Comment configurer votre café à partir de zéro

Ce guide vous guide à travers chaque étape d'une nouvelle installation HandyCafe pour votre cybercafé, centre de jeux ou arène d'esports. À la fin, vous disposez d'un serveur fonctionnel, d'au moins un PC client connecté, d'une tarification configurée et d'une session de test terminée avec le paiement enregistré dans votre rapport de caisse.

Ce dont vous aurez besoin

• Un PC Windows pour faire office de serveur HandyCafe (Windows 10 ou version ultérieure, 4 Go de RAM minimum).
• Au moins un PC Windows supplémentaire pour faire office de poste client.
• Un réseau local reliant tous les PC (Ethernet filaire recommandé pour la fiabilité).
• Une clé de licence bêta HandyCafe valide. Vous le saisirez lors de la première configuration.
• Votre taux horaire et devise souhaités décidés à l'avance.

Phase 1 : Installer et configurer le serveur

1. Téléchargez le dernier programme d'installation de HandyCafe Server à partir de votre tableau de bord HandyCafe.
2. Exécutez le programme d'installation sur le PC que vous avez désigné comme serveur. Suivez les invites à l'écran et acceptez le répertoire d'installation par défaut.
3. Lancez le serveur HandyCafe. L'assistant de première installation apparaîtra automatiquement lors de la première exécution.
4. Entrez votre clé de licence bêta lorsque vous y êtes invité. Le serveur validera la clé en ligne et affichera le nom de votre café et la limite de PC.
5. Créez votre compte administrateur. Entrez un nom d'utilisateur et un mot de passe fort. Ce compte a un accès illimité à toutes les fonctionnalités.
6. Définissez le nom de votre café. Ce nom apparaîtra sur les écrans d'inactivité des clients et dans les rapports.
7. Cliquez sur Terminer pour terminer l'assistant.

Résultat attendu : La fenêtre principale du serveur s'ouvre et affiche le panneau d'administration avec aucun client connecté. Le nom de votre café apparaît dans la barre de titre.

Phase 2 : Configurer la tarification

1. Ouvrez la page Paramètres en cliquant sur l'icône d'engrenage dans la barre latérale gauche.
2. Accédez à l'onglet Tarification.
3. Définissez votre devise de base. Sélectionnez dans la liste déroulante des devises. Tous les prix, transactions et rapports utiliseront cette devise.
4. Entrez votre taux horaire. Il s'agit du prix horaire de base pour les sessions postpayées. Par exemple, saisissez 10,00 pour dix unités de votre devise par heure.
5. Définissez le taux de TVA. Saisissez le pourcentage (0 à 100) qui s'applique aux frais de session. Entrez 0 si la TVA ne s'applique pas.
6. Définissez les frais de démarrage. Il s'agit du tarif minimum par session, quelle que soit la durée. Entrez 0 si vous ne souhaitez pas de frais minimum.
7. Créez des préréglages de prix pour des durées courantes. Faites défiler jusqu'à la section Préréglages. Cliquez sur Ajouter un préréglage. Créez des préréglages tels que :
   • "30 Minutes" d'une durée de 30 minutes.
   • "1 heure" d'une durée de 60 minutes.
   • "2 heures" d'une durée de 120 minutes.
8. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer votre configuration de tarification.

Résultat attendu : L'onglet Tarification affiche votre taux horaire, votre taux de TVA, vos frais de démarrage et tous les préréglages répertoriés ci-dessous. Ces préréglages apparaîtront sous forme de boutons de sélection rapide lors du démarrage de sessions prépayées.

Phase 3 : Vérifier les paramètres réseau

1. Toujours dans Paramètres, accédez à l'onglet Réseau.
2. Vérifiez le port d'écoute. La valeur par défaut est 7842. Modifiez-la uniquement si un autre service de votre réseau utilise ce port.
3. Définissez ou notez la clé de connexion. Cette clé authentifie les connexions client. Tous les PC clients doivent utiliser la même clé pour se connecter.
4. Assurez-vous que le pare-feu du PC serveur autorise les connexions TCP entrantes sur le port configuré. Sous Windows, HandyCafe ajoute généralement cette règle lors de l'installation. Si vous avez modifié le port, ajoutez manuellement une nouvelle règle de pare-feu.
5. Notez l'adresse IP du PC serveur affichée dans l'onglet Réseau. Vous en aurez besoin si les clients ne trouvent pas le serveur via la découverte automatique.

Résultat attendu : L'onglet Réseau affiche le port d'écoute et la clé de connexion. L'indicateur d'état du serveur affiche « Écoute » en vert.

Phase 4 : Déployer le premier client

1. Téléchargez le programme d'installation de HandyCafe Client depuis votre tableau de bord.
2. Installez-le sur votre premier PC client. Exécutez le programme d'installation et suivez les invites.
3. Lancez le client HandyCafe. Le client tentera de découvrir le serveur automatiquement via mDNS sur le réseau local.
4. Si la découverte automatique échoue, entrez manuellement l'adresse IP et le port du serveur dans la boîte de dialogue de connexion client.
5. Saisissez la clé de connexion que vous avez notée lors de la phase 3.
6. Attendez que la connexion soit établie. L'écran client passera à la page d'attente affichant un écran de verrouillage avec une horloge.

