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Premiers pas : Propriétaire de café

Ce guide vous accompagne dans la mise en place de HandyCafe de A à Z. À la fin, vous disposez d'un serveur fonctionnel, d'une tarification configurée et de votre première session terminée.

Temps nécessaire : 5 minutes

Étape 1 : Installer le serveur

Téléchargez le serveur HandyCafe depuis le site officiel et lancez le programme d'installation sur votre PC de gestion.

  1. Exécutez le programme d'installation et suivez les instructions à l'écran.
  2. Lancez le serveur HandyCafe pour la première fois.
  3. L'assistant de première configuration apparaît. Créez votre compte admin en saisissant un nom d'utilisateur et un mot de passe.
  4. Conservez vos identifiants dans un endroit sûr. Vous en aurez besoin pour vous connecter.

Après la configuration, le tableau de bord HandyCafe se charge. Vous êtes maintenant connecté en tant qu'administrateur.

Remarque : Consultez Installation du serveur pour les étapes d'installation détaillées et Exigences système pour les prérequis matériels.

Étape 2 : Définir votre devise et votre tarif horaire

Rendez-vous dans Paramètres depuis la barre latérale, puis sélectionnez l'onglet Tarification.

  1. Définissez votre devise de base (par exemple USD, EUR, TRY).
  2. Saisissez votre tarif horaire pour les sessions PC. C'est le prix de base par heure.
  3. Définissez éventuellement un tarif horaire console si vous avez des consoles de jeux.
  4. Configurez la TVA le cas échéant dans votre région (0-100 %).
  5. Définissez les frais de démarrage, un montant minimum facturé pour chaque session quelle que soit la durée.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Vous pouvez également configurer des présélections de tarification. Ce sont des boutons de sélection rapide pour des durées courantes comme 30 minutes, 1 heure ou 2 heures qui apparaissent lors du démarrage d'une session.

Consultez Paramètres de tarification pour toutes les options de tarification.

Étape 3 : Configurer la grille tarifaire (facultatif)

Si vous souhaitez des prix différents selon les heures de la journée (par exemple des tarifs plus élevés aux heures de pointe le soir, des tarifs réduits le matin), rendez-vous dans Paramètres > Grille tarifaire.

  1. Activez l'interrupteur de la grille tarifaire.
  2. La grille affiche 7 jours (colonnes) et 24 heures (lignes).
  3. Sélectionnez un créneau couleur (par exemple bleu pour standard, rouge pour heures de pointe) et attribuez un multiplicateur (par exemple 1,0 pour standard, 1,5 pour heures de pointe).
  4. Cliquez sur les blocs horaires de la grille pour les peindre avec la couleur sélectionnée.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Durant une session, le système applique automatiquement le multiplicateur correct en fonction de l'heure actuelle.

Consultez Paramètres de la grille tarifaire pour la configuration détaillée.

Étape 4 : Démarrer votre première session

Vous avez besoin d'au moins un PC client connecté. Installez HandyCafe Client sur un PC de votre café (consultez Installation du client).

Une fois un client connecté, il apparaît dans le panneau d'administration (le tableau de bord principal) :

  1. Trouvez le PC client dans la grille. Il s'affiche comme Inactif (cyan).
  2. Cliquez sur la carte du client pour révéler les boutons d'action, puis cliquez sur le bouton Démarrer (lecture).
  3. La boîte de dialogue de connexion apparaît :
    • Choisissez Postpayé (paiement à la fin) ou Prépayé (paiement à l'avance).
    • Pour le prépayé, saisissez la durée ou le montant.
    • Affectez éventuellement un membre si un est enregistré.
    • Sélectionnez un mode de paiement.
  4. Cliquez sur Confirmer.

Le statut du client passe à En ligne (vert) et le chronomètre de session démarre.

Pour terminer la session :

  1. Sélectionnez la carte du client et cliquez sur le bouton Arrêter.
  2. La boîte de dialogue de paiement affiche le coût de la session.
  3. Confirmez le paiement pour clôturer la session.

Consultez Sessions pour le cycle de vie complet des sessions.

Étape 5 : Consulter le rapport de caisse

Rendez-vous dans Rapport de caisse depuis la barre latérale pour voir vos revenus :

  • Les cartes de synthèse affichent le total des transactions, les revenus et les moyennes.
  • L'historique des transactions liste chaque session et commande avec les montants.
  • Les filtres de date vous permettent de consulter aujourd'hui, cette semaine ou des plages personnalisées.

Consultez Rapport de caisse pour toutes les fonctionnalités de reporting.

Prochaines étapes