Comment traiter les commandes

Ce guide couvre la création, la modification, la clôture et l'annulation des commandes de nourriture, de boissons et d'autres produits vendus dans votre café. Les commandes sont distinctes de la facturation des sessions. Un client peut avoir à la fois une session active et des commandes ouvertes.

Ce dont vous aurez besoin

• Un compte caissier ou administrateur connecté sur le serveur HandyCafe.
• Produits configurés dans la page Produits (au moins un produit avec un nom, une catégorie, un prix et un taux de TVA).
• Au moins un mode de paiement disponible (le cash est toujours présent par défaut).

Comment créer et clôturer une commande

Il s'agit du flux de travail standard : créez une commande, ajoutez des articles et clôturez-la avec le paiement en un seul flux.

1. Accédez à la page Commandes à l'aide de la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur le bouton Nouvelle commande.
3. Vous pouvez éventuellement attribuer la commande à un PC client. Cliquez sur le champ d'affectation du PC et sélectionnez un client connecté dans la liste déroulante. Si la vente concerne un client qui se présente au comptoir, vous pouvez ignorer cette étape.
4. Ajoutez éventuellement une note à la commande (par exemple, « Tableau 3 » ou « Serviettes supplémentaires »).
5. Recherchez des produits à l'aide du champ de recherche. Tapez un nom de produit ou une catégorie pour filtrer la liste.
6. Cliquez sur un produit pour l'ajouter à la commande. La quantité par défaut est 1.
7. Pour modifier la quantité, cliquez sur le champ de quantité à côté de l'article et saisissez le numéro souhaité.
8. Répétez les étapes 5 à 7 pour chaque produit souhaité par le client.
9. Consultez le récapitulatif de la commande. La boîte de dialogue affiche :
   • Chaque élément de campagne avec le nom du produit, le prix unitaire, la quantité et le total de la ligne.
   • Sous-total (somme de tous les totaux de lignes).
   • TVA (calculée à partir du taux de TVA de chaque article).
   • Total.
10. Cliquez sur Fermer la commande pour procéder au paiement.
11. Sélectionnez le mode de paiement (espèces, carte ou mode personnalisé).
12. Cliquez sur Confirmer pour finaliser la commande et enregistrer la transaction.

Résultat attendu : La commande est déplacée vers l'onglet « Fermé » de la page Commandes. Une transaction est enregistrée avec le montant de la commande, le mode de paiement et le détail de la TVA. La transaction apparaît dans le rapport de trésorerie. Si la commande a été attribuée à un PC client, elle est liée à l'historique des sessions de ce PC.

Comment modifier une commande ouverte

Vous pouvez modifier le contenu d'une commande tant qu'elle n'est pas encore clôturée.

Modifier la quantité d'un article

1. Accédez à la page Commandes.
2. Recherchez la commande ouverte dans l'onglet "Ouvrir".
3. Cliquez sur la commande pour développer ses détails.
4. Localisez l'élément que vous souhaitez modifier.
5. Cliquez sur le champ quantité et saisissez la nouvelle quantité.
6. Le total de la ligne et le total de la commande sont mis à jour automatiquement.

Modifier le prix unitaire d'un article

1. Ouvrez les détails de la commande.
2. Cliquez sur le champ de prix unitaire à côté de l'article.
3. Saisissez le nouveau prix. Cela remplace le prix par défaut du produit pour cette commande uniquement.
4. Le total de la ligne est recalculé.

Supprimer un élément

1. Ouvrez les détails de la commande.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer ou Supprimer à côté de l'élément que vous souhaitez supprimer.
3. L'article est supprimé et le total de la commande est recalculé.

Résultat attendu : La commande ouverte reflète les quantités, les prix ou les articles supprimés mis à jour. Le total s'ajuste automatiquement.

Comment annuler une commande

L'annulation d'une commande la supprime du traitement actif. Seules les commandes ouvertes (non payées) peuvent être annulées.

1. Accédez à la page Commandes.
2. Recherchez la commande ouverte dans l'onglet "Ouvrir".
3. Cliquez sur la commande pour la sélectionner.
4. Cliquez sur le bouton Annuler.
5. Confirmez l'annulation dans la boîte de dialogue.

Résultat attendu : Le statut de la commande passe à « Annulée ». Il sort de l'onglet Ouvrir. Aucune transaction n'est enregistrée. Les commandes annulées restent dans le système à des fins d'audit mais n'affectent pas les rapports financiers.