Résultat attendu : Sur le serveur, le panneau d'administration affiche désormais un client connecté. La vignette client affiche le nom d'hôte et un statut bleu « Idle ». Le PC client affiche l'écran de verrouillage.

7. Le serveur attribuera automatiquement un nom d'affichage au client en fonction de son nom d'hôte. Pour le renommer, sélectionnez la vignette client sur le serveur et cliquez sur Renommer.

Phase 5 : Exécutez votre première session de test

1. Sur le panneau d'administration du serveur, cliquez sur Démarrer sur la vignette du client inactif.
2. Dans la boîte de dialogue de session, sélectionnez Postpayé. Laissez le champ membre vide pour une session invitée.
3. Cliquez sur Confirmer pour démarrer la session.

Résultat attendu : La vignette client devient verte et affiche un minuteur en cours d'exécution. Sur le PC client, l'écran de verrouillage disparaît et le bureau de la page en ligne apparaît.

5. Laissez la session durer au moins 5 minutes afin de pouvoir vérifier les calculs de prix.
6. Cliquez sur Arrêter sur la vignette client verte du serveur.
7. Consultez la boîte de dialogue de répartition des coûts. Il affichera :
   • Durée (par exemple 5 minutes).
   • Tarif horaire appliqué.
   • Montant de la TVA.
   • Charge totale.
8. Sélectionnez un mode de paiement (le paiement en espèces est la valeur par défaut).
9. Cliquez sur Confirmer pour fermer la session et enregistrer le paiement.

Résultat attendu : La vignette client revient à l'état bleu « Idle ». Le PC client affiche à nouveau l'écran de verrouillage. Une transaction est enregistrée dans le système.

Phase 6 : Vérifier dans le rapport de trésorerie

1. Accédez à la page Rapport de trésorerie à l'aide de la barre latérale gauche.
2. Confirmez que le rapport d'aujourd'hui affiche une transaction de session.
3. Vérifiez que le montant de la transaction correspond à la répartition des coûts que vous avez vue lors de l'arrêt de la session.
4. Vérifiez que la colonne du mode de paiement indique « Cash » (ou quelle que soit la méthode que vous avez sélectionnée).

Résultat attendu : Le rapport de trésorerie répertorie une session terminée avec le montant, la durée et le mode de paiement corrects. Votre café est désormais opérationnel.

Phase 7 : étapes suivantes facultatives

Une fois que votre configuration de base fonctionne, envisagez de configurer ces fonctionnalités :

1. Ajouter des membres. Accédez à la page Membres. Cliquez sur Ajouter pour créer des comptes membres avec des noms d'utilisateur et des soldes de portefeuille facultatifs. Les membres peuvent se connecter à partir des PC clients.
2. Configurer les produits. Accédez à la page Produits. Ajoutez des aliments et des boissons avec des prix afin que les caissiers puissent créer des commandes.
3. Configurez le menu client. Accédez à Paramètres > Menu client. Ajoutez des catégories d'applications et des applications pour que les clients voient une grille de lancement sur la page en ligne.
4. Déployez des clients supplémentaires. Installez HandyCafe Client sur chaque station PC de votre café. Chacun apparaîtra automatiquement sur le serveur.
5. Créez des comptes de caisse. Accédez à la page Gestion. Ajoutez des comptes de caissier avec les rôles appropriés afin que le personnel puisse se connecter et gérer les sessions.
6. Configurez les tarifs de pointe/hors pointe. Accédez à Paramètres > Barème de tarification. Créez des multiplicateurs basés sur le temps pour facturer davantage pendant les heures de pointe.
7. Activez la connexion OAuth. Accédez à Paramètres > OAuth. Configurez Google ou d'autres fournisseurs pour que les clients puissent se connecter avec leurs comptes sociaux.

Erreurs courantes à éviter

• Ignorer la règle de pare-feu. Si les clients ne peuvent pas se connecter, la cause la plus courante est une règle de pare-feu Windows bloquant le port d'écoute. Vérifiez que la règle existe avant de résoudre d'autres problèmes.
• Clés de connexion incompatibles. La clé de chaque client doit correspondre exactement à la clé du serveur. Copiez-collez-le pour éviter les fautes de frappe.
• Réglage du taux horaire à 0. Si vous laissez le taux horaire à zéro, toutes les sessions postpayées seront gratuites. Vérifiez toujours vos prix avant de mettre en ligne.
• Oublier d'enregistrer les paramètres. Les modifications apportées à la page Paramètres ne s'appliquent que lorsque vous cliquez sur Enregistrer. Si les paramètres semblent inchangés après un redémarrage, vous avez probablement oublié de sauvegarder.
• Exécution du serveur et du client sur le même PC. Bien que techniquement possible pour les tests, cela n'est pas recommandé pour la production. Le PC serveur doit être une station dédiée.