Πώς να Παρακολουθείτε Έξοδα και Αποθέματα
Το HandyCafe Server περιλαμβάνει εργαλεία για την καταγραφή επιχειρηματικών εξόδων, τη διαχείριση του καταλόγου προμηθευτών σας και την παρακολούθηση αγορών αποθεμάτων. Αυτός ο οδηγός καλύπτει κάθε μία από αυτές τις διαδικασίες βήμα προς βήμα.
Πώς να Καταγράψετε ένα Επιχειρηματικό Έξοδο
Τα έξοδα αντιπροσωπεύουν οποιοδήποτε κόστος που προκύπτει για την επιχείρησή σας. Παρακολουθήστε ενοίκια, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, αγορές εξοπλισμού, συνδρομές λογισμικού και οποιεσδήποτε άλλες εξερχόμενες πληρωμές.
Τι θα χρειαστείτε
- Το HandyCafe Server σε λειτουργία.
- Πρόσβαση επιπέδου διαχειριστή ή ιδιοκτήτη.
- Τα στοιχεία του εξόδου: τίτλος, ποσό, όνομα προμηθευτή και ημερομηνία λήξης.
Βήματα
- Κάντε κλικ στο Έξοδα στην αριστερή πλαϊνή γραμμή της εφαρμογής HandyCafe Server.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή εξόδου.
- Εισάγετε έναν Τίτλο που περιγράφει σαφώς το έξοδο. Για παράδειγμα: "Λογαριασμός Ρεύματος - Απρίλιος 2026."
- Εισάγετε το Ποσό στο τοπικό σας νόμισμα.
- Εισάγετε το όνομα του Προμηθευτή. Για παράδειγμα: "Δημοτική Εταιρεία Ηλεκτρισμού." Αυτός είναι ο επιχείρηση ή το άτομο στο οποίο οφείλετε την πληρωμή.
- Ορίστε την Ημερομηνία Λήξης για την πληρωμή. Προαιρετικά, αν το έξοδο έχει ήδη πληρωθεί, ενεργοποιήστε την επιλογή Πληρωμένο και εισάγετε την Ημερομηνία Πληρωμής. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Αναμενόμενο αποτέλεσμα
Το έξοδο εμφανίζεται στη λίστα εξόδων. Τα απλήρωτα έξοδα επισημαίνονται ώστε να μπορείτε γρήγορα να δείτε τι εκκρεμεί. Το συνολικό ποσό εξόδων περιλαμβάνεται στις οικονομικές σας αναφορές.
Συνηθισμένα λάθη
- Η μη εισαγωγή ενός σαφούς, περιγραφικού τίτλου. "Διάφορα" δεν σας λέει τίποτα όταν αναθεωρείτε τα έξοδα μήνες αργότερα. Να είστε συγκεκριμένοι.
- Η παράλειψη ενημέρωσης της κατάστασης πληρωμής μετά την πραγματοποίηση μιας πληρωμής. Το απλήρωτο υπόλοιπό σας θα εμφανίζεται υψηλότερο από ό,τι είναι στην πραγματικότητα.
Πώς να Δείτε Απλήρωτα Έξοδα
Φιλτράρετε γρήγορα για να δείτε μόνο τα έξοδα που δεν έχουν πληρωθεί ακόμα.
Τι θα χρειαστείτε
- Τουλάχιστον ένα έξοδο καταγεγραμμένο στο σύστημα.
Βήματα
- Μεταβείτε στη σελίδα Έξοδα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα φίλτρου Απλήρωτα στην κορυφή της λίστας εξόδων.
- Η λίστα τώρα δείχνει μόνο τα έξοδα όπου η κατάσταση πληρωμής δεν είναι επιλεγμένη.
Αναμενόμενο αποτέλεσμα
Μια φιλτραρισμένη προβολή που δείχνει αποκλειστικά τα απλήρωτα έξοδα. Χρησιμοποιήστε αυτήν για να δώσετε προτεραιότητα στις επερχόμενες πληρωμές και να διασφαλίσετε ότι τίποτα δεν θα παραβλεφθεί.
Πώς να Σημειώσετε ένα Έξοδο ως Πληρωμένο
Όταν κάνετε μια πληρωμή, ενημερώστε την εγγραφή για να το αντικατοπτρίζει.
Τι θα χρειαστείτε
- Ένα υπάρχον απλήρωτο έξοδο στο σύστημα.
Βήματα
- Μεταβείτε στη σελίδα Έξοδα.
- Εντοπίστε το έξοδο που έχετε πληρώσει. Κάντε κλικ πάνω του για να ανοίξετε την προβολή λεπτομερειών.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Σημείωση Πληρωμής ή ενεργοποιήστε την κατάσταση πληρωμής.
- Η ημερομηνία πληρωμής ορίζεται αυτόματα στη σημερινή. Προσαρμόστε την αν η πραγματική πληρωμή έγινε σε διαφορετική ημερομηνία.
