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Premiers pas : Proprietaire de cafe

Ce guide vous accompagne dans la mise en place de HandyCafe de A à Z. A la fin, vous disposez d'un serveur fonctionnel, d'une tarification configurée et de votre première session terminée.

Temps necessaire : 5 minutes

Etape 1 : Installer le serveur

Telechargez le serveur HandyCafe depuis le site officiel et lancez le programme d'installation sur votre PC de gestion.

  1. Executez le programme d'installation et suivez les instructions a l'ecran.
  2. Lancez le serveur HandyCafe pour la premiere fois.
  3. L'assistant de premiere configuration apparait. Creez votre compte admin en saisissant un nom d'utilisateur et un mot de passe.
  4. Conservez vos identifiants dans un endroit sur. Vous en aurez besoin pour vous connecter.

Apres la configuration, le tableau de bord HandyCafe se charge. Vous etes maintenant connecte en tant qu'administrateur.

Remarque : Consultez Installation du serveur pour les etapes d'installation detaillees et Exigences systeme pour les prerequis materiels.

Etape 2 : Definir votre devise et votre tarif horaire

Rendez-vous dans Parametres depuis la barre laterale, puis selectionnez l'onglet Tarification.

  1. Definissez votre devise de base (par exemple USD, EUR, TRY).
  2. Saisissez votre tarif horaire pour les sessions PC. C'est le prix de base par heure.
  3. Definissez eventuellement un tarif horaire console si vous avez des consoles de jeux.
  4. Configurez la TVA le cas echeant dans votre region (0-100 %).
  5. Definissez les frais de demarrage, un montant minimum facture pour chaque session quelle que soit la duree.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Vous pouvez egalement configurer des preselections de tarification. Ce sont des boutons de selection rapide pour des durees courantes comme 30 minutes, 1 heure ou 2 heures qui apparaissent lors du demarrage d'une session.

Consultez Parametres de tarification pour toutes les options de tarification.

Etape 3 : Configurer la grille tarifaire (facultatif)

Si vous souhaitez des prix differents selon les heures de la journee (par exemple des tarifs plus eleves aux heures de pointe le soir, des tarifs reduits le matin), rendez-vous dans Parametres > Grille tarifaire.

  1. Activez l'interrupteur de la grille tarifaire.
  2. La grille affiche 7 jours (colonnes) et 24 heures (lignes).
  3. Selectionnez un creneau couleur (par exemple bleu pour standard, rouge pour heures de pointe) et attribuez un multiplicateur (par exemple 1,0 pour standard, 1,5 pour heures de pointe).
  4. Cliquez sur les blocs horaires de la grille pour les peindre avec la couleur selectionnee.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Durant une session, le systeme applique automatiquement le multiplicateur correct en fonction de l'heure actuelle.

Consultez Parametres de la grille tarifaire pour la configuration detaillee.

Etape 4 : Démarrer votre première session

Vous avez besoin d'au moins un PC client connecte. Installez HandyCafe Client sur un PC de votre cafe (consultez Installation du client).

Une fois un client connecte, il apparait dans le panneau d'administration (le tableau de bord principal) :

  1. Trouvez le PC client dans la grille. Il s'affiche comme Inactif (cyan).
  2. Cliquez sur la carte du client pour reveler les boutons d'action, puis cliquez sur le bouton Demarrer (lecture).
  3. La boite de dialogue de connexion apparait :
    • Choisissez Postpaye (paiement a la fin) ou Prepaye (paiement a l'avance).
    • Pour le prepaye, saisissez la duree ou le montant.
    • Affectez eventuellement un membre si un est enregistre.
    • Selectionnez un mode de paiement.
  4. Cliquez sur Confirmer.

Le statut du client passe a En ligne (vert) et le chronometre de session demarre.

Pour terminer la session :

  1. Selectionnez la carte du client et cliquez sur le bouton Arreter.
  2. La boite de dialogue de paiement affiche le cout de la session.
  3. Confirmez le paiement pour cloturer la session.

Consultez Sessions pour le cycle de vie complet des sessions.

Etape 5 : Consulter le rapport de caisse

Rendez-vous dans Rapport de caisse depuis la barre laterale pour voir vos revenus :

  • Les cartes de synthese affichent le total des transactions, les revenus et les moyennes.
  • L'historique des transactions liste chaque session et commande avec les montants.
  • Les filtres de date vous permettent de consulter aujourd'hui, cette semaine ou des plages personnalisees.

Consultez Rapport de caisse pour toutes les fonctionnalites de reporting.

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