Comment gérer les membres

Ce guide couvre la création de comptes membres, la gestion des soldes de portefeuille, l'attribution de niveaux de fidélité et l'octroi de temps libre. Les membres sont des clients enregistrés qui peuvent se connecter à partir des PC clients, maintenir un solde de portefeuille et accumuler des points de fidélité.

Ce dont vous aurez besoin

Accès administrateur ou caissier au serveur HandyCafe.
La page Membres accessible depuis la barre latérale gauche.
Au moins un mode de paiement configuré si vous prévoyez d'accepter les recharges de portefeuille.

Comment créer un nouveau membre

Accédez à la page Membres à l'aide de la barre latérale gauche.
Cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre d'outils.
Saisissez le nom d'utilisateur du membre. Cela doit être unique pour tous les membres (insensible à la casse). Le membre l'utilisera pour se connecter à partir des PC clients.
Saisissez un nom d'affichage. C'est le nom affiché à l'écran pendant les sessions et dans les rapports.
Remplissez éventuellement e-mail, numéro de téléphone et sexe.
Définissez le maximum de connexions simultanées. Cela contrôle le nombre de PC auxquels le membre peut être connecté en même temps. La valeur par défaut est 1.
Cliquez sur Enregistrer pour créer le membre.

Résultat attendu : Le nouveau membre apparaît dans la liste des membres. Le solde de leur portefeuille commence à zéro. Ils peuvent désormais se connecter depuis n'importe quel PC client en utilisant leur nom d'utilisateur.

Remarque : Un mot de passe n'est pas requis au moment de la création. Le membre peut définir son propre mot de passe à partir du panneau des membres du PC client lors de la première connexion. Alternativement, un administrateur peut le définir depuis le serveur.

Comment recharger le portefeuille d'un membre

Le portefeuille est un solde prépayé stocké dans des unités monétaires mineures. Les membres peuvent utiliser leur portefeuille pour payer les séances et les commandes sans remettre d'argent liquide à la caisse.

Accédez à la page Membres.
Recherchez et sélectionnez le membre que vous souhaitez recharger. Utilisez la barre de recherche si la liste est longue.
Cliquez sur le bouton Recharger ou paiement dans le panneau de détails du membre.
Saisissez le montant à ajouter au portefeuille. C'est dans votre devise de base (par exemple, 50,00 pour ajouter cinquante unités).
Sélectionnez le type de crédit :
- Payé pour les recharges en espèces ou par carte là où l'argent a été reçu.
- Bonus pour le crédit promotionnel.
- Manuel pour les corrections administratives.
Sélectionnez le mode de paiement (Espèces, Carte, etc.). Ceci enregistre comment l'argent a été reçu.
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : Un nouveau crédit de portefeuille est créé pour le membre. Le crédit enregistre le montant, le type de crédit et le mode de paiement. Le solde total du portefeuille du membre est mis à jour immédiatement. Le crédit du portefeuille apparaît dans l'historique des transactions du membre.

Conseil : Chaque recharge crée une entrée de crédit de portefeuille distincte. Lorsque le membre dépense depuis son portefeuille, le système consomme en premier à partir du crédit actif le plus ancien (FIFO). Les crédits bonus et les crédits payés sont suivis séparément.

Comment attribuer un niveau de fidélité

Les niveaux de fidélité vous permettent de regrouper les membres par niveau de dépenses et d'appliquer des remises automatiques.

Créer un niveau

Accédez à la page Membres.
Ouvrez la section de gestion des Niveaux (accessible depuis la barre d'outils des membres ou les paramètres).
Cliquez sur Ajouter un niveau.
Entrez un code (par exemple, « argent »). Cela doit être unique.
Saisissez un nom d'affichage (par exemple, « Membre Silver »).
Définissez les points de seuil. Un membre doit accumuler au moins autant de points de fidélité pour pouvoir accéder à ce niveau.
Définissez le taux de remise. Saisissez la remise en pourcentage. Par exemple, 5 signifie une remise de 5 % sur les séances.
Cliquez sur Enregistrer.
Répétez l'opération pour des niveaux supplémentaires (par exemple Or à 1 000 points avec une réduction de 10 %).

Attribuer un niveau à un membre

Accédez à la page Membres.
Sélectionnez le membre dans la liste.
Dans le panneau de détails du membre, localisez le champ Niveau.
Sélectionnez le niveau souhaité dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : Le membre dispose désormais du niveau sélectionné. Lorsque les sessions de ce membre sont facturées, la réduction du niveau sera prise en compte dans le calcul du coût. Le profil du membre indique le niveau qui lui a été attribué.

Comment afficher l'historique des transactions d'un membre

L'historique des transactions affiche tous les chargements de portefeuille, les dépenses de portefeuille, les paiements de session, les remboursements et les événements de points de fidélité pour un membre spécifique.

