται από το καφέ.
   • Μπόνους για προωθητικό χρόνο από καμπάνια.
   • Πληρωμένο για χρόνο που αγοράστηκε μέσω πακέτου.
7. Προαιρετικά, ορίστε έναν περιορισμό συσκευής (μόνο Υπολογιστές, μόνο Κονσόλες ή Και τα δύο) για να περιορίσετε πού μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο χρόνος.
8. Προαιρετικά, ορίστε μια ημερομηνία λήξης μετά την οποία ο αχρησιμοποίητος χρόνος λήγει.
9. Κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Μια νέα πίστωση χρόνου εμφανίζεται στον λογαριασμό του μέλους με τα καθορισμένα λεπτά. Το διαθέσιμο υπόλοιπο χρόνου του μέλους ενημερώνεται. Όταν το μέλος ξεκινά μια συνεδρία, το σύστημα θα προσφέρει να αφαιρέσει από το υπόλοιπο χρόνου τους.

Πώς να Ελέγξετε το Υπόλοιπο ενός Μέλους

Γρήγορη αναζήτηση υπολοίπου χωρίς να ανοίξετε το πλήρες ιστορικό συναλλαγών.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη.
2. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης στην κορυφή για να πληκτρολογήσετε το όνομα χρήστη ή το όνομα εμφάνισης του μέλους.
3. Επιλέξτε το μέλος από τα φιλτραρισμένα αποτελέσματα.
4. Το πάνελ λεπτομερειών του μέλους δείχνει το τρέχον υπόλοιπο πορτοφολιού (στο βασικό σας νόμισμα) και το υπόλοιπο χρόνου (σε λεπτά) στην κορυφή του πάνελ.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Βλέπετε το τρέχον υπόλοιπο πορτοφολιού και χρόνου του μέλους με μια ματιά. Αυτές οι τιμές αντικατοπτρίζουν όλες τις φορτίσεις, δαπάνες και λήξεις μέχρι τη δεδομένη στιγμή.

Πώς να Διαχειριστείτε το Χρέος ενός Μέλους

Αν επιτρέπεται σε ένα μέλος να έχει αρνητικό υπόλοιπο (χρέος), το καθολικό χρέους παρακολουθεί πόσα οφείλουν.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Μέλη.
2. Επιλέξτε το μέλος που έχει εκκρεμές χρέος.
3. Ανοίξτε το πάνελ λεπτομερειών τους και ελέγξτε την ενότητα Χρέος.
4. Το καθολικό χρέους δείχνει μεμονωμένες εγγραφές χρέους με ποσά και ημερομηνίες.
5. Για να εξοφλήσετε το χρέος, φορτίστε το πορτοφόλι του μέλους με το οφειλόμενο ποσό. Επιλέξτε "Πληρωμένο" ως είδος πηγής ώστε η πληρωμή να καταγραφεί σωστά.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η φόρτιση πορτοφολιού αντισταθμίζει το χρέος. Το καθολικό χρέους δείχνει την εγγραφή εξόφλησης. Το καθαρό υπόλοιπο του μέλους επιστρέφει σε μηδενικό ή θετικό.

Συνηθισμένα Λάθη προς Αποφυγή

• Δημιουργία διπλών ονομάτων χρήστη. Τα ονόματα χρήστη είναι μοναδικά και χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Τα "JohnDoe" και "johndoe" θεωρούνται τα ίδια. Το σύστημα θα απορρίψει τα διπλότυπα.
• Σύγχυση υπολοίπου πορτοφολιού και υπολοίπου χρόνου. Το πορτοφόλι είναι χρήματα (μικρές νομισματικές μονάδες). Ο χρόνος είναι λεπτά. Είναι ξεχωριστά συστήματα. Ένα μέλος μπορεί να έχει πίστωση πορτοφολιού αλλά όχι πίστωση χρόνου, ή το αντίστροφο.
• Ορισμός υπερβολικά υψηλών μέγιστων συνδέσεων. Αν ένα μέλος μπορεί να συνδεθεί σε 5 υπολογιστές ταυτόχρονα, μπορεί να καταναλώσει 5 φορές τους πόρους. Ορίστε αυτό στο 1 για τα περισσότερα μέλη.
• Ξεχνώντας να επιλέξετε τον σωστό τύπο πίστωσης. Η χρήση του "Πληρωμένο" για μια δωρεάν φόρτιση φουσκώνει τις αναφορές εσόδων σας. Χρησιμοποιήστε "Μπόνους" ή "Χειροκίνητο" για μη έσοδα πιστώσεις.
• Μη ορισμός λήξης σε προωθητικό χρόνο. Οι δωρεάν πιστώσεις χρόνου χωρίς ημερομηνία λήξης δεν λήγουν ποτέ. Αν σκοπεύετε ο προωθητικός χρόνος να είναι περιορισμένος, πάντα ορίστε μια λήξη.
• Διαγραφή μέλους αντί για απενεργοποίηση. Η απενεργοποίηση διατηρεί το ιστορικό και μπορεί να αναστραφεί. Η διαγραφή είναι μόνιμη και αφαιρεί όλα τα συνδεδεμένα αρχεία.