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Comment configurer Cafétéria

Ce guide décrit la configuration complète et initiale du module Cafétéria. A la fin, vous disposerez d'un menu client publié sur handy.cafe/{your-slug}, d'un plan de salle avec au moins une table opérationnelle, d'un menu contenant des produits et d'une commande de test passée avec succès.

Ce dont vous avez besoin

  • Une licence HandyCafe active. L'authentification Cafétéria utilise automatiquement la licence ; vous ne saisissez pas de clé manuellement.
  • Une connexion Internet sur le serveur. Cafétéria est cloud-first, donc le provisionnement, la synchronisation du menu et le sondage des commandes nécessitent tous un accès sortant à l'API cloud.
  • Un slug que vous souhaitez utiliser pour l'URL publique du menu. Les caractères autorisés sont les lettres minuscules, les chiffres et les tirets. La longueur doit être comprise entre 3 et 62 caractères.
  • Facultatif : un logo et une image d'en-tête. Le format recommandé est WebP jusqu'à 2 Mo.
  • Facultatif : une imprimante de reçus TCP sur le réseau local.

Etape 1 : activer Cafétéria

  1. Ouvrez HandyCafe Server.
  2. Accédez à Settings dans la barre latérale.
  3. Ouvrez l'onglet Cafétéria.
  4. Activez Enable Cafétéria.
  5. Le serveur contacte l'API cloud en utilisant votre licence comme jeton d'autorisation. Si tout se passe bien, l'assistant de provisionnement s'ouvre.

Résultat attendu : L'écran Provisioning Wizard apparaît. Si un message d'erreur lié à la licence ou à la connectivité s'affiche, vérifiez votre connexion Internet et assurez-vous que votre licence HandyCafe est active.

Etape 2 : provisionner votre café

L'assistant demande quatre champs.

  1. Slug. Saisissez le suffixe d'URL souhaité. L'indicateur de disponibilité se met à jour en moins d'une seconde. Si le slug est déjà pris ou réservé, choisissez-en un autre.
  2. Display Name. Le nom lisible affiché en haut du menu client, par exemple "Atilla's Gaming Lounge".
  3. Country and Currency. Choisissez le pays où le café est exploité. La devise est définie par défaut selon le pays et peut être modifiée.
  4. Timezone. Choisissez le fuseau horaire pour les horodatages des commandes et des règlements.
  5. Cliquez sur Create Cafe.

Résultat attendu : L'assistant se ferme et l'espace de travail Cafétéria s'ouvre. Votre URL publique handy.cafe/{slug} est désormais active, même si le menu est vide.

Etape 3 : remplir le profil de l'établissement

  1. Toujours dans Settings > Cafétéria, faites défiler jusqu'à la section Business Profile.
  2. Téléversez un Logo (image carrée).
  3. Téléversez une Header Image (large bannière).
  4. Saisissez l'Address et le Phone à afficher dans le pied de page du menu client.
  5. Activez ou désactivez Show Prep Time on Menu selon que vous souhaitez ou non que les clients voient les temps de préparation estimés.
  6. Cliquez sur Save.

Résultat attendu : Le logo et l'en-tête apparaissent dans l'aperçu. En visitant handy.cafe/{slug} dans un navigateur, vous voyez maintenant l'en-tête de marque, mais le contenu est toujours vide.

Etape 4 : créer des niveaux

  1. Dans Settings > Cafétéria, repérez la section Floors.
  2. Cliquez sur Add Floor et donnez-lui un nom (par exemple "Salle principale").
  3. Ajoutez d'autres niveaux si votre établissement comporte plusieurs zones (par exemple "Mezzanine", "Terrasse extérieure").
  4. Réordonnez les niveaux avec les boutons monter et descendre. Le niveau du haut devient le niveau par défaut dans l'éditeur Plan de salle.

Résultat attendu : Vos niveaux apparaissent dans la liste. L'onglet Cafétéria > Floor Plan affiche désormais les pastilles de niveau en haut.

Etape 5 : construire le plan de salle

  1. Ouvrez Cafétéria > Floor Plan.
  2. Sélectionnez le premier niveau dans les pastilles.
  3. Cliquez sur Add Table. Une table carrée apparaît à l'origine du canevas.
  4. Faites glisser la table jusqu'à l'emplacement souhaité. Relâchez pour enregistrer.
  5. Cliquez sur la table pour ouvrir son panneau de propriétés. Configurez :
    • Code (par exemple "T1", "Fenêtre 3").
    • Display Name (éventuellement un libellé plus long).
    • Seat Count (nombre de places).
    • Shape (square, rectangle horizontal, rectangle vertical ou round).
    • Size (1 à 10).
  6. Répétez l'opération pour chaque table du niveau.
  7. Vous pouvez éventuellement basculer en 3D view pour vérifier la disposition depuis une perspective d'architecte.

Résultat attendu : Votre plan de salle affiche toutes les tables à leurs positions réelles. Le glisser-déposer est désactivé en vue 3D ; revenez en 2D pour déplacer les tables.

