Comment gérer les licences logicielles

HandyCafe Server suit les licences logicielles sur vos PC clients. Vous définissez le nombre d'utilisateurs simultanés autorisés pour chaque application sous licence. Le système surveille quels PC ont extrait une licence, applique des limites et récupère les licences des machines qui cessent de répondre. Ce guide couvre l'ajout de licences, la surveillance de l'utilisation, la gestion des limites, la configuration de la surveillance du rythme cardiaque, le suivi de l'expiration et un exemple pratique.

Comment ajouter une licence logicielle

L'ajout d'une licence indique au système un logiciel, le nombre de copies simultanées autorisées et comment détecter son exécution.

Ce dont vous aurez besoin

Serveur HandyCafe fonctionnant avec un accès administrateur.
Le nom exact du processus de l'application tel qu'il apparaît dans le Gestionnaire des tâches de Windows (par exemple : photoshop.exe, steam.exe, chrome.exe).
La clé de licence ou le numéro de série (pour vos dossiers).
Le nombre de postes simultanés autorisés par votre contrat de licence.

Étapes

Cliquez sur Licences dans la barre latérale gauche de l'application HandyCafe Server.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer une nouvelle entrée de licence.
Saisissez le Nom de la licence. Utilisez un nom clair et reconnaissable tel que « Adobe Photoshop » ou « Steam Game Library ». Ce nom est pour votre référence dans l'interface de gestion.
Saisissez le nom du Fournisseur. Par exemple : "Adobe", "Valve", "Microsoft". Cela vous aide à regrouper et à identifier les licences par fournisseur.
Saisissez la Clé de licence ou le numéro de série. Ce champ stocke la clé de vos enregistrements. Il n'est pas transmis aux clients ni utilisé pour l'activation.
Définissez le Type sur « app » pour les applications standard.
Saisissez le Nom du processus exactement tel qu'il apparaît dans le Gestionnaire des tâches de Windows. Par exemple : photoshop.exe. C'est ainsi que le système détecte si l'application est en cours d'exécution sur un PC client. La correspondance n'est pas sensible à la casse.
Définissez la Quantité sur le nombre total de licences que vous possédez. Définissez Utilisateurs simultanés sur le nombre de PC pouvant exécuter l'application en même temps. Dans la plupart des cas, ces deux nombres sont identiques. Par exemple, si vous avez acheté 5 licences simultanées, définissez les deux sur 5.
Définissez l'Intervalle de vérification en secondes. Cette valeur détermine combien de temps le système attend une réponse d'un client avant de récupérer sa licence. La valeur par défaut de 300 secondes (5 minutes) convient à la plupart des situations. Voir la section sur les battements de cœur ci-dessous pour plus de détails.
Définissez éventuellement une Date d'expiration si votre licence a une date limite de renouvellement. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu

La licence apparaît dans la liste Licences avec sa limite simultanée affichée. Le système commence à suivre le processus sur tous les PC clients connectés. Lorsqu'un client lance l'application, une licence est automatiquement extraite.

Erreurs courantes

Saisie d'un mauvais nom de processus. Si le nom du processus ne correspond pas à celui qui s'exécute réellement sur le client, le système ne peut pas détecter l'application. Ouvrez le Gestionnaire des tâches sur un PC client, lancez l'application et notez le nom exact du processus affiché dans l'onglet Détails.
Confondre le nom d'affichage de l'application avec le nom du processus. "Adobe Photoshop 2026" est le nom d'affichage. Le nom du processus est photoshop.exe. Utilisez toujours le nom du processus.
Définition de la limite d'utilisateurs simultanés à un niveau supérieur à celui autorisé par le contrat de licence réel. Le système autorisera plus d'utilisateurs que votre licence ne le permet, ce qui peut violer les conditions du fournisseur de logiciels.

Comment surveiller l'utilisation des licences actives

Découvrez quels PC ont actuellement une licence extraite et combien de postes restent disponibles.