Remarque : Vous ne pouvez pas annuler une commande qui a déjà été clôturée et payée. Pour annuler une commande payée, un processus de remboursement est requis.

Comment créer une vente sans rendez-vous rapide

Une vente sans rendez-vous est une commande qui n'est liée à aucun PC ou membre. Utilisez-le pour les ventes au comptoir où le client n'utilise pas d'ordinateur.

1. Accédez à la page Commandes.
2. Cliquez sur Nouvelle commande.
3. N'attribuez pas de PC. Laissez le champ PC vide.
4. Ajoutez une note si cela est utile (par exemple, « Walk-in, boisson énergisante »).
5. Ajoutez les produits que le client achète.
6. Cliquez sur Fermer la commande.
7. Sélectionnez le mode de paiement et confirmez.

Résultat attendu : La commande est créée et clôturée sans aucune association de PC ou de session. La transaction est enregistrée dans le rapport de caisse sous l'équipe de caissier en cours.

Comment gérer une commande client à partir d'un PC client

Les clients peuvent passer des commandes directement depuis leur PC client en utilisant l'interface de la page en ligne. Lorsqu'un client passe une commande, le serveur reçoit une notification.

1. Une notification sonore est diffusée sur le serveur (le son de la nouvelle commande configuré dans Paramètres).
2. Un badge de notification ou une fenêtre contextuelle apparaît sur l'icône de la page Commandes dans la barre latérale.
3. Accédez à la page Commandes.
4. La nouvelle commande apparaît dans l'onglet "Ouvrir". Il montre :
   • Le nom du PC client qui a passé la commande.
   • Les articles sélectionnés par le client avec les quantités et les prix.
   • Une note facultative du client.
5. Examinez les articles de la commande pour vérifier la disponibilité du produit.
6. Préparez les plats (préparez la boisson, réchauffez les aliments, etc.).
7. Lorsque vous êtes prêt, clôturez la commande en utilisant le workflow de clôture normal :
   • Cliquez sur Fermer la commande.
   • Sélectionnez le mode de paiement. Si le client possède un portefeuille de membre, vous pouvez en déduire.
   • Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : La commande est liée à la session active du client. La notification s'efface. La transaction est enregistrée. Le client voit la mise à jour du statut de la commande sur son PC client.

Astuce : Vous pouvez modifier la commande avant de la clôturer si un article est en rupture de stock. Supprimez l'article indisponible et communiquez le changement au client.

Comment attribuer une commande à un membre

Si le client est un membre enregistré, lier la commande à son compte permet le paiement par portefeuille et le suivi de l'historique des commandes.

1. Créez une nouvelle commande ou ouvrez une commande ouverte existante.
2. Si la commande est attribuée à un PC avec une session membre active, le membre est automatiquement lié.
3. Si la commande est une vente sans rendez-vous, vous pouvez rechercher et attribuer manuellement un membre dans le champ membre de la commande.
4. Lors de la clôture de la commande, les options de mode de paiement incluront le solde du portefeuille du membre s'il dispose de fonds suffisants.

Résultat attendu : La commande apparaît dans l'historique des commandes du membre. Les déductions sur le portefeuille créent des enregistrements de consommation liés à la commande.

Erreurs courantes à éviter

• Ajout de produits à prix nul. Si le prix de vente d'un produit est défini sur zéro dans la page Produits, les articles commandés seront également nuls. Vérifiez toujours les prix des produits avant de les mettre en ligne.
• Clôture d'une commande sans vérifier les articles. Une fois clôturée, la transaction est enregistrée. Vérifiez les quantités et les prix avant de cliquer sur Confirmer.
• Ignorer les notifications de commande des clients. Lorsqu'un client passe une commande depuis son PC, celle-ci reste dans l'onglet Ouvrir jusqu'à ce qu'un caissier la traite. Les commandes non traitées conduisent à des clients mécontents. Surveillez les notifications pendant les périodes chargées.
• Annuler au lieu de modifier. Si un seul article est erroné, modifiez la commande ouverte au lieu de l'annuler et de la recréer. Cela permet de gagner du temps et de garder la piste d'audit plus propre.
• Ne pas configurer les produits avant le jour d'ouverture. Les commandes nécessitent que les produits existent dans la page Produits. Configurez votre catalogue de produits complet avec les noms, prix, catégories et taux de TVA corrects avant votre premier quart de travail.
• Oublier les taux de TVA sur les produits. Si un produit a un taux de TVA de 0 mais doit être taxé, le total de la commande sera incorrect. Vérifiez les taux de TVA par produit sur la page Produits.