Fournisseurs

La page Fournisseurs gere une base de donnees de vendeurs et fournisseurs aupres desquels votre cafe achete des biens et services. Chaque fiche fournisseur stocke les coordonnees, les conditions de paiement et les informations fiscales, fournissant une reference centralisee pour gerer vos relations fournisseurs.

Champs de la fiche fournisseur

Chaque fiche fournisseur contient les informations suivantes :

Champ	Description
`name`	Le nom du fournisseur ou de l'entreprise. C'est l'identifiant principal affiche dans les listes et reference depuis les entrees d'inventaire.
`contact_person`	Le nom de votre interlocuteur principal chez le fournisseur (par exemple un representant commercial ou un responsable de compte).
`phone`	Le numero de telephone du fournisseur pour passer des commandes ou resoudre des problemes.
`email`	L'adresse e-mail du fournisseur pour les confirmations de commande, les factures ou la communication generale.
`address`	L'adresse physique du fournisseur, utile pour la coordination des livraisons ou les visites sur site.
`payment_term_days`	Le nombre de jours accordes pour le paiement apres reception d'une facture (par exemple 30 pour des conditions net-30). Cela aide a suivre les echeances de paiement.
`tax_authority`	L'administration fiscale ou le centre des impots aupres duquel le fournisseur est enregistre, le cas echeant.
`tax_identity`	Le numero d'identification fiscale du fournisseur (NIF, numero de TVA ou equivalent). Requis pour la facturation formelle dans de nombreuses juridictions.
`notes`	Un champ de texte libre pour toute information supplementaire sur le fournisseur (par exemple calendriers de livraison, quantites minimales de commande, arrangements speciaux).

Gestion actif / inactif

Les fournisseurs ont un indicateur active qui controle leur visibilite :

Les fournisseurs actifs apparaissent dans la liste des fournisseurs et sont suggeres lors de l'enregistrement d'entrees d'inventaire.
Les fournisseurs inactifs sont masques de la liste active et des suggestions mais restent dans la base de donnees. Les entrees d'inventaire passees qui referencent le fournisseur ne sont pas affectees.

Desactiver un fournisseur est utile lorsque vous cessez de commander aupres d'un vendeur mais souhaitez conserver l'historique d'achats pour les rapports. Vous pouvez reactiver un fournisseur a tout moment en basculant l'indicateur.

Lier les fournisseurs aux entrees d'inventaire

La connexion principale entre les fournisseurs et le reste du systeme se fait via les entrees d'inventaire. Lorsque vous enregistrez un achat sur la page Inventaire, le champ supplier_name reference un fournisseur de cette base de donnees.

Le lien se fait par nom (pas par cle etrangere stricte), mais le systeme propose des suggestions d'auto-completion a partir de votre liste de fournisseurs actifs lorsque vous saisissez un nom de fournisseur dans le formulaire d'inventaire. Cela encourage la coherence et facilite le filtrage de l'historique d'inventaire par fournisseur.

Creer un nouveau fournisseur

Pour ajouter un nouveau fournisseur :

Rendez-vous sur la page Fournisseurs depuis la barre laterale.
Cliquez sur le bouton Ajouter un fournisseur.
Saisissez le nom (obligatoire). C'est ainsi que le fournisseur apparaitra dans l'ensemble du systeme.
Renseignez la personne de contact, le telephone, l'e-mail et l'adresse selon les informations disponibles.
Definissez les conditions de paiement (en jours) pour suivre les echeances de factures.
Saisissez l'administration fiscale et l'identifiant fiscal si requis pour votre comptabilite.
Ajoutez des notes sur la relation avec le fournisseur.
Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un fournisseur

Selectionnez un fournisseur dans la liste pour ouvrir sa vue de detail. Vous pouvez mettre a jour n'importe quel champ a tout moment. Si vous modifiez le nom du fournisseur, notez que les entrees d'inventaire existantes referenceront toujours l'ancien nom (le lien se faisant par texte, pas par identifiant). Pour de meilleurs resultats, mettez egalement a jour le nom sur les entrees d'inventaire existantes ou utilisez le champ de notes pour documenter le changement de nom.

Cas d'utilisation des fournisseurs

Suivi de l'historique d'achats

En utilisant de maniere coherente le meme nom de fournisseur dans les entrees d'inventaire, vous pouvez filtrer la liste d'inventaire par fournisseur pour voir :

Tous les articles achetes aupres d'un vendeur specifique.
Les depenses totales aupres de chaque fournisseur sur une periode donnee.
Quels produits proviennent de quels fournisseurs.

Gestion des conditions de paiement

Le champ payment_term_days aide a planifier la tresorerie. Combine aux dates des entrees d'inventaire, vous pouvez calculer les echeances de paiement et etablir des priorites en consequence. C'est particulierement utile pour les cafes qui achetent a credit aupres de plusieurs fournisseurs avec des conditions differentes.

Conformite fiscale

L'enregistrement de l'tax_authority et du tax_identity de chaque fournisseur garantit que vous disposez des informations necessaires pour :

Generer des rapports d'achats pour les declarations fiscales.
Verifier que les factures des fournisseurs incluent des numeros d'identification fiscale valides.
Repondre aux audits de l'administration fiscale avec une documentation fournisseur complete.