Etape 6 : construire le menu

  1. Ouvrez Cafétéria > Menu.
  2. Cliquez sur Add Category. Saisissez un nom et choisissez une icône MDI dans le sélecteur. Cliquez sur Save.
  3. Répétez pour chaque catégorie (par exemple "Boissons chaudes", "Boissons froides", "Burgers", "Desserts").
  4. Dans une catégorie, cliquez sur Add Product. Saisissez :
    • Name.
    • Description (Markdown pris en charge).
    • Ingredients line.
    • Base Price.
    • VAT Rate.
    • Preparation Time (valeur de secours statique).
    • Facultatif : libellé Unit, indicateur Track Stock, quantité In Stock.
  5. Téléversez une Photo du produit. Tous les formats sont acceptés ; WebP jusqu'à 2 Mo est recommandé.
  6. Cliquez sur Save.
  7. Si le produit propose des choix, faites défiler jusqu'à la section Variants et cliquez sur Add Variant. Créez une ligne pour chaque option avec son écart de prix. Activez Required si le client doit obligatoirement en choisir une.
  8. Répétez pour chaque produit du menu.

Résultat attendu : Le menu client à handy.cafe/{slug} affiche maintenant vos catégories et produits. Ouvrez-le dans un navigateur pour vérifier.

Etape 7 : configurer l'imprimante (facultatif)

  1. Toujours dans Settings > Cafétéria, faites défiler jusqu'à Printer Settings.
  2. Réglez Kind sur TCP.
  3. Saisissez l'IP et le Port de l'imprimante. La plupart des imprimantes ESC POS TCP écoutent sur le port 9100.
  4. Activez Auto Cut si l'imprimante le prend en charge.
  5. Activez Auto Print on New Order pour déclencher une impression à chaque nouvelle commande.
  6. Activez Sound Notification pour recevoir une alerte audio en plus de la notification bureau.
  7. Cliquez sur Test Print. Un reçu d'exemple doit s'imprimer en quelques secondes.

Résultat attendu : Le reçu de test s'imprime correctement. Si rien ne s'imprime, vérifiez l'IP, le port et le fait que l'imprimante se trouve sur le même réseau local que le serveur.

Etape 8 : installer une table et passer une commande test

  1. Ouvrez Cafétéria > Tables (ou utilisez le menu d'actions du plan de salle).
  2. Choisissez une table et cliquez sur Seat Customer (également intitulé "Open Table").
  3. Notez le code de sécurité à 6 chiffres affiché. Ecrivez-le ou laissez la boîte de dialogue ouverte.
  4. Sur un téléphone, allez sur handy.cafe/{slug}/{table-code}. Vous pouvez aussi scanner le QR si vous avez un autocollant imprimé.
  5. Saisissez le code à 6 chiffres.
  6. Parcourez le menu et ajoutez un article au panier.
  7. Passez au paiement. Choisissez Cash comme mode de paiement (la configuration Stripe est facultative et peut être ajoutée plus tard).
  8. Envoyez la commande.
  9. Sur le serveur, passez à Cafétéria > Orders.

Résultat attendu : En moins de 3 secondes, une nouvelle carte de commande apparaît dans le tableau de bord Orders. Une notification de bureau s'affiche. Une alerte audio se déclenche si les notifications sonores sont activées. Le badge de nombre en attente augmente sur l'onglet Orders.

Etape 9 : faire avancer et régler la commande test

  1. Sur la carte de commande, cliquez sur le bouton de statut suivant. La commande passe de placed à confirmed.
  2. Continuez à cliquer pour la faire passer par preparing, ready et served.
  3. Dans la page Tables, ouvrez la même table et cliquez sur Settle Check.
  4. Choisissez Cash comme mode de paiement et confirmez.

Résultat attendu : La table revient à l'état idle. Le code de sécurité expire. Un enregistrement de règlement est créé et pourra être audité plus tard.

Erreurs courantes à éviter

  • Sauter le profil de l'établissement. Les clients voient le nom d'affichage par défaut et une zone de logo cassée si vous lancez avant d'avoir enregistré le profil.
  • Ne pas réimprimer les QR codes après un changement de slug. Changer le slug invalide tous les QR existants. Imprimez de nouveaux autocollants et remplacez-les sur chaque table.
  • Publier trop de catégories au lancement. Visez 6 à 10 catégories de niveau supérieur. Les clients naviguent plus vite lorsque le menu tient à l'écran.
  • Oublier de configurer l'imprimante avant le premier vrai service. Sans Auto Print on New Order, le personnel peut manquer des commandes pendant les heures d'affluence. Faites toujours au moins un test d'impression.
  • Laisser Show Prep Time on Menu activé par défaut sans historique dynamique. Pendant les 30 premiers jours, la valeur statique est ce que voient les clients. Définissez des temps statiques réalistes ou désactivez le badge jusqu'à ce que l'estimation dynamique soit entraînée.
  • Utiliser le même appareil pour les tests du personnel et des clients. La session client persiste pendant 24 heures ; si votre appareil de test est ensuite remis à un client, il sera déjà sur le menu sans vérification. Videz l'appareil ou utilisez un profil de navigateur propre pour les tests.