Gestion des sessions

Les sessions sont l'unité de facturation principale de HandyCafe. Chaque fois qu'un client de votre cybercafé ou centre de jeux utilise un PC ou une console de jeux, une session enregistre son temps d'utilisation et calcule le cout. Cette page explique le cycle de vie complet d'une session, du démarrage jusqu'à l'encaissement du paiement.

Types de sessions

HandyCafe prend en charge deux types de sessions :

• Sessions PC. Sessions sur les PC clients gerees via le panneau d'administration. Le logiciel client verrouille le PC lorsqu'il est inactif et le deverrouille au demarrage d'une session.
• Sessions console. Sessions sur les consoles de jeux (PlayStation, Xbox, etc.) gerees via la page Consoles. Elles sont suivies uniquement par le serveur ; il n'y a pas de logiciel client sur la console elle-meme.

Les deux types de sessions utilisent le meme moteur de tarification et le meme cycle de vie, mais sont geres depuis des pages differentes du tableau de bord.

Cycle de vie de la séance

Chaque session suit un cycle de vie defini avec des transitions d'etat claires :

Demarrer --> En cours --> (Pause <--> Reprendre) --> Ajouter du temps --> Arreter

Les etats en detail :

1. Demarrer. Un caissier lance la session. Le PC client se deverrouille ou le chronometre de la console demarre.
2. En cours. La session est active. Le temps decompte et la facturation s'accumule.
3. Pause. Le caissier interrompt temporairement la session. La facturation s'arrete. Le client affiche un etat en pause.
4. Reprendre. Le caissier poursuit une session en pause. La facturation reprend a partir d'un nouveau segment tarifaire.
5. Ajouter du temps. Le caissier ajoute (ou retire) des minutes a une session active.
6. Arreter. La session se termine. Le systeme calcule le cout final et propose le paiement.

Demarrer une session

Pour demarrer une nouvelle session sur un PC client :

1. Selectionnez le client. Dans le panneau d'administration, cliquez sur un PC en etat Inactif (cyan) pour faire apparaitre les boutons d'action.
2. Choisissez le type de facturation. Selectionnez Postpaye (paiement a la fin) ou Prepaye (paiement a l'avance).
3. Assignez un membre (facultatif). Si le client est un membre enregistre, recherchez son compte a l'aide du champ de recherche de membres avec auto-completion. Assigner un membre permet les paiements par portefeuille et enregistre la session dans son historique.
4. Definissez la duree ou le montant (prepaye uniquement). Pour les sessions prepayees, saisissez le nombre de minutes que le client achete ou le montant monetaire qu'il paie. Le systeme calcule le temps correspondant en fonction du creneau tarifaire actuel.
5. Selectionnez le mode de paiement. Choisissez le mode de paiement (Especes, Carte bancaire ou tout autre mode personnalise que vous avez configure).
6. Confirmez. Verifiez les details et confirmez. Le PC client se deverrouille immediatement et le chronometre de session demarre.

Pour les sessions console, le processus est similaire mais se lance depuis la page Consoles.

Sessions postpayees

Dans une session postpayee, le client utilise d'abord le PC et paie lorsqu'il a termine. C'est le mode de facturation le plus courant dans les cybercafes et centres de jeux.

Fonctionnement :

• La session demarre sans paiement prealable.
• Le chronometre tourne et le cout s'accumule en temps reel en fonction du creneau tarifaire actif.
• Lorsque la session est arretee, le systeme presente le cout final calcule.
• Le caissier encaisse le paiement et confirme la transaction.

Les sessions postpayees n'ont pas de limite de temps. Elles se poursuivent jusqu'a ce que le caissier les arrete ou que le client demande a partir.

Sessions prepayees

Dans une séance prépayée, le client paie à l'avance pour une durée déterminée. La session se termine automatiquement lorsque le temps acheté expire.

Il existe deux modes de tarification prepayee, configurables dans Parametres > Tarification :

Verrouillage a l'achat

Le cout est fige au moment du démarrage de la séance. Le créneau tarifaire et le multiplicateur actifs au moment de l'achat sont utilisés pour toute la durée de la session, indépendamment des changements de grille qui suivent pendant son déroulement.

Exemple : Un client achete 60 minutes a 10h00 durant un creneau au tarif standard. Meme si la grille tarifaire passe a un creneau a moitie prix a 11h00, le temps restant du client n'est pas affecte. Il recoit exactement ce pour quoi il a paye au tarif initial.

Grille en temps reel

Le cout s'ajuste en temps réel à mesure que la session traverse différents créneaux tarifaires. Si la session du client chevauche un changement de créneau, le temps restant est recalculé en fonction de la nouvelle tarification.

Exemple : Un client achete 60 minutes a 10h00 durant un creneau au tarif standard. A 11h00, la grille passe a un creneau a moitie prix. Puisque chaque minute coute desormais deux fois moins cher, le temps restant du client s'etend. Il peut obtenir plus de minutes au total que celles initialement achetees.

Mettre en pause une session

La mise en pause interrompt temporairement la facturation sans mettre fin a la session. Cette fonction est utile lorsqu'un client doit s'absenter brievement.

Pour mettre en pause une session :

1. Selectionnez le PC actif dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Pause de la carte.

Ce qui se passe lors de la mise en pause :

• La facturation s'arrete immediatement. Aucun cout n'est genere pendant la pause.
• Le segment tarifaire en cours est clos avec une limite de type "pause".
• Le PC client affiche un etat en pause avec un indicateur de statut orange.
• Le chronometre de session se fige.

Les sessions en pause restent en pause indefiniment jusqu'a ce qu'un caissier les reprenne ou les arrete.

Reprendre une session

La reprise poursuit une session en pause la ou elle s'etait arretee.

Pour reprendre une session :

1. Selectionnez le PC en pause dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Reprendre de la carte.

Ce qui se passe lors de la reprise :

• Un nouveau segment tarifaire commence a l'heure actuelle, en utilisant le creneau tarifaire actif.
• La facturation reprend.
• Le PC client repasse a l'etat actif (vert).

Notez que le creneau tarifaire au moment de la reprise peut differer de celui au moment de la mise en pause. Le nouveau segment utilise le tarif actuellement actif dans la grille tarifaire.

Ajouter du temps

Vous pouvez ajouter ou retirer des minutes d'une session active a tout moment.

Pour ajouter du temps :

1. Selectionnez le PC actif dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Ajouter du temps de la carte.
2. Saisissez le nombre de minutes a ajouter. Utilisez une valeur positive pour prolonger la session ou une valeur negative pour la reduire.
3. Confirmez.

Ce qui se passe lors de l'ajout de temps :

• Un enregistrement de transaction est cree dans l'historique de la session.
• Pour les sessions prepayees, l'heure de fin est ajustee en avant (ou en arriere) du nombre de minutes specifie.
• Pour les sessions postpayees, l'evenement d'ajout de temps est enregistre mais ne fixe pas d'heure de fin definitive.

Arreter une session

L'arret d'une session met fin a toute facturation, verrouille le PC client et declenche le processus de paiement.

Pour arreter une session :

1. Selectionnez le PC actif ou en pause dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Arreter de la carte.
2. La boite de dialogue de paiement apparait avec un resume de la session.

Boite de dialogue de paiement

La boite de dialogue de paiement affiche les informations suivantes :

Ajustement par le caissier : Le caissier peut ajuster manuellement le montant facture. Par exemple, un caissier peut arrondir a la baisse par courtoisie ou appliquer une remise manuelle. Le montant calcule d'origine est toujours conserve dans les enregistrements a des fins d'audit.

4. Selectionnez un mode de paiement et confirmez. La session est enregistree, le PC client se verrouille et la transaction est sauvegardee.

Processus de reglement

Lorsqu'une session est arretee, le moteur de reglement execute les etapes suivantes :

1. Cloturer le dernier segment tarifaire ouvert.
2. Additionner les montants de tous les segments clos.
3. Appliquer les regles d'arrondi (toujours arrondi au pallier d'arrondi configure).
4. Appliquer le minimum des frais de demarrage (le total n'est jamais inferieur aux frais de demarrage).
5. Calculer la commission du mode de paiement (en points de base) et les frais fixes.
6. Presenter les montants finaux dans la boite de dialogue de paiement.

Pour une explication detaillee du fonctionnement des segments tarifaires et des calculs de reglement, consultez Tarification des sessions.

Sessions avec membre

Lorsqu'un membre est assigne a une session, des options de facturation supplementaires deviennent disponibles :

• Paiement par portefeuille. Le cout de la session peut etre deduit du solde du portefeuille du membre.
• Deduction de forfait temps. Si le membre a achete un forfait temps, les minutes sont deduites de son solde de forfait au lieu de facturer un montant monetaire.
• Remise membre. Si le membre beneficie d'une remise configuree (en points de base), elle est appliquee au cout de la session.
• Historique des sessions. La session est liee au compte du membre et apparait dans son historique de sessions.

Les membres peuvent egalement demarrer leurs propres sessions depuis l'ecran d'inactivite du client en se connectant avec leur nom d'utilisateur et mot de passe ou via OAuth (si configure).

Valeurs de statut de session

Chaque PC client affiche un indicateur de statut code par couleur :

Ces couleurs de statut apparaissent sur les cartes clients dans le panneau d'administration, permettant de voir l'etat de chaque PC en un coup d'oeil.

Segments tarifaires de session

Chaque session est divisee en un ou plusieurs segments tarifaires. Un nouveau segment est cree chaque fois qu'un evenement pertinent pour la facturation se produit :

• Demarrage de la session
• Mise en pause
• Reprise
• Changement de creneau tarifaire (lorsque l'horloge entre dans un creneau horaire different de la grille)
• Modification du tarif de base (si l'administrateur change le tarif horaire en cours de session)
• Deconnexion ou reconnexion

Chaque segment enregistre le creneau tarifaire, le multiplicateur, le tarif de base, l'heure de debut, l'heure de fin et le montant calcule. Le total de la session est la somme de tous les segments, soumise aux regles d'arrondi et de facturation minimale.

Pour tous les details sur le calcul des segments, consultez Tarification des sessions.

Facturation minimale et frais de demarrage

Les sessions tres courtes sont facturees au minimum au montant des frais de demarrage. Ce montant est configure dans Parametres > Tarification et garantit que chaque session genere un revenu minimum, quelle que soit la brievete de l'utilisation.

Exemple : Si vos frais de demarrage sont fixes a 1,00 $ et qu'un client utilise un PC pendant seulement 30 secondes, le montant facture est de 1,00 $, et non la fraction de centime que 30 secondes couteraient au tarif horaire.

Etapes suivantes

• Tarification des sessions : Analyse approfondie du moteur de tarification, des segments et des calculs de reglement
• Panneau d'administration : Surveillez et controlez les PC clients
• Membres : Gerez les comptes et portefeuilles des membres
• Rapport de caisse : Consultez les revenus de session et les bilans de quarts