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Αναμενόμενο αποτέλεσμα
Το έξοδο μετακινείται από το φίλτρο Απλήρωτα στο φίλτρο Πληρωμένα. Το απλήρωτο υπόλοιπό σας μειώνεται κατά το ποσό που σημειώθηκε.
Πώς να Προσθέσετε έναν Προμηθευτή
Οι προμηθευτές είναι οι επιχειρήσεις από τις οποίες αγοράζετε αγαθά και υπηρεσίες. Η διατήρηση ενός καταλόγου προμηθευτών σας επιτρέπει να συνδέετε γρήγορα τις αγορές με τον σωστό προμηθευτή.
Τι θα χρειαστείτε
- Στοιχεία επικοινωνίας προμηθευτή: όνομα, τηλέφωνο, email, διεύθυνση.
- Προαιρετικά: όροι πληρωμής, ΑΦΜ.
Βήματα
- Κάντε κλικ στο Απόθεμα στην αριστερή πλαϊνή γραμμή και μεταβείτε στην καρτέλα Προμηθευτές.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος Προμηθευτής για να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή προμηθευτή.
- Εισάγετε το Όνομα του προμηθευτή. Για παράδειγμα: "TechParts Wholesale."
- Εισάγετε το όνομα του Προσώπου Επικοινωνίας αν έχετε συγκεκριμένο σημείο επαφής στον προμηθευτή.
- Συμπληρώστε τον Αριθμό Τηλεφώνου και τη Διεύθυνση Email.
- Εισάγετε τη Διεύθυνση της τοποθεσίας της επιχείρησης του προμηθευτή.
- Προαιρετικά εισάγετε Όρους Πληρωμής (όπως "Καθαρό 30" ή "Κατά την παραλαβή") και το ΑΦΜ του προμηθευτή για τα λογιστικά σας αρχεία.
- Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Αναμενόμενο αποτέλεσμα
Ο προμηθευτής εμφανίζεται στον κατάλογο προμηθευτών σας. Μπορείτε τώρα να αναφέρετε αυτόν τον προμηθευτή όταν καταγράφετε αγορές αποθεμάτων.
Συνηθισμένα λάθη
- Δημιουργία διπλών εγγραφών προμηθευτών με ελαφρώς διαφορετικά ονόματα (για παράδειγμα "TechParts" και "Tech Parts Wholesale"). Αναζητήστε την υπάρχουσα λίστα πριν προσθέσετε νέο προμηθευτή.
- Η παράλειψη των πεδίων επικοινωνίας. Όταν χρειαστεί να παραγγείλετε ξανά ή να αμφισβητήσετε ένα τιμολόγιο, θα χρειαστείτε αυτές τις πληροφορίες.
Πώς να Καταγράψετε μια Αγορά Αποθέματος
Οι αγορές αποθεμάτων παρακολουθούν τι αγοράζετε για το καφέ. Αυτό περιλαμβάνει τρόφιμα και ποτά για το σνακ μπαρ, περιφερειακά υπολογιστών, καθαριστικά και οποιαδήποτε φυσικά αγαθά.
Τι θα χρειαστείτε
- Ένας προμηθευτής ήδη προστιθέμενος στο σύστημα (ή μπορείτε να προσθέσετε έναν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας).
- Το τιμολόγιο ή η απόδειξη από την αγορά.
Βήματα
- Κάντε κλικ στο Απόθεμα στην αριστερή πλαϊνή γραμμή και μεταβείτε στην καρτέλα Παραλαβή Αποθέματος.
- Επιλέξτε ή πληκτρολογήστε τον Προμηθευτή. Αν ο προμηθευτής δεν είναι στη λίστα, μπορείτε να τον προσθέσετε πρώτα από την καρτέλα Προμηθευτές (δείτε την ενότητα προμηθευτή παραπάνω).
- Εισάγετε τον Αριθμό Τιμολογίου και την Ημερομηνία Τιμολογίου από το τιμολόγιο του προμηθευτή. Αυτό συνδέει την παραλαβή με ένα συγκεκριμένο έγγραφο αγοράς.
- Κάντε κλικ στην Προσθήκη γραμμής για κάθε είδος του τιμολογίου.
- Σαρώστε ή πληκτρολογήστε το Barcode ή επιλέξτε το Προϊόν με το όνομά του. Ένα είδος που δεν υπάρχει ακόμη στον κατάλογο μπορεί να προστεθεί ως νέο προϊόν απευθείας από τη γραμμή.
- Εισάγετε την Ποσότητα που αγοράστηκε και την Τιμή αγοράς για ένα μόνο τεμάχιο. Προαιρετικά εισάγετε μια Έκπτωση και το ποσοστό ΦΠΑ από το τιμολόγιο.
- Επαναλάβετε για κάθε γραμμή και μετά ελέγξτε το υποσύνολο, την έκπτωση, τον ΦΠΑ και το συνολικό ποσό.
- Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Αναμενόμενο αποτέλεσμα
Η παραλαβή καταγράφεται με τα σύνολα να υπολογίζονται αυτόματα. Τα επίπεδα αποθέματος κάθε προϊόντος της παραλαβής αυξάνονται κατά τις παραληφθείσες ποσότητες. Μια κίνηση αγοράς εμφανίζεται στο ιστορικό κινήσεων κάθε προϊόντος. Η παραλαβή εμφανίζεται στο Ιστορικό παραλαβών.
Συνηθισμένα λάθη
- Εισαγωγή του συνολικού κόστους στο πεδίο τιμής αγοράς αντί για την τιμή ανά μονάδα. Αν αγοράσατε 24 κουτάκια για συνολικά $36, η τιμή αγοράς πρέπει να είναι $1.50, όχι $36.
- Παράλειψη του αριθμού τιμολογίου. Η παραλαβή δεν μπορεί να αποθηκευτεί χωρίς αυτόν και θα χάνατε το ίχνος προς το αρχικό έγγραφο αγοράς.
Πώς να Παρακολουθείτε τα Επίπεδα Αποθέματος Προϊόντων
Τα επίπεδα αποθέματος αλλάζουν καθώς πουλάτε είδη μέσω του συστήματος παραγγελιών και προσθέτετε νέο απόθεμα.
Τι θα χρειαστείτε
- Προϊόντα διαμορφωμένα στη σελίδα Προϊόντα.
- Παραγγελίες που επεξεργάζονται μέσω του συστήματος.
Πώς λειτουργούν οι αλλαγές αποθέματος
- Αυτόματη μείωση κατά την πώληση: Όταν ένας ταμίας επεξεργάζεται μια παραγγελία που περιλαμβάνει ένα προϊόν, το σύστημα μειώνει αυτόματα την ποσότητα αποθέματος για αυτό το προϊόν κατά την πωληθείσα ποσότητα.
- Αυτόματη αύξηση κατά την παραλαβή: Η αποθήκευση μιας παραλαβής αποθέματος αυξάνει το απόθεμα κάθε προϊόντος που περιλαμβάνει κατά την παραληφθείσα ποσότητα. Δεν χρειάζεται ξεχωριστό βήμα ενημέρωσης.
- Χειροκίνητη προσαρμογή: Για αλλοιώσεις, ζημιές ή διορθώσεις, χρησιμοποιήστε τις ενέργειες Διόρθωση αποθέματος, Απώλεια και Καταμέτρηση στην καρτέλα Κατάσταση Αποθέματος της σελίδας Απόθεμα. Κάθε αλλαγή καταλήγει στο ιστορικό κινήσεων του προϊόντος.
Βήματα για να ελέγξετε τα τρέχοντα επίπεδα αποθέματος
- Κάντε κλικ στο Απόθεμα στην αριστερή πλαϊνή γραμμή και μεταβείτε στην καρτέλα Κατάσταση Αποθέματος.
- Αναθεωρήστε τη λίστα. Κάθε προϊόν δείχνει το απόθεμα, το όριο, την τελευταία κίνηση και την αξία αποθέματός του.
- Χρησιμοποιήστε το φίλτρο Μόνο κρίσιμα για να δείτε τα προϊόντα που βρίσκονται στο ή κάτω από το όριό τους. Ορίστε όρια με την Επεξεργασία ορίου.
- Ανοίξτε το ιστορικό κινήσεων οποιουδήποτε προϊόντος για να δείτε την ημερομηνία, τον λόγο, την αλλαγή, το επίπεδο που προκύπτει και τον ταμία για κάθε αλλαγή αποθέματος.
Αναμενόμενο αποτέλεσμα
Μια σαφής εικόνα του τι είναι σε απόθεμα και τι χρειάζεται αναπαραγγελία. Τα προϊόντα που έχουν πωληθεί σε χαμηλά επίπεδα είναι εύκολο να εντοπιστούν.
Συνηθισμένα λάθη
- Η μη καταγραφή αποβλήτων ή ζημιών. Αν ένα κουτάκι αναψυκτικού πέσει και δεν μπορεί να πωληθεί, καταγράψτε το με την ενέργεια Απώλεια. Διαφορετικά, η πραγματική σας ποσότητα δεν θα ταιριάζει με την ποσότητα του συστήματος.
- Η παράλειψη καταχώρησης παραλαβής αποθέματος μετά την παραλαβή μιας αποστολής. Το σύστημα γνωρίζει μόνο για το απόθεμα που έχει καταχωρηθεί. Το φυσικό απόθεμα στο ράφι σας που δεν έχει καταγραφεί στο σύστημα δημιουργεί αναντιστοιχία.
- Η αποκλειστική εξάρτηση από την αυτόματη παρακολούθηση χωρίς περιοδικούς φυσικούς ελέγχους. Ακόμα και το καλύτερο σύστημα παρακολούθησης αποκλίνει με την πάροδο του χρόνου. Κάντε έναν φυσικό έλεγχο εβδομαδιαίως και καταγράψτε τον με την ενέργεια Καταμέτρηση στην καρτέλα Κατάσταση Αποθέματος.