Πώς να Διαχειριστείτε τις Συνεδρίες

Αυτός ο οδηγός καλύπτει κάθε λειτουργία συνεδρίας που εκτελεί ένας ταμίας ή ιδιοκτήτης κατά τη διάρκεια μιας τυπικής βάρδιας. Οι συνεδρίες είναι η βασική μονάδα χρέωσης στο HandyCafe. Κάθε ενότητα παρακάτω περιγράφει μια μεμονωμένη λειτουργία με αριθμημένα βήματα και το αναμενόμενο αποτέλεσμα.

Τι Θα Χρειαστείτε

• Ένας ενεργός HandyCafe Server με τουλάχιστον έναν συνδεδεμένο πελάτη υπολογιστή (που εμφανίζει ένα μπλε πλακίδιο "Αδρανής").
• Ένας συνδεδεμένος λογαριασμός ταμία ή διαχειριστή στον server.
• Διαμορφωμένη τιμολόγηση (ωριαία χρέωση, ΦΠΑ και τουλάχιστον μία μέθοδος πληρωμής). Δείτε τον οδηγό διαμόρφωσης τιμολόγησης αν δεν το έχετε κάνει ακόμα.

Πώς να Ξεκινήσετε μια Μεταπληρωμένη Συνεδρία

Μια μεταπληρωμένη συνεδρία χρεώνει τον πελάτη όταν τελειώσει η συνεδρία. Ο χρονομετρητής μετράει προς τα πάνω χωρίς προκαθορισμένο όριο.

1. Εντοπίστε τον αδρανή πελάτη υπολογιστή στον Πίνακα Διαχείρισης. Θα εμφανίζει ένα μπλε πλακίδιο με κατάσταση "Αδρανής".
2. Κάντε κλικ στο Start στο πλακίδιο του πελάτη.
3. Στο διάλογο συνεδρίας, βεβαιωθείτε ότι ο τύπος συνεδρίας είναι ρυθμισμένος σε Μεταπληρωμένη. Αυτή είναι η προεπιλογή.
4. Προαιρετικά, αναθέστε ένα μέλος πληκτρολογώντας ένα όνομα χρήστη στο πεδίο αναζήτησης μέλους. Αν ο πελάτης είναι επισκέπτης, αφήστε αυτό το πεδίο κενό.
5. Κάντε κλικ στο Confirm.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το πλακίδιο του πελάτη γίνεται πράσινο και εμφανίζει έναν χρονομετρητή που μετράει από το 00:00:00. Ο υπολογιστής πελάτης μεταβαίνει από την οθόνη κλειδώματος στην επιφάνεια εργασίας της Σελίδας Online. Η συνεδρία τώρα καταγράφει χρεώσιμο χρόνο.

Πώς να Ξεκινήσετε μια Προπληρωμένη Συνεδρία

Μια προπληρωμένη συνεδρία έχει καθορισμένη διάρκεια. Ο χρονομετρητής μετράει αντίστροφα και η συνεδρία τελειώνει αυτόματα όταν τελειώσει ο χρόνος.

1. Εντοπίστε τον αδρανή πελάτη υπολογιστή στον Πίνακα Διαχείρισης.
2. Κάντε κλικ στο Start στο πλακίδιο του πελάτη.
3. Στο διάλογο συνεδρίας, αλλάξτε τον τύπο συνεδρίας σε Προπληρωμένη.
4. Εισάγετε τη διάρκεια της συνεδρίας. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε έναν αριθμό λεπτών απευθείας ή να κάνετε κλικ σε μία από τις προκαθορισμένες τιμές (π.χ., 30 Λεπτά, 1 Ώρα, 2 Ώρες) αν τις έχετε διαμορφώσει.
5. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής που χρησιμοποιεί ο πελάτης (Μετρητά, Κάρτα ή οποιαδήποτε προσαρμοσμένη μέθοδο έχετε δημιουργήσει).
6. Προαιρετικά αναθέστε ένα μέλος.
7. Κάντε κλικ στο Confirm.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το πλακίδιο του πελάτη γίνεται πράσινο και εμφανίζει έναν χρονομετρητή αντίστροφης μέτρησης που ξεκινά από τη διάρκεια που αγοράστηκε. Ο υπολογιστής πελάτης δείχνει τη Σελίδα Online. Όταν ο χρονομετρητής φτάσει στο μηδέν, η συνεδρία θα τελειώσει αυτόματα και ο υπολογιστής θα επιστρέψει σε αδράνεια.

