Comment gérer les sessions

Ce guide couvre chaque opération de session qu'un caissier ou un propriétaire effectue au cours d'un quart de travail typique. Les sessions constituent l'unité de facturation principale de HandyCafe. Chaque section ci-dessous décrit une opération unique avec des étapes numérotées et le résultat attendu.

Ce dont vous aurez besoin

Un serveur HandyCafe en cours d'exécution avec au moins un PC client connecté (affichant une vignette bleue "Idle").
Un compte caissier ou administrateur connecté sur le serveur.
Tarification configurée (taux horaire, TVA et au moins un mode de paiement). Consultez le guide de configuration des tarifs si vous ne l'avez pas encore fait.

Comment démarrer une session postpayée

Une session postpayée facture le client à la fin de la session. La minuterie compte sans limite prédéfinie.

Localisez le PC client inactif dans le panneau d'administration. Il affichera une vignette bleue avec le statut « Idle ».
Cliquez sur Démarrer sur la vignette client.
Dans la boîte de dialogue de session, assurez-vous que le type de session est défini sur Postpayé. C'est la valeur par défaut.
Vous pouvez éventuellement attribuer un membre en saisissant un nom d'utilisateur dans le champ de recherche de membre. Si le client est un invité, laissez ce champ vide.
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : La vignette client devient verte et affiche une minute commençant à 00:00:00. Le client PC passe de l'écran de verrouillage au bureau de la page en ligne. La session enregistrée maintenant le temps facturable.

Comment démarrer une session prépayée

Une session prépayée à une durée fixe. Le compte à rebours et la session se terminent automatiquement lorsque le temps est écoulé.

Localisez le PC client inactif dans le panneau d'administration.
Cliquez sur Démarrer sur la vignette client.
Dans la boîte de dialogue de session, basculez le type de session sur Prépayé.
Entrez la durée de la session. Vous pouvez saisir directement un nombre de minutes ou cliquer sur l'un des préréglages de tarification (par exemple, 30 minutes, 1 heure, 2 heures) si vous les avez configurés.
Sélectionnez le mode de paiement utilisé par le client (espèces, carte ou toute méthode personnalisée que vous avez créée).
Vous pouvez éventuellement affecter un membre.
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : La vignette client devient verte et affiche un compte à rebours commençant à partir de la durée achetée. Le client PC affiche la page en ligne. Lorsque la minute atteint zéro, la session se terminera automatiquement et le PC reviendra au repos.

Comment suspendre une session

La pause arrête le minuteur de facturation tout en gardant la session ouverte. Utilisez-le lorsqu'un client doit s'éloigner temporairement.

Cliquez sur Pause sur la vignette client verte (active) dans le panneau d'administration.
Confirmez la pause dans la boîte de dialogue qui apparaît.

Résultat attendu : La vignette client devient orange et le minuteur cesse de s'incrémenter. Le PC client affiche un état de pause. Aucun temps n'est facturé pendant que la séance est en pause. Une nouvelle limite de segment tarifaire est enregistrée au point de pause.

Comment reprendre une session interrompue

La reprise redémarre le minuteur de facturation à partir de l'endroit où il a été suspendu.

Cliquez sur Reprendre sur la vignette client orange (en pause) dans le panneau d'administration.
Confirmez la reprise dans la boîte de dialogue.

Résultat attendu : La vignette client revient au vert et le minuteur reprend le décompte. Un nouveau segment de tarification commence au point de reprise. Si le barème de tarification actif a changé depuis la pause de la session (par exemple, la session a été interrompue aux heures creuses et reprise aux heures de pointe), le nouveau segment utilisera le multiplicateur actuel.

Comment ajouter du temps à une session active

Vous pouvez prolonger ou raccourcir une session active en ajoutant des minutes positives ou négatives. Cela fonctionne pour les sessions prépayées et postpayées.

Cliquez sur Ajouter une heure sur la vignette client verte (active) dans le panneau d'administration.
Entrez le nombre de minutes à ajouter. Utilisez un nombre positif pour étendre (par exemple, 30) ou un nombre négatif pour raccourcir (par exemple, -15).
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : Pour les sessions prépayées, le compte à rebours se met à jour pour refléter la durée ajoutée ou supprimée. Pour les sessions postpayées, l'ajustement de la durée est enregistré et sera reflété dans le calcul de facturation final. Une entrée de journal enregistre l'ajustement de l'heure.