Ce dont vous aurez besoin

Au moins une licence configurée dans le système.
PC clients exécutant l'application sous licence.

Étapes

Accédez à la page Licences.
Sélectionnez une licence dans la liste. Le panneau de détails affiche l'état d'utilisation actuel.
Consultez la section Paiements actifs. Chaque entrée affiche le nom du PC sur lequel l'application est en cours d'exécution, l'heure à laquelle la licence a été extraite et l'horodatage du dernier battement de cœur.
Le décompte Disponible indique le nombre de sièges encore ouverts. Par exemple, si vous autorisez 5 utilisateurs simultanés et que 3 PC exécutent l'application, 2 postes sont disponibles.

Résultat attendu

Une vue en temps réel des PC qui utilisent chaque application sous licence et du nombre de postes restants. Cette vue est mise à jour à mesure que les applications sont lancées et fermées sur les PC clients.

Comment gérer la limite de licence atteinte

Lorsque tous les postes d'utilisateurs simultanés sont utilisés, le système empêche les PC supplémentaires de lancer l'application.

Ce qui se passe automatiquement

Lorsqu'un PC client tente de lancer une application et que tous les postes concurrents sont déjà extraits, le système bloque le lancement. Le client voit une notification indiquant que le nombre maximum d'utilisateurs a été atteint.

Comment récupérer une licence manuellement

Si une licence est bloquée (par exemple, un PC est tombé en panne sans fermer correctement l'application), vous pouvez la récupérer manuellement.

Accédez à la page Licences et sélectionnez la licence.
Dans la liste des caisses actives, recherchez la caisse qui semble bloquée. Il affichera généralement un horodatage de battement de cœur obsolète.
Cliquez sur le bouton Récupérer à côté de cette commande.
Le poste de licence est immédiatement libéré et devient disponible pour un autre PC.

Quand utiliser la récupération manuelle

Un PC est tombé en panne ou a perdu la connectivité réseau. L'intervalle de vérification finira par récupérer automatiquement la licence. Utilisez la récupération manuelle si vous avez besoin de libérer le siège plus tôt.
Un PC client a été arrêté sans fermer correctement l'application.

Erreurs courantes

Récupération d'une licence réellement utilisée. Le client sur ce PC peut perdre l'accès à l'application. Vérifiez toujours l'état du PC avant de procéder à la récupération.

Comment configurer la surveillance du rythme cardiaque

Le système Heartbeat garantit que les licences ne sont pas verrouillées de manière permanente par des PC qui ne répondent plus. Voici comment fonctionne le cycle de vie et comment le configurer.

Le cycle de vie des licences

Checkout : Un PC client lance une application surveillée. Le système extrait automatiquement un poste de licence pour ce PC.
Heartbeat : Pendant l'exécution de l'application, le client envoie des signaux de pulsation périodiques au serveur confirmant que l'application est toujours active.
Enregistrement : Lorsque l'application se ferme normalement, le client envoie un signal d'enregistrement et le poste de licence est libéré.
Récupération automatique : Si le serveur cesse de recevoir des battements de cœur pendant une durée supérieure à l'intervalle de vérification configuré, il suppose que l'application n'est plus en cours d'exécution (le PC est peut-être tombé en panne, a perdu la connectivité ou a été arrêté). Le serveur récupère automatiquement le poste de licence.

Configurer le délai d'attente

Accédez à la page Licences et sélectionnez la licence que vous souhaitez configurer.
Modifiez le champ Intervalle de vérification. La valeur est en secondes.
Définissez une valeur adaptée à votre environnement :
- 120-180 secondes pour les environnements dans lesquels vous avez besoin de licences libérées rapidement après un problème.
- 300 secondes (5 minutes) est la valeur par défaut et fonctionne bien pour la plupart des configurations.
- 600 secondes (10 minutes) pour les environnements présentant une instabilité occasionnelle du réseau et dans lesquels vous souhaitez éviter les fausses réclamations.
Enregistrez les modifications.

Résultat attendu

Les licences sont automatiquement récupérées sur les PC qui ne répondent pas après l'expiration de l'intervalle de vérification. Cela empêche les « paiements fantômes » de consommer en permanence des postes de licence.

Erreurs courantes

Réglage de l'intervalle de contrôle trop court (inférieur à 60 secondes). De brèves interruptions du réseau ou une charge élevée du serveur peuvent entraîner un léger retard des battements de cœur. Un intervalle très court permet de récupérer les licences des PC qui exécutent encore l'application.
Réglage de l'intervalle de contrôle trop long (plus de 15 minutes). Un PC en panne conservera sa licence pendant toute la période, empêchant ainsi les autres clients de l'utiliser.

Comment suivre l'expiration de la licence

Définissez des dates d'expiration pour recevoir des alertes avant l'expiration d'une licence.

Ce dont vous aurez besoin

La date de renouvellement de chacune de vos licences logicielles.

Étapes

Accédez à la page Licences et sélectionnez la licence.
Définissez la Date d'expiration sur la date à laquelle votre contrat de licence expire ou doit être renouvelé.
Enregistrez les modifications.
Le système affiche un avertissement à l'approche de la date d'expiration. Les licences expirées sont signalées dans la liste.
Lorsqu'une licence expire, décidez si vous souhaitez la renouveler auprès du fournisseur et mettre à jour la date d'expiration, ou supprimer l'entrée de licence si vous ne renouvelez pas.

Résultat attendu

Les expirations à venir sont visibles sur la page Licences, vous donnant un préavis de renouvellement. Les licences expirées sont clairement indiquées afin que vous n'autorisiez pas par inadvertance vos clients à utiliser des logiciels pour lesquels vous n'avez plus de licence.

Erreurs courantes

Ne pas fixer de date d'expiration du tout. Sans cela, il n'y a pas d'avertissement. La licence peut expirer sans que personne ne s'en aperçoive.
Renouveler la licence auprès du vendeur mais oublier de mettre à jour la date dans HandyCafe. Le système continuera à le signaler comme expiré.

Exemple : Gestion simultanée de 10 licences de jeux Steam sur 30 PC

Cet exemple illustre une configuration typique pour un café de jeu.

Scénario

Vous disposez de 30 PC clients dans votre café. Vous avez acheté une licence de site Steam commercial autorisant 10 utilisateurs simultanés.

Installation

Accédez à Licences et cliquez sur Ajouter.
Entrez le nom : « Bibliothèque de jeux Steam ».
Saisissez le fournisseur : « Valve ».
Entrez la clé de licence de votre site Steam.
Définissez le type sur « application ».
Définissez le nom du processus sur steam.exe.
Réglez la quantité sur 10 et les utilisateurs simultanés sur 10.
Réglez l'intervalle de vérification sur 300 secondes.
Définissez la date d'expiration sur la date de renouvellement de votre licence.
Enregistrez.

Comment ça marche en pratique

Les 10 premiers clients qui lancent Steam sur leur PC obtiennent chacun un poste de licence.
Le client numéro 11 tente de lancer Steam. Le système bloque le lancement et informe le client que tous les sièges Steam sont actuellement utilisés.
Le client 3 termine sa session et ferme Steam. Le système enregistre la licence, libérant ainsi un poste.
Le client 11 réessaye et vérifie désormais avec succès le siège nouvellement libéré.
Si le PC-07 plante lors de l'exécution de Steam, le rythme cardiaque s'arrête. Après 300 secondes, le serveur récupère ce siège. Il est désormais disponible pour un autre client.

Surveillance

Consultez régulièrement la page Licences pour connaître les modèles d'utilisation. Si les 10 postes sont constamment occupés pendant les heures de pointe, envisagez d'acheter des licences simultanées supplémentaires. Si les sièges sont rarement tous utilisés, votre permis risque d'être excessif.