Πώς να Παύσετε μια Συνεδρία

Η παύση σταματά τον χρονομετρητή χρέωσης ενώ διατηρεί τη συνεδρία ανοιχτή. Χρησιμοποιήστε το όταν ένας πελάτης χρειάζεται να απομακρυνθεί προσωρινά.

1. Κάντε κλικ στο Pause στο πράσινο (ενεργό) πλακίδιο πελάτη στον Πίνακα Διαχείρισης.
2. Επιβεβαιώστε την παύση στο διάλογο που εμφανίζεται.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το πλακίδιο του πελάτη γίνεται πορτοκαλί και ο χρονομετρητής σταματά να αυξάνεται. Ο υπολογιστής πελάτης δείχνει κατάσταση παύσης. Δεν χρεώνεται χρόνος ενώ η συνεδρία είναι σε παύση. Ένα νέο όριο τμηματοποίησης τιμολόγησης καταγράφεται στο σημείο παύσης.

Πώς να Συνεχίσετε μια Παύση Συνεδρία

Η συνέχιση επανεκκινεί τον χρονομετρητή χρέωσης από το σημείο που είχε παύσει.

1. Κάντε κλικ στο Resume στο πορτοκαλί (σε παύση) πλακίδιο πελάτη στον Πίνακα Διαχείρισης.
2. Επιβεβαιώστε τη συνέχιση στο διάλογο.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το πλακίδιο του πελάτη επιστρέφει στο πράσινο και ο χρονομετρητής συνεχίζει να μετράει. Ένα νέο τμήμα τιμολόγησης ξεκινά στο σημείο συνέχισης. Αν το ενεργό πρόγραμμα τιμολόγησης έχει αλλάξει από τότε που η συνεδρία ήταν σε παύση (για παράδειγμα, η συνεδρία ήταν σε παύση σε ώρες εκτός αιχμής και συνεχίστηκε σε ώρες αιχμής), το νέο τμήμα θα χρησιμοποιήσει τον τρέχοντα πολλαπλασιαστή.

Πώς να Προσθέσετε Χρόνο σε μια Ενεργή Συνεδρία

Μπορείτε να επεκτείνετε ή να μειώσετε μια ενεργή συνεδρία προσθέτοντας θετικά ή αρνητικά λεπτά. Αυτό λειτουργεί τόσο για προπληρωμένες όσο και για μεταπληρωμένες συνεδρίες.

1. Κάντε κλικ στο Add Time στο πράσινο (ενεργό) πλακίδιο πελάτη στον Πίνακα Διαχείρισης.
2. Εισάγετε τον αριθμό των λεπτών που θέλετε να προσθέσετε. Χρησιμοποιήστε έναν θετικό αριθμό για να επεκτείνετε (π.χ., 30) ή έναν αρνητικό αριθμό για να μειώσετε (π.χ., -15).
3. Κάντε κλικ στο Confirm.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Για προπληρωμένες συνεδρίες, ο χρονομετρητής αντίστροφης μέτρησης ενημερώνεται για να αντικατοπτρίζει τον προστιθέμενο ή αφαιρεθέντα χρόνο. Για μεταπληρωμένες συνεδρίες, η προσαρμογή της διάρκειας καταγράφεται και θα αντικατοπτρίζεται στον τελικό υπολογισμό χρέωσης. Μια καταχώρηση στο αρχείο καταγραφής καταγράφει την προσαρμογή του χρόνου.

