Fournisseurs

La page Fournisseurs gère une base de données de vendeurs et fournisseurs auprès desquels votre café achète des biens et services. Chaque fiche fournisseur stocke les coordonnées, les conditions de paiement et les informations fiscales, fournissant une référence centralisée pour gérer vos relations fournisseurs.

Champs de la fiche fournisseur

Chaque fiche fournisseur contient les informations suivantes :

Champ	Description
`name`	Le nom du fournisseur ou de l'entreprise. C'est l'identifiant principal affiché dans les listes et référencé depuis les entrées d'inventaire.
`contact_person`	Le nom de votre interlocuteur principal chez le fournisseur (par exemple un représentant commercial ou un responsable de compte).
`phone`	Le numéro de téléphone du fournisseur pour passer des commandes ou résoudre des problèmes.
`email`	L'adresse e-mail du fournisseur pour les confirmations de commande, les factures ou la communication générale.
`address`	L'adresse physique du fournisseur, utile pour la coordination des livraisons ou les visites sur site.
`payment_term_days`	Le nombre de jours accordés pour le paiement après réception d'une facture (par exemple 30 pour des conditions net-30). Cela aide à suivre les échéances de paiement.
`tax_authority`	L'administration fiscale ou le centre des impôts auprès duquel le fournisseur est enregistré, le cas échéant.
`tax_identity`	Le numéro d'identification fiscale du fournisseur (NIF, numéro de TVA ou équivalent). Requis pour la facturation formelle dans de nombreuses juridictions.
`notes`	Un champ de texte libre pour toute information supplémentaire sur le fournisseur (par exemple calendriers de livraison, quantités minimales de commande, arrangements spéciaux).

Gestion actif / inactif

Les fournisseurs ont un indicateur active qui contrôle leur visibilité :

Les fournisseurs actifs apparaissent dans la liste des fournisseurs et sont suggérés lors de l'enregistrement d'entrées d'inventaire.
Les fournisseurs inactifs sont masqués de la liste active et des suggestions mais restent dans la base de données. Les entrées d'inventaire passées qui référencent le fournisseur ne sont pas affectées.

Désactiver un fournisseur est utile lorsque vous cessez de commander auprès d'un vendeur mais souhaitez conserver l'historique d'achats pour les rapports. Vous pouvez réactiver un fournisseur à tout moment en basculant l'indicateur.

Lier les fournisseurs aux entrées d'inventaire

La connexion principale entre les fournisseurs et le reste du système se fait via les entrées d'inventaire. Lorsque vous enregistrez un achat sur la page Inventaire, le champ supplier_name référence un fournisseur de cette base de données.

Le lien se fait par nom (pas par clé étrangère stricte), mais le système propose des suggestions d'auto-complétion à partir de votre liste de fournisseurs actifs lorsque vous saisissez un nom de fournisseur dans le formulaire d'inventaire. Cela encourage la cohérence et facilite le filtrage de l'historique d'inventaire par fournisseur.

Créer un nouveau fournisseur

Pour ajouter un nouveau fournisseur :

Rendez-vous sur la page Fournisseurs depuis la barre latérale.
Cliquez sur le bouton Ajouter un fournisseur.
Saisissez le nom (obligatoire). C'est ainsi que le fournisseur apparaîtra dans l'ensemble du système.
Renseignez la personne de contact, le téléphone, l'e-mail et l'adresse selon les informations disponibles.
Définissez les conditions de paiement (en jours) pour suivre les échéances de factures.
Saisissez l'administration fiscale et l'identifiant fiscal si requis pour votre comptabilité.
Ajoutez des notes sur la relation avec le fournisseur.
Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un fournisseur

Sélectionnez un fournisseur dans la liste pour ouvrir sa vue de détail. Vous pouvez mettre à jour n'importe quel champ à tout moment. Si vous modifiez le nom du fournisseur, notez que les entrées d'inventaire existantes référenceront toujours l'ancien nom (le lien se faisant par texte, pas par identifiant). Pour de meilleurs résultats, mettez également à jour le nom sur les entrées d'inventaire existantes ou utilisez le champ de notes pour documenter le changement de nom.

Cas d'utilisation des fournisseurs

Suivi de l'historique d'achats

En utilisant de manière cohérente le même nom de fournisseur dans les entrées d'inventaire, vous pouvez filtrer la liste d'inventaire par fournisseur pour voir :

Tous les articles achetés auprès d'un vendeur spécifique.
Les dépenses totales auprès de chaque fournisseur sur une période donnée.
Quels produits proviennent de quels fournisseurs.

Gestion des conditions de paiement

Le champ payment_term_days aide à planifier la trésorerie. Combiné aux dates des entrées d'inventaire, vous pouvez calculer les échéances de paiement et établir des priorités en conséquence. C'est particulièrement utile pour les cafés qui achètent à crédit auprès de plusieurs fournisseurs avec des conditions différentes.

Conformité fiscale

L'enregistrement de l'tax_authority et du tax_identity de chaque fournisseur garantit que vous disposez des informations nécessaires pour :

Générer des rapports d'achats pour les déclarations fiscales.
Vérifier que les factures des fournisseurs incluent des numéros d'identification fiscale valides.
Répondre aux audits de l'administration fiscale avec une documentation fournisseur complète.