Comment configurer les rôles et les autorisations de caissier

Ce guide couvre la création de comptes de caissier, la définition de rôles personnalisés avec des autorisations granulaires et l'attribution de ces rôles à votre personnel. Des rôles correctement configurés garantissent que chaque membre du personnel peut accéder uniquement aux fonctionnalités dont il a besoin pour son travail.

Ce dont vous aurez besoin

Accès administrateur au serveur HandyCafe (seuls les administrateurs peuvent gérer les comptes et les rôles de caissier).
Un plan pour lequel les membres du personnel ont besoin de quel niveau d'accès.
Au moins un rôle défini avant la création des comptes caissiers (les rôles doivent exister pour être attribués).

Comment créer un rôle personnalisé

Les rôles définissent ce qu'un caissier peut et ne peut pas faire. HandyCafe utilise six catégories d'autorisations, chacune avec des paramètres d'autorisation individuels. Créez d'abord vos rôles, puis attribuez-les à des comptes de caissier.

Accédez à la section Gestion à l'aide de la barre latérale gauche.
Ouvrez l'onglet Rôles de caissier.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Saisissez un nom pour le rôle (par exemple, « Caissier de l'équipe de jour »). Les noms de rôle doivent être uniques.
Définissez le niveau. Des niveaux plus élevés indiquent plus d’autorité. Un caissier ayant un rôle de niveau inférieur ne peut pas modifier un caissier ayant un rôle de niveau supérieur.
Configurez les autorisations Auth. Ceux-ci contrôlent les actions liées à la connexion :
- Capacité de connexion/déconnexion.
- Capacité de réinitialisation du mot de passe.
Configurez les autorisations Membre. Ceux-ci contrôlent ce que le caissier peut faire avec les comptes des membres :
- Afficher les membres.
- Créer des membres.
- Modifier les membres.
- Supprimer des membres.
- Rechargez les portefeuilles.
- Afficher l'historique des transactions.
Configurez les autorisations Console. Ces actions de session de contrôle et de console :
- Démarrer et arrêter les sessions.
- Pause et reprise des sessions.
- Ajoutez du temps.
- Afficher la liste des consoles.
Configurez les autorisations Journal. Ceux-ci contrôlent l'accès aux journaux système :
- Afficher les journaux (aujourd'hui uniquement ou toutes les dates).
- Exporter les journaux.
Configurez les autorisations Rapport. Ceux-ci contrôlent l’accès aux rapports financiers :
- Afficher les rapports de trésorerie (aujourd'hui uniquement ou toutes les dates).
- Afficher les statistiques.
- Exporter des rapports.
Configurez les autorisations Paiement. Ceux-ci contrôlent les actions liées au paiement :
- Acceptez les paiements.
- Traiter les remboursements.
- Modifier les modes de paiement.
- Afficher l'historique des paiements.
Cliquez sur Enregistrer pour créer le rôle.

Résultat attendu : Le nouveau rôle apparaît dans la liste Rôles de caissier avec toutes les autorisations configurées. Il est désormais disponible pour affectation aux comptes de caisse.

Exemple pratique : rôle de caissier de jour

Cet exemple crée un rôle restreint adapté à un caissier régulier travaillant pendant la journée.

Accédez à Gestion > Rôles de caissier.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Nom : « Caissier de l'équipe de jour ».
Niveau : 1 (niveau le plus bas).
Autorisations d'authentification : activez la connexion. Désactivez la réinitialisation du mot de passe.
Autorisations des membres :
- Activer : afficher les membres, créer des membres, recharger les portefeuilles, afficher l'historique des transactions.
- Désactiver : Modifier les membres, Supprimer des membres.
Autorisations de la console :
- Activer : démarrer des sessions, arrêter des sessions, suspendre des sessions, reprendre des sessions, ajouter du temps.
- Désactiver : (aucun ; les caissiers de jour ont besoin d'un contrôle total de la session).
Autorisations de journalisation :
- Activer : afficher les journaux (aujourd'hui uniquement).
- Désactiver : Afficher tous les journaux, Exporter les journaux.
Autorisations de rapport :
- Activer : afficher le rapport de trésorerie (aujourd'hui uniquement).
- Désactiver : Afficher tous les rapports, Afficher les statistiques, Exporter les rapports.
Autorisations de paiement :
- Activer : Accepter les paiements, Afficher l'historique des paiements.
- Désactiver : Traiter les remboursements, Modifier les modes de paiement.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Le rôle « Caissier de jour » peut démarrer et gérer des sessions, créer des membres, recharger des portefeuilles, afficher les journaux et rapports d'aujourd'hui et accepter des paiements. Il ne peut pas supprimer de membres, modifier les méthodes de paiement, traiter les remboursements ou afficher les rapports historiques au-delà d'aujourd'hui.

Exemple pratique : rôle de manager

Cet exemple crée un rôle avec un accès plus large pour un chef d'équipe de confiance.