Πώς να Σταματήσετε μια Συνεδρία και να Συλλέξετε Πληρωμή

Η διακοπή μιας συνεδρίας τελειώνει τη χρέωση, υπολογίζει τη συνολική χρέωση και καταγράφει μια συναλλαγή.

1. Κάντε κλικ στο Stop στο πράσινο (ενεργό) πλακίδιο πελάτη στον Πίνακα Διαχείρισης.
2. Εξετάστε το διάλογο ανάλυσης κόστους. Εμφανίζει:
   • Συνολική διάρκεια συνεδρίας.
   • Εφαρμοσμένη ωριαία χρέωση.
   • Τμήματα τιμολόγησης (αν η συνεδρία εκτείνεται σε πολλαπλές χρονικές ζώνες τιμολόγησης).
   • Τέλος εκκίνησης (αν έχει διαμορφωθεί).
   • Ποσό ΦΠΑ.
   • Συνολική χρέωση.
3. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής (Μετρητά, Κάρτα ή μια προσαρμοσμένη μέθοδο).
4. Κάντε κλικ στο Confirm για να ολοκληρώσετε τη συνεδρία.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το πλακίδιο του πελάτη επιστρέφει στην μπλε κατάσταση "Αδρανής". Ο υπολογιστής πελάτης δείχνει την οθόνη κλειδώματος. Δημιουργείται μια συναλλαγή με την πλήρη ανάλυση κόστους. Η συναλλαγή εμφανίζεται στην Αναφορά Μετρητών και στη σελίδα Καταγραφών.

Πώς να Ξεκινήσετε μια Συνεδρία Μέλους με Αφαίρεση από Πορτοφόλι

Αν ένα μέλος έχει υπόλοιπο στο πορτοφόλι, το κόστος της συνεδρίας μπορεί να αφαιρεθεί από το πορτοφόλι του αντί να απαιτείται πληρωμή μετρητών στο τέλος.

1. Κάντε κλικ στο Start στο αδρανές πλακίδιο πελάτη.
2. Στο πεδίο αναζήτησης μέλους, πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη ή το εμφανιζόμενο όνομα του μέλους και επιλέξτε το από τα αποτελέσματα.
3. Ο διάλογος θα δείξει το τρέχον υπόλοιπο του πορτοφολιού του μέλους.
4. Επιλέξτε τον τύπο συνεδρίας (Μεταπληρωμένη ή Προπληρωμένη).
5. Για Προπληρωμένη, εισάγετε τη διάρκεια ή επιλέξτε μια προκαθορισμένη τιμή. Για Μεταπληρωμένη, προχωρήστε απευθείας.
6. Κάντε κλικ στο Confirm.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η συνεδρία ξεκινά με το μέλος ανατεθειμένο. Για μεταπληρωμένη, όταν η συνεδρία σταματήσει, το σύστημα θα προσφέρει την επιλογή να αφαιρέσει τη χρέωση από το πορτοφόλι του μέλους. Για προπληρωμένη, το ποσό αφαιρείται από το πορτοφόλι κατά την έναρξη της συνεδρίας. Οι καταγραφές κατανάλωσης πορτοφολιού δημιουργούνται στο ιστορικό συναλλαγών του μέλους.

Πώς να Ξεκινήσετε μια Συνεδρία Κονσόλας

Οι συνεδρίες κονσόλας λειτουργούν το ίδιο με τις συνεδρίες υπολογιστή αλλά για κονσόλες παιχνιδιών (PlayStation, Xbox, κ.λπ.) που δεν εκτελούν το λογισμικό HandyCafe Client.

