Gestion des sessions

Les sessions sont l'unité de facturation principale de HandyCafe. Chaque fois qu'un client de votre cybercafé ou centre de jeux utilise un PC ou une console de jeux, une session enregistre son temps d'utilisation et calcule le coût. Cette page explique le cycle de vie complet d'une session, du démarrage jusqu'à l'encaissement du paiement.

Types de sessions

HandyCafe prend en charge deux types de sessions :

• Sessions PC. Sessions sur les PC clients gérées via le panneau d'administration. Le logiciel client verrouille le PC lorsqu'il est inactif et le déverrouille au démarrage d'une session.
• Sessions console. Sessions sur les consoles de jeux (PlayStation, Xbox, etc.) gérées via la page Consoles. Elles sont suivies uniquement par le serveur ; il n'y a pas de logiciel client sur la console elle-même.

Les deux types de sessions utilisent le même moteur de tarification et le même cycle de vie. Ils sont toutefois gérés depuis des pages différentes du tableau de bord.

Cycle de vie de la session

Chaque session suit un cycle de vie défini avec des transitions d'état claires :

Démarrer --> En cours --> (Pause <--> Reprendre) --> Ajouter du temps --> Arrêter

Les états en détail :

1. Démarrer. Un caissier lance la session. Le PC client se déverrouille ou le chronomètre de la console démarre.
2. En cours. La session est active. Le temps décompte et la facturation s'accumule.
3. Pause. Le caissier interrompt temporairement la session. La facturation s'arrête. Le client affiche un état en pause.
4. Reprendre. Le caissier poursuit une session en pause. La facturation reprend à partir d'un nouveau segment tarifaire.
5. Ajouter du temps. Le caissier ajoute (ou retire) des minutes à une session active.
6. Arrêter. La session se termine. Le système calcule le coût final et propose le paiement.

Démarrer une session

Pour démarrer une nouvelle session sur un PC client :

1. Sélectionnez le client. Dans le panneau d'administration, cliquez sur un PC en état Inactif (cyan) pour faire apparaître les boutons d'action.
2. Choisissez le type de facturation. Sélectionnez Postpayé (paiement à la fin) ou Prépayé (paiement à l'avance).
3. Assignez un membre (facultatif). Si le client est un membre enregistré, recherchez son compte à l'aide du champ de recherche de membres avec auto-complétion. Assigner un membre permet les paiements par portefeuille et enregistre la session dans son historique.
4. Définissez la durée ou le montant (prépayé uniquement). Pour les sessions prépayées, saisissez le nombre de minutes que le client achète ou le montant monétaire qu'il paie. Le système calcule le temps correspondant en fonction du créneau tarifaire actuel.
5. Sélectionnez le mode de paiement. Choisissez le mode de paiement (Espèces, Carte bancaire ou tout autre mode personnalisé que vous avez configuré).
6. Confirmez. Vérifiez les détails et confirmez. Le PC client se déverrouille immédiatement et le chronomètre de session démarre.

Pour les sessions console, le processus est similaire mais se lance depuis la page Consoles.

Demandes de connexion des invités

Un invité de passage peut vous demander d'ouvrir un PC sans quitter le comptoir. Lorsque les demandes de connexion sont activées, l'invité choisit une durée sur l'écran d'inactivité du client et envoie une demande. La demande apparaît dans une file sur la page principale du serveur. L'approuver démarre une session postpayée normale pour la durée demandée. Consultez Demandes de connexion.

Sessions postpayées

Dans une session postpayée, le client utilise d'abord le PC et paie lorsqu'il a terminé. C'est le mode de facturation le plus courant dans les cybercafés et centres de jeux.

Fonctionnement :

• La session démarre sans paiement préalable.
• Le chronomètre tourne et le coût s'accumule en temps réel en fonction du créneau tarifaire actif.
• Lorsque la session est arrêtée, le système présente le coût final calculé.
• Le caissier encaisse le paiement et confirme la transaction.

Les sessions postpayées n'ont pas de limite de temps. Elles se poursuivent jusqu'à ce que le caissier les arrête ou que le client demande à partir.

Sessions prépayées

Dans une session prépayée, le client paie à l'avance pour une durée déterminée. La session se termine automatiquement lorsque le temps acheté expire.

Il existe deux modes de tarification prépayée, configurables dans Paramètres > Tarification :

Fixer à l'achat

Le coût est figé au moment du démarrage de la session. Le créneau tarifaire et le multiplicateur actifs au moment de l'achat sont utilisés pour toute la durée de la session, indépendamment des changements de grille qui suivent pendant son déroulement.

