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Comment configurer les prix

Ce guide couvre toutes les fonctionnalités de tarification de HandyCafe. Vous apprendrez à définir les tarifs de base, à configurer les taxes, à créer des préréglages de sélection rapide et à créer une grille tarifaire basée sur le temps avec des multiplicateurs pour les heures de pointe et hors pointe.

Ce dont vous aurez besoin

  • Accès administrateur au serveur HandyCafe.
  • Votre taux horaire souhaité, votre devise et le taux de taxe applicable décidés à l'avance.
  • Un forfait heures pleines et heures creuses si vous souhaitez une tarification variable (en option).

Comment définir votre taux horaire de base

Le taux horaire de base est le prix horaire par défaut appliqué à toutes les sessions postpayées et utilisé comme base pour les calculs prépayés.

  1. Ouvrez l'application Serveur HandyCafe.
  2. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre latérale gauche pour ouvrir les paramètres.
  3. Sélectionnez l'onglet Tarif.
  4. Localisez le champ Taux horaire.
  5. Saisissez votre prix horaire dans votre devise de base. Par exemple, saisissez 10,00 pour dix unités par heure.
  6. Cliquez sur Enregistrer au bas de la page.

Résultat attendu : Le taux horaire est mis à jour immédiatement. Toutes les nouvelles sessions utiliseront ce tarif. Les sessions déjà en cours ne sont pas affectées.

Comment configurer la TVA

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est appliquée sous forme de pourcentage en plus du coût de base de la session.

  1. Accédez à Paramètres > Tarification.
  2. Localisez le champ Taux de TVA.
  3. Saisissez le pourcentage sous forme de nombre compris entre 0 et 100. Par exemple, saisissez 18 pour 18 % de TVA.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Tous les frais de session futures incluront la TVA au taux spécifié. La boîte de dialogue de répartition des coûts affichés lors de l'arrêt d'une session affichera le montant de la TVA sur une ligne distincte.

Remarque : La définition de la TVA sur 0 désactive complètement la TVA. Aucune ligne de TVA n'apparaîtra dans les détails des coûts ou les enregistrements de transactions.

Comment fixer des frais de démarrage

Les frais de démarrage sont des frais minimum appliqués à chaque session, quelle que soit la durée. Si le coût calculé d'une session est inférieur aux frais de démarrage, les frais de démarrage sont facturés au client.

  1. Accédez à Paramètres > Tarification.
  2. Localisez le champ Frais de démarrage.
  3. Saisissez le montant minimum des frais. Par exemple, saisissez 2,00 pour vous assurer que chaque session coûte au moins 2,00.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Lorsqu'une session est arrêtée, le système compare le coût calculé aux frais de démarrage. Si le coût calculé est inférieur, les frais de démarrage sont facturés. La boîte de dialogue de répartition des coûts indiquera quand les frais de démarrage s'appliquent.

Conseil : Définissez les frais de démarrage sur 0 si vous ne souhaitez pas de frais minimum. Les séances très courtes (par exemple 1 à 2 minutes) seront alors facturées au prorata horaire.

Comment créer des préréglages de prix

Les préréglages de tarification sont des boutons de sélection rapide qui apparaissent lors du démarrage d'une session prépayée. Ils permettent aux caissiers de démarrer des sessions communes d'un simple clic au lieu de saisir manuellement les minutes.

  1. Accédez à Paramètres > Tarification.
  2. Faites défiler jusqu'à la section Préréglages.
  3. Cliquez sur Ajouter un préréglage.
  4. Saisissez un nom pour le préréglage (par exemple, « 30 Minutes »).
  5. Entrez la durée en minutes (par exemple, 30).
  6. Le prix sera calculé automatiquement à partir de votre taux horaire. Vous pouvez le remplacer par un prix fixe si vous le souhaitez.
  7. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le préréglage.
  8. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque préréglage souhaité. Les configurations courantes incluent :
    • 30 minutes
    • 1 heure (60 minutes)
    • 2 heures (120 minutes)
    • 3 heures (180 minutes)
  9. Cliquez sur Enregistrer au bas de la page pour appliquer toutes les modifications.

Résultat attendu : Lors du démarrage d'une session prépayée, la boîte de dialogue de session affiche vos préréglages sous forme de boutons cliquables. La sélection d'un préréglage remplit automatiquement les champs de durée et de montant.

Comment configurer les tarifs de pointe et hors pointe

La grille tarifaire vous permet de définir des multiplicateurs temporels. Un multiplicateur de 1,5x pendant les heures de pointe signifie que les clients paient 50 % de plus par heure. Un multiplicateur de 0,7x pendant les heures creuses signifie qu'ils paient 30 % de moins.

HandyCafe utilise un système de fentes à code couleur. Chaque emplacement a un nom, une couleur et un multiplicateur. Vous peignez des blocs horaires sur une grille hebdomadaire pour attribuer des créneaux à des heures spécifiques.

