Réservations
Les réservations permettent à un membre de retenir un poste à l'avance. Le membre envoie sa demande depuis l'application HandyCafe Gamer et le comptoir l'approuve ou la refuse. Le personnel peut aussi créer une réservation directement pour un membre ou pour un client de passage.
Les réservations transitent par la connexion Cloud. La page nécessite un lien Cloud actif. La file d'attente, elle, est locale et fonctionne sans lui.
La page Réservations s'ouvre depuis la barre d'outils.
Types de réservation
| Type | Signification |
|---|---|
| PC | La réservation retient un poste précis |
| Général | La réservation retient une place sans désigner de poste |
Une réservation générale est utile lorsque le café attribue le poste à l'arrivée.
Les quatre onglets
| Onglet | Contient |
|---|---|
| En attente | Les demandes en attente de décision |
| À venir | Les réservations approuvées qui n'ont pas encore commencé |
| En cours | Les réservations dont le créneau est en train de se dérouler |
| Historique | Les réservations terminées, annulées et refusées |
Chaque carte affiche le membre, le poste, le créneau horaire, la note de la demande et le moment où la demande est arrivée. Une réservation faite pour quelqu'un sans compte membre affiche le nom de l'invité à la place.
Approuver et refuser
Ouvrez l'onglet En attente et utilisez l'action de la carte.
Approuver demande une confirmation et prévient le membre. La réservation passe dans À venir.
Refuser ouvre une boîte de dialogue avec un motif facultatif. Le motif est envoyé au membre. Une courte note du type « Complet à cette heure » est plus utile qu'un refus sans explication.
Créer une réservation au comptoir
Choisissez Nouvelle réservation. Le formulaire demande :
- Membre : recherchez dans le fichier local des membres par nom. Le champ peut rester vide.
- Nom de l'invité : à utiliser à la place d'un membre pour une personne sans compte.
- Date et Heure de début.
- Durée : 30 minutes, 1 heure, 1 h 30, 2 heures, 3 heures ou 4 heures.
Une réservation créée au comptoir est approuvée d'emblée.
La file d'attente
Laissez la date vide dans le formulaire de nouvelle réservation pour placer le client dans la file d'attente au lieu de réserver un créneau. La file est une simple liste ordonnée des personnes qui attendent le prochain poste libre. Elle apparaît au-dessus des onglets de réservation, avec le numéro de position à côté de chaque nom.
Retirez une entrée avec l'action de la ligne lorsque le client est installé ou qu'il s'en va.
La file est stockée sur le serveur et non dans le Cloud. Elle continue de fonctionner quand la connexion Cloud est coupée.
Changer de poste
Changer de PC déplace une réservation approuvée vers un autre poste. La boîte de dialogue affiche le poste actuel et propose la liste des PC disponibles ainsi que l'option Général. Le Cloud revalide le poste à la validation du changement. Un poste qui vient d'être pris est refusé.
Annuler et supprimer
Annuler met fin à une réservation à venir ou en cours et prévient le membre. Elle reste dans l'Historique avec le statut annulé.
Supprimer retire définitivement une entrée de l'Historique. L'action est irréversible. Servez-vous-en pour faire le ménage dans les vieux enregistrements, pas pour annuler une réservation en cours.
Conflits de réservation au démarrage d'une session
Lorsqu'un caissier démarre une session sur un poste réservé, HandyCafe s'arrête et pose d'abord la question :
| Avertissement | Signification |
|---|---|
| Ce PC fait l'objet d'une réservation qui commence bientôt | Le poste est retenu pour une réservation précise |
| Ce poste est réservé pour une réservation à venir | Le dernier poste libre est gardé pour une réservation générale |
Le caissier peut choisir Ouvrir quand même pour continuer. Ce choix ne modifie pas la réservation elle-même. Annulez-la ou déplacez-la si le poste est désormais pris pour de bon.
Démarrer plusieurs postes d'un coup regroupe tous les postes en conflit dans une seule confirmation au lieu d'en demander une par poste.
Notifications
Les nouvelles demandes et les annulations faites par un membre déclenchent une notification au comptoir. La page n'a pas besoin de rester ouverte. Utilisez Actualiser pour recharger les listes à la demande.