Dépenses

La page Dépenses suit tous les coûts professionnels qui ne sont pas des achats de produits (loyer, charges, réparations, abonnements, salaires et tout autre paiement sortant). En enregistrant les dépenses de manière cohérente, les propriétaires de cafés obtiennent une vision claire des coûts d'exploitation aux côtés des revenus des sessions et des commandes, permettant un calcul précis des bénéfices.

Champs d'un enregistrement de dépense

Chaque entrée de dépense contient les informations suivantes :

Champ	Description
`title`	Une description courte de la dépense (par exemple "Loyer - Avril 2026", "Facture d'électricité", "Réparation routeur", "Abonnement Internet").
`amount`	Le montant de la dépense en sous-unités monétaires (par exemple centimes).
`currency`	La devise de la dépense. Par défaut la devise du système.
`paid_at`	L'horodatage du paiement effectif de la dépense. Si ce champ est renseigné, la dépense est considérée comme Payée. Si vide, la dépense est Non payée.
`due_date`	Une date d'échéance facultative. Utile pour le suivi des obligations à venir.
`vendor`	Le nom du destinataire du paiement (par exemple "Propriétaire", "Fournisseur d'électricité", "Société de services informatiques"). Facultatif mais recommandé pour le filtrage et le reporting.
`note`	Un champ de texte libre pour des détails supplémentaires tels que les numéros de facture, les codes de référence ou le contexte.

Statut de la dépense

Les dépenses ont deux statuts possibles selon le champ paid_at :

Payée : le champ paid_at contient un horodatage, indiquant que la dépense a été réglée. Les dépenses payées affichent un badge "Payée" et la date de paiement.
Non payée : le champ paid_at est vide. La dépense est une obligation en suspens. Si une due_date est définie, le système peut mettre en évidence les éléments en retard.

Présélections de filtrage par date

La page Dépenses propose des présélections de filtre par date rapides pour limiter la liste à une période spécifique :

Présélection	Période
Aujourd'hui	Dépenses créées ou payées aujourd'hui uniquement
Hier	Dépenses d'hier uniquement
7 derniers jours	Dépenses de la semaine passée
30 derniers jours	Dépenses du mois passé
Cette semaine	Dépenses du lundi à aujourd'hui (semaine en cours)
Semaine dernière	Dépenses de la semaine complète précédente (lundi à dimanche)
Ce mois-ci	Dépenses du 1er du mois en cours à aujourd'hui
Mois dernier	Dépenses du mois calendaire précédent complet
Tout l'historique	Aucun filtre de date. Affiche toutes les dépenses

Ces présélections mettent à jour la liste immédiatement, facilitant l'examen des dépenses pour une période de reporting spécifique.

Suggestions automatiques

Pour accélérer la saisie et maintenir la cohérence, la page Dépenses propose des suggestions automatiques pour deux champs :

Fournisseur : en tapant dans le champ fournisseur, le système suggère les noms de fournisseurs de vos entrées de dépenses précédentes. Cela prévient les incohérences de nommage (par exemple "Électricité Co." vs. "Compagnie d'électricité") et facilite la réutilisation des noms de fournisseurs courants.
Titre : de même, le champ titre suggère les titres de dépenses précédemment utilisés. Les dépenses récurrentes courantes comme "Loyer", "Internet" ou "Électricité" peuvent être saisies en une seule sélection.

Recherche

La barre de recherche en haut de la page Dépenses effectue une recherche en texte intégral sur tous les champs :

Titre
Fournisseur
Note
Montant

Tapez un mot-clé pour filtrer instantanément la liste. Par exemple, rechercher "internet" afficherait toutes les dépenses contenant "internet" dans le titre, le nom du fournisseur ou les notes.

Créer une nouvelle dépense

Pour enregistrer une nouvelle dépense :

Rendez-vous sur la page Dépenses depuis la barre latérale.
Cliquez sur le bouton Ajouter une dépense.
Saisissez le titre décrivant l'objet de la dépense.
Saisissez le montant (en sous-unités de la devise du système).
Définissez éventuellement le nom du fournisseur (les suggestions automatiques apparaissent pendant la saisie).
Définissez éventuellement la date d'échéance si le paiement a un délai.
Ajoutez des notes pour un contexte supplémentaire.
Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée avec un statut Non payée par défaut.

Marquer une dépense comme payée

Pour enregistrer qu'une dépense a été réglée :

Sélectionnez la dépense dans la liste.
Cliquez sur l'action Marquer comme payée (ou basculez le statut de paiement).
Le système enregistre l'horodatage actuel comme valeur de paid_at.
Le statut de la dépense passe de Non payée à Payée.

Vous pouvez également marquer une dépense comme payée au moment de sa création si le paiement a déjà été effectué.

Supprimer une dépense

Sélectionnez une dépense et utilisez l'action de suppression pour la retirer du système. Les dépenses supprimées sont définitivement retirées. Cette action nécessite les permissions appropriées et doit être utilisée avec précaution. Envisagez de marquer les dépenses non souhaitées comme annulées dans le champ notes plutôt que de les supprimer afin de préserver la piste d'audit.

Permissions requises

L'accès à la gestion des dépenses est contrôlé par les permissions du rôle du caissier. Selon la configuration du rôle :

Certains rôles peuvent consulter les dépenses mais pas en créer ni les modifier.
La possibilité de marquer des dépenses comme payées peut être restreinte aux rôles de niveau propriétaire.
La suppression de dépenses nécessite généralement des permissions élevées.

Consultez la page Rôles des caissiers pour les détails sur la configuration de ces autorisations.