Étape par étape : créer un créneau aux heures de pointe

  1. Accédez à Paramètres > Barème de tarification.
  2. Activez la bascule du barème de tarification si elle n'est pas déjà activée.
  3. Cliquez sur Ajouter un créneau pour créer un nouvel créneau tarifaire.
  4. Nommez l'emplacement "Peak" (ou tout autre nom descriptif).
  5. Réglez le multiplicateur sur 1,5. Cela signifie que le taux horaire de base est multiplié par 1,5 pendant ces heures.
  6. L'emplacement se verra automatiquement attribuer une couleur (par exemple, orange). Vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.
  7. Cliquez sur Enregistrer pour l'emplacement.

Étape par étape : Créer un créneau hors pointe

  1. Cliquez à nouveau sur Ajouter un emplacement.
  2. Nommez-le « Hors pointe ».
  3. Réglez le multiplicateur sur 0,7.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour l'emplacement.

Étape par étape : peignez la grille hebdomadaire

  1. La grille affiche une ligne pour chaque jour de la semaine et une colonne pour chaque heure (0-23).
  2. Sélectionnez l'emplacement "Peak" dans la liste des emplacements.
  3. Cliquez et faites glisser le curseur sur les heures du soir (18h00 à 23h00) pour chaque ligne de la semaine (du lundi au vendredi). Les cellules peintes prendront la couleur de l'emplacement.
  4. Sélectionnez l'emplacement "Off-Peak" dans la liste des emplacements.
  5. Cliquez et faites glisser le curseur sur les heures du matin (de 6h00 à 12h00) pour chaque ligne du jour de la semaine.
  6. Laissez les heures non peintes au taux par défaut (multiplicateur 1,0x).
  7. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la planification.

Résultat attendu : La grille hebdomadaire affiche des blocs colorés pour les heures de pointe et les heures creuses. Les heures par défaut restent incolores. Le planning prend effet immédiatement pour les nouvelles séances et pour les nouveaux segments tarifaires des séances déjà en cours.

Exemple de calcul de prix

Supposons que votre tarif horaire de base soit de 10,00 $ et qu'un client joue de 17h00 à 19h00 un mercredi.

  • 17h00 à 18h00 (1 heure) : emplacement par défaut avec un multiplicateur de 1,0x. Coût = 10,00 $ x 1,0 = 10,00 $.
  • 18h00 à 19h00 (1 heure) : créneau de pointe avec multiplicateur 1,5x. Coût = 10,00 $ x 1,5 = 15,00 $.
  • Total avant TVA : 25,00 $.
  • Si la TVA est de 18% : TVA = 4,50$. Total général : 29,50 $.

La boîte de dialogue de répartition des coûts affichera les deux segments de tarification séparément afin que le caissier et le client puissent voir exactement comment les frais ont été calculés.

Remarque : HandyCafe crée un nouveau segment de tarification à chaque fois que l'emplacement actif change. Les sessions qui s'étendent sur minuit créeront également un nouveau segment à la limite du jour si l'horaire diffère d'un jour à l'autre.

Comment configurer la double devise

Si votre café accepte les paiements dans une devise secondaire (par exemple, une zone touristique acceptant à la fois la devise locale et l'USD), vous pouvez activer l'affichage en double devise.

  1. Accédez à Paramètres > Tarification.
  2. Localisez la section Devise secondaire.
  3. Activez la bascule double devise.
  4. Sélectionnez la devise secondaire dans la liste déroulante.
  5. Saisissez le taux de change (combien d'unités de devise secondaire équivalent à une unité de votre devise de base).
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Les détails des coûts et les rapports des sessions afficheront les montants dans les deux devises. La devise de base reste le système d'enregistrement. Les montants en devise secondaire sont calculés au taux de change configuré à des fins d'affichage.

Erreurs courantes à éviter

  • Oublier d'activer la grille tarifaire. La création d'emplacements et la peinture de la grille ne font rien si la bascule de la grille est désactivée. Vérifiez toujours que la bascule est activée.
  • Définition d'un multiplicateur de 0. Un multiplicateur nul signifie que la plage horaire est libre. Ce n’est presque jamais intentionnel. Le multiplicateur pratique minimum est de 0,1.
  • Chevauchement de la même heure avec deux créneaux. Chaque cellule horaire ne peut appartenir qu'à un seul créneau. Peindre sur une cellule remplace l'attribution d'emplacement précédente.
  • Pas d'enregistrement après les modifications. Les modifications apportées aux emplacements ou à la grille ne prennent effet que lorsque vous cliquez sur Enregistrer. Si vous quittez le site sans enregistrer, toutes les modifications sont perdues.
  • Confondre les frais de démarrage avec un prix de session fixe. Les frais de démarrage sont un seuil minimum. Si le coût calculé de la session dépasse les frais de démarrage, le client paie le coût calculé le plus élevé.
  • Modification du tarif horaire à midi sans en comprendre l'impact. Les sessions actives prendront en compte le nouveau tarif uniquement pour les nouveaux segments tarifaires. Les segments déjà calculés conservent le tarif qui était actif lors de leur création.