Accédez à Gestion > Rôles de caissier.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Nom : « Shift Manager ».
Niveau : 5 (supérieur à Day Shift Caissier).
Autorisations d'authentification : activez tout.
Autorisations des membres : activez tout (Afficher, Créer, Modifier, Supprimer, Recharger, Historique).
Autorisations de la console : activez tout.
Autorisations de journal : Activer tout (Afficher tous les journaux, Exporter les journaux).
Autorisations de rapport : Activer tout (Afficher tous les rapports, Statistiques, Exporter).
Autorisations de paiement :
- Activer : accepter les paiements, traiter les remboursements, afficher l'historique des paiements.
- Désactiver : Modifier les modes de paiement (réserver cela à l'administrateur/propriétaire).
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Le rôle « Shift Manager » dispose d'un accès presque complet. La seule restriction est qu'ils ne peuvent pas modifier les méthodes de paiement, ce qui correspond généralement à un changement de configuration au niveau du propriétaire.

Comment créer un compte caissier

Accédez à la section Gestion.
Ouvrez l'onglet Caissiers.
Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau caissier.
Saisissez un nom d'utilisateur. C’est ce que le caissier va saisir pour se connecter. Il doit être unique.
Saisissez un mot de passe. Utilisez un mot de passe fort. Le caissier pourra le changer plus tard.
Sélectionnez un rôle dans la liste déroulante. Seuls les rôles que vous avez déjà créés apparaîtront.
Remplissez éventuellement nom complet, e-mail et mobile pour la tenue des dossiers.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Le nouveau compte caissier apparaît dans la liste des caissiers. Le caissier peut désormais se connecter au serveur HandyCafe en utilisant son nom d'utilisateur et son mot de passe. Leur accès est limité aux autorisations définies par le rôle qui leur est attribué.

Comment changer le rôle d'un caissier

Accédez à Gestion > Caissiers.
Sélectionnez le caissier dont vous souhaitez modifier le rôle.
Dans le panneau de détails du caissier, cliquez sur le menu déroulant Rôle et sélectionnez un autre rôle.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Les autorisations du caissier changent immédiatement. La prochaine fois qu'ils effectuent une action, le système vérifie leur nouveau rôle. Ils n’ont pas besoin de se déconnecter puis de se reconnecter pour que le changement prenne effet.

Comment restreindre un caissier aux rapports du jour uniquement

Il s'agit d'une exigence courante : vous souhaitez que les caissiers voient les numéros de l'équipe en cours mais pas les données historiques.

Ouvrez le rôle attribué au caissier (Gestion > Rôles de caissier).
Dans la section Autorisations Signaler :
- Activez « Afficher le rapport de trésorerie (aujourd'hui uniquement). » - Désactivez "Afficher tous les rapports".
- Désactivez "Afficher les statistiques".
- Désactivez « Exporter les rapports ».
Dans la section Autorisations Journal :
- Activez « Afficher les journaux (aujourd'hui uniquement). » - Désactivez "Afficher tous les journaux".
- Désactivez "Exporter les journaux".
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Le caissier peut afficher la page Rapport de trésorerie, mais ne voit que les données de la journée en cours. Le sélecteur de date (s'il est visible) est verrouillé sur aujourd'hui. La page Statistiques et les boutons d'exportation sont masqués ou désactivés pour ce caissier.

Comment désactiver un compte caissier

Lorsqu'un membre du personnel quitte, désactivez son compte plutôt que de le supprimer. Cela préserve la piste d’audit.

Accédez à Gestion > Caissiers.
Sélectionnez le caissier à désactiver.
Désactivez le commutateur Actif (ou cliquez sur Désactiver).
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Le caissier ne peut plus se connecter. Toutes ses actions historiques (sessions démarrées, transactions enregistrées, journaux) restent dans le système. Le compte peut être réactivé ultérieurement si nécessaire.

Erreurs courantes à éviter

Attribuer un mauvais rôle. Vérifiez toujours la liste déroulante des rôles lors de la création d'un caissier. Un caissier avec un rôle de gestionnaire a beaucoup plus d'accès que prévu pour un travailleur posté régulier.
Ne teste pas le rôle après la création. Connectez-vous en tant que caissier (ou utilisez un compte test avec le rôle) et vérifiez que les fonctionnalités restreintes sont réellement masquées ou désactivées. Ne vous fiez pas uniquement aux cases à cocher d’autorisation.
Oublier que les rôles sont appliqués dans le backend. Même si un élément de l'interface utilisateur est visible, le backend rejettera les actions non autorisées en fonction des paramètres d'autorisation du rôle. Cependant, pour une expérience utilisateur fluide, l’interface utilisateur doit également masquer les fonctionnalités non autorisées.
Définition de tous les rôles au niveau 0. Le niveau détermine la hiérarchie. Si le niveau d'un rôle est inférieur à celui d'un autre, le caissier de niveau inférieur ne peut pas modifier le caissier de niveau supérieur. Planifiez vos niveaux : 1 pour les caissiers de base, 5 pour les managers, 10 pour les cadres supérieurs.
Partage des comptes de caisse. Chaque membre du personnel doit avoir son propre compte. Les comptes partagés empêchent de savoir qui a effectué une action spécifique dans les journaux.
Suppression d'un compte caissier au lieu de le désactiver. La suppression supprime la référence caissier des transactions et des journaux (définie sur NULL). Désactivez-le toujours pour préserver la piste d'audit.
Laisser les autorisations des modes de paiement par défaut activées. La plupart des caissiers ne devraient pas pouvoir ajouter ou supprimer des modes de paiement. Il s'agit d'un changement de configuration qui doit être réservé aux propriétaires ou aux administrateurs.