1. Μεταβείτε στη σελίδα Κονσόλες στην αριστερή πλαϊνή μπάρα.
2. Εντοπίστε την κονσόλα στην οποία θέλετε να ξεκινήσετε μια συνεδρία.
3. Κάντε κλικ στο Start στο πλακίδιο της κονσόλας.
4. Επιλέξτε Μεταπληρωμένη ή Προπληρωμένη. Η τιμολόγηση της κονσόλας χρησιμοποιεί τον πολλαπλασιαστή που έχει διαμορφωθεί για αυτήν την συγκεκριμένη κονσόλα.
5. Προαιρετικά αναθέστε ένα μέλος.
6. Κάντε κλικ στο Confirm.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το πλακίδιο της κονσόλας γίνεται πράσινο με έναν χρονομετρητή που τρέχει. Οι συνεδρίες κονσόλας χρησιμοποιούν τον ατομικό πολλαπλασιαστή τιμολόγησης της κονσόλας που εφαρμόζεται πάνω από τη βασική ωριαία χρέωση.

Πώς να Μεταφέρετε μια Συνεδρία Μεταξύ Υπολογιστών

Αν ένας πελάτης χρειάζεται να μετακινηθεί σε διαφορετικό υπολογιστή, μπορείτε να μεταφέρετε τη συνεδρία του χωρίς να τη σταματήσετε και να την επανεκκινήσετε.

1. Κάντε κλικ στο Switch στο ενεργό (πράσινο) πλακίδιο πελάτη για τον υπολογιστή που εκτελεί τη συνεδρία.
2. Στο διάλογο, επιλέξτε τον προορισμό υπολογιστή από τη λίστα των αδρανών πελατών.
3. Κάντε κλικ στο Confirm.

Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η συνεδρία μεταφέρεται στον νέο υπολογιστή. Ο αρχικός υπολογιστής επιστρέφει σε αδράνεια και ο προορισμός υπολογιστής γίνεται ενεργός με τον ίδιο χρονομετρητή συνεδρίας, ανάθεση μέλους και κατάσταση χρέωσης. Δεν δημιουργούνται κενά τιμολόγησης.

Συνηθισμένα Λάθη προς Αποφυγή

• Ξεχνώντας να σταματήσετε τις συνεδρίες στο τέλος της ημέρας. Οποιαδήποτε συνεδρία που παραμένει ενεργή όλη τη νύχτα θα συνεχίσει να συσσωρεύει χρεώσεις. Πάντα να επαληθεύετε ότι όλες οι συνεδρίες είναι κλειστές πριν κλείσετε το ταμείο.
• Παύση αντί για διακοπή. Η παύση κρατά τη συνεδρία ανοιχτή. Αν ο πελάτης έχει φύγει οριστικά, σταματήστε τη συνεδρία για να καταγράψετε την πληρωμή.
• Προσθέτοντας αρνητικό χρόνο πέρα από το μηδέν. Αν αφαιρέσετε περισσότερα λεπτά από όσα απομένουν σε μια προπληρωμένη συνεδρία, η συνεδρία θα τελειώσει άμεσα. Ελέγξτε διπλά τον εναπομείναντα χρόνο πριν εισάγετε μια αρνητική τιμή.
• Διακοπή μιας συνεδρίας πριν ο πελάτης τελειώσει. Μόλις σταματήσει, ο πελάτης χάνει την πρόσβαση στον υπολογιστή. Πάντα να επιβεβαιώνετε με τον πελάτη πριν σταματήσετε.
• Μη ανάθεση μέλους. Αν υπάρχει μέλος αλλά δεν έχει ανατεθεί, το υπόλοιπο του πορτοφολιού του δεν θα είναι διαθέσιμο για πληρωμή και η συνεδρία δεν θα εμφανιστεί στο ιστορικό του. Αναθέστε το μέλος κατά την έναρξη της συνεδρίας για ακριβή παρακολούθηση.
• Αγνοώντας την ανάλυση κόστους. Πάντα να εξετάζετε το διάλογο ανάλυσης κόστους πριν επιβεβαιώσετε την πληρωμή. Αυτή είναι η τελευταία σας ευκαιρία να εντοπίσετε λανθασμένες χρεώσεις ή να εφαρμόσετε χειροκίνητες προσαρμογές.