Comment arrêter une session et percevoir un paiement

L'arrêt d'une session met fin à la facturation, calcule le montant total et enregistre une transaction.

Cliquez sur Arrêter sur la vignette client verte (active) dans le panneau d'administration.
Consultez la boîte de dialogue de répartition des coûts. Il affiche :
- Durée totale de la séance.
- Tarif horaire appliqué.
- Segments de tarification (si la session s'étendait sur plusieurs créneaux de grille tarifaire).
- Frais de démarrage (si configuré).
- Montant de la TVA.
- Charge totale.
Sélectionnez le mode de paiement (espèces, carte ou mode personnalisé).
Cliquez sur Confirmer pour finaliser la session.

Résultat attendu : La vignette client revient à l'état bleu « Idle ». Le PC client affiche l'écran de verrouillage. Une transaction est créée avec la répartition complète des coûts. La transaction apparaît dans le rapport de trésorerie et dans la page Journaux.

Comment démarrer une session de membre avec prélèvement de portefeuille

Si un membre dispose d'un solde de portefeuille, le coût de la session peut être déduit de son portefeuille au lieu d'exiger un paiement en espèces à la fin.

Cliquez sur Démarrer sur la vignette du client inactif.
Dans le champ de recherche de membre, saisissez le nom d'utilisateur ou le nom d'affichage du membre et sélectionnez-le dans les résultats.
La boîte de dialogue affichera le solde actuel du portefeuille du membre.
Sélectionnez le type de session (Postpayée ou Prépayée).
Pour Prépayé, entrez la durée ou sélectionnez un préréglage. Pour Postpaid, procédez directement.
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : La session démarre avec le membre attribué. Pour les services postpayés, lorsque la session est arrêtée, le système offrira la possibilité de déduire les frais du portefeuille du membre. Pour les paiements prépayés, le montant est déduit du portefeuille au début de la session. Les enregistrements de consommation du portefeuille sont créés dans l'historique des transactions du membre.

Comment démarrer une session de console

Les sessions console fonctionnent de la même manière que les sessions PC mais pour les consoles de jeux (PlayStation, Xbox, etc.) qui n'exécutent pas le logiciel HandyCafe Client.

Accédez à la page Consoles dans la barre latérale gauche.
Localisez la console sur laquelle vous souhaitez démarrer une session.
Cliquez sur Démarrer sur la vignette de la console.
Sélectionnez Postpayé ou Prépayé. La tarification de la console utilise le multiplicateur configuré pour cette console spécifique.
Vous pouvez éventuellement affecter un membre.
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : La vignette de la console devient verte avec un minuteur en cours d'exécution. Les sessions de console utilisent le multiplicateur de prix individuel de la console appliqué en plus du taux horaire de base.

Comment basculer une session entre PC

Si un client doit passer à un autre PC, vous pouvez transférer sa session sans arrêter ni redémarrer.

Cliquez sur Commutateur sur la vignette client active (verte) du PC exécutant actuellement la session.
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le PC de destination dans la liste des clients inactifs.
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : La session est transférée vers le nouveau PC. Le PC d'origine revient en veille et le PC de destination devient actif avec le même minuteur de session, l'affectation des membres et le même état de facturation. Aucun écart de prix n’est créé.

Erreurs courantes à éviter

Oublier d'arrêter les sessions en fin de journée. Toute session laissée en cours pendant la nuit continuera à accumuler des frais. Vérifiez toujours que toutes les sessions sont fermées avant de fermer le registre.
Mettre en pause au lieu de s'arrêter. La pause maintient la session ouverte. Si le client est définitivement parti, arrêtez la session pour enregistrer le paiement.
Ajout d'un temps négatif après zéro. Si vous soustrayez plus de minutes qu'il n'en reste sur une session prépayée, la session se terminera immédiatement. Vérifiez à nouveau le temps restant avant de saisir une valeur négative.
Arrêt d'une session avant que le client n'ait terminé. Une fois arrêté, le client perd l'accès au PC. Confirmez toujours auprès du client avant de vous arrêter.
Ne pas attribution de membre. Si un membre est présent mais non attribué, la vente de son portefeuille ne sera pas disponible pour le paiement et la session n'apparaîtra pas dans son historique. Attribuez le membre au début de la session pour un suivi précis.
Ignorer la répartition des coûts. Consultez toujours la boîte de dialogue de répartition des coûts avant de confirmer le paiement. C'est votre dernière chance de détecter des frais incorrects ou d'appliquer des ajustements manuels.