Exemple : un client achète 60 minutes à 10 h 00 durant un créneau au tarif standard. Même si la grille tarifaire passe à un créneau à moitié prix à 11 h 00, le temps restant du client n'est pas affecté. Il reçoit exactement ce pour quoi il a payé au tarif initial.

Grille en temps réel

Le coût s'ajuste en temps réel à mesure que la session traverse différents créneaux tarifaires. Si la session du client chevauche un changement de créneau, le temps restant est recalculé en fonction de la nouvelle tarification.

Exemple : un client achète 60 minutes à 10 h 00 durant un créneau au tarif standard. À 11 h 00, la grille passe à un créneau à moitié prix. Puisque chaque minute coûte désormais deux fois moins cher, le temps restant du client s'étend. Il peut obtenir plus de minutes au total que celles initialement achetées.

Mettre en pause une session

La mise en pause interrompt temporairement la facturation sans mettre fin à la session. Cette fonction est utile lorsqu'un client doit s'absenter brièvement.

Pour mettre en pause une session :

1. Sélectionnez le PC actif dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Pause de la carte.

Ce qui se passe lors de la mise en pause :

• La facturation s'arrête immédiatement. Aucun coût n'est généré pendant la pause.
• Le segment tarifaire en cours est clos avec une limite de type "pause".
• Le PC client affiche un état en pause avec un indicateur de statut orange.
• Le chronomètre de session se fige.

Les sessions en pause restent en pause indéfiniment jusqu'à ce qu'un caissier les reprenne ou les arrête.

Reprendre une session

La reprise poursuit une session en pause là où elle s'était arrêtée.

Pour reprendre une session :

1. Sélectionnez le PC en pause dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Reprendre de la carte.

Ce qui se passe lors de la reprise :

• Un nouveau segment tarifaire commence à l'heure actuelle, en utilisant le créneau tarifaire actif.
• La facturation reprend.
• Le PC client repasse à l'état actif (vert).

Notez que le créneau tarifaire au moment de la reprise peut différer de celui au moment de la mise en pause. Le nouveau segment utilise le tarif actuellement actif dans la grille tarifaire.

Ajouter du temps

Vous pouvez ajouter ou retirer des minutes d'une session active à tout moment.

Pour ajouter du temps :

1. Sélectionnez le PC actif dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Ajouter du temps de la carte.
2. Saisissez le nombre de minutes à ajouter. Utilisez une valeur positive pour prolonger la session ou une valeur négative pour la réduire.
3. Confirmez.

Ce qui se passe lors de l'ajout de temps :

• Un enregistrement de transaction est créé dans l'historique de la session.
• Pour les sessions prépayées, l'heure de fin est ajustée en avant (ou en arrière) du nombre de minutes spécifié.
• Pour les sessions postpayées, l'événement d'ajout de temps est enregistré mais ne fixe pas d'heure de fin définitive.

Arrêter une session

L'arrêt d'une session met fin à toute facturation, verrouille le PC client et déclenche le processus de paiement.

Pour arrêter une session :

1. Sélectionnez le PC actif ou en pause dans le panneau d'administration et cliquez sur le bouton Arrêter de la carte.
2. La boîte de dialogue de paiement apparaît avec un résumé de la session.

Boîte de dialogue de paiement

La boîte de dialogue de paiement affiche les informations suivantes :

Ajustement par le caissier : le caissier peut ajuster manuellement le montant facturé. Par exemple, un caissier peut arrondir à la baisse par courtoisie ou appliquer une remise manuelle. Le montant calculé d'origine est toujours conservé dans les enregistrements à des fins d'audit.

4. Sélectionnez un mode de paiement et confirmez. La session est enregistrée, le PC client se verrouille et la transaction est sauvegardée.

Porter sur une note au lieu d'encaisser

La boîte de dialogue de paiement propose aussi Porter sur la note. Au lieu d'encaisser tout de suite, le montant est reporté sur une note client en cours et l'appareil est libéré immédiatement. L'invité paie une seule fois, en partant.

Le caissier choisit une note ouverte existante ou en crée une nouvelle. Porter sur une note suppose de terminer la session. Cette action ne peut pas être combinée avec un encaissement en espèces dans la même étape. Une session membre est facturée au compte du membre et ne peut pas être portée sur une note.

