Depenses

La page Depenses suit tous les couts professionnels qui ne sont pas des achats de produits (loyer, charges, reparations, abonnements, salaires et tout autre paiement sortant). En enregistrant les depenses de maniere coherente, les proprietaires de cafes obtiennent une vision claire des couts d'exploitation aux cotes des revenus des sessions et des commandes, permettant un calcul precis des benefices.

Champs d'un enregistrement de depense

Chaque entree de depense contient les informations suivantes :

Champ	Description
`title`	Une description courte de la depense (par exemple "Loyer - Avril 2026", "Facture d'electricite", "Reparation routeur", "Abonnement Internet").
`amount`	Le montant de la depense en sous-unites monetaires (par exemple centimes).
`currency`	La devise de la depense. Par defaut la devise du systeme.
`paid_at`	L'horodatage du paiement effectif de la depense. Si ce champ est renseigne, la depense est consideree comme Payee. Si vide, la depense est Non payee.
`due_date`	Une date d'echeance facultative. Utile pour le suivi des obligations a venir.
`vendor`	Le nom du destinataire du paiement (par exemple "Proprietaire", "Fournisseur d'electricite", "Societe de services informatiques"). Facultatif mais recommande pour le filtrage et le reporting.
`note`	Un champ de texte libre pour des details supplementaires tels que les numeros de facture, les codes de reference ou le contexte.

Statut de la depense

Les depenses ont deux statuts possibles selon le champ paid_at :

Payee : le champ paid_at contient un horodatage, indiquant que la depense a ete reglee. Les depenses payees affichent un badge "Payee" et la date de paiement.
Non payee : le champ paid_at est vide. La depense est une obligation en suspens. Si une due_date est definie, le systeme peut mettre en evidence les elements en retard.

Preselections de filtrage par date

La page Depenses propose des preselections de filtre par date rapides pour limiter la liste a une periode specifique :

Preselection	Periode
Aujourd'hui	Depenses creees ou payees aujourd'hui uniquement
Hier	Depenses d'hier uniquement
7 derniers jours	Depenses de la semaine passee
30 derniers jours	Depenses du mois passe
Cette semaine	Depenses du lundi a aujourd'hui (semaine en cours)
Semaine derniere	Depenses de la semaine complete precedente (lundi a dimanche)
Ce mois-ci	Depenses du 1er du mois en cours a aujourd'hui
Mois dernier	Depenses du mois calendaire precedent complet
Tout l'historique	Aucun filtre de date. Affiche toutes les depenses

Ces preselections mettent a jour la liste immediatement, facilitant l'examen des depenses pour une periode de reporting specifique.

Suggestions automatiques

Pour accelerer la saisie et maintenir la coherence, la page Depenses propose des suggestions automatiques pour deux champs :

Fournisseur : en tapant dans le champ fournisseur, le systeme suggere les noms de fournisseurs de vos entrees de depenses precedentes. Cela previent les incoherences de nommage (par exemple "Electricite Co." vs. "Compagnie d'electricite") et facilite la reutilisation des noms de fournisseurs courants.
Titre : de meme, le champ titre suggere les titres de depenses precedemment utilises. Les depenses recurrentes courantes comme "Loyer", "Internet" ou "Electricite" peuvent etre saisies en une seule selection.

Recherche

La barre de recherche en haut de la page Depenses effectue une recherche en texte integral sur tous les champs :

Titre
Fournisseur
Note
Montant

Tapez un mot-cle pour filtrer instantanement la liste. Par exemple, rechercher "internet" afficherait toutes les depenses contenant "internet" dans le titre, le nom du fournisseur ou les notes.

Creer une nouvelle depense

Pour enregistrer une nouvelle depense :

Rendez-vous sur la page Depenses depuis la barre laterale.
Cliquez sur le bouton Ajouter une depense.
Saisissez le titre decrivant l'objet de la depense.
Saisissez le montant (en sous-unites de la devise du systeme).
Definissez eventuellement le nom du fournisseur (les suggestions automatiques apparaissent pendant la saisie).
Definissez eventuellement la date d'echeance si le paiement a un delai.
Ajoutez des notes pour un contexte supplementaire.
Cliquez sur Enregistrer.

La depense est creee avec un statut Non payee par defaut.

Marquer une depense comme payee

Pour enregistrer qu'une depense a ete reglee :

Selectionnez la depense dans la liste.
Cliquez sur l'action Marquer comme payee (ou basculez le statut de paiement).
Le systeme enregistre l'horodatage actuel comme valeur de paid_at.
Le statut de la depense passe de Non payee a Payee.

Vous pouvez egalement marquer une depense comme payee au moment de sa creation si le paiement a deja ete effectue.

Supprimer une depense

Selectionnez une depense et utilisez l'action de suppression pour la retirer du systeme. Les depenses supprimees sont definitivement retirees. Cette action necessite les permissions appropriees et doit etre utilisee avec precaution. Envisagez de marquer les depenses non souhaitees comme annulees dans le champ notes plutot que de les supprimer afin de preserver la piste d'audit.

Permissions requises

L'acces a la gestion des depenses est controle par les permissions du role du caissier. Selon la configuration du role :

Certains roles peuvent consulter les depenses mais pas en creer ni les modifier.
La possibilite de marquer des depenses comme payees peut etre restreinte aux roles de niveau proprietaire.
La suppression de depenses necessite generalement des permissions elevees.

Consultez la page Roles des caissiers pour les détails sur la configuration de ces autorisations.