Accédez à la page Membres.
Sélectionnez le membre dans la liste.
Ouvrez le panneau de détails du membre.
Accédez à l'onglet Historique ou Transactions dans le panneau de détails.
La liste présente toutes les transactions par ordre chronologique inverse avec :
- Date et heure.
- Type de transaction (chargement du portefeuille, dépenses du portefeuille, session, remboursement, etc.).
- Montant (positif pour les charges, négatif pour les dépenses).
- Source ou contexte (quelle session ou commande a consommé les fonds).
- Le caissier qui a effectué l'action.

Résultat attendu : Une piste d'audit complète de toutes les activités financières du membre. Vous pouvez faire défiler ou filtrer par plage de dates pour trouver des transactions spécifiques.

Comment donner du temps libre à un membre

Vous pouvez ajouter un crédit temps sur le compte d'un membre. Les crédits de temps fonctionnent comme le crédit de portefeuille, mais en quelques minutes au lieu d'argent. Lorsque le membre démarre une session, le système peut déduire son solde de temps.

Accédez à la page Membres.
Sélectionnez le membre dans la liste.
Dans le panneau de détails du membre, localisez la section Forfaits de temps ou Crédits de temps.
Cliquez sur Ajouter une heure.
Saisissez le nombre de minutes à ajouter (par exemple, 120 pour deux heures de temps libre).
Sélectionnez le type de crédit :
- Manuel pour le temps gratuit offert par le café.
- Bonus pour le temps promotionnel d'une campagne.
- Payé pour le temps acheté via un forfait.
Définissez éventuellement une restriction de périphérique (PC uniquement, consoles uniquement ou les deux) pour restreindre l'endroit où l'heure peut être utilisée.
Définissez éventuellement une date d'expiration après laquelle le temps inutilisé expire.
Cliquez sur Confirmer.

Résultat attendu : Un nouveau crédit de temps apparaît dans le compte du membre avec les minutes spécifiées. Le solde de temps disponible du membre est mis à jour. Lorsque le membre démarre une session, le système lui proposera de déduire son solde de temps.

Comment vérifier le solde d'un membre

Recherche rapide du solde sans ouvrir l’historique complet des transactions.

Accédez à la page Membres.
Utilisez la barre de recherche en haut pour saisir le nom d'utilisateur ou le nom d'affichage du membre.
Sélectionnez le membre dans les résultats filtrés.
Le panneau de détails du membre affiche le solde du portefeuille actuel (dans votre devise de base) et le solde temporel (en minutes) en haut du panneau.

Résultat attendu : Vous voyez en un coup d'œil le solde actuel du portefeuille et le solde horaire du membre. Ces valeurs reflètent tous les chargements, dépenses et expirations jusqu'au moment actuel.

Comment gérer la dette des membres

Si un membre est autorisé à avoir un solde négatif (dette), le grand livre de la dette suit le montant qu'il doit.

Accédez à la page Membres.
Sélectionnez le membre qui a une dette impayée.
Ouvrez leur panneau de détails et consultez la section Dette.
Le grand livre des dettes montre les écritures de dettes individuelles avec les montants et les dates.
Pour régler la dette, rechargez le portefeuille du membre avec le montant dû. Sélectionnez « Payé » comme type de source afin que le paiement soit enregistré correctement.

Résultat attendu : La recharge du portefeuille compense la dette. Le grand livre des dettes montre l'écriture de règlement. Le solde net du membre revient à zéro ou positif.

Erreurs courantes à éviter

Création de noms d'utilisateur en double. Les noms d'utilisateur sont uniques et insensibles à la casse. "JohnDoe" et "johndoe" sont considérés comme identiques. Le système rejettera les doublons.
Confondre le solde du portefeuille et le solde temporel. Le portefeuille est de l'argent (unités monétaires mineures). Le temps est en minutes. Ce sont des systèmes distincts. Un membre peut avoir du crédit sur son portefeuille mais pas de crédit temps, ou vice versa.
Définition du nombre maximal de connexions trop élevé. Si un membre peut se connecter à 5 PC simultanément, il peut consommer 5 fois plus de ressources. Définissez ceci sur 1 pour la plupart des membres.
Oublier de sélectionner le bon type de crédit. Utiliser « Payé » pour une recharge gratuite gonfle vos rapports de revenus. Utilisez « Bonus » ou « Manuel » pour les crédits sans revenus.
Ne fixe pas de date d'expiration pour la période promotionnelle. Les crédits de temps gratuits sans date d'expiration n'expirent jamais. Si vous souhaitez que la durée de la promotion soit limitée, fixez toujours une date d'expiration.
Supprimer un membre au lieu de le désactiver. La désactivation préserve l'historique et peut être inversée. La suppression est définitive et supprime tous les enregistrements associés.