Voir Notes clients.

Processus de règlement

Lorsqu'une session est arrêtée, le moteur de règlement exécute les étapes suivantes :

1. Clôturer le dernier segment tarifaire ouvert.
2. Additionner les montants de tous les segments clos.
3. Appliquer les règles d'arrondi (toujours arrondi au palier d'arrondi configuré).
4. Appliquer le minimum des frais de démarrage (le total n'est jamais inférieur aux frais de démarrage).
5. Calculer la commission du mode de paiement (en points de base) et les frais fixes.
6. Présenter les montants finaux dans la boîte de dialogue de paiement.

Pour une explication détaillée du fonctionnement des segments tarifaires et des calculs de règlement, consultez Tarification des sessions.

Sessions avec membre

Lorsqu'un membre est assigné à une session, des options de facturation supplémentaires deviennent disponibles :

• Paiement par portefeuille. Le coût de la session peut être déduit du solde du portefeuille du membre.
• Déduction de forfait temps. Si le membre a acheté un forfait temps, les minutes sont déduites de son solde de forfait au lieu de facturer un montant monétaire.
• Remise membre. Si le membre bénéficie d'une remise configurée (en points de base), elle est appliquée au coût de la session.
• Historique des sessions. La session est liée au compte du membre et apparaît dans son historique de sessions.

Les membres peuvent également démarrer leurs propres sessions depuis l'écran d'inactivité du client en se connectant avec leur nom d'utilisateur et mot de passe ou en scannant un code avec l'application HandyCafe. Consultez Connexion par QR.

Sessions membre pendant une panne du serveur

Une perte temporaire de la connexion au serveur ne met pas fin à une session membre sur un PC client. Le client reste déverrouillé et poursuit le chronomètre de session local pendant que le serveur ou le réseau est indisponible. Le panneau d'administration affiche le PC comme Hors ligne jusqu'à sa reconnexion.

Au retour de la connectivité, HandyCafe vérifie qu'il s'agit bien du même client, de la même session et du même membre avant de reprendre la session côté serveur. Le temps écoulé rapporté par le client n'est accepté que dans la fenêtre de panne observée par le serveur. Cela évite de perdre de l'usage sans pour autant accepter une déclaration de session étrangère ou gonflée.

Les règles normales de fin de session s'appliquent toujours. Un membre peut se déconnecter localement. Un exploitant peut arrêter la session une fois la connectivité revenue. Un forfait temps ou une limite de solde peut également mettre fin à la session lorsque son quota valide est épuisé.

Valeurs de statut de session

Chaque PC client affiche un indicateur de statut codé par couleur :

Ces couleurs de statut apparaissent sur les cartes clients dans le panneau d'administration, permettant de voir l'état de chaque PC en un coup d'œil.

Segments tarifaires de session

Chaque session est divisée en un ou plusieurs segments tarifaires. Un nouveau segment est créé chaque fois qu'un événement pertinent pour la facturation se produit :

• Démarrage de la session
• Mise en pause
• Reprise
• Changement de créneau tarifaire (lorsque l'horloge entre dans un créneau horaire différent de la grille)
• Modification du tarif de base (si l'administrateur change le tarif horaire en cours de session)
• Déconnexion ou reconnexion

Chaque segment enregistre le créneau tarifaire, le multiplicateur, le tarif de base, l'heure de début, l'heure de fin et le montant calculé. Le total de la session est la somme de tous les segments, soumise aux règles d'arrondi et de facturation minimale.

Pour tous les détails sur le calcul des segments, consultez Tarification des sessions.

Facturation minimale et frais de démarrage

Les sessions très courtes sont facturées au minimum au montant des frais de démarrage. Ce montant est configuré dans Paramètres > Tarification et garantit que chaque session génère un revenu minimum, quelle que soit la brièveté de l'utilisation.

Exemple : si vos frais de démarrage sont fixés à 1,00 $ et qu'un client utilise un PC pendant seulement 30 secondes, le montant facturé est de 1,00 $. Ce n'est pas la fraction de centime que 30 secondes coûteraient au tarif horaire.

Étapes suivantes

• Tarification des sessions : Analyse approfondie du moteur de tarification, des segments et des calculs de règlement
• Panneau d'administration : Surveillez et contrôlez les PC clients
• Membres : Gérez les comptes et portefeuilles des membres
• Rapport de caisse : Consultez les revenus de session et les bilans de quarts