Fournisseurs

L'annuaire des fournisseurs gère une base de données de vendeurs et fournisseurs auprès desquels votre café achète des biens et services. Chaque fiche fournisseur stocke les coordonnées, les conditions de paiement et les informations fiscales, fournissant une référence centralisée pour gérer vos relations fournisseurs.

Les fournisseurs sont gérés dans l'onglet Fournisseurs de la page Stock de la navigation principale. Ils se trouvaient auparavant dans les Paramètres.

Champs de la fiche fournisseur

Chaque fiche fournisseur contient les informations suivantes :

Champ	Description
`name`	Le nom du fournisseur ou de l'entreprise. C'est l'identifiant principal affiché dans les listes et sur les réceptions de stock.
`contact_person`	Le nom de votre interlocuteur principal chez le fournisseur (par exemple un représentant commercial ou un responsable de compte).
`phone`	Le numéro de téléphone du fournisseur pour passer des commandes ou résoudre des problèmes.
`email`	L'adresse e-mail du fournisseur pour les confirmations de commande, les factures ou la communication générale.
`address`	L'adresse physique du fournisseur, utile pour la coordination des livraisons ou les visites sur site.
`payment_term_days`	Le nombre de jours accordés pour le paiement après réception d'une facture (par exemple 30 pour des conditions net-30). Cela aide à suivre les échéances de paiement.
`tax_authority`	L'administration fiscale ou le centre des impôts auprès duquel le fournisseur est enregistré, le cas échéant.
`tax_identity`	Le numéro d'identification fiscale du fournisseur (NIF, numéro de TVA ou équivalent). Requis pour la facturation formelle dans de nombreuses juridictions.
`notes`	Un champ de texte libre pour toute information supplémentaire sur le fournisseur (par exemple calendriers de livraison, quantités minimales de commande, arrangements spéciaux).

Gestion actif / inactif

Les fournisseurs ont un indicateur active qui contrôle leur visibilité :

Les fournisseurs actifs apparaissent dans la liste des fournisseurs et sont suggérés lors de l'enregistrement de réceptions de stock.
Les fournisseurs inactifs sont masqués de la liste active et des suggestions mais restent dans la base de données. Les réceptions passées qui référencent le fournisseur ne sont pas affectées.

Désactiver un fournisseur est utile lorsque vous cessez de commander auprès d'un vendeur mais souhaitez conserver l'historique d'achats pour les rapports. Vous pouvez réactiver un fournisseur à tout moment en basculant l'indicateur.

Lier les fournisseurs aux réceptions de stock

La connexion principale entre les fournisseurs et le reste du système se fait via les réceptions de stock. Lorsque vous enregistrez une livraison dans l'onglet Réception de Stock de la page Stock, vous sélectionnez le fournisseur dans cet annuaire et la réception enregistre une référence directe vers la fiche fournisseur.

Comme le lien est une véritable référence et non du texte libre, l'historique des réceptions reste rattaché au fournisseur même si celui-ci est renommé par la suite.

Créer un nouveau fournisseur

Pour ajouter un nouveau fournisseur :

Ouvrez la page Stock depuis la barre latérale et passez à l'onglet Fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur.
Saisissez le nom (obligatoire). C'est ainsi que le fournisseur apparaîtra dans l'ensemble du système.
Renseignez la personne de contact, le téléphone, l'e-mail et l'adresse selon les informations disponibles.
Définissez les conditions de paiement (en jours) pour suivre les échéances de factures.
Saisissez l'administration fiscale et l'identifiant fiscal si requis pour votre comptabilité.
Ajoutez des notes sur la relation avec le fournisseur.
Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un fournisseur

Sélectionnez un fournisseur dans la liste pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez mettre à jour n'importe quel champ à tout moment. Renommer un fournisseur ne casse pas l'historique des réceptions, car les réceptions référencent directement la fiche fournisseur. Utilisez Activer et Désactiver sur la carte du fournisseur pour contrôler s'il est proposé lors de la saisie de nouvelles réceptions.

Cas d'utilisation des fournisseurs

Suivi de l'historique d'achats

En enregistrant chaque livraison auprès du bon fournisseur, vous pouvez consulter l'historique des réceptions par fournisseur pour voir :

Tous les articles achetés auprès d'un vendeur spécifique.
Les dépenses totales auprès de chaque fournisseur sur une période donnée.
Quels produits proviennent de quels fournisseurs.

Gestion des conditions de paiement

Le champ payment_term_days aide à planifier la trésorerie. Combiné aux dates de facture des réceptions, vous pouvez calculer les échéances de paiement et établir des priorités en conséquence. C'est particulièrement utile pour les cafés qui achètent à crédit auprès de plusieurs fournisseurs avec des conditions différentes.

Conformité fiscale

L'enregistrement de l'tax_authority et du tax_identity de chaque fournisseur garantit que vous disposez des informations nécessaires pour :

Générer des rapports d'achats pour les déclarations fiscales.
Vérifier que les factures des fournisseurs incluent des numéros d'identification fiscale valides.
Répondre aux audits de l'administration fiscale avec une documentation fournisseur complète.