Comment suivre les dépenses et l'inventaire

HandyCafe Server comprend des outils pour enregistrer les dépenses professionnelles, gérer votre répertoire de fournisseurs et suivre les achats de stocks. Ce guide couvre chacun de ces flux de travail étape par étape.

Comment enregistrer une dépense professionnelle

Les dépenses représentent tout coût engagé par votre entreprise. Suivez le loyer, les services publics, les achats d'équipement, les abonnements aux logiciels et tout autre paiement sortant.

Ce dont vous aurez besoin

Serveur HandyCafe en cours d'exécution.
Accès au niveau administrateur ou propriétaire.
Les détails de la dépense : titre, montant, nom du fournisseur et date d'échéance.

Étapes

Cliquez sur Dépenses dans la barre latérale gauche de l'application HandyCafe Server.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouvel enregistrement de dépenses.
Saisissez un Titre qui décrit clairement la dépense. Par exemple : « Facture d’électricité – avril 2026 ».
Saisissez le Montant dans votre devise locale.
Saisissez le nom du Fournisseur. Par exemple : « City Power Company ». Il s’agit de l’entreprise ou de la personne à qui vous devez le paiement.
Définissez la Date d'échéance à laquelle le paiement est dû. Facultativement, si la dépense est déjà payée, cochez le bouton Payé et saisissez la Date de paiement. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu

La dépense apparaît dans la liste des dépenses. Les dépenses impayées sont mises en évidence afin que vous puissiez voir rapidement ce qui est impayé. Le montant total des dépenses est inclus dans vos rapports financiers.

Erreurs courantes

Ne pas saisir un titre clair et descriptif. « Divers » ne vous dit rien lorsque vous examinez les dépenses des mois plus tard. Soyez précis.
Oublier de mettre à jour le statut payé après avoir effectué un paiement. Votre solde impayé apparaîtra plus élevé qu’il ne l’est réellement.

Comment afficher les dépenses impayées

Filtrez rapidement pour voir uniquement les dépenses qui n'ont pas encore été payées.

Ce dont vous aurez besoin

Au moins une dépense enregistrée dans le système.

Étapes

Accédez à la page Dépenses.
Cliquez sur l'onglet de filtre Non payé en haut de la liste des dépenses.
La liste affiche désormais uniquement les dépenses dont le statut payé n'est pas coché.

Résultat attendu

Une vue filtrée montrant exclusivement les dépenses impayées. Utilisez-le pour prioriser les paiements à venir et vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Comment marquer une dépense comme payée

Lorsque vous effectuez un paiement, mettez à jour l'enregistrement pour le refléter.

Ce dont vous aurez besoin

Une dépense impayée existante dans le système.

Étapes

Accédez à la page Dépenses.
Localisez la dépense que vous avez payée. Cliquez dessus pour ouvrir la vue détaillée.
Cliquez sur le bouton Marquer comme payé ou activez le statut payé.
La date de paiement est automatiquement fixée à aujourd'hui. Ajustez-le si le paiement effectif a été effectué à une date différente.
Enregistrez les modifications.

Résultat attendu

La dépense passe du filtre Non payé au filtre Payé. Votre solde impayé diminue du montant indiqué.

Comment ajouter un fournisseur

Les fournisseurs sont les entreprises auprès desquelles vous achetez des biens et des services. La tenue d'un répertoire de fournisseurs vous permet d'associer rapidement les achats au bon fournisseur.

Ce dont vous aurez besoin

Coordonnées du fournisseur : nom, téléphone, email, adresse.
En option : conditions de paiement, numéro fiscal.

Étapes

Cliquez sur Fournisseurs dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouvel enregistrement de fournisseur.
Saisissez le Nom du fournisseur. Par exemple : « TechParts Wholesale ».
Saisissez le nom de la Personne de contact si vous disposez d'un point de contact spécifique chez le fournisseur.
Remplissez le Numéro de téléphone et l'Adresse e-mail.
Saisissez l'Adresse de l'emplacement commercial du fournisseur.
Saisissez éventuellement les Conditions de paiement (telles que « Net 30 » ou « Dû à la réception ») et le numéro d'identification fiscale du fournisseur pour vos documents comptables.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu

Le fournisseur apparaît dans votre répertoire de fournisseurs. Vous pouvez désormais référencer ce fournisseur lors de l'enregistrement des achats de stocks.

Erreurs courantes

Création d'entrées de fournisseurs en double avec des noms légèrement différents (par exemple "TechParts" et "Tech Parts Wholesale"). Recherchez dans la liste existante avant d'ajouter un nouveau fournisseur.
Laisser les champs de contact vides. Lorsque vous devrez commander à nouveau ou contester une facture, vous aurez besoin de ces informations.

Comment enregistrer un achat de stock

Les achats d'inventaire suivent ce que vous achetez pour le café. Cela comprend la nourriture et les boissons pour le snack-bar, les périphériques informatiques, les produits de nettoyage et tout bien physique.

Ce dont vous aurez besoin

Un fournisseur déjà ajouté au système (ou vous pouvez en ajouter un au cours de ce processus).
La facture ou le reçu d'achat.

Étapes

Cliquez sur Inventaire dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouvel enregistrement d'inventaire.
Saisissez le numéro de facture figurant sur la facture du fournisseur. Cela lie l'enregistrement à un document d'achat spécifique.
Sélectionnez le Fournisseur dans la liste déroulante. Si le fournisseur n'est pas dans la liste, vous devrez d'abord l'ajouter (voir la section fournisseur ci-dessus).
Saisissez le Nom de l'élément. Par exemple : « Boisson énergisante – 500 ml » ou « Souris USB ».
Saisissez l'Unité de mesure (telle que « chaque », « paquet », « boîte » ou « kg »).
Saisissez la Quantité achetée et le Prix unitaire pour une seule unité.
Sélectionnez la Devise si votre système prend en charge plusieurs devises.
Sélectionnez une Catégorie pour organiser l'achat (telle que « Boissons », « Matériel » ou « Fournitures »).
Ajoutez des Remarques concernant les numéros de lot, les noms de marque, les dates d'expiration ou d'autres détails pertinents pour cet achat. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu

L'achat de stock est enregistré avec le coût total calculé automatiquement (quantité multipliée par prix unitaire). L'enregistrement est lié au fournisseur et classé pour le reporting.

Erreurs courantes

Saisir le coût total dans le champ prix unitaire au lieu du prix unitaire. Si vous avez acheté 24 canettes pour un total de 36 $, le prix unitaire devrait être de 1,50 $ et non de 36 $.
Sauter le numéro de facture. Sans cela, vous ne pouvez pas retracer le document d'achat original en cas de retour ou de litige.

Comment suivre les niveaux de stock des produits

Les niveaux de stock changent à mesure que vous vendez des articles via le système de commande et ajoutez de nouveaux stocks.

Ce dont vous aurez besoin

Produits configurés dans la page Produits.
Commandes en cours de traitement via le système.

Comment fonctionnent les changements de stock

Décrémentation automatique des ventes : Lorsqu'un caissier traite une commande comprenant un produit, le système réduit automatiquement l'inventaire de ce produit de la quantité vendue.
Ajustement manuel : En cas de détérioration, de casse, de retours ou de corrections, modifiez l'inventaire du produit directement sur la page Produits. Accédez à Produits, recherchez l'article et mettez à jour le champ de quantité.
Réapprovisionnement à partir des achats d'inventaire : Après avoir enregistré un achat d'inventaire, mettez à jour l'inventaire du produit correspondant sur la page Produits pour refléter le nouvel approvisionnement.

Étapes pour vérifier les niveaux de stock actuels

Accédez à la page Produits dans la barre latérale gauche.
Consultez la liste des produits. Chaque produit affiche sa quantité de stock actuelle.
Les produits en faible stock sont mis en avant pour attirer votre attention.
Cliquez sur n'importe quel produit pour voir ses détails, y compris le nombre actuel et l'activité de vente récente.

Résultat attendu

Une vue claire de ce qui est en stock et de ce qui doit être réapprovisionné. Les produits qui ont été vendus à des niveaux bas sont faciles à repérer.

Erreurs courantes

Ne pas enregistrer les déchets ou les casses. Si une canette de soda tombe et ne peut être vendue, l’inventaire doit être réduit manuellement. Sinon, votre décompte réel ne correspondra pas au décompte du système.
Oublier de mettre à jour le stock après réception d'un envoi. Le système ne connaît que l'inventaire saisi. Le stock physique sur votre étagère qui n'est pas enregistré dans le système crée une inadéquation.
S'appuyer uniquement sur une décrémentation automatique sans décomptes physiques périodiques. Même le meilleur système de suivi dérive avec le temps. Effectuez un décompte physique chaque semaine et rapprochez-vous des numéros du système.