Notes clients
Une note est une addition en cours pour un client ou pour une table. Au lieu d'encaisser à chaque fin de session ou à chaque commande livrée, le caissier porte le montant sur une note. Le client continue de jouer et de commander. Tout est encaissé en une fois, au moment de partir.
La page Notes s'ouvre depuis la barre d'outils.
Quand utiliser une note
Utilisez une note lorsque le client ne paie pas immédiatement :
- Le client change plusieurs fois de PC au cours de sa visite.
- Le client joue sur une console et commande aussi à la cafétéria.
- Un groupe s'installe à une table et règle ensemble à la fin.
Une session membre est toujours facturée au compte du membre et ne peut pas être portée sur une note. Une session prépayée est payée avant de commencer. Elle n'arrive jamais sur une note non plus.
Ouvrir une note
Il y a deux façons d'ouvrir une note.
Depuis la page Notes. Choisissez Nouvelle note, saisissez un nom de client ou de table puis confirmez. Le nom est facultatif. Une note sans nom apparaît dans la liste sous Note sans nom.
Depuis une session. Lorsqu'un caissier arrête une session PC ou console, l'écran de paiement propose Porter sur la note. Le caissier choisit une note ouverte existante ou Nouvelle note. L'appareil est libéré immédiatement et le montant bascule sur la note.
Porter un montant sur une note suppose d'arrêter la session. Porter le montant sur la note et encaisser en espèces ne peuvent pas se faire dans la même étape.
Ajouter des articles à une note
Une note rassemble des articles de trois origines :
| Origine | Comment l'article arrive sur la note |
|---|---|
| Ordinateurs | Le caissier choisit Porter sur la note en arrêtant une session PC |
| Consoles | Le caissier choisit Porter sur la note en arrêtant une session console |
| Cafétéria | Une commande de cafétéria est rattachée à la note au lieu d'être encaissée |
Des produits peuvent aussi être ajoutés directement à une note ouverte avec Ajouter un produit dans le panneau de détail.
Une commande posée sur une note n'est pas encaissée séparément. Elle l'est au règlement de la note.
Lire la liste des notes
La liste comporte trois filtres.
| Filtre | Affiche |
|---|---|
| Ouvertes | Toutes les notes encore en cours, y compris celles partiellement payées |
| Signalées | Les notes ouvertes qui dépassent le seuil d'alerte |
| Fermées | Les notes fermées ou annulées dans la période sélectionnée |
Quatre indicateurs figurent au-dessus de la liste :
- Notes ouvertes : le nombre de notes actuellement ouvertes.
- Total ouvert : la somme restant à encaisser.
- La plus ancienne ouverte : depuis combien de temps la plus ancienne note ouverte est en cours.
- Fermées aujourd'hui : le nombre de notes réglées dans la journée.
La vue Fermées est plafonnée. Lorsqu'une période renvoie plus de notes que la page n'en affiche, un avis vous demande de la réduire.
Notes signalées
Une note est signalée lorsqu'elle est ouverte depuis plus de 4 heures ou lorsque son total dépasse 200 dans votre devise. Une bannière apparaît au-dessus de la liste dès qu'une note est signalée, avec une action Liste qui bascule sur le filtre Signalées. Une note signalée invite à passer voir le client. Ce n'est pas une erreur.
Le panneau de détail
Sélectionner une note ouvre son panneau de détail. Le panneau décompose le total par origine :
| Ligne | Signification |
|---|---|
| Ordinateurs | Les sessions PC portées sur cette note, une par une |
| Consoles | Les sessions console portées sur cette note, une par une |
| Cafétéria | Les commandes rattachées à cette note, listées par numéro de commande |
| Montant appareil | Le total des sessions, ordinateurs et consoles confondus |
| Cafétéria | Le total des commandes |
| Encaissé | Ce qui a déjà été payé sur cette note |
| Restant | Ce qui reste dû |
Si le client a payé plus que le total, le panneau affiche Remboursement dû à la place de Restant. Si une note a été fermée pour un montant inférieur à son total, il affiche Non collecté.
Le panneau indique aussi l'heure d'ouverture de la note et l'appareil à l'origine du premier article.
Encaisser une note
Choisissez Fermer la note dans le panneau de détail. L'écran de paiement s'ouvre sur le montant restant.
Paiement intégral
Saisissez la totalité du montant restant et confirmez. La note se ferme et le paiement est enregistré sur le quart du caissier.
Paiement partiel
Saisissez un montant inférieur au restant et gardez la note ouverte. Le paiement est enregistré et le solde restant baisse. La note demeure dans la liste Ouvertes avec le statut Partiellement payée. Utilisez cette option lorsqu'un client règle sa part d'une addition de groupe.
Fermer pour moins
Si le caissier ferme une note en encaissant moins que le montant restant, HandyCafe demande une confirmation explicite. Le manque est passé en perte et reste visible sur la note sous Non collecté. C'est une perte de recette réelle. La confirmation ne peut pas être contournée.
Une remise sur une note se fait en encaissant moins. Il n'existe pas de champ de remise distinct sur une note.
Notes vides et notes déjà réglées
Une note sans article peut être fermée sans paiement. Une note déjà couverte par des paiements partiels antérieurs peut également être fermée sans paiement supplémentaire. Les deux demandent d'abord une confirmation.
Renommer et annuler
Renommer change le nom du client ou de la table à tout moment tant que la note est ouverte.
Annuler la note passe l'intégralité du solde en perte et ferme la note. Les sessions et les commandes qui s'y trouvent restent dans vos rapports. L'usage n'est pas perdu. Une note qui porte déjà un paiement ne peut pas être annulée. Fermez-la plutôt et passez le manque en perte.
Les notes dans les rapports
Une note réglée produit une transaction de type tabs sur le quart du caissier qui encaisse, avec le mode de paiement et le total des minutes de session portées sur la note. Les sessions et les commandes conservent leurs propres enregistrements. La recette n'est pas comptée deux fois.
Messages courants
| Message | Signification |
|---|---|
| Cette note est déjà fermée | Un autre caissier l'a réglée pendant que votre écran était ouvert |
| Le montant dépasse ce qui reste sur la note | Ramenez le montant encaissé au solde restant |
| La note a changé pendant que l'écran de paiement était ouvert | Un article a été ajouté entre-temps. Rouvrez la note et encaissez le nouveau total |
| Une session membre est facturée au membre et ne peut pas aller sur une note | Encaissez plutôt depuis le portefeuille du membre |
| Prélever sur une note nécessite la fin de la session | Arrêtez d'abord la session puis portez le montant |
| Cette commande est sur une note et est encaissée lorsque cette note est réglée | Réglez la